RPA pour l'industrie manufacturière: 27% un approvisionnement plus rapide et une gestion des stocks rationalisée

Innowise a mis en œuvre la RPA dans l'industrie manufacturière pour rationaliser l'approvisionnement, de la gestion des commandes au traitement des factures.

Client

Industrie

Fabrication, Entreprise

Région

Client depuis

2022

Notre client est un fabricant européen de réfrigérateurs, de congélateurs et de machines à laver. Il distribue ses produits dans l'ensemble de l'Union européenne par l'intermédiaire de divers centres de livraison et concessionnaires.

Les informations détaillées sur le client ne peuvent être divulguées en vertu des dispositions de la NDA.

Défi

Problèmes liés au traitement des commandes, à la soumission des factures et au suivi des expéditions

L'entreprise de fabrication a été confronté à un défi pressant en matière de processus d'approvisionnement, se débattant avec une variété de tâches complexes et chronophages qui nécessitaient un effort manuel. Les processus manuels entraînaient des difficultés supplémentaires, telles que des incohérences dans les données et un manque de visibilité en temps réel sur l'état des achats. Plutôt que de conquérir de nouveaux marchés et de donner la priorité à la croissance de l'entreprise, ils avaient besoin d'aide pour traiter les commandes, soumettre les factures et suivre les expéditions avec précision, ce qui entraînait des erreurs dans les données d'inventaire.

Notre client recherchait une solution innovante pour éliminer la lourdeur de la saisie manuelle des données, des demandes d'approbation et de la génération des factures afin de rationaliser les opérations, de réduire les erreurs et de gagner du temps.

Solution

La RPA dans l'industrie manufacturière pour automatiser la gestion des commandes, des stocks et des factures

Grâce à notre expertise en matière d'automatisation des processus, nous avons conçu une solution complète qui a permis de relever les défis du client. Notre équipe de projet a recommandé le développement d'un système RPA pour automatiser la gestion des commandes, des stocks et des factures.

Scripts RPA

Nous avons développé des scripts RPA personnalisés à l'aide d'UiPath Studio, d'UiPath Robot, d'UiPath Orchestrator et d'UiPath Activities afin d'imiter les interactions humaines dans la gestion des flux de travail opérationnels, ce qui permet d'obtenir des résultats plus rapides et plus précis. Ces scripts exécutent des tâches telles que la création de bons de commande et le traitement des factures, garantissant ainsi une planification précise et prévisible des achats et des règlements avec les contractants.

Gestion des commandes

L'un de nos principaux domaines d'intervention était l'automatisation du processus d'entrée et de validation des commandes. Nous avons intégré notre Solution RPA dans le système de gestion des commandes de l'entreprise. Il extrait les informations relatives aux commandes à partir des courriers électroniques et saisit correctement les données dans le système, notamment le prix, la quantité et la fréquence d'achat. Nous y avons implémenté des fonctionnalités OCR pour "lire" le texte des commandes, convertissant les caractères imprimés ou manuscrits en texte lisible par une machine.

Traitement des factures

Notre équipe de projet a également utilisé la RPA pour automatiser la saisie des données des factures. Le logiciel robotisé a extrait les informations pertinentes des nouvelles factures, telles que les numéros d'identification, les détails du fournisseur, les dates et les postes, éliminant ainsi la nécessité d'une saisie manuelle des données. Nos développeurs chevronnés ont veillé à ce que la RPA utilise des règles commerciales prédéfinies pour valider les informations extraites. En cas de divergences, le système déclenche des alertes ou renvoie la facture à un examen manuel.

Suivi des envois

Outre la supervision de l'approvisionnement, nous avons mis en œuvre la RPA pour la fabrication afin d'automatiser le suivi des expéditions, de récupérer les mises à jour de statut en temps réel et de maintenir une livraison sans tracas. Les robots automatisés accèdent aux informations de suivi à partir de diverses sources, telles que les sites web des transporteurs, les API et les bases de données internes du client, afin de surveiller les mouvements des marchandises et d'éviter les retards de livraison. Par exemple, si une expédition rencontre un problème ou s'écarte de l'itinéraire prévu, le robot RPA envoie des alertes automatiques aux parties prenantes.

