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Se state valutando un ERP in questo momento, probabilmente vi stanno colpendo da tutte le parti: dimostrazioni dei fornitori, elenchi infiniti di funzionalità e “best practice”. Nel frattempo, all'interno dell'azienda, dieci persone chiedono dieci cose diverse.
In tutto questo, una decisione si trova in cima alla lista: ERP on-premises vs ERP cloud. La differenza di base è semplice sulla carta. L'ERP on-premise (noto anche come on-premise) viene eseguito sui vostri server e la manutenzione è affidata al vostro team. L'ERP Cloud, solitamente venduto come SaaS, viene eseguito sull'infrastruttura del fornitore e i team si collegano tramite un browser o un'applicazione.
Ciò che conta è tutto ciò che deriva da questa scelta. Determina il modo in cui si paga l'ERP, la velocità di implementazione, la gestione degli aggiornamenti, la personalizzazione, il comportamento delle integrazioni, la dipendenza dall'affidabilità e il carico giornaliero che grava sul team IT.
In questo articolo, illustrerò ERP on-premises vs. ERP cloud utilizzando i criteri a cui i leader tengono davvero: costo totale di proprietà (TCO), time to value, scalabilità, sicurezza e prestazioni. Alla fine, avrete un quadro chiaro per fare la scelta giusta per la vostra realtà.
Certo, i sistemi ERP possono sembrare simili in apparenza. Aiutano a gestire la finanza, la supply chain, le risorse umane e le operazioni in un unico luogo. Piuttosto simili, vero? Ma il modo in cui vengono utilizzati cambia l'intera esperienza.
La distribuzione decide dove risiede il software, chi lo mantiene e come i vostri team vi accedono. Le funzioni possono essere allineate, ma la configurazione dietro le quinte determina i costi, il percorso di aggiornamento e la quantità di lavoro che il team IT deve svolgere. Quindi, sì, questa scelta richiede una certa riflessione. (E se state ancora pensando a quale sistema ERP acquistare, abbiamo un guida anche per questo.)
Prima di approfondire tutti i dettagli, analizziamo le tre opzioni principali: cloud, on-premise e ibrido.
Con l'ERP in cloud non si acquista l'hardware, non si configurano i server e non si gestiscono gli aggiornamenti. Si paga invece un abbonamento (mensile o annuale) e il fornitore si occupa di tutto: hosting, aggiornamenti, sicurezza e backup. Si accede tramite un browser o un'app e si è a posto. Tutto qui.
Uno dei maggiori vantaggi è la flessibilità. Man mano che la vostra azienda cresce, il sistema cresce con voi. Avete bisogno di più utenti o di più spazio di archiviazione? Il sistema è scalabile su richiesta. Inoltre, il vostro team può accedervi da qualsiasi luogo, il che lo rende particolarmente adatto al lavoro a distanza e alle aziende con più sedi.
È particolarmente apprezzato dalle piccole e medie imprese che vogliono evitare costi iniziali elevati. Anche i team in rapida crescita lo amano, perché la messa in funzione è rapida e non è necessario un grande reparto IT per mantenerlo in funzione. Anche le grandi aziende si stanno muovendo in questa direzione, spesso per supportare le operazioni in remoto, accelerare le implementazioni e ridurre il carico dell'infrastruttura.
Il cloud ERP è ampiamente utilizzato in settori come la vendita al dettaglio, i servizi professionali e l'e-commerce, ovunque siano importanti l'accesso in tempo reale e la scalabilità. Alcuni dei nomi più importanti che avrete sentito sono Oracle NetSuite, SAP S/4HANA Cloud e Microsoft Dynamics 365 Business Central.
L'ERP on-premises è ospitato sui vostri server, all'interno della vostra rete. Si acquista il software, di solito una licenza unica, e il team IT si occupa dell'installazione, della manutenzione, degli aggiornamenti e dei backup.
