Sistema HRM - aziendale applicazione web

Abbiamo costruito un ecosistema HRM interno che ottimizza i processi HR come il monitoraggio del personale, i benefit, il reclutamento, l'onboarding, l'apprendimento e lo sviluppo e altro ancora.

Cliente

Industria

Tecnologia dell'informazione

Regione

Cliente da

2007

Innowise è un'azienda globale di sviluppo software personalizzato full-service che fornisce idee digitali intelligenti ai clienti di tutto il mondo. Negli ultimi 15 anni, l'azienda ha realizzato circa 600 progetti in diversi settori e ha conquistato la fiducia di decine di clienti. Entro il 2022, Innowise è cresciuta fino a contare oltre 1.000 professionisti IT di alto livello, diversi centri di sviluppo e uffici di rappresentanza in Europa e Nord America.

Sfida

Il personale delle risorse umane è responsabile di una moltitudine di compiti piccoli ma di grande impatto. Un ritardo in questi compiti ostacola il flusso operativo dell'organizzazione. La nostra azienda stava crescendo rapidamente, ma l'unica preoccupazione era la gestione del personale. Il reparto Risorse Umane aveva bisogno di una soluzione automatizzata per alleggerire il peso della gestione delle attività amministrative di routine, come le presenze, le ferie e le assenze per malattia.

Ci siamo resi conto che sarebbe stato fantastico se tutte le informazioni fossero state archiviate centralmente nel sistema, ma sarebbe stato ancora più potente se tutte queste informazioni potessero essere aggiornate in modo rapido e semplice.

Il nostro obiettivo era quello di creare una soluzione web di tipo "admin first" con un database flessibile che permettesse una gestione delle risorse umane semplice e affidabile:

memorizzare e aggiornare tutte le informazioni sui dipendenti;
creare nuovi flussi di lavoro e modificare quelli attuali;
gestire gli utenti;
integrarsi perfettamente con altri sistemi.

Dovevamo sviluppare una soluzione software web HR modulare con un modulo di controllo degli utenti e degli accessi, un modulo di controllo dei processi e un modulo di gestione dei dati che fossero resistenti e adattabili a qualsiasi cambiamento esterno e interno. Un'altra sfida era quella di integrare cruscotti informativi con analisi, dove gli utenti potessero monitorare i parametri operativi.

Eravamo obbligati a creare un sistema non fisso ma flessibile, con la possibilità di aggiungere nuove funzionalità senza grossi ritocchi (feedback sull'attività professionale del dipendente, assegnazione di chiamate one-to-one, commenti sul periodo di prova, ecc.

Ci siamo concentrati sulla centralizzazione dei dati all'interno di un unico sistema, integrando e modificando i processi aziendali esistenti, ottimizzando i flussi di lavoro e riducendo i costi operativi aziendali.

Soluzione

Abbiamo sviluppato un sistema modulare basato sul web che archivia le informazioni sui dipendenti e sulla struttura aziendale in un unico luogo.
Inoltre, la web app consente di creare qualsiasi processo aziendale per elaborare un percorso di sviluppo personale, richiedere o approvare ferie, documentare un periodo di prova, estendere il contratto, ecc.

Avanti

Pagina dei dipendenti

Mancava una base centralizzata per i dipendenti con tutte le informazioni necessarie. Ad esempio, un piano di sviluppo personale deve essere approvato da quattro persone autorizzate che devono presentare commenti per iscritto o per posta. Poiché tutte le informazioni relative erano decentralizzate, era difficile capire perché fosse stata presa una decisione del genere.

Il sistema HRM che abbiamo sviluppato consente di archiviare tutti i processi in un unico sistema. Permette di assegnare qualsiasi compito alla persona responsabile del processo decisionale e di lasciare commenti sulla decisione. Inoltre, il sistema consente di filtrare i dati in base ai dipendenti, di salvare i risultati dei filtri in fogli di calcolo e di generare report analitici e statistici.

Abbiamo implementato questa funzionalità attraverso la scheda Profilo del dipendente con le seguenti sezioni:

Informazioni con le informazioni generali del dipendente, le unità organizzative, un responsabile di linea, ecc.
Possibilità di aggiungere hard, domain e soft skills ai campi corrispondenti, come le valutazioni linguistiche e le date degli esami.
Piano di sviluppo per visualizzare i progressi del dipendente.
One-to-one per programmare le chiamate con i responsabili delle risorse umane e i manager di linea e raccogliere il loro feedback.
Link utili con la possibilità di aggiungere i link a qualsiasi documento che possa essere utile per ogni particolare dipendente.

