Sistema di elaborazione automatica degli estratti conto bancari

Per aiutare il nostro cliente a ridurre la riconciliazione manuale e a incrementare l'accuratezza finanziaria, Innowise ha sviluppato un sistema di elaborazione automatica degli estratti conto bancari basato su Odoo ERP.*

80%

meno errori di inserimento manuale

20+

ore risparmiate settimanalmente grazie all'automazione

Industria Vendita al dettaglio

I dipendenti 250-500

Regione Germania

Servizi Personalizzazione di Odoo, integrazioni API, DevOps, assistenza continua

Cliente da 2024

Panoramica del cliente

Riassumere l'articolo con AI

Il cliente è un rivenditore tedesco in rapida crescita che offre prodotti contemporanei per la casa, l'arredamento e lo stile di vita. Con negozi nelle principali città e una piattaforma di e-commerce in forte espansione, si distingue per la sua selezione accuratamente curata e orientata al design per una vita moderna.

Con l'aumento dei volumi, la riconciliazione manuale tra più banche ha iniziato a rallentare la reportistica e ad affaticare il team finanziario. L'obiettivo della dirigenza era una visibilità del contante più rapida e pronta per la revisione e una chiusura di fine mese più breve all'interno di Odoo. L'azienda non disponeva di competenze interne sui moduli Odoo per le integrazioni bancarie sicure, quindi ha collaborato con Innowise per fornire un livello di automazione scalabile.

Le informazioni dettagliate sul cliente non possono essere divulgate in base alle disposizioni dell NDA.

Sfida

La rapida crescita del cliente ha messo a dura prova il team finanziario. Con l'afflusso di transazioni dai sistemi POS per la vendita al dettaglio, dai pagamenti online e dai trasferimenti bancari diretti, la riconciliazione manuale è diventata un grosso collo di bottiglia, che ha assorbito quasi la metà della capacità settimanale del team. Le chiusure di fine mese erano sempre in ritardo, il che rendeva difficile ottenere rapporti finanziari tempestivi o monitorare il flusso di cassa. Gli errori sono diventati frequenti, quindi i numeri non erano più affidabili e la fiducia nelle decisioni aziendali ne ha risentito.

L'ERP Odoo esistente gestiva bene le operazioni quotidiane, ma non riusciva ad automatizzare l'importazione e la riconciliazione degli estratti conto bancari. Il team finanziario si collegava a vari portali bancari, scaricava manualmente gli estratti conto in diversi formati (CSV, XLS, PDF, CAMT) e inseriva le righe delle transazioni in Odoo. Senza integrazione integrata o capacità di parsing dei dati, gli errori erano frequenti, la riconciliazione ritardava e la conformità alle norme di audit interno era messa a dura prova. Inoltre, il cliente non disponeva di esperti interni in grado di creare e mantenere moduli Odoo personalizzati o connessioni bancarie sicure.

Eliminare i colli di bottiglia del flusso di lavoro con Odoo

La soluzione che abbiamo fornito

Scoperta e pianificazione

Il nostro team ha iniziato con una fase di scoperta. Lavorando a stretto contatto con i team finanziari e IT del cliente, abbiamo analizzato le modalità di elaborazione degli estratti conto bancari nei diversi canali e sistemi. Inoltre, i nostri esperti hanno verificato il flusso di riconciliazione in Odoo, documentato tutti i formati di file in uso e tracciato il passaggio dei dati dall'estratto conto al libro mastro.

Quello che abbiamo scoperto ha confermato le loro preoccupazioni: formati di file incoerenti e regole di riconciliazione non corrispondenti creavano forti rallentamenti. Ogni banca utilizzava il proprio formato e la logica di abbinamento delle transazioni variava da un canale all'altro.

Abbiamo messo tutto su carta, lavorato con il team finanziario per definire regole di riconciliazione chiare e unificate e ci siamo sincronizzati con l'IT sui requisiti di sicurezza. Tutti i compiti sono stati aggiunti a un backlog condiviso, con priorità riviste settimanalmente durante la pianificazione degli sprint e le sessioni dimostrative.

