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Il potere della mappatura dei dati nel settore sanitario: vantaggi, casi d'uso e tendenze future. Con la rapida espansione del settore sanitario e delle tecnologie che lo supportano, viene generata un'immensa quantità di dati e informazioni. Le statistiche mostrano che circa 30% del volume di dati mondiale è attribuito al settore sanitario, con un tasso di crescita previsto di quasi 36% entro il 2025. Ciò indica che il tasso di crescita è di gran lunga superiore a quello di altri settori come quello manifatturiero, dei servizi finanziari, dei media e dell'intrattenimento.

Cosa sono l'ERP e il CRM? Come funzionano insieme (guida all'integrazione)

1 febbraio 202610 minuti di lettura

Punti di forza

  • L'integrazione di ERP e CRM elimina i colli di bottiglia quotidiani. Meno battitura, meno fogli di calcolo e sistemi di dati coesi.
  • I dati in tempo reale migliorano le decisioni. Le approvazioni, i controlli di magazzino e la fatturazione si basano su numeri reali per una maggiore precisione.
  • Pianificare l'impegno e monitorare i risultati. Stanziate un budget per la pulizia dei dati, i test e la formazione, quindi misurate il tempo di ciclo, gli errori e i passaggi manuali.
  • La produzione, i servizi e il commercio elettronico sono in rapida crescita. Preventivi consapevoli delle scorte, ordini immediati e fatturazione in giornata migliorano il percorso del cliente.
  • I dati e i processi creano la maggior parte dei rischi. I record obsoleti, la proprietà poco chiara e la mancanza di monitoraggio causano più problemi del connettore stesso, quindi è necessario stabilire regole chiare e monitorare i flussi di lavoro fin dal primo giorno.

In qualsiasi azienda, l'efficienza e la visibilità dei dati determinano la velocità con cui ci si muove e il livello di servizio ai clienti. Due sistemi lo rendono possibile: pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e la gestione delle relazioni con i clienti (CRM).

Se vi state chiedendo cosa significhino CRM ed ERP in termini semplici, pensatela in questo modo. Il CRM tiene in contatto i team di vendita, marketing e assistenza, in modo che possano tenere traccia dei contatti, chiudere le trattative e costruire solide relazioni con i clienti. L'ERP gestisce ciò che avviene dietro le quinte, dalla finanza all'inventario, dalla supply chain alle risorse umane.

Ogni sistema è valido di per sé. Ma quando lavorano insieme, tutto comincia a funzionare meglio. L'integrazione di ERP e CRM collega le operazioni di front-office e back-office, fornendo a tutti l'accesso alle stesse informazioni aggiornate. I team di vendita possono verificare la disponibilità dei prodotti prima di impegnarsi in una trattativa. I team finanziari possono prevedere le entrate sulla base di dati reali. I manager possono vedere esattamente l'andamento dell'azienda senza dover mettere insieme rapporti separati.

In questa guida spiegherò come ERP e CRM lavorano insieme, perché l'integrazione è importante e come farla funzionare nella pratica.

Che cos'è l'integrazione di CRM ed ERP?

L'integrazione di ERP e CRM crea un ambiente connesso in cui i dati dei clienti e quelli operativi si muovono insieme in tempo reale. Invece di destreggiarsi tra due sistemi separati con record sovrapposti, l'integrazione unisce un flusso di dati continuo che supporta ogni fase del percorso del cliente e del prodotto.

Dal punto di vista tecnico, la connessione avviene solitamente tramite API, middleware o connettori integrati che sincronizzano informazioni chiave come clienti, preventivi, ordini, fatture e inventario. Il CRM invia i dati dei clienti e delle transazioni alla Sistema ERP, mentre l'ERP fornisce aggiornamenti sui livelli delle scorte, sull'evasione degli ordini e sui pagamenti. A seconda del funzionamento dell'azienda, la sincronizzazione può avvenire in una direzione o in entrambe.

Flusso di dati end-to-end tra CRM e sistemi ERP grazie a un livello di integrazione per automatizzare i record dei clienti, gli ordini, le fatture e lo stato dei pagamenti.