Avanti

Struttura aziendale

L'archiviazione decentralizzata delle informazioni rendeva quasi impossibile ottenere immediatamente i dati necessari. Di conseguenza, per i responsabili delle vendite era difficile trovare i candidati più adatti per un progetto. Inoltre, i dipendenti non erano sufficientemente informati su ciò che accadeva in azienda a causa dei frequenti cambiamenti nella struttura, nelle funzioni o nei processi aziendali. Abbiamo reso le informazioni aziendali particolarmente utili per i responsabili delle vendite con la possibilità di:

Accesso alla struttura organizzativa;
Filtrare i dipendenti per livello professionale, competenze, ecc;
Cercare i dipendenti utilizzando i filtri per nome, unità organizzative, posizioni, dirigenti, ecc;
Visualizza i profili dei colleghi.

In particolare, abbiamo implementato le seguenti funzionalità nell'applicazione HRM:

Scheda Struttura aziendale;
Struttura organizzativa in due forme di rappresentazione (albero/elenco);
Elenco di tutti i dipendenti con possibilità di filtraggio (titolo di lavoro, livello professionale, livello manageriale, reparto, ecc;)
Ricerca e visualizzazione dei profili dei dipendenti con informazioni generali.

Processi

I diversi Paesi hanno processi aziendali specifici: gestione delle ferie, delle prove, dei piani di calendario, dei modelli contrattuali, ecc. Più uffici abbiamo in altri Paesi, più queste peculiarità devono essere considerate e riflesse dal sistema.

Abbiamo lanciato un meccanismo flessibile per la localizzazione dei processi aziendali in diversi Paesi. La soluzione software HRM che abbiamo sviluppato ha una struttura modulare che consente di creare qualsiasi processo richiesto all'interno del sistema senza modifiche al sistema stesso.

Di conseguenza, la soluzione web è stata arricchita con le seguenti caratteristiche:

La scheda Processi consente di creare bozze di processi e di gestire facilmente i processi esistenti;
Notifica automatica a tutti i dipendenti delle modifiche al processo quando la versione finale è pronta e pubblicata;
Il sistema supporta diverse lingue.

Avanti

Tempo libero

A seconda della sede dell'ufficio, esistono norme legali specifiche o processi di fruizione delle ferie, termini del periodo di prova, numero di giorni di ferie, ecc. Oltre a consentire ai dipendenti di richiedere le ferie, i manager, da parte loro, possono approvarle in questo sistema. In passato, quando i dipendenti si sono trasferiti, non erano a conoscenza delle procedure e delle leggi locali, oltre che di altre peculiarità che hanno causato ulteriori problemi.

Come parte della funzionalità del sistema, abbiamo abilitato l'invio di richieste di giorni di malattia, oltre a visualizzare il saldo attuale delle ferie, i prossimi giorni di ferie e uno storico generale di tutte le richieste.

Il nostro team ha aggiunto la scheda Ferie con le seguenti sezioni:

Il mio bilancio con i giorni di riposo attuali, futuri e passati;
Le mie richieste con le informazioni sul tipo di permesso, la data, il periodo, la quantità e lo stato;
Richieste di subordinati con il nome dei subordinati e il loro tipo di ferie, la data, il periodo, la quantità e lo stato;
Caricamento dei dati nei programmi di contabilità.

Impostazioni del sistema

Era importante che una soluzione futura mostrasse un'elevata flessibilità nelle impostazioni a causa dei frequenti cambiamenti nella struttura aziendale, nelle funzioni dei dipendenti o nei processi aziendali. Ci siamo resi conto che sarebbe stato fantastico se tutte le informazioni fossero state archiviate centralmente nel sistema, ma sarebbe stato ancora più potente se tutte queste informazioni avessero potuto essere aggiornate in modo rapido e semplice.

Abbiamo implementato l'opzione di modifica in blocco e il filtro intelligente nella sezione della struttura aziendale. Ciò consente di spostare con un solo clic alcuni dipendenti nella nuova sede o nel nuovo reparto in caso di trasferimento. Il filtraggio intelligente si riferisce alla selezione multipla di vari parametri per ottenere le informazioni pertinenti in un paio di clic.

La scheda Impostazioni di sistema è stata implementata con le seguenti sezioni:

Struttura aziendale con la possibilità di filtrare le informazioni per unità, divisione, reparto, squadra, gruppo, ecc;
Cambiamento massivo per applicare le modifiche alla struttura organizzativa in una sola volta;
La possibilità di modificare la struttura semplicemente tramite l'interfaccia utente.

