46% riduzione delle forniture scadute dopo la creazione di un software avanzato per il monitoraggio proattivo dei farmaci

Innowise ha creato una soluzione per la gestione delle date di scadenza (EDMS) per gestire le forniture mediche ad alto costo e ottimizzare gli acquisti basati sull'evidenza.

Cliente

Industria

Farmaceutica, Sanità

Regione

STATI UNITI

Cliente da

2023

Il nostro cliente è un grande centro clinico con una rete di ospedali che fornisce assistenza medica, compreso il pronto soccorso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, cardiologia, neurochirurgia, riabilitazione, servizi diagnostici e di laboratorio e altro ancora.

Le informazioni dettagliate sul cliente non possono essere divulgate in base alle disposizioni dell NDA.

Sfida

Il cliente aveva bisogno di un software per la gestione delle date di scadenza che migliorasse l'efficienza degli approvvigionamenti.

Nel settore sanitario, i dipartimenti della catena di approvvigionamento devono affrontare numerose sfide che hanno un impatto sulla cura dei pazienti. Le date di scadenza delle forniture mediche sono tra i punti dolenti più significativi, soprattutto nei reparti specializzati, dove le conseguenze finanziarie dello spreco sono particolarmente gravi. Ad esempio, gli impianti chirurgici, i farmaci chemioterapici e altri materiali di consumo ad alto costo hanno un elevato valore monetario e requisiti di utilizzo rigorosi, fondamentali per il trattamento dei pazienti.

Sebbene le soluzioni già pronte possano tenere traccia delle date di scadenza, mancano di funzionalità proattive per garantire che i materiali di consumo vengano utilizzati prima della loro scadenza. Di conseguenza, il cliente voleva sviluppare da zero un software di gestione delle date di scadenza che fosse in grado non solo di catalogare, ma anche di gestire le date di scadenza delle forniture mediche ad alto costo, migliorando in ultima analisi l'efficienza dell'approvvigionamento.

Soluzione

Software di gestione delle date di scadenza per il monitoraggio proattivo delle forniture mediche

Innowise ha realizzato un software avanzato che comprende web e applicazioni mobili per monitorare rapidamente le forniture mediche e prevenire in modo proattivo la scadenza.

Sistema di etichettatura

Abbiamo iniziato con l'ideazione di un sistema di etichettatura estremamente intuitivo, basato su adesivi colorati che indicano la data di scadenza di ogni fornitura medica. Gli adesivi sono dotati di un segno di spunta per il personale ospedaliero una volta che l'articolo è stato utilizzato e di uno spazio per le iniziali dell'infermiere, rendendo più facile tenere traccia delle forniture prossime alla scadenza. Abbiamo integrato il sistema di codifica dei colori sia con l'applicazione mobile EDMS che con l'hub centrale, garantendo la coerenza tra i sistemi di inventario fisici e digitali.

Applicazione mobile EDMS

Abbiamo sviluppato un'applicazione mobile ricca di funzionalità per garantire un'attività proattiva. gestione dei dati nell'assistenza sanitaria. Il personale dell'ospedale accede con diversi diritti di accesso, garantendo che solo gli utenti autorizzati accedano alle informazioni su farmaci e attrezzature. Il nostro team ha implementato una funzione di costruzione di schemi che consente agli utenti di creare una mappa dettagliata e interattiva delle stanze di rifornimento dell'ospedale, specificando dove è conservato ogni articolo. Il costruttore genera un codice a barre univoco che viene apposto vicino al punto di stoccaggio dell'articolo. Questo codice a barre si collega direttamente al profilo del farmaco nel sistema, assicurando che, una volta scansionato, gli utenti possano accedere immediatamente a tutte le informazioni pertinenti sui farmaci, comprese le date di scadenza e le posizioni esatte. Di conseguenza, questa funzionalità semplifica il processo di recupero, riduce i tempi di ricerca e minimizza il rischio di smarrimento delle scorte.Tutti gli articoli medici sono classificati in base ai termini di scadenza (90, 60 o 30 giorni) o a un periodo di tempo personalizzato. Gli utenti possono fotografare le forniture mediche e allegarle ai profili dei prodotti corrispondenti all'interno dell'applicazione. Questa funzionalità è utile per mantenere registri accurati, in quanto fornisce un riferimento visivo per ogni articolo, favorendo una rapida identificazione e verifica. Gli utenti possono effettuare ricerche dettagliate utilizzando parametri quali il nome del prodotto, la categoria, la posizione o la data di scadenza. Il motore di ricerca dell'applicazione consente di ordinare e filtrare i risultati per restringere rapidamente gli articoli necessari. Il personale dell'ospedale può anche privilegiare forniture specifiche, aggiungendole a un elenco prioritario per un facile recupero, mantenendo livelli di inventario ottimali e riducendo al minimo le perdite finanziarie dovute a termini scaduti.