Ecco come si presenta nella pratica. Un rappresentante chiude un affare nel CRM e il sistema invia automaticamente i dettagli dell'ordine all'ERP, in modo che la produzione, la spedizione e la fatturazione possano iniziare subito. Man mano che le cose procedono, l'ERP invia aggiornamenti, ad esempio quando il prodotto viene spedito o quando arriva un pagamento. Tutti vedono le stesse informazioni aggiornate senza dover reinserire i dati o ricontrollare i fogli di calcolo.

Una buona configurazione definisce anche la proprietà dei dati. Il CRM agisce in genere come fonte principale per i record dei clienti e dei lead, mentre l'ERP gestisce i dettagli finanziari e operativi. Un'integrazione ben progettata mappa queste aree di dati, definisce la frequenza di sincronizzazione e stabilisce regole per la gestione di duplicati o conflitti.

Se costruito in modo ponderato, il risultato è un'unica fonte di verità affidabile. Elimina i silos, accelera i flussi di lavoro come il quote-to-cash e offre alla leadership una visione chiara dei ricavi e delle operazioni in tempo reale.

Vantaggi dell'integrazione di ERP e CRM

Secondo la mia esperienza, le cose iniziano a funzionare quando un'azienda collega correttamente l'ERP e il CRM. La quotidianità si alleggerisce, i dati hanno finalmente un senso e tutti possono vedere cosa succede ai clienti e alle operazioni senza dover scavare in file infiniti. Ecco i vantaggi di grande impatto che potete aspettarvi dalla sincronizzazione di questi sistemi.
Risultati di valore aziendale ottenuti dall'integrazione di ERP e CRM

Una visione completa di ogni cliente

Quando entrambi i sistemi condividono i dati, si ottiene il quadro completo: ogni lead, preventivo, contratto, consegna, fattura e rinnovo collegati in un'unica vista. Non ci sono lacune o passaggi da uno strumento all'altro.

I team di vendita possono controllare le fatture aperte o i limiti di credito prima di offrire nuove condizioni. Il reparto finanziario può rivedere i contratti e prevedere i rinnovi con numeri aggiornati. L'assistenza può vedere immediatamente cosa è stato consegnato e quale contratto lo copre.

Questo livello di visibilità rende il lavoro quotidiano più fluido e le decisioni più sicure. Aiuta i team:

  • Approvare prezzi speciali
  • Dare priorità alle richieste di assistenza
  • Pianificare la crescita dei conti in base alla redditività

Basta aprire il sistema, cercare un cliente e sapere esattamente cosa sta succedendo senza dover aspettare aggiornamenti o inseguire numeri; è così semplice.

Maggiore efficienza e minore lavoro manuale

Si capisce quando i sistemi non sono collegati. Le persone passano metà della loro giornata a copiare gli stessi dati da uno strumento all'altro. I preventivi vanno nel CRM, gli ordini nell'ERP e qualcuno ricontrolla tutto in un foglio di calcolo. È un processo lento, ripetitivo e pieno di possibilità di errore.

Una volta che il CRM e l'ERP sono integrati, i dati dei clienti, i dettagli degli ordini, i prezzi e le fatture passano automaticamente da un sistema all'altro. In questo modo, il vostro team non dovrà riscrivere e riconciliare sempre le stesse informazioni.

  • Meno punti di contatto manuali per trattativa
  • Meno correzioni e e-mail di ‘controllo’.
  • Percorso più rapido dal preventivo all'ordine alla fattura

Eliminazione dei silos di dati e degli errori

Quando il CRM e l'ERP operano in modo autonomo, iniziano a verificarsi piccole discrepanze. Forse i dati di fatturazione di un cliente vengono aggiornati nel CRM ma non nell'ERP. Oppure le vendite modificano un preventivo, ma la finanza non vede mai la modifica. Con il tempo, questi disallineamenti creano confusione, spreco di energie e decisioni sbagliate.

L'integrazione tra ERP e CRM consente di mantenere i record allineati tra i vari sistemi. Gli aggiornamenti in un sistema appaiono automaticamente nell'altro, in modo che tutti i team lavorino sulla base dello stesso record accurato. Si evita di ricontrollare i fogli di calcolo o di discutere su quale sia la versione giusta.

Questa coerenza migliora la qualità dei dati e crea fiducia nei vostri report. Le persone smettono di inseguire le informazioni e iniziano a usarle con fiducia. La connessione diretta dei dati CRM-ERP migliora l'accuratezza e riduce i costosi errori che derivano dall'utilizzo di dati sbagliati.

