10 minuti di lettura

Elaborazione automatica delle fatture: tutto quello che c'è da sapere

AI & ML

FinTech

I team della contabilità fornitori (AP) hanno a che fare con centinaia, a volte migliaia, di fatture ogni mese. Queste arrivano in tutte le forme e dimensioni - PDF, e-mail, carta - e spesso sono un disastro. Questo porta a ritardi nei pagamenti, nelle consegne, nelle multe e a un team esausto che annega nelle scartoffie.

Benvenuti nell'era dell'automazione, dove le attività noiose e ripetitive vengono eliminate. L'automazione dell'elaborazione delle fatture elimina l'inserimento manuale, riduce gli errori, velocizza le operazioni e elimina i problemi di comunicazione. Immergiamoci in questo mondo e vediamo come funziona!

Che cos'è l'automazione dell'elaborazione delle fatture?

L'elaborazione automatizzata delle fatture si avvale di un software che elimina il problema della gestione delle fatture. I dati delle fatture vengono inseriti direttamente nei sistemi ERP e CRM, consentendo di risparmiare tempo e denaro e di ridurre gli errori. A differenza dell'elaborazione manuale, l'automazione fa passare le fatture attraverso il flusso di lavoro molto più velocemente, poiché si occupa di tutte quelle attività ripetitive che il team AP deve affrontare, come la corrispondenza dei prezzi, la verifica degli ordini di acquisto e l'inserimento dei dati.

Ma vi starete chiedendo: come avviene tutto questo? Diamo un'occhiata alla tecnologia chiave che alimenta il software di elaborazione automatica delle fatture.

Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR)

La tecnologia OCR aiuta a inserire i dati nei documenti fisici mediante la scansione di immagini digitali. Rileva rapidamente lettere, numeri e simboli e li inserisce in un sistema di elaborazione digitale delle fatture. L'OCR di base si limita a catturare il testo, ma lo mantiene come immagine. L'OCR più avanzato, invece, converte i caratteri in testo modificabile. C'è poi l'OCR potenziato dall'intelligenza artificiale con l'ICR (Intelligent Character Recognition), in grado di riconoscere anche le lingue e i diversi stili di scrittura. La dimensione, la formattazione e il layout del testo vengono mantenuti intatti, e il tutto viene trasformato in testo modificabile. Tutto ciò semplifica notevolmente l'inserimento dei dati: invece di riempire gli schedari, è possibile archiviare tutto in formato digitale, consentendo al team di accedere facilmente a tutti i documenti in qualsiasi momento e ovunque.

Algoritmi di ML

Mentre gli strumenti di intelligenza artificiale possono estrarre e ordinare i dati dalle fatture, riducendo l'inserimento manuale e gli errori, il ML fa molto di più. L'intelligenza artificiale può infatti imparare il vostro processo di approvazione e iniziare a fare scelte intelligenti, come l'approvazione automatica delle fatture in base a regole prestabilite. Inoltre, aiuta a individuare le frodi individuando modelli insoliti e può persino prevedere le esigenze del flusso di cassa grazie ad analisi avanzate.

Automazione robotica dei processi (RPA)

L'RPA agisce fondamentalmente come un essere umano all'interno di un software, gestendo compiti ripetitivi che seguono regole specifiche. L'RPA è ideale per colmare le lacune tra diversi sistemi software: invece di una persona che passa da un'applicazione all'altra, si può avere un bot RPA che accede al sito web di un fornitore, acquisisce i dati della fattura e li deposita in una cartella dove gli strumenti OCR o ML possono eseguire la scansione ed estrarre i dettagli. Questo accelera notevolmente il lavoro.

Come funziona l'elaborazione automatica delle fatture

L'automazione dell'elaborazione delle fatture consente di gestire l'intero flusso di lavoro finanziario da un'unica postazione, ottenendo approvazioni rapide dei pagamenti, informazioni chiare sui flussi di cassa e relazioni più solide con i fornitori, il tutto con velocità ed efficienza.

Ma come vengono effettivamente elaborate le fatture?

Vediamo come si presenta un tipico flusso di lavoro di elaborazione automatica delle fatture.

Fattura arrivata

Il team AP riceve una fattura e la tecnologia OCR interviene per acquisire i dati. Traduce tutto in testo digitale e lo inserisce nel sistema, in modo semplice e veloce!

Fattura controllata

Il software di automazione controlla che tutti i dati siano accurati e che ci sia tutto ciò che serve. Confronta le informazioni con gli standard stabiliti e le confronta con le registrazioni dei fornitori.

Fattura autorizzata

La fattura viene inviata al team di contabilità per l'approvazione. A seconda dell'importo, potrebbe essere approvata da un manager o potrebbe richiedere l'approvazione di un superiore.