Progettazione della soluzione

Abbiamo proposto un'estensione modulare alla configurazione esistente di Odoo 18 Enterprise del cliente. Non si tratta di una ricostruzione o di una migrazione completa, ma di un livello di automazione mirato che si integra direttamente con gli attuali flussi di lavoro finanziari. La soluzione è stata progettata per entrare rapidamente in produzione, pur rimanendo scalabile e facile da mantenere.

Le nostre decisioni tecniche si sono basate su tre principi:

Scalabilità. Il sistema doveva gestire volumi di transazioni giornaliere che andavano da poche migliaia a oltre 100.000 senza cali di prestazioni.
Modularità. Abbiamo costruito il livello di integrazione delle banche in modo che fosse liberamente accoppiato, così da poter aggiungere nuove banche senza toccare la logica di base.
Velocità e trasparenza operativa. Elaborazione di lotti con regole di registrazione e riconciliazione pulite che la finanza può tracciare e regolare

Abbiamo scelto un'architettura containerizzata con Docker per la scalabilità orizzontale e abbiamo utilizzato l'ORM nativo di Odoo per scritture batch sicure ed efficienti. Tutte le integrazioni si basano su API REST sicure o su interfacce di upload all'interno di Odoo, e tutto viene eseguito nel cloud privato del cliente, riducendo al minimo le modifiche all'infrastruttura e preservando il controllo.

Funzionalità chiave fornite

Sistema a doppia aspirazione. Per le istituzioni con supporto API, il nostro team ha creato integrazioni API sicure che recuperano automaticamente i nuovi estratti conto bancari su base giornaliera. Per le banche che non dispongono di funzionalità API, abbiamo creato un'interfaccia pulita e drag-and-drop direttamente in Odoo, consentendo al team di caricare manualmente i file degli estratti conto.
Parser di formato universale. Il sistema analizza automaticamente un'ampia gamma di formati, tra cui CAMT, OFX, QIF, CSV, XML e XLS/XLSX, e trasforma tutti i dati in una struttura unificata e pronta per l'elaborazione.
Cruscotto di gestione centralizzato. Tutti gli estratti conto, sia quelli prelevati tramite API che quelli caricati manualmente, finiscono in un'unica e intuitiva dashboard di Odoo. Il team finanziario ha una visione unificata di ogni transazione, completa di indicatori di stato (in attesa, elaborato, riconciliato, errore), timestamp e dettagli sulla fonte per una chiarezza immediata e una più rapida risoluzione dei problemi.

Motore di riconciliazione intelligente. Una volta che i dati entrano in Odoo, il motore di riconciliazione del sistema abbina automaticamente le righe dell'estratto conto alle fatture, ai pagamenti e ad altri record finanziari corrispondenti, utilizzando regole configurabili come i numeri di fattura, i nomi dei clienti o i numeri delle transazioni. Questa automazione garantisce registrazioni di alta precisione e riduce la necessità di interventi manuali.
Modalità di guasto e avvisi. Abbiamo costruito un quadro di errori a prova di bomba: I fallimenti dell'API si riproducono automaticamente con un backoff esponenziale, per poi confluire in una coda di lettere morte sorvegliata da controlli programmati sullo stato di salute. Gli intoppi del parser o le transazioni non corrispondenti attivano messaggi di chat, avvisi via e-mail e voci in un cruscotto dedicato agli errori. Tutti i log passano attraverso il framework di logging di Odoo e arrivano a Grafana tramite Prometheus per una visibilità in tempo reale e una risoluzione immediata dei problemi.
Elaborazione batch ad alta produttività. Le transazioni sono raggruppate in lotti di 1.000 e impegnate in blocco tramite l'ORM di Odoo, riducendo i costi del database. Negli stress test con 100.000 transazioni giornaliere, l'importazione e la riconciliazione sono terminate in meno di 15 minuti. Per i carichi regolari (5.000-20.000 righe al giorno), tutto si risolve in 3-5 minuti. E quando la domanda aumenta, attiviamo altri container Docker worker per elaborare i lotti in parallelo.
Livello di integrazione modulare. Il livello di integrazione API modulare del sistema consente di aggiungere facilmente nuove connessioni bancarie man mano che il cliente amplia le partnership finanziarie. Questo approccio mantiene la soluzione flessibile e garantisce che rimanga una risorsa a lungo termine, in grado di scalare insieme alle loro operazioni.

