¿Qué es un ERP y un CRM? Cómo funcionan juntos (guía de integración)

Elegir un socio de integración es una de las decisiones más importantes en un proyecto de ERP y CRM. El equipo que elija determinará el funcionamiento de la configuración en el día a día, desde las llamadas de ventas hasta el cierre de fin de mes. Busque personas que entiendan la tecnología y puedan hablar fácilmente con sus equipos empresariales sobre cómo se realiza realmente el trabajo.

Estos son los aspectos clave que yo tendría en cuenta a la hora de elegir un socio integrador:

• Busque experiencia real con su pila. Pida ejemplos concretos con su CRM y su ERP. Por ejemplo, proyectos que impliquen la integración de CRM con opciones ERP de Oracle, Dynamics conectado a Odoo, o Zoho emparejado con un ERP específico. Un socio que haya hecho esto antes ya conoce las partes complicadas, los límites y los atajos habituales, lo que puede ahorrarle meses de prueba y error.
• Presta atención en las primeras conversaciones. ¿Explican las opciones y compensaciones en un lenguaje sencillo? ¿Pueden responder en la misma llamada a una pregunta de un jefe de ventas y de un arquitecto IT sin perder a nadie? Si cada respuesta suena como un manual técnico, la colaboración será difícil.
• Pregunte por el diseño y la propiedad de los datos. Los equipos de integración fuertes piensan en los datos desde el principio. Pregunte cómo deciden a qué sistema pertenecen los datos de los clientes, cómo se emparejan los ID, cómo se gestionan los duplicados y con qué frecuencia se sincronizan los datos. Si las respuestas son vagas, es probable que más adelante surjan problemas con informes no coincidentes o registros confusos.
• Compruebe su plan de pruebas, seguimiento y fallos. Las integraciones fiables asumen que a veces las cosas irán mal. Pregunte cómo gestionan los reintentos, el registro y los detalles de errores, las colas de errores, las alertas, el volumen y los picos de carga.
• Busque un entendimiento interfuncional. ERP y CRM afectan a ventas, finanzas, operaciones, soporte y IT. Un socio fuerte puede organizar un taller con todos ellos, hacer preguntas concretas y convertir lo que escuchan en un diseño práctico. Implican a los usuarios desde el principio en lugar de diseñar en el vacío.
• Se espera un plan de entrega gradual y transparente. Pregúntales cómo despliegan las integraciones. Los equipos maduros suelen empezar con un flujo pequeño pero importante, prueban que funciona y luego lo amplían. Este enfoque mantiene el riesgo y el coste bajo control y facilita la adopción por parte de los usuarios. Si alguien insiste en un despliegue a lo grande sin un razonamiento claro, indaga más.
• Aclarar qué ocurre tras el lanzamiento. Los buenos socios permanecen presentes después del lanzamiento y ofrecen supervisión y alertas, vías de asistencia claras, documentación que su equipo pueda utilizar realmente y un plan de pequeñas mejoras continuas.