Notifiche di sistema

Con il software di gestione delle date di scadenza, gli utenti possono impostare notifiche personalizzate per vari scenari, come forniture in scadenza, articoli preferiti o richieste di altri utenti. Ad esempio, il personale ospedaliero può ricevere riepiloghi giornalieri o settimanali sugli articoli in scadenza o avvisi quando i farmaci ad alta priorità raggiungono una data specifica. Questa funzione garantisce che i responsabili della supply chain siano sempre al corrente degli aggiornamenti critici dell'inventario, consentendo loro di intervenire tempestivamente per gestire in modo efficace le forniture.

Hub centrale EDMS

Inoltre, Innowise ha progettato un sistema di L'applicazione web per fornire ai responsabili dell'area logistica (LAM) e della catena di fornitura (SCM) del cliente una visione completa e di alto livello dell'inventario. Il sistema offre al personale ospedaliero una visione organizzata di tutte le forniture mediche catalogate, che possono essere ordinate in base alla data di scadenza, alla posizione, al reparto o alla categoria di prodotto. Inoltre, le notifiche assicurano che gli utenti siano sempre informati sulle modifiche dell'inventario, come l'aggiunta di nuovi articoli o l'approssimarsi della scadenza. Questo approccio completo garantisce che ogni articolo sia contabilizzato e gestito in modo efficiente, riducendo al minimo il rischio di stockout o di sovradosaggio.

Scansione dei lotti e realtà aumentata

Inoltre, abbiamo implementato la scansione in batch, che consente agli utenti di scansionare più articoli contemporaneamente, velocizzando i processi di approvvigionamento, soprattutto in caso di verifica di grandi inventari o di rifornimento.

Inoltre, abbiamo aggiunto Funzionalità AR EDMS per fornire una sovrapposizione visiva che evidenzia gli articoli che stanno per scadere. Utilizzando la fotocamera dell'app, il personale ospedaliero può visualizzare i farmaci e le attrezzature mediche, facilitando l'identificazione delle forniture che necessitano di attenzione immediata.

Dashboard, KPI e report

L'hub centrale EDMS consente agli utenti di creare dashboard personalizzati che permettono di visualizzare rapidamente le metriche critiche dell'inventario, come l'anno fiscale, la sede, il reparto, le scadenze e altro ancora. I manager possono vedere i dati chiave a colpo d'occhio, aiutandoli a monitorare i livelli di inventario, a tenere traccia delle date di scadenza e a valutare le prestazioni della supply chain. Inoltre, possono visualizzare una selezione di KPI pre-generati, che forniscono informazioni sui tassi di rotazione delle scorte, sul rispetto delle date di scadenza e sui risparmi derivanti dalla riduzione degli sprechi. Gli utenti possono scegliere tra i dashboard salvati, i KPI e i file caricati da includere nei loro report, assicurando che tutte le informazioni rilevanti vengano acquisite. I report vengono personalizzati in base alle esigenze specifiche, sia per le revisioni interne, che per gli audit o la conformità, garantendo trasparenza e responsabilità nella gestione delle scorte e una migliore comunicazione e collaborazione all'interno dell'organizzazione.