Integrazione con un'applicazione mobile aziendale

Gli utenti lavorano in molti modi: su computer desktop, su dispositivi mobili (a causa dei frequenti viaggi di lavoro) o su una combinazione di entrambi. Per noi era una priorità rendere le informazioni aziendali il più accessibili possibile, in modo da poter lavorare in modo efficiente anche in viaggio.

Abbiamo attivato l'integrazione del sistema con un'applicazione mobile aziendale che duplica parte delle funzionalità del sistema HRM principale.

La soluzione viene quindi implementata nell'applicazione come segue:

Integrazione con un'applicazione HR mobile aziendale per i dipendenti;
Elaborazione del tempo libero;
L'opzione di visualizzazione della struttura aziendale;
L'opzione di visualizzare i profili dei dipendenti.

Tecnologie e strumenti

Back-end

Java 17, WebFlux / Reactor, Lombok, MapStruct, Spring Boot, Spring Security, Spring Data R2DBC, Spring Data Mongo, WebSockets / gRPC / REST, Redis, Firebase, Kafka, Debezium, ElasticSearch, Camunda Modeler

Front-end

React, Redux, Redux-Saga, Reselect, Mui5, React-Final-Form (for compatibility with React-Admin), React-i18next, Axios

Databases

MongoDB, PostgreSQL

Platform

Web

Integrazione perfetta

Pipeline Bitbucket, Helm

Gestione della configurazione

K8S configmaps

Containerizzazione e gestione dei container

AWS EKS

Monitoraggio del server

Prometheus, Grafana

Gestione del registro eventi

ELK

Processo

Dopo aver definito la funzionalità dell'applicazione e aver affrontato i problemi del processo di sviluppo, abbiamo trovato quanto segue:

creare il design dell'applicazione e la sua architettura;
implementare le idee sulla funzionalità dell'applicazione;
mantenere l'applicazione dopo il rilascio.

Scoperta

All'inizio il nostro team ha analizzato i punti dolenti dei dipendenti e ha individuato le migliori soluzioni tecnologiche possibili. Abbiamo progettato l'architettura di base dell'applicazione HR per i dipendenti e creato dei mock-up per calcolare il costo di sviluppo. Per ottenere una stima più precisa, abbiamo creato un piano dettagliato per lo sviluppo di ogni modulo.

Scelta della tecnologia

È importante scegliere tecnologie che facilitino lo sviluppo e la distribuzione rapida delle applicazioni, oltre a garantire una facile manutenzione e perfezionamento. In questo caso, è necessario uno sviluppo multipiattaforma. È inoltre essenziale consentire l'integrazione con sistemi di terze parti, come Friendwork, Jira, Atlassian, Google Calendar, ecc.

Sicurezza

Sviluppo MVP

Abbiamo realizzato un modulo per modulo utilizzando un approccio iterativo e incrementale, discutendo i compiti su Slack e tracciando i compiti su Jira. Alla fine di ogni fase di sviluppo sono stati condotti test unitari e manuali per individuare e risolvere anche i bug più piccoli.

Manutenzione e potenziamento

Dopo aver introdotto l'MVP, lo abbiamo messo in funzione per effettuare i test sui dipendenti. Dopo alcune settimane di utilizzo del sistema, il nostro staff ha raccolto un feedback. Su questa base, abbiamo risolto tutti i problemi e poi abbiamo implementato completamente il sistema. Di conseguenza, i nostri dipendenti dispongono ora di un'applicazione multipiattaforma per semplificare tutti i flussi di lavoro. Miglioriamo costantemente la nostra applicazione, aggiungendo nuove funzionalità e migliorando i processi.

Team

Responsabile di progetto

Analista aziendale

Designer UI/UX

Sviluppatori back-end

Sviluppatori Front-End

Ingegneri QA

Specialista DevOps

Risultati

HRM è un database centralizzato, una fonte di informazioni unificate per tutti gli altri reparti (finanziario, vendite, risorse umane, ecc.).

Siamo riusciti a fornire una delle migliori soluzioni software per le risorse umane sul mercato, con una ricca serie di opzioni, tra cui l'integrazione e la rapida scalabilità delle funzionalità, oltre a funzioni e accessi personalizzati in base ai ruoli degli utenti.

Anche se il numero di utenti del sistema cresce e molti processi cambiano continuamente, le prestazioni e la sicurezza del sistema rimangono inalterate.

Ha già migliorato i flussi di lavoro e ridotto i costi operativi aziendali per l'azienda internazionale con oltre 1.000 dipendenti e uffici sparsi in tutto il mondo.

Durata del progetto

6 mesi per MVP
Il progetto continua, in questa fase supportiamo la piattaforma e implementiamo nuove funzionalità.

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