Pagamento inviato

Dopo l'approvazione, il pagamento viene elaborato e viene inviata una conferma per informare il venditore che il denaro è in arrivo tramite trasferimento elettronico.

Fattura archiviata

Una volta effettuato il pagamento, la fattura viene archiviata in modo sicuro nella libreria digitale di AP. Viene conservata in modo permanente, per consentirvi di accedervi facilmente ogni volta che ne avrete bisogno in futuro.

01 Fattura arrivata

Il vostro team AP riceve una fattura e la tecnologia OCR per acquisire i dati. Traduce tutto in testo digitale e lo inserisce nel sistema, in modo semplice e veloce. e facile!

02 Fattura controllata

Il software di automazione controlla che tutti i dati che tutti i dati siano accurati e che ci sia tutto ciò che serve. Confronta le informazioni con gli standard impostati e le confronta con i registri dei fornitori. e le confronta con i dati dei fornitori.

03 Fattura autorizzata

La fattura viene inviata al team di contabilità per l'approvazione. A seconda dell'importo, potrebbe essere approvata da un manager o potrebbe essere necessaria l'approvazione da parte di un superiore.

04 Pagamento inviato

Dopo l'approvazione, il pagamento viene elaborato e viene inviata una conferma conferma per informare il venditore che il denaro è in arrivo tramite bonifico elettronico.

05 Fattura archiviata

Una volta effettuato il pagamento, la fattura viene archiviata in modo sicuro nella libreria digitale di AP. È conservata in modo permanente, per consentirvi di accedervi facilmente ogni volta che ne avrete bisogno in futuro. ogni volta che ne avrete bisogno in futuro.

Fattori di costo: automazione delle fatture vs elaborazione manuale

Secondo il rapporto World Class AP Performance 2021 diIOFM, le aziende al livello di maturità più basso senza automazione pagavano $6,20 per fattura, mentre quelle al livello più alto pagavano $1,83.

Ora, per le aziende che utilizzano l'automazione completa delle fatture, quelle con il livello di maturità più basso hanno ridotto i costi a $3,03, mentre quelle più efficienti hanno pagato solo $1,45 per fattura. Una bella differenza, no?

Costo della fattura dichiarato per le aziende senza automazione

$6.20

Al livello di maturità più basso

$1.83

Al massimo livello di maturità

Costo della fattura dichiarato per le aziende con l'automazione

$3.03

Al livello di maturità più basso

$1.45

Al massimo livello di maturità

Sappiamo come snellire i flussi di lavoro delle fatture.

Vantaggi dell'automazione dell'elaborazione delle fatture

Oltre ai costi più elevati, l'acquisizione manuale dei dati delle fatture costringe il team AP a trascorrere innumerevoli ore per estrarre e digitare i dati. Il software di elaborazione automatica delle fatture sembra essere un'opzione molto più efficiente su questo fronte, in quanto consente di risparmiare sia il denaro che il tempo del lavoro ripetitivo e delle approvazioni a più livelli. Ecco altri vantaggi che offre.

Meno carta da archiviare

Con l'inserimento automatico dei dati, non c'è più bisogno di spazio di archiviazione fisico. Gli strumenti OCR intelligenti consentono alle aziende di ordinare e salvare tutto online, su cloud o in sede. Inoltre, grazie a backup adeguati, i dati sono al sicuro e facili da condividere con altri in caso di necessità.

Flussi di lavoro digitali semplificati

Attività come la ricezione e l'inserimento dei dettagli delle fatture, solitamente ripetitive e soggette a errori, possono essere smistate automaticamente in base alle regole impostate. Le fatture saranno inviate al team giusto per l'approvazione e il pagamento, senza problemi.

Riduzione del rischio di pagamenti doppi

Con il software di automazione dell'elaborazione delle fatture, si ottiene una corrispondenza bidirezionale o tridirezionale, in cui il sistema confronta la fattura con l'ordine di acquisto e la ricevuta della merce. Questo processo migliora l'accuratezza e riduce la possibilità di pagamenti errati o duplicati.

Maggiore precisione

Con l'elaborazione delle fatture basata sull'intelligenza artificiale, gli algoritmi intelligenti individuano e correggono errori e refusi prima che causino problemi. Otterrete un'accuratezza quasi perfetta, lasciandovi alle spalle il fastidio di pagamenti in ritardo o mancanti e mantenendo le vostre operazioni in linea.

Migliori relazioni con i fornitori

Pagare in tempo e curare i dettagli significa che i vostri fornitori si fideranno di più di voi. Meno ritardi, meno errori e una comunicazione più fluida renderanno molto più facile lavorare con loro.

Costi inferiori

Con l'automazione delle fatture, è possibile ridurre le spese generali e le spese di formazione. Meno attività manuali significano meno errori, quindi eviterete errori costosi come i crediti inesigibili causati da dati di fattura errati inseriti nel sistema.