Il carico di lavoro è maggiore e anche il controllo è maggiore. Siete voi a decidere quando aggiornare, come proteggere i dati e dove risiedono. Anche gli utenti della rete interna possono accedervi senza dover ricorrere a Internet.
Questo modello si adatta ai team che necessitano di una profonda personalizzazione, che dispongono di strumenti legacy complessi o che operano in base a rigide regole di conformità. Gli esempi più comuni sono quelli dei settori governativo, bancario e della difesa. È necessario un team IT capace per gestirlo al meglio, ma la soluzione on-premise ha ancora il suo posto quando il controllo e la proprietà dei dati sono più importanti.
A questo punto, probabilmente il cloud e l'on-premise sembrano due estremi opposti dello spettro. Ma in realtà molte aziende si trovano da qualche parte nel mezzo. Si tratta di un ERP ibrido. In una configurazione ibrida, una parte dell'ERP rimane on-premise e una parte viene eseguita nel cloud. Ad esempio, i settori finanziario e produttivo rimangono sui vostri server, mentre uno strumento CRM o di analisi nel cloud si collega al sistema principale. Questa soluzione funziona bene quando si vogliono ottenere vantaggi dal cloud in aree specifiche, senza sostituire i sistemi che continuano a svolgere il loro lavoro.
Il multi-cloud va oltre. Si utilizzano più fornitori di cloud o applicazioni cloud insieme, ad esempio AWS per alcuni servizi, Azure per altri, oltre a qualche strumento SaaS specializzato. Le aziende globali a volte gestiscono anche una configurazione a due livelli, in cui le regioni utilizzano ERP diversi e sincronizzano i dati con la sede centrale.
L'obiettivo dell'ibrido e del multi-cloud è la flessibilità. È possibile combinare il controllo locale con la scala del cloud ed evitare di essere legati a un unico fornitore. Il problema è il coordinamento. Senza di esso, le cose si complicano rapidamente. Le integrazioni devono essere solide, i flussi di dati devono essere chiari e qualcuno deve essere legato a un unico fornitore. Servono integrazioni solide, flussi di dati puliti e un proprietario chiaro per l'architettura.
Prima di intraprendere la strada dell'ibrido o del multi-cloud, è utile conoscere le basi: ERP in cloud vs ERP tradizionale.
Questa scelta decide chi gestisce l'infrastruttura, come si manifestano i costi e quanto lavoro deve svolgere il vostro team IT. Inoltre, determina il tono di tutto il resto: velocità di implementazione, aggiornamenti, personalizzazione e stabilità quotidiana.
Se si desidera la versione breve e affiancata ERP in cloud vs ERP on-premise Prima di approfondire, ecco la scheda informativa.
Il denaro è di solito la prima differenza che si avverte. L'ERP on-premise è l'opzione più onerosa. Si pagano le licenze, i server e la configurazione per farli funzionare. Poi si continua a investire nel sistema attraverso il proprio team IT, perché qualcuno deve applicare le patch, aggiornarlo, eseguire il backup e mantenerlo stabile. E il ritorno sull'investimento tende ad arrivare più tardi, dato che la spesa iniziale è estesa a diversi anni.
L'ERP Cloud, invece, consente di ripartire i costi. Si paga un abbonamento mensile o annuale e il fornitore include hosting, manutenzione, aggiornamenti e backup. Certo, si spende meno all'inizio, ma i costi possono aumentare man mano che si aggiungono utenti, moduli e dati.
Se l'obiettivo è quello di iniziare a vedere i benefici in tempi brevi, l'ERP in cloud di solito vince in questo caso. L'infrastruttura è già pronta, quindi potete concentrarvi sulla configurazione del sistema, sulla migrazione dei dati e sulla formazione del personale. Molti team sono in grado di lanciare i moduli principali in 3-6 mesi, il che significa che si iniziano a vedere prima i vantaggi, come numeri di inventario più chiari o una chiusura finanziaria più rapida.