Eliminazione dei silos di dati e degli errori

Quando il CRM e l'ERP operano in modo autonomo, iniziano a verificarsi piccole discrepanze. Forse i dati di fatturazione di un cliente vengono aggiornati nel CRM ma non nell'ERP. Oppure le vendite modificano un preventivo, ma la finanza non vede mai la modifica. Con il tempo, questi disallineamenti creano confusione, spreco di energie e decisioni sbagliate.

L'integrazione tra ERP e CRM consente di mantenere i record allineati tra i vari sistemi. Gli aggiornamenti in un sistema appaiono automaticamente nell'altro, in modo che tutti i team lavorino sulla base dello stesso record accurato. Si evita di ricontrollare i fogli di calcolo o di discutere su quale sia la versione giusta.

Questa coerenza migliora la qualità dei dati e crea fiducia nei vostri report. Le persone smettono di inseguire le informazioni e iniziano a usarle con fiducia. La connessione diretta dei dati CRM-ERP migliora l'accuratezza e riduce i costosi errori che derivano dall'utilizzo di dati sbagliati.

Maggiore collaborazione tra i team

Una volta che entrambi i sistemi sono allineati, i team smettono di lavorare (e di sentirsi) alla cieca. Ognuno può vedere cosa fanno gli altri in tempo reale:

  • Le vendite verificano le scorte disponibili e gli slot di produzione prima di promettere date di consegna.
  • Le operazioni vedono in anticipo gli accordi confermati e pianificano la capacità invece di reagire
  • La finanza tiene traccia dell'esposizione per cliente mentre le transazioni sono ancora in corso
  • Supporto per la visualizzazione di contratti, spedizioni e fatture senza dover ricorrere a tre dipartimenti.

Immaginate un rappresentante di vendita durante una telefonata con un cliente chiave: sullo stesso schermo vede che un grosso ordine è stato spedito ieri, una fattura è in ritardo e una nuova richiesta di funzionalità da parte dell'assistenza è già in corso. La conversazione è informata, specifica e sicura, non il classico “fammi controllare”.”

Cicli di vendita più rapidi e migliore esperienza del cliente

Quando ERP e CRM sono collegati, le vendite e l'assistenza smettono di aspettare gli aggiornamenti di finanza, logistica o magazzino. Le informazioni di cui hanno bisogno sono davanti a loro, esattamente quando ne hanno bisogno. L'intero processo di quotazione e incasso si svolge più rapidamente e con meno passaggi.

Immaginate un cliente che chiede un ordine personalizzato. Durante la conversazione, il rappresentante controlla le scorte disponibili, la capacità produttiva per le prossime due settimane e il limite di credito del cliente in un'unica visualizzazione. Il sistema calcola una data di consegna realistica, conferma il prezzo e il margine e registra tutte le approvazioni necessarie. Il rappresentante chiude l'affare nella stessa telefonata.

Rendere più veloce il quote-to-cash senza aggiungere personale.

Accelerare la pipeline

Sfide comuni dell'integrazione ERP-CRM

Certo, l'integrazione ERP-CRM offre un valore incredibile, ma comporta anche una buona dose di problemi. Per esperienza, posso dirvi che il successo si riduce all'individuazione tempestiva dei soliti problemi e alla loro gestione prima che si trasformino in una valanga.
Elenco degli ostacoli più comuni al collegamento dei sistemi ERP e CRM, insieme alle azioni incentrate sulla trasformazione digitale per un allineamento più fluido dei dati, dei flussi di lavoro e delle adozioni.

Silos di dati e standard disordinati

La prima grande sfida risiede solitamente nei dati. Entrambi i sistemi memorizzano le stesse informazioni (clienti, ID prodotto, indirizzi, ecc.), ma non sempre nello stesso modo. Ad esempio, uno potrebbe registrare uno stato come CA, mentre un altro lo scrive come California. Se si moltiplicano i dati per migliaia di record, la situazione diventa rapidamente caotica.

Prima di collegare qualsiasi cosa, pulite i dati e concordate uno standard per ogni campo. Queste azioni mantengono l'integrazione pulita e prevedibile in seguito. La maggior parte dei team scopre che quasi tutti i dati del CRM necessitano almeno di un riordino prima della sincronizzazione.