"Gli errori di fatturazione capitano, ma non devono accadere. Con l'RPA che gestisce il processo, ogni dettaglio viene controllato due volte, dall'inserimento dei dati alle approvazioni, in modo che nulla sfugga. Questo accelera le cose, riduce gli errori e vi risparmia il mal di testa delle scadenze non rispettate. "

Dzianis Kryvitski

Delivery Manager in FinTech

Le migliori soluzioni RPA per l'elaborazione automatizzata delle fatture

Soluzioni RPA sono un grande aiuto alla produttività per l'elaborazione delle fatture. Funzionano come un ponte tra i sistemi software, estraendo automaticamente i dati dalle fatture, verificandoli con i database o gli ERP e spostandoli senza problemi tra i sistemi di contabilità e di pagamento.

Con molti fornitori di RPA tra cui scegliere, è importante trovare quello giusto in base alle dimensioni, alle esigenze e ai processi della vostra azienda. Ecco la nostra scelta migliore.

Con la soluzione UiPath Intelligent Document Processing è possibile automatizzare l'intero flusso di lavoro dei documenti dall'inizio alla fine, combinando RPA e AI. Lo strumento di spicco è la comprensione dei documenti, un framework senza codice e di facile utilizzo che utilizza modelli specializzati e generativi per estrarre e interpretare i dati da qualsiasi tipo di documento.

È estremamente versatile e in grado di gestire qualsiasi cosa, dai moduli strutturati alle note scritte a mano, alle caselle di controllo, alle firme e persino ai file inclinati o a bassa risoluzione. Qualunque cosa si voglia fare, i robot UiPath hanno tutto sotto controllo.

E la parte migliore? L'intelligenza artificiale integrata, alimentata da modelli di apprendimento automatico pre-addestrati, fa sì che i vostri bot imparino e diventino più intelligenti nel tempo, rendendo l'intero processo ancora più fluido.

Blue Prism fa molto di più che automatizzare l'inserimento dei dati. È in grado di gestire fatture provenienti da ogni tipo di fonte e di leggere automaticamente sia i dati strutturati che quelli non strutturati. Grazie alla tecnologia OCR intelligente e all'elaborazione intelligente dei documenti (IDP), è in grado di rilevare con precisione i diversi formati e campi.

L'aspetto positivo è che Blue Prism tiene un registro dettagliato di ogni fase, in modo da essere sempre coperti quando si tratta di conformità. Tiene traccia di tutto, assicurandosi di avere una traccia di controllo completa per riferimenti futuri. Se qualcosa manca o non è corretto, lo segnala subito e lo invia alla persona giusta per la revisione.

Blue Prism si integra perfettamente con i principali sistemi ERP come SAP, Oracle, Microsoft Dynamics e QuickBooks, mantenendo i sistemi finanziari aggiornati in tempo reale senza ulteriore lavoro manuale.

AI Builder di Power Automate è uno strumento a codice ridotto che consente di automatizzare facilmente l'estrazione dei dati delle fatture, senza dover essere esperti di tecnologia per configurarlo. Inoltre, si integra perfettamente con l'intero ecosistema Microsoft (Office 365, SharePoint, Teams, Power BI), rendendo la condivisione dei documenti, la collaborazione in tempo reale e la reportistica estremamente agevoli.

Avete vecchi sistemi che non funzionano bene con l'automazione? Nessun problema! I flussi desktop di Power Automate possono automatizzare le attività anche su applicazioni legacy non basate sul web. Inoltre, con Power Virtual Agents, è possibile utilizzare chatbot per gestire le richieste di fattura, in modo che i venditori possano controllare lo stato delle fatture in modo rapido e semplice.

Funziona anche con Microsoft Dataverse, una piattaforma centralizzata dove è possibile gestire tutti i dati delle fatture, creare flussi di lavoro più complessi e collegare diverse parti dell'azienda oltre alla semplice contabilità.

WorkFusion rende l'elaborazione delle fatture un gioco da ragazzi, estraendo automaticamente i dati da tutti i tipi di fatture e organizzandoli per il vostro sistema AP. La parte migliore? Il team AP può configurarlo senza bisogno di aiuto informatico. Ecco come funziona:

Acquisizione e digitalizzazione del testo delle fatture
Estrae informazioni chiave utilizzando bot ML intelligenti
Segnala eventuali dettagli mancanti o poco chiari e li reindirizza per la revisione.
Invia le richieste di pagamento approvate direttamente al team AP per l'elaborazione.

Che si tratti di fatture di fornitori, fatture di intermediari, polizze di carico, fatture ospedaliere o note di credito, WorkFusion è in grado di soddisfare le vostre esigenze. Inoltre, si collega facilmente a sistemi come NetSuite, SAP, QuickBooks e altri ERP, in modo da automatizzare l'elaborazione delle fatture senza problemi.