L'ERP on-premise è come costruire la pista prima che l'aereo possa decollare. Servono hardware, database, installazioni di sistemi operativi e molti test sull'ambiente locale. Questo lavoro di preparazione allunga le tempistiche, per cui i tempi di avvio di 12 mesi o più sono abbastanza normali.
L'ERP Cloud è quello più facile da gestire. Quando l'attività aumenta, la stagione di punta arriva, si apre una nuova filiale o si acquisisce un'azienda, di solito è possibile aggiungere subito utenti e capacità. Niente nuovi server, niente attese. Il fornitore espande la capacità in background e i vostri team continuano a lavorare. Inoltre, le nuove sedi sono più semplici. Le persone possono accedere da qualsiasi luogo con una connessione a Internet e guardare lo stesso sistema.
Anche il sistema on-premise è scalabile, ma occorre una pianificazione. Quando la domanda aumenta, serve più hardware. Questo di solito significa stanziare un budget, acquistare server, configurarli e testare tutto. Ci vuole tempo e denaro. E se si acquista una capacità aggiuntiva per ogni evenienza, spesso questa rimane inutilizzata una volta terminato il picco.
Nell'ERP in cloud, il fornitore di solito copre il livello dell'infrastruttura: server, manutenzione della piattaforma, patch e monitoraggio della linea di base. Il vostro team è ancora pieno di lavoro, solo che è diverso. Gestite le identità, i ruoli, le autorizzazioni, la configurazione e la governance dei dati. Se volete qualcosa di effettivamente verificabile, molti fornitori SaaS condividono prove di garanzia indipendenti, come i rapporti SOC 2, e alcuni possiedono anche la certificazione ISO/IEC 27001.
L'ERP on-premise mette l'intero stack nelle vostre mani. Il vostro team protegge i server, applica le patch al sistema operativo e al database, aggiorna l'ERP, monitora le attività e gestisce la risposta agli incidenti. Avrete un controllo più stretto e una maggiore libertà di progettare la sicurezza a modo vostro. Inoltre, il carico di lavoro è completamente a vostro carico, quindi il risultato dipende dalla forza e dalla coerenza dei vostri processi interni.
Per quanto riguarda la conformità, iniziate dalle basi: dove sono archiviati i vostri dati ERP, chi può accedervi e cosa dovete dimostrare in un audit. Questi tre punti di solito decidono se è possibile scegliere tra cloud, on-premise o un mix.
Utilizzare il ERP in cloud vs ERP on-premise La tabella seguente è una rapida lista di controllo degli elementi da confermare prima di scegliere tra cloud e on-premise.
| Requisiti | Cosa vi chiede di dimostrare | Cloud ERP | ERP on-premise |
| GDPR | Dove vengono conservati i dati personali e come vengono gestiti gli accessi/trasferimenti transfrontalieri | Scegliere la regione giusta, convalidare le garanzie di trasferimento, confermare il supporto del fornitore per gli audit | Controllare direttamente la posizione del server, gestire i percorsi di accesso e le prove in prima persona |
| HIPAA | Chi gestisce i dati personali e quali garanzie esistono | Di solito è necessario un BAA se il fornitore gestisce le informazioni personali, oltre ai controlli di accesso/registrazione/conservazione. | Meno parti terze, ma il vostro team è proprietario delle protezioni, della registrazione e della traccia di audit |
| SOX | Forti controlli interni sulla rendicontazione finanziaria | Dimostrare il controllo degli accessi e la separazione dei compiti nella configurazione dell'ERP. | Stessi requisiti, con in più la manutenzione dei controlli dell'infrastruttura sottostante. |
| DORA | Resilienza operativa e rischio ICT di terzi (finanziamenti UE) | La resilienza incorporata può essere utile, ma è necessario gestire il rischio e la supervisione dei fornitori. | Costruite e mantenete la resilienza da soli, con meno dipendenze dai fornitori. |
L'ERP on-premises consente di apportare modifiche sostanziali al sistema. Se la vostra azienda si basa su processi altamente specifici o se disponete di strumenti legacy da cui dipende tutto, potete adattare l'ERP al funzionamento effettivo della vostra azienda. Lo svantaggio è il bagaglio che ne deriva. Ogni modifica personalizzata diventa qualcosa da mantenere. Quando è il momento di aggiornare, il codice personalizzato può intralciare, rompersi o entrambe le cose.