Dati vecchi o imprecisi

Se i vostri database sono ingombri di informazioni non aggiornate o non corrette, l'integrazione non fa che diffondere il problema. Considerate i clienti inattivi, le voci duplicate e i prodotti obsoleti.

Prima della sincronizzazione, archiviate ciò che non è più rilevante e aggiornate ciò che conservate. Cogliete l'occasione per impostare semplici regole sui dati, in modo che i nuovi record siano coerenti in entrambi i sistemi. Una volta che la base è pulita, l'integrazione è più fluida e rimane tale.

Complessità tecnica

Raramente la connessione di due sistemi di grandi dimensioni avviene con un solo clic. Configurazioni personalizzate, software vecchi e API stravaganti possono rallentare le cose. E se non si esegue un test adeguato, si rischia di ritrovarsi con ordini duplicati o scorte non corrispondenti prima che qualcuno se ne accorga.

Trattate l'integrazione come un vero progetto. Testatela prima in una sandbox ed eseguite scenari reali. Quando si entra in funzione, si inizia con un processo o un set di dati, per poi espandersi passo dopo passo. Avere un partner affidabile che ha già fatto questo lavoro è più utile di qualsiasi documentazione.

Adozione da parte degli utenti

A volte la parte più difficile è convincere le persone a usarlo. I team abituati ai propri strumenti potrebbero esitare a fidarsi della nuova configurazione. Alcuni tengono fogli di calcolo personali per sicurezza, vanificando l'intero scopo.

Coinvolgete gli utenti fin dall'inizio. Mostrate come semplifica loro la giornata: niente più copiatura di dati tra i sistemi o ricerca di aggiornamenti. Istruiteli, ascoltate i feedback e assicuratevi che vedano rapidamente i piccoli vantaggi. Quando si renderanno conto che si risparmia tempo, l'adozione avverrà in modo naturale.

Problemi di sicurezza

Quando i sistemi iniziano a condividere i dati, emergono sempre questioni di sicurezza. Le aziende si preoccupano dell'esposizione o della conformità, soprattutto quando i dati dei clienti passano da una piattaforma all'altra.

I moderni strumenti di integrazione gestiscono bene questo aspetto con crittografia, controlli di accesso e tracce di controllo chiare. Utilizzate canali sicuri, limitate i dati condivisi e mantenete i vostri sistemi aggiornati. Verificate la conformità in anticipo con il team di sviluppo per evitare sorprese in seguito.

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Come integrare con successo ERP e CRM

Pensate all'integrazione come a un vero e proprio aggiornamento del funzionamento della vostra azienda, non come a un connettore veloce che qualcuno imposta prima del weekend. Se ci lavorassimo insieme, ecco come lo farei passo dopo passo.

Stabilire obiettivi chiari e ottenere il consenso degli stakeholder

Partite da una semplice domanda: che cosa deve risolvere o migliorare esattamente questa integrazione? E rendetela specifica. Per esempio:

  • Riduzione dei tempi di elaborazione degli ordini da 3 giorni a 1 giorno
  • Stop alla partita doppia tra vendite e finanza
  • Offrire alla leadership una visione affidabile dei ricavi e dei margini
  • Consentite ai team di assistenza di vedere ordini e fatture senza chiedere alla finanza

Scrivete questi obiettivi. Utilizzateli in seguito per mettere in discussione ogni idea di integrazione: Ci aiuta a raggiungere questi risultati o no?

Poi, coinvolgete le persone che lavorano ogni giorno con questi sistemi. Mi riferisco alle vendite, alla finanza, alle operazioni, al servizio clienti e al IT. Chiedete loro come lavorano oggi, cosa li rallenta e quali informazioni vorrebbero poter vedere in un unico posto.

Verifica dei processi e dei dati

Prima di collegare qualsiasi cosa, analizzate bene il modo in cui i dati si muovono effettivamente tra il CRM e l'ERP (o non si muovono). Tracciate i passaggi che avvengono nella vita reale e scrivete queste lacune. Forse le vendite inseriscono un ordine nel CRM e poi la contabilità riscrive la stessa cosa nell'ERP. O forse l'assistenza non riesce a vedere i dettagli della fatturazione e deve inviare un'e-mail alla finanza per ottenere gli aggiornamenti.

