Implementazione di Odoo ERP per una compagnia di assicurazioni

Innowise ha sviluppato una soluzione ERP Odoo all-in-one per un'agenzia assicurativa per unificare l'amministrazione delle polizze, la gestione dei clienti e le operazioni finanziarie*.

31.47%

riduzione dei tempi di emissione dei preventivi

15%

diminuzione dei costi operativi

Industria Assicurazione

Regione REGNO UNITO

I dipendenti 150-300

Servizi Consulenza Odoo, implementazione ERP, migrazione dei dati, sviluppo di moduli personalizzati

Cliente da 2024

Panoramica del cliente

Riassumere l'articolo con AI

Il cliente è un'agenzia assicurativa con sede nel Regno Unito che fornisce soluzioni assicurative commerciali e personali su misura. L'azienda serve piccole imprese, grandi aziende e singoli assicurati attraverso reti di broker di fiducia e una piattaforma digitale in rapida espansione. Si distingue per la combinazione di consulenze personalizzate e analisi basate sui dati, per offrire una copertura che si adatti esattamente alle esigenze di ogni cliente.

Le informazioni dettagliate sul cliente non possono essere divulgate in base alle disposizioni dell NDA.

Sfida

I processi obsoleti frenavano l'azienda. L'emissione manuale di polizze e i rinnovi causavano spesso ritardi e rischi di conformità, frustrando sia i clienti che il team. Senza un adeguato flusso di lead-nurturing, il team di vendita faticava a convertire le richieste e non c'era un modo affidabile per monitorare il ROI. La leadership non riusciva a ottenere un quadro chiaro e in tempo reale delle operazioni, rendendo difficile prendere decisioni rapide e basate sui dati.

Le operazioni principali si basavano su un mosaico di sistemi: un CRM indipendente, fogli di calcolo per il monitoraggio delle commissioni e un database di politiche obsoleto. Questi silos portavano a duplicazioni nell'inserimento dei dati, a rapporti incoerenti e a una mancanza di visibilità. Senza automazione o sincronizzazione in tempo reale, i dipendenti passavano troppo tempo a passare da uno strumento all'altro invece di concentrarsi sui clienti e il team IT interno non aveva un modo affidabile per garantire l'integrità dei dati in tutta l'organizzazione.

Velocizzare le richieste di risarcimento con l'automazione di Odoo

La soluzione che abbiamo fornito

Scoperta e pianificazione

Abbiamo iniziato con dei workshop che hanno coinvolto i sottoscrittori, gli agenti, i team finanziari e informatici per tracciare una mappa dettagliata delle operazioni quotidiane. Il nostro analista aziendale ha analizzato e documentato ogni processo, dalla creazione del preventivo alla gestione dei sinistri.

Da lì abbiamo trasformato queste intuizioni in storie utente chiare e le abbiamo classificate in base all'impatto sull'azienda. Questa fase ci ha fornito una roadmap solida per l'implementazione e ha posto le basi per una consegna agile. Abbiamo anche sviluppato una strategia di migrazione dei dati fin dall'inizio, in modo da poter pulire, standardizzare e rendere pronti i record dei clienti e delle policy legacy prima della conclusione del primo sprint.

Progettazione della soluzione

Innowise ha fornito una soluzione personalizzata Odoo 17 Enterprise per le operazioni assicurative, integrando la gestione delle polizze, il CRM, la generazione di lead, la contabilità e l'analisi in un unico sistema. Il sistema automatizza i flussi di lavoro, migliora l'accuratezza dei dati e fornisce informazioni in tempo reale. L'architettura è stata progettata intorno a tre principi chiave:

Scalabilità. Il sistema supporta elevati volumi di transazioni e i picchi di carico durante le stagioni di rinnovo senza alcun degrado delle prestazioni.
Sicurezza e conformità. Le autorizzazioni basate sui ruoli, l'autenticazione a più fattori e la crittografia completa dei dati in transito e a riposo garantiscono la conformità al GDPR e alla norma ISO 27001. Ogni modifica viene registrata per una completa verificabilità.
Prontezza di integrazione. Le API RESTful consentono di collegarsi senza problemi a motori di sottoscrizione, strumenti di firma elettronica e piattaforme di automazione del marketing. Il livello API è scalabile orizzontalmente, per cui le integrazioni possono essere ampliate senza alterare la logica di base.