Cloud L'ERP è più rigido su ciò che si può modificare, e questo è il punto. La maggior parte delle modifiche avviene attraverso la configurazione, come l'impostazione di flussi di lavoro, regole, ruoli e campi. Se si ha bisogno di qualcosa di più, si possono usare le API e gli strumenti del fornitore, che spesso sono low-code. Si rinuncia a una certa flessibilità, ma gli aggiornamenti sono molto più semplici.
Anche per quanto riguarda le integrazioni, il cloud è spesso in vantaggio. La maggior parte degli ERP nel cloud sono costruiti per essere collegati, quindi l'inserimento in sistemi CRM, e-commerce, analitici o IoT è solitamente più rapido e pulito rispetto a una configurazione on-premise.
L'ERP Cloud è solitamente stabile perché il fornitore lo gestisce in centri dati protetti e si occupa dei backup e del disaster recovery. Giorno per giorno, si accede e funziona. L'anello debole è più vicino a voi: l'accesso a Internet. Se la connessione cade, l'ERP potrebbe essere perfettamente funzionante, ma voi non riuscite a raggiungerlo.
L'ERP on-premise ribalta la situazione. All'interno della propria rete, può essere molto veloce, soprattutto per l'uso locale in produzione, dove la bassa latenza è importante. L'affidabilità dipende da ciò che si costruisce e da come lo si gestisce. Un guasto al server, un problema di archiviazione o persino un incidente nell'edificio possono mettere fuori uso il sistema. Il ritorno in linea dipende dai backup e dal piano di ripristino, e i tempi di inattività durano finché il team non ripristina tutto.
L'installazione dell'ERP Cloud vi toglie molto lavoro. Il fornitore gestisce i server, le patch, i backup e la maggior parte della manutenzione dell'infrastruttura. Il team di IT può dedicare meno tempo a combattere gli incendi e più tempo a migliorare la reportistica, l'automazione dei processi, le integrazioni e i modi più intelligenti di utilizzare i dati.
L'ERP on-premise è diverso. Il vostro team gestisce l'intera macchina. Database, hardware, sicurezza di rete, monitoraggio, backup, aggiornamenti. Inoltre, avete bisogno di persone che tengano traccia Tendenze ERP, perché l'aggiornamento è importante. Se si rimane indietro con gli aggiornamenti per troppo tempo, anche le piccole modifiche possono trasformarsi in grandi progetti.
Certo, è possibile esternalizzare alcune parti. Molte aziende lo fanno. Ma avete comunque bisogno di qualcuno che si occupi del sistema: che stabilisca le priorità, approvi le modifiche, gestisca i fornitori, controlli gli accessi e si assicuri che gli aggiornamenti e le correzioni non interrompano i processi critici per l'azienda.
Con l'ERP in cloud, si acquista un servizio continuo. Questo è conveniente, ma significa anche che si vive alle condizioni del fornitore. Se i prezzi aumentano o una funzione viene eliminata, di solito dovete adattarvi. Si può abbandonare, ma raramente è un'operazione rapida. L'esportazione dei dati, la ricostruzione delle integrazioni e la riqualificazione degli utenti possono trasformare il passaggio in un vero e proprio progetto di migrazione.