Già che ci siete, controllate i dati stessi. Ci sono formati diversi per gli stessi campi? Ci sono clienti duplicati, contatti obsoleti o codici prodotto incoerenti? Fate un elenco di ciò che deve essere pulito.

Questa verifica fornisce due elementi: una visione chiara di ciò che deve essere collegato e un elenco di attività di pulizia prima dell'inizio dell'integrazione. Più i dati sono fluidi, più l'integrazione sarà pulita.

Integrazione di un sistema di pianificazione delle risorse aziendali con il vostro CRM riduce il lavoro di copia-incolla, la ricerca dello stato e la confusione di fine mese. Si ottiene un'unica serie di numeri, un percorso più rapido dal preventivo all'incasso e passaggi puliti tra vendite, finanza e operazioni.
Michael Labutin
Michael Labutin
Direttore, responsabile Java, soluzioni ERP

Scegliere il giusto approccio di integrazione

Esiste più di un modo per collegare i sistemi. La maggior parte dei software ERP e CRM si collegano tramite connettori integrati, iPaaS o API. La scelta giusta dipende dai sistemi utilizzati, dalla complessità della configurazione e dalla flessibilità necessaria.

  • Connettori integrati. Alcune piattaforme offrono connettori precostituiti per le più diffuse combinazioni CRM di pianificazione delle risorse aziendali. Se il CRM e l'ERP provengono dallo stesso ecosistema, come Microsoft Dynamics, è possibile che abbiate già una soluzione. Basta configurarla e partire. Di solito è il percorso più semplice e veloce.
  • Piattaforme di integrazione (iPaaS). Se i sistemi provengono da fornitori diversi o se si desidera un maggiore controllo, una piattaforma di integrazione può essere d'aiuto. Strumenti come MuleSoft, Boomi o Cleo fungono da strato intermedio che sposta i dati tra i sistemi. Sono dotati di connettori precostituiti, gestiscono automaticamente gli errori e consentono di monitorare i flussi di dati.
  • Sviluppo di API personalizzate. A volte gli strumenti precostituiti non sono adatti, soprattutto nel caso di sistemi vecchi o fortemente personalizzati. In questo caso, gli sviluppatori possono utilizzare le API di entrambe le piattaforme per creare un ponte personalizzato. In questo modo si ha il pieno controllo, ma è necessario mantenerlo man mano che i sistemi crescono.

Al momento di decidere come collegare i vostri sistemi, considerate fattori come il budget, la tempistica, il volume dei dati e se il vostro team ha le giuste competenze tecnologiche. In base alla mia esperienza, una piattaforma di integrazione o un middleware rappresentano di solito il miglior equilibrio per le aziende di medie dimensioni. Ma qualunque cosa scegliate, assicuratevi che possa crescere con la vostra azienda e che abbiate un supporto affidabile da parte del fornitore quando le cose si fanno difficili.

Pianificare la mappatura dei dati e l'allineamento sul campo

Questa è la fase in cui la precisione è davvero importante, poiché il modo in cui si abbinano i dati decide quanto pulito e affidabile sarà il sistema.

Iniziate a definire quali record del CRM devono corrispondere a quelli dell'ERP. Ad esempio, un “cliente” nel CRM si allinea con un “conto cliente” nell'ERP. Chiarire quale sistema detiene l'autorità in caso di conflitto.

Quindi, concordare la proprietà. Quando entrambi i sistemi possiedono lo stesso tipo di dati, quale dei due vince in un conflitto? Di solito, l'ERP possiede dati finanziari come fatture, pagamenti e dettagli fiscali, mentre il CRM è responsabile di contatti, accordi e cronologia delle comunicazioni.

Una volta chiarito questo punto, sedetevi con il vostro team di implementazione e confrontate i campi chiave: importi delle transazioni, codici dei prodotti, nomi dei clienti, termini di pagamento, valute e date. Prendete nota di eventuali differenze di formato e definite come gestirle.

Può sembrare un dettaglio da back-office, ma è la fase che mantiene coerente l'intera operazione. Una mappatura accurata significa report puliti, previsioni affidabili e meno correzioni notturne dei dati.