Trasformate ore di estrazione dei dati in minuti.

Tendenze future nell'elaborazione automatizzata delle fatture

L'automazione dell'elaborazione delle fatture continua a evolversi a ritmo costante. Diverse tendenze emergenti sono destinate a plasmare il futuro dell'elaborazione delle fatture, offrendo ulteriori miglioramenti in termini di efficienza e precisione. Ecco una panoramica di alcune delle principali tendenze all'orizzonte.

Uso più ampio della blockchain

L'uso della blockchain velocizzerà i pagamenti transfrontalieri eliminando gli scambi di valuta e le commissioni bancarie. Inoltre, poiché i record della blockchain non possono essere alterati, si ottiene una chiara traccia di controllo, che rende più facile risolvere eventuali controversie sui pagamenti e bloccare i record delle transazioni per ridurre le frodi.

L'ascesa dell'analisi predittiva

L'analitica predittiva sta diventando un elemento importante nell'automazione dell'elaborazione delle fatture. Analizzando i dati delle fatture passate e individuando le tendenze, aiuta a prevedere i pagamenti futuri e le esigenze del flusso di cassa. Inoltre, aiuta a individuare potenziali ritardi o discrepanze nei pagamenti prima che si trasformino in problemi più gravi.

Pratiche eco-compatibili

Automatizzando l'elaborazione delle fatture e adottando la fatturazione digitale, le aziende ridurranno l'uso della carta, l'impronta di carbonio e snelliranno i flussi di lavoro. Con la crescente pressione da parte dei consumatori e delle autorità di regolamentazione, automatizzare l'elaborazione delle fatture con soluzioni eco-compatibili sta rapidamente diventando una mossa intelligente e responsabile per le aziende.

Automazione tramite contratti intelligenti

I contratti intelligenti possono rendere la fatturazione molto più semplice, automatizzando i pagamenti al verificarsi di determinate condizioni. Ad esempio, si può impostare un contratto smart per pagare un fornitore non appena la consegna viene confermata. È un modo semplice per accelerare i pagamenti e alleggerire il team riducendo il lavoro amministrativo.

Localizzazione e conformità globale

Quando costruiscono un software per l'elaborazione automatica delle fatture, gli sviluppatori adattano sempre più spesso le loro soluzioni per gestire tutte le diverse norme fiscali globali. Si occuperanno delle complicate leggi fiscali e degli aspetti di conformità, in modo che le fatture vengano elaborate correttamente indipendentemente dal Paese in cui si lavora.

Domande frequenti

Perché dovrei fare l'automazione delle fatture?

I processi manuali comportano una buona dose di problemi: errori costosi, dipendenti frustrati e rapporti tesi con i fornitori. È qui che interviene l'automazione delle fatture. Gestisce le operazioni di routine come l'inserimento dei dati, accelera i pagamenti, fornisce un quadro chiaro del flusso di cassa e consente di risparmiare nel tempo.

Quali sono le sfide più comuni nell'implementazione dell'elaborazione automatica delle fatture?

Una sfida comune con l'elaborazione automatica delle fatture è il costo iniziale. L'integrazione del software può essere costosa, soprattutto se è necessaria una personalizzazione. Ma pensateci bene: quanto spendete per correggere errori di fatturazione o pagamenti errati? A lungo termine, i risparmi ottenuti valgono l'investimento.

Come possono le aziende scegliere la giusta soluzione di elaborazione automatica delle fatture?

Innanzitutto, pensate a ciò di cui avete realmente bisogno: cercate qualcosa di semplice o avete bisogno di uno strumento più personalizzabile? Assicuratevi che la soluzione scelta possa integrarsi facilmente con i sistemi esistenti, come l'ERP o il software di contabilità. E non dimenticate di considerare la scalabilità: la piattaforma crescerà con la vostra azienda in caso di espansione?

Siarhei Sukhadolski Esperto di FinTech

Data: 15 dicembre 2024

Siarhei Sukhadolski Esperto di FinTech

Data: 15 dicembre 2024

Indice dei contenuti

Contattateci

Prenota una chiamata oppure compilate il modulo sottostante e sarete ricontattati una volta elaborata la vostra richiesta.

Nome

Azienda

Telefono

Messaggio

Inviaci un messaggio vocale

Allegare i documenti

Caricare il file

È possibile allegare 1 file di dimensioni massime di 2 MB. Formati di file validi: pdf, jpg, jpeg, png.

Facendo clic su Invia, l'utente acconsente al trattamento dei propri dati personali da parte di Innowise in base alla nostra Informativa sulla privacy per fornirvi informazioni pertinenti. Inviando il vostro numero di telefono, accettate che possiamo contattarvi tramite chiamate vocali, SMS e applicazioni di messaggistica. Potrebbero essere applicate tariffe per chiamate, messaggi e dati.