Questo progetto ha creato una piattaforma pronta per il futuro che automatizza i flussi di lavoro, migliora l'integrità dei dati e fornisce alla leadership informazioni in tempo reale per le decisioni strategiche.

Funzionalità chiave fornite

Integrazione e trasformazione dei dati

Abbiamo migrato circa 9 milioni di righe di dati di polizze e clienti legacy nel backend PostgreSQL di Odoo, eseguendo script ETL per riordinare i formati incoerenti, riempire i campi mancanti e standardizzare gli ID. Il nostro team ha mappato le transazioni storiche sulle nuove entità per ottenere un audit trail completo e ha creato controlli di convalida per individuare i duplicati o le discrepanze prima che arrivino al sistema.

Cruscotto operativo centralizzato

Gli agenti hanno ora a disposizione un'unica interfaccia per controllare lo stato delle polizze, lo storico dei sinistri e i programmi di rinnovo in tempo reale. La generazione di preventivi, i controlli di sottoscrizione e il monitoraggio degli invii avvengono in un unico luogo, mentre l'accesso basato sui ruoli garantisce la sicurezza dei dati. Grazie all'archiviazione integrata dei documenti, gli agenti possono recuperare istantaneamente i contratti o i moduli di richiesta di risarcimento.

API scalabili

Attraverso le API RESTful, il nostro team ha collegato Odoo con strumenti di terze parti come servizi di firma elettronica, motori di sottoscrizione esterni e piattaforme di automazione del marketing. Il livello API è scalabile orizzontalmente, in modo che il sistema possa gestire facilmente i picchi di traffico durante i periodi di rinnovo e le grandi campagne di marketing senza rallentamenti.

Dashboard e esperienza utente

Le dashboard interattive consentono agli agenti di accedere immediatamente a KPI quali nuovi lead, tassi di conversione, volumi di emissione di polizze e rinnovi in corso. Abbiamo inserito tocchi UX personalizzati come tooltip contestuali, procedure guidate di preventivazione passo-passo e layout mobile-friendly per aumentare la produttività degli agenti e facilitare il self-service ai clienti. Gli avvisi automatici segnalano subito le polizze in scadenza e le approvazioni in sospeso, in modo da non perdere nulla.

Analisi e reportistica

I nostri esperti di Odoo hanno integrato i moduli analitici nella piattaforma, consentendo al team di monitorare in tempo reale metriche chiave come i tempi di esecuzione dei preventivi, la velocità di elaborazione dei sinistri e le entrate per tipo di polizza. I report personalizzati aiutano il cliente a prendere decisioni più intelligenti sui prodotti e sulle strategie di marketing. I dirigenti ricevono i numeri di cui hanno bisogno grazie ai report programmati che vengono recapitati nella loro casella di posta elettronica ogni settimana, in modo da essere sempre pronti a prendere decisioni basate sui dati.

Formazione e assistenza ai dipendenti

Innowise ha condotto una formazione pratica per i dipendenti e ha fornito guide specifiche per ogni ruolo, in modo che i team potessero padroneggiare rapidamente il nuovo sistema. Dopo il lancio, abbiamo messo a disposizione canali di supporto dedicati e un portale di feedback, consentendo ai dipendenti di segnalare problemi, suggerire miglioramenti e aiutarci a perfezionare continuamente i flussi di lavoro e le funzionalità in base alle reali esigenze degli utenti.

Approccio alla consegna

Questo progetto richiedeva precisione, perché anche piccoli errori nei dati delle polizze o nei flussi di lavoro potevano portare a problemi di conformità. Abbiamo iniziato con workshop approfonditi per mappare esattamente le modalità di creazione, rinnovo e gestione delle policy in tutta l'agenzia. Queste sessioni ci hanno aiutato a individuare i colli di bottiglia nascosti e a dare priorità alle soluzioni che avrebbero avuto il maggiore impatto operativo.