Approccio alla consegna

I nostri specialisti hanno gestito lo sviluppo in sprint di due settimane, in stretto coordinamento con i team del cliente. Ogni sprint iniziava con un piano chiaro e terminava con una sessione di revisione, in cui il cliente poteva testare le nuove funzionalità e fornire un feedback immediato.

La maggior parte delle decisioni sull'implementazione e il lavoro tecnico quotidiano sono stati gestiti autonomamente dal nostro team, ma abbiamo coinvolto il cliente per le regole aziendali chiave, i requisiti di conformità e qualsiasi modifica importante. Il nostro team ha lavorato su base Time & Materials con un tetto massimo, che ha permesso di mantenere il budget prevedibile nonostante le modifiche ai formati o alle regole bancarie.

Abbiamo mantenuto tutto organizzato attraverso un backlog condiviso e standup regolari. I rischi, come le modifiche alle API bancarie, i formati di file incoerenti o gli aggiornamenti della logica di riconciliazione, sono stati segnalati per tempo e risolti nell'arco dello sprint. Per supportare rilasci rapidi e a basso rischio, abbiamo creato pipeline CI/CD per il deploy direttamente sul cloud privato del cliente.

Maggiore sicurezza e controllo degli accessi

La sicurezza è integrata in ogni livello. Tutte le connessioni API utilizzano OAuth 2.0 con token a rotazione e di portata limitata, mentre TLS protegge i dati in transito e AES-256 li blocca a riposo.

All'interno di Odoo, implementiamo autorizzazioni granulari basate sui ruoli, in modo che solo gli utenti finanziari autorizzati possano visualizzare, caricare o approvare gli estratti conto. Ogni caricamento, modifica e approvazione viene registrata nel registro di controllo e l'autenticazione a due fattori protegge tutte le azioni critiche per una linea di difesa aggiuntiva.

Il nostro obiettivo era quello di rendere la riconciliazione indolore per il team finanziario e a prova di bomba per i revisori. Abbiamo costruito una soluzione che elabora volumi elevati, mantiene i dati al sicuro e mette i numeri in tempo reale a portata di mano. Ora il cliente può concentrarsi sulla crescita senza preoccuparsi di errori manuali o ritardi a fine mese.

Kiryl Drabysheuski Guida dei consulenti ERP

Tecnologie utilizzate

Odoo

Python

JavaScript

PostgreSQL

Docker

Prometheus

Grafana

Git

GitHub

Team

Responsabile di progetto

Analista aziendale

Ingegnere QA

Sviluppatori Odoo

Risultato

Durata del progetto

Settembre - dicembre 2024

Il nostro team ha consegnato la soluzione completa in meno di 12 settimane. Nel corso del primo mese di utilizzo in produzione, il team finanziario ha ridurre i tempi di riconciliazione di 50%, che dà loro più di 20 ore in più a settimana per l'analisi e la pianificazione strategica. La chiusura mensile si conclude ora più rapidamente e senza ritardi manuali o di reporting.

La precisione è aumentata. La postalizzazione automatizzata ha riduzione degli errori di inserimento manuale di 80%e oltre 95% di righe di estratto conto ora passano direttamente dall'importazione al libro mastro senza l'intervento umano. Il sistema elabora 5.000-20.000 transazioni al giorno in 3-5 minuti, e stress test di 100.000 linee in meno di 15 minuti.

La visibilità giornaliera della liquidità ha migliorato il processo decisionale dei dirigenti e il feedback interno del team finanziario è stato sempre positivo. Il cliente ha esteso l'incarico per ulteriori lavori di automazione dell'ERP e il sistema continua a funzionare in produzione con il supporto continuo di Innowise.

Indice dei contenuti

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