Sviluppare e configurare l'integrazione

In questa fase, iniziate con poco. Scegliete uno o due flussi ed eseguite una fase pilota. Ad esempio, sincronizzate prima i record dei clienti o spingete i nuovi ordini dal CRM all'ERP. Un ambito ristretto consente di individuare tempestivamente i problemi, convalidare la logica e creare fiducia prima di scalare.

Quindi, decidete la frequenza della sincronizzazione. Alcuni dati devono essere trasferiti istantaneamente, come gli ordini o gli aggiornamenti dei clienti. Altri processi, come i rapporti, possono essere eseguiti una o due volte al giorno.

Stabilite alcune regole intelligenti per mantenere il flusso pulito e utile:

  • Sincronizzazione solo per i clienti con credito approvato
  • Saltare le offerte al di sotto di un certo valore
  • Condividere solo i prodotti attivi per le quotazioni

Lavorate a stretto contatto con il team tecnico su come gestire gli errori e le sincronizzazioni non riuscite. Definite cosa succede quando qualcosa va storto: come viene registrato, chi viene avvisato e come ripristinare la situazione in modo sicuro. Una volta che il progetto pilota è stabile, espandetelo gradualmente. Aggiungete ordini, fatture, inventario e altri flussi che supportino i vostri obiettivi.

Test approfonditi con scenari reali

I test dimostrano se la vostra integrazione regge nel lavoro reale. Se lo saltate, scambiate il tempo attuale con i ticket di assistenza, la pulizia manuale e la fiducia nei dati in un secondo momento.

Costruire casi di test che riflettano gli scenari aziendali reali. Ad esempio:

  • Aggiungete un nuovo cliente nel CRM e verificate se viene visualizzato nell'ERP con i campi, gli ID e la proprietà corretti.
  • Aggiornare un indirizzo nell'ERP e confermare l'aggiornamento nel CRM entro i tempi previsti.
  • Creare un preventivo e convertirlo in un ordine nel CRM, quindi verificare che venga visualizzato nell'ERP con tutte le voci di riga, i taxe, gli sconti e i prezzi intatti.

Inoltre, provate gli scenari "what-if-something-breaks". Cosa succede se manca un campo obbligatorio, se un prodotto non è disponibile o se la rete cade a metà della sincronizzazione? Il sistema dovrebbe segnalare chiaramente il problema e riprovare o collocare il record in un punto visibile per la revisione. Nulla deve scomparire silenziosamente.

Se possibile, coinvolgete gli utenti finali nei test. Essi utilizzano questi processi quotidianamente e penseranno a scenari pratici che a volte i team tecnici trascurano. Risolvete il più possibile quando tutto è ancora in un ambiente di test. Andate avanti solo quando voi e il vostro team siete sicuri che l'integrazione si comporta come previsto.

Formate il vostro team e andate in onda

Una volta che l'integrazione funziona bene nei test, concentratevi sulle persone. Il sistema funziona solo se i dipendenti sanno come usarlo correttamente e se si fidano davvero di esso.

Eseguite sessioni di allenamento brevi e mirate per mostrare cambiamenti reali. Ad esempio:

  • I rappresentanti di vendita possono ora vedere lo stato delle fatture, i limiti di credito e le scorte direttamente nel CRM.
  • Il reparto finanziario vede gli ordini via web o CRM arrivare nell'ERP senza doverli riscrivere.
  • L'assistenza può controllare lo stato delle consegne e dei pagamenti senza inviare e-mail ad altri team.

Evidenziate ciò che non devono più fare: copiare i dati, cercare gli aggiornamenti e mantenere i fogli di calcolo laterali. E rendete i vantaggi molto concreti.

Inoltre, consiglio di scegliere un orario ragionevole per il go-live. Se possibile, evitate le ore di punta o i periodi critici di chiusura. Inoltre, per i primi giorni, tenete a disposizione un team interno o un partner per lo sviluppo dell'integrazione.

Controllate alcuni flussi chiave in produzione: nuovi clienti, nuovi ordini, modifiche dell'indirizzo e aggiornamenti dei pagamenti. Se qualcosa non quadra, correggetelo rapidamente e spiegate la modifica alle persone interessate. In questo modo si mantiene la fiducia nel sistema e nei dati.