Tecnologie

Frontend

Angular, TypeScript, Architettura modulare, TSLint

Backend

Python, Django

Database

PostgreSQL, Redis Cache

Cloud

AWS

Mobile

Flutter, Dart, CleanArchitecture, BLoC, Flutter Async, GetIt, Navigator 2.0, Dio, MultiPackages, Firebase, Linter

Selenium, Appium, JUnit, TestNG, Postman

CI/CD

BitBucket, Docker, Kubernetes

Processo

Il nostro team ha seguito il framework Scrum con sprint bisettimanali, garantendo flessibilità e miglioramento continuo durante il progetto. Durante la fase di scoperta, i nostri analisti aziendali hanno condotto workshop con le principali parti interessate per comprendere i loro punti dolenti e le loro aspettative e creare un sistema di gestione della catena di approvvigionamento a scadenza proattiva con un ampio set di funzionalità.

I nostri specialisti hanno creato interfacce intuitive e facili da usare sia per l'applicazione mobile che per l'hub centrale sul web, compresi wireframe, mockup e prototipi interattivi per visualizzare l'esperienza dell'utente.

Durante la fase di sviluppo abbiamo realizzato il costruttore di schemi, la scansione in batch, la funzionalità AR, le funzionalità di ricerca e le notifiche di sistema. Inoltre, abbiamo integrato SDK di Scandit per le funzionalità di scansione e abbiamo garantito un'interazione perfetta tra le applicazioni mobili e web. Al momento della gara, il nostro ingegneri QA ha eseguito test completi del sistema per convalidare EDMS rispetto ai requisiti definiti.

Infine, abbiamo implementato le soluzioni mobili e web nell'ambiente del cliente, assicurandoci che tutti i componenti fossero configurati correttamente. Inoltre, il nostro team di progetto ha organizzato sessioni di formazione complete con guide per l'utente per il personale dell'ospedale, in modo da garantire prestazioni impeccabili e senza guasti.

Attualmente, Innowise fornisce un supporto continuo e miglioramenti per garantire che EDMS rimanga efficace e aggiornato.

Team

Proprietari di prodotti

Responsabile tecnico

Analista aziendale

Progettisti UI/UX

Sviluppatori back-end

Sviluppatori Front-End

Sviluppatore mobile

Ingegnere AR/Disegnatore 3D

Ingegnere DevOps

Ingegneri QA

Risultati

500.000$ risparmio annuale sui costi grazie a un migliore utilizzo delle scorte e a un minor numero di rifornimenti di emergenza

Implementazione di una scadenza avanzata soluzione per la gestione delle date ha migliorato significativamente la gestione dell'inventario e l'efficienza operativa del cliente. La capacità del sistema di monitorare in tempo reale gli articoli prossimi alla scadenza ha ridotto lo spreco di forniture mediche ad alto costo. Questo approccio proattivo significa che le forniture vengono utilizzate in modo efficiente, con un risparmio diretto di circa $500.000 all'anno grazie a un migliore utilizzo delle scorte e a una riduzione dei rifornimenti di emergenza.

Inoltre, il personale del nostro cliente ha riferito di aver risparmiato in media 15 ore alla settimana che prima venivano impiegate per i controlli manuali dell'inventario e la ricerca degli articoli. Ciò consente al personale sanitario di concentrarsi maggiormente sulla cura dei pazienti e su altre attività critiche. Inoltre, l'interfaccia utente intuitiva e i profili dettagliati dell'inventario migliorano il flusso di lavoro complessivo, riducendo gli errori e migliorando la responsabilità.

La migliore gestione dell'inventario consente di avere sempre a portata di mano le forniture critiche quando i medici ne hanno bisogno, evitando ritardi nel trattamento. Di conseguenza, il nostro cliente può dedicare più tempo e risorse alla cura diretta dei pazienti.

Durata del progetto

Marzo 2023 - In corso

46%

riduzione delle forniture scadute

$500,000

risparmio annuo sui costi

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