Da lì, abbiamo adottato un ciclo di sprint di due settimane, ma con una novità. I primi sprint si sono concentrati quasi interamente sui moduli critici per la conformità. In questo modo il cliente ha potuto convalidare i flussi di lavoro principali prima di passare alle funzioni di automazione delle vendite e di analisi. Gli stakeholder hanno esaminato ogni incremento in un ambiente di staging, fornendo un feedback in tempo reale.

Il lancio non è stato un momento di svolta. I nostri esperti hanno scaglionato il lancio: prima i team interni, poi i broker qualche settimana dopo. Solo durante la fase pilota, oltre 3.000 polizze attive sono state elaborate attraverso il nuovo sistema senza alcun errore di conformità. Questo successo iniziale ha dato all'agenzia la fiducia necessaria per scalare il sistema in tutta l'azienda.

Poiché le normative e i requisiti cambiavano anche durante la costruzione, un modello Time & Materials aveva senso. In questo modo il cliente ha avuto la possibilità di modificare le priorità, come l'integrazione di nuovi controlli di conformità a metà progetto, senza ritardare la consegna o aumentare inutilmente i costi.

Sicurezza e autenticazione

Abbiamo impostato l'accesso in base ai ruoli, in modo che gli agenti, i sottoscrittori e i team finanziari vedano solo i dati rilevanti per i loro ruoli. I login remoti richiedono l'autenticazione a più fattori per una maggiore protezione.

Inoltre, tutti i dati vengono crittografati sia a riposo che in transito, mantenendo la piattaforma conforme al GDPR e a standard di settore come l'ISO 27001. Ogni modifica ai termini di polizza o ai dati dei clienti viene registrata, fornendo all'azienda una storia completa e tracciabile per una totale tranquillità.

La priorità era semplice: creare un sistema di cui l'agenzia potesse fidarsi per ogni polizza, ogni volta. Dai controlli di conformità ai rinnovi, tutto funziona in modo fluido e sicuro. Ora i loro team elaborano le polizze più velocemente, tracciano i lead in modo più efficace e prendono decisioni con dati in tempo reale, senza errori o lacune di conformità.

Kiryl Drabysheuski Guida dei consulenti ERP

Tecnologie

Odoo

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PostgreSQL

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JavaScript

GitLab

Jenkins

Studio Odoo

Team

Responsabile di progetto

Analista aziendale

Consulente Odoo

Sviluppatori Odoo

Ingegnere QA

Risultato

Durata del progetto

Marzo - novembre 2024

Odoo ora esegue tutti i processi principali end-to-end. Gli agenti non cambiano più sistema o inseriscono nuovamente i dati, per cui il tempo medio di prima risposta dei clienti è sceso di 31,47%, da 3h 03m a 2h 05m nel primo trimestre completo dopo l'entrata in funzione, in base ai rapporti sui tempi di risposta del CRM. Le nuove policy vengono distribuite più rapidamente grazie a flussi di lavoro automatizzati e approvazioni chiare che eliminano i colli di bottiglia.
Il monitoraggio dei lead è completamente trasparente. Ogni richiesta passa attraverso un'unica pipeline con follow-up automatizzati, aumentando le conversioni di 20% nel primo trimestre post-lancio rispetto all'ultimo trimestre pre-lancio.
La finanza è ormai parte integrante delle operazioni quotidiane. La fatturazione automatica, la tracciabilità dei pagamenti e la reportistica in tempo reale hanno semplificato le attività contabili e ridotto i costi operativi di back-office per polizza di 15%.
Con i dashboard in tempo reale, i manager e i dirigenti possono ora vedere cosa funziona e cosa richiede attenzione, e agire immediatamente.

Velocizzare le richieste di risarcimento con l'automazione di Odoo

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