Monitorare, migliorare ed espandere

Dopo la messa in funzione, tenete d'occhio il comportamento dell'integrazione nelle vostre soluzioni ERP e CRM. Trattatela come una parte costante delle vostre operazioni e verificatela regolarmente:

  • Registri di errore o dashboard per sincronizzazioni fallite o ritardate
  • La velocità con cui gli aggiornamenti importanti passano da un sistema all'altro
  • Feedback da parte degli utenti su ciò che sembra ancora complicato o manuale

Utilizzate questi input per apportare piccoli miglioramenti. Regolate le mappature, migliorate le regole di convalida e perfezionate la gestione degli errori. Piccole correzioni applicate regolarmente mantengono stabile la configurazione. Una volta che i flussi principali funzionano senza problemi, iniziate a collegare altre aree, ad esempio collegando i ticket di assistenza alle spedizioni o allineando le campagne di marketing ai dati di vendita.

Raccomando anche di stabilire una semplice routine di revisione. Di solito è sufficiente un controllo trimestrale. Osservate la qualità dei dati, le tendenze delle prestazioni e il modo in cui i team utilizzano l'integrazione rispetto al progetto originale. Questi check-in vi aiuteranno a mantenere l'allineamento con i cambiamenti dei processi e le nuove esigenze.

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Come scegliere il partner giusto per l'integrazione di ERP e CRM

La scelta di un partner di integrazione è una delle decisioni più importanti in un progetto ERP e CRM. Il team scelto determinerà il funzionamento della configurazione nella vita quotidiana, dalle chiamate di vendita alla chiusura del mese. Cercate persone che conoscano la tecnologia e che siano in grado di parlare facilmente con i vostri team aziendali su come il lavoro viene effettivamente svolto.

Ecco le cose fondamentali che farei quando scelgo un partner di integrazione:

  • Cercate un'esperienza reale con il vostro stack. Chiedete esempi concreti con il vostro CRM e il vostro ERP. Ad esempio, progetti che prevedono l'integrazione del CRM con le opzioni ERP di Oracle, Dynamics collegato a Odoo o Zoho abbinato a un ERP specifico. Un partner che ha già fatto questo lavoro conosce già le parti difficili, i limiti e le scorciatoie abituali, il che può evitarvi mesi di tentativi ed errori.
  • Prestate attenzione alle prime conversazioni. Spiegano le opzioni e i compromessi con un linguaggio semplice? Sono in grado di rispondere alle domande di un responsabile delle vendite e di un architetto IT nella stessa telefonata senza perdere nessuno? Se ogni risposta sembra un manuale tecnico, la collaborazione sarà difficile.
  • Chiedete informazioni sulla progettazione e sulla proprietà dei dati. I team di integrazione più forti pensano ai dati fin dall'inizio. Chiedete quindi come decidono quale sistema possiede i dati dei clienti, come vengono abbinati gli ID, come vengono gestiti i duplicati e con quale frequenza vengono sincronizzati i dati. Se le risposte sono vaghe, aspettatevi problemi in seguito, con report non corrispondenti o record confusi.
  • Verificate il loro piano di test, monitoraggio e fallimento. Le integrazioni affidabili presuppongono che a volte le cose vadano male. Chiedete come gestiscono i tentativi, la registrazione e i dettagli degli errori, le code di errore, gli avvisi, il volume e i picchi di carico.
  • Cercate una comprensione interfunzionale. L'ERP e il CRM toccano le vendite, la finanza, le operazioni, l'assistenza e il IT. Un partner forte può organizzare un workshop con tutti loro, porre domande mirate e trasformare ciò che sente in un progetto pratico. Coinvolge gli utenti fin dall'inizio, invece di progettare nel vuoto.
  • Aspettatevi un piano di consegna graduale e trasparente. Chiedete come vengono realizzate le integrazioni. I team maturi di solito iniziano con un flusso piccolo ma importante, provano che funziona e poi lo estendono. Questo approccio tiene sotto controllo i rischi e i costi e facilita l'adozione da parte degli utenti. Se qualcuno spinge per un rollout in grande stile senza una chiara motivazione, scavate più a fondo.
  • Chiarire cosa succede dopo il lancio. I buoni partner rimangono presenti anche dopo il lancio e offrono monitoraggio e avvisi, percorsi di assistenza chiari, documentazione che il vostro team può effettivamente utilizzare e un piano per piccoli miglioramenti continui.