L'ERP on-premises vi offre un maggiore controllo sulle operazioni quotidiane perché il sistema viene eseguito sulla vostra infrastruttura. Si continua a dipendere dal fornitore per gli aggiornamenti e l'assistenza, ma si ha più margine di manovra. Se smettete di pagare la manutenzione, in genere potete continuare a usare la versione che avete già. Questo fa guadagnare tempo, ma ha un rovescio della medaglia: niente patch, niente aggiornamenti e rischi di sicurezza crescenti nel tempo. Con il cloud è più semplice. Se si interrompe il pagamento, di solito si interrompe anche l'accesso.
A questo punto conoscete le differenze tra ERP cloud, on-premise e ibrido. Almeno in teoria. Ma la parte difficile è capire quale si adatta effettivamente alla vostra azienda.
Non esiste un'opzione migliore in assoluto. La scelta giusta dipende dalle vostre priorità, dai vostri vincoli e dal grado di rischio che siete disposti a correre. Sia il cloud che l'on-premise funzionano. Semplicemente, risolvono problemi diversi. E un ibrido colma le lacune quando la realtà è più complicata.
Quindi, suddividiamo la questione per scenari.
L'ERP Cloud è la soluzione più sensata quando si desidera muoversi rapidamente, rimanere flessibili e non passare il tempo a fare da babysitter all'infrastruttura.
L'ERP Cloud è la scelta migliore quando si desidera muoversi velocemente e rimanere flessibili, senza trasformare l'ERP in un lavoro secondario per IT.
A volte, la pulizia ERP in cloud vs ERP on-premise la scelta non corrisponde alla realtà. L'ibrido è la scelta dei team quando l'ERP attuale è ancora in grado di gestire l'azienda, ma si vuole modernizzare senza dover ricorrere a una sostituzione completa.
L'ibrido è una buona scelta quando:
Il multi-cloud si manifesta quando diverse parti dell'azienda hanno esigenze diverse o quando si vuole evitare di puntare tutto su un unico fornitore. Ad esempio, un'azienda globale potrebbe gestire un ERP presso la sede centrale e un altro ERP in cloud in alcune regioni, sincronizzando poi i dati chiave tra loro.
"L'ERP è vantaggioso solo quando il suo ritmo di cambiamento corrisponde al funzionamento effettivo dell'azienda. L'Cloud si adatta alle aziende che si sentono a proprio agio con cambiamenti costanti e incrementali, mentre l'on-premise si adatta a quelle che prevedono cicli di aggiornamento più ridotti e pesanti. Se si sceglie il ritmo sbagliato, si brucia il budget per un sistema su cui tutti si muovono in punta di piedi."
Direttore tecnologico
Si può andare avanti e indietro sul cloud rispetto all'on-prem per molto tempo e continuare a sentirsi incerti. Provate invece a concentrarvi sulle sfide principali che dovrete affrontare in ogni caso: latenza, scala, budget, capacità IT, personalizzazione, tempi di attività e capacità di gestire i cambiamenti della vostra organizzazione.
Ho raccolto alcune domande che di solito aiutano a individuare l'opzione migliore. Se le risposte vanno per lo più in una direzione, è probabile che la scelta sia quella giusta. Se le risposte sono equamente suddivise, la soluzione migliore potrebbe essere una configurazione ibrida.
In caso affermativo (macchine di fabbrica, scanner, sensori), si può scegliere l'on-premise. In caso contrario, si può optare per il cloud.
Se è necessario aggiungere rapidamente utenti, sedi o capacità, di solito si punta al cloud.
Preferite una spesa mensile o annuale prevedibile, scegliete il cloud. Preferiscono investimenti iniziali e proprietà, quindi scelgono l'on-premise.
Volete che sia il fornitore a occuparsene: propendete per il cloud. Se si dispone di un team e si vuole il pieno controllo, si propende per l'on-premise.
In caso affermativo, si deve puntare sull'on-premise. In caso contrario, puntate sul cloud.
Internet inaffidabile: meglio l'on-prem. Capacità di disaster recovery limitata all'interno dell'azienda: meglio il cloud.
Se sì, scegliete il cloud. In caso contrario, possono andare bene entrambi.
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