Conclusione

Il CRM e l'ERP svolgono ruoli diversi in un'azienda. Il primo aiuta a trovare i clienti e a mantenerli impegnati. L'altro fa sì che le operazioni si svolgano in modo prevedibile e costante. Quando questi sistemi dialogano tra loro, i processi vengono visualizzati in tempo reale, i preventivi si trasformano in fatture più rapidamente e ogni team lavora con gli stessi numeri.

Ma c'è sempre un po' di preparazione da fare. È necessario tracciare una mappa di come si muove attualmente il lavoro, parlare con le persone che si affidano a questi sistemi e ripulire i dati dove necessario. Lo sforzo è ripagato. Una volta che entrambi i sistemi si sincronizzano, le attività non si bloccano più, le informazioni appaiono dove dovrebbero e nessuno perde tempo a inserire due volte la stessa cosa.

Se volete il supporto di persone che lo hanno fatto molte volte, Innowise può aiutarvi a definire un piano pratico, a evitare gli errori più comuni e a creare un'integrazione che risulti naturale per il vostro team, da utilizzare giorno dopo giorno.

FAQ

I costi dipendono dalla portata, dagli strumenti e dalla complessità. I connettori precostituiti o iPaaS di solito comportano uno sforzo iniziale minore e un canone di abbonamento. Una soluzione completamente personalizzata costa di più all'inizio e nel tempo. Un buon modo per controllare il budget è quello di iniziare con pochi flussi di alto valore, dimostrare che funzionano e poi espandersi da lì.

I progetti semplici basati sui connettori possono essere completati in poche settimane. Le configurazioni multi-sistema, ad alto volume o personalizzate richiedono spesso più tempo a causa della pulizia dei dati, dei test e della gestione delle modifiche.

Sì, è molto comune. È possibile collegarli con collegamenti di rete sicuri, API o una piattaforma di integrazione che supporti sia il cloud che i sistemi on-premise. Pianificate l'autenticazione, i firewall e la residenza dei dati e assicuratevi che il monitoraggio e la gestione degli errori coprano entrambe le parti.

Scegliete la tempistica in base all'utilizzo dei dati. Le quotazioni, gli ordini e lo stato degli ordini di solito beneficiano di una sincronizzazione in tempo reale o quasi. I dati di riferimento, come i listini prezzi o i cataloghi dei prodotti, possono essere aggiornati in base a una pianificazione.

Utilizzate connessioni crittografate e limitate l'accesso in modo che l'integrazione tocchi solo ciò di cui ha veramente bisogno. Affidatevi a strumenti affidabili, registrate le azioni importanti e lasciate che il vostro team di sicurezza verifichi la conformità e i rischi prima di attivarla.

Se vi state chiedendo cosa significhino CRM ed ERP in termini semplici, eccovi accontentati. L'ERP gestisce le operazioni interne come la finanza, l'inventario, la produzione e le risorse umane. Il CRM aiuta i team di vendita, marketing e assistenza a gestire i contatti, a chiudere le transazioni e a costruire relazioni con i clienti. Insieme, coprono l'intero flusso dal primo contatto alla consegna e al pagamento.

Iniziate con i conti e i contatti, i prodotti e i listini prezzi, i preventivi e gli ordini, le fatture e lo stato dei pagamenti. Aggiungete l'inventario e i resi dopo che i flussi principali sono stabili.

Kiryl Drabysheuski
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Kiryl conosce SAP dentro e fuori. È il punto di riferimento quando un cliente ha bisogno non solo di un'implementazione, ma anche di una configurazione intelligente che si adatti ai suoi processi unici, con un percorso chiaro dalla complessità alla chiarezza.

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    1

    Una volta ricevuta ed elaborata la vostra richiesta, vi contatteremo per illustrarvi le esigenze del vostro progetto. Progetto e firmare un NDA per garantire la riservatezza.

    2

    Dopo aver esaminato i vostri desideri, le vostre esigenze e le vostre aspettative, il nostro team elaborerà una proposta di progetto con l'ambito di lavoro, le dimensioni del team, i tempi e i costi stimati.

    3

    Organizzeremo un incontro con voi per discutere l'offerta e definire i dettagli.

    4

    Infine, firmeremo un contratto e inizieremo subito a lavorare sul vostro progetto.

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