Intégration de la CRM

En fin de compte, notre équipe a intégré les algorithmes de la RPA dans le système de gestion de la relation client (CRM) du client afin de bénéficier d'une prise de décision et d'une planification perspicaces en extrayant les données des courriels, des feuilles de calcul et des bases de données. Par exemple, lorsqu'un nouveau client demande des renseignements par courriel, la RPA peut extraire et saisir les données dans le système CRM, ce qui élimine la saisie manuelle des données et déclenche des actions d'approvisionnement. Cet écosystème cohérent et interconnecté facilite l'échange de données en temps réel et donne au client une vision globale de ses opérations d'approvisionnement, de la commande à la facturation.

Technologies

RPA

Python, Java, Groovy, RegEx, Bash, PowerShell, JavaScript, HTML, CSS, UiPath Studio, UiPath Data Service, UiPath Document Understanding, UiPath Test Suite, UiPath Automation Hub, UiPath Insights

Processus

En nous appuyant sur notre expertise dans le domaine, nous avons mené une analyse complète des flux de travail existants du client en matière d'approvisionnement. Cet examen approfondi nous a permis d'identifier les goulets d'étranglement et les inefficacités qui entravent leurs opérations et d'adapter la solution RPA à leurs besoins spécifiques. Nous avons mené des discussions initiales pour recueillir les exigences et comprendre les points problématiques du client, en présentant un document de vision et de portée décrivant notre solution proposée.

Sur la base de notre analyse, nous avons développé les scripts RPA, les avons intégrés aux processus opérationnels existants et avons testé minutieusement chaque flux d'automatisation. Notre équipe de projet a utilisé UiPath comme principale boîte à outils RPA en raison de ses capacités robustes et de son interface conviviale, ce qui nous a permis de concevoir, de développer et de déployer efficacement des flux de travail automatisés. La technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) a été utilisée pour le traitement des factures afin d'extraire les données pertinentes sans intervention humaine.

Après la phase de développement, notre équipe a documenté les scripts RPA, les flux d'automatisation et les processus d'intégration. Cette documentation a servi de ressource précieuse pour l'équipe du client et a assuré la durabilité de la solution. En outre, les connaissances pratiques et l'expérience de notre équipe ont permis de tester et d'affiner la solution afin de répondre aux normes de performance et de fiabilité les plus strictes.

Les canaux de communication comprenaient des vidéoconférences régulières et des mises à jour par courriel pour informer le client de l'avancement du projet et des changements de portée. Grâce à Jira, nous avons attribué des responsabilités pour les produits livrables, fixé des échéances et assuré la transparence afin de respecter les délais du projet et de lancer une solution prête à être commercialisée. Actuellement, le projet fait l'objet d'une phase de lancement active, nos spécialistes veillant à ce que le déploiement se fasse sans erreur et dans les délais impartis.

Équipe

Développeurs RPA

Analyste commercial RPA

Architecte de solutions RPA

Administrateur UiPath Orchestrator

Analyste des processus d'affaires UiPath

Ingénieur infrastructure RPA

Ingénieur QA/Test UiPath

Chef de projet RPA

Responsable du centre d'excellence RPA (CoE)

Analyste support RPA

Résultats

6 ETP économisés après la mise en œuvre de la RPA dans l'industrie manufacturière

Innowise a automatisé le processus d'approvisionnement du client, de la gestion des commandes au traitement des factures par le biais de scripts RPA. Nous avons doté la solution de la fonction OCR pour identifier les éléments manuscrits, les convertir en texte lisible par une machine et extraire les données de diverses sources.

En conséquence, le temps nécessaire à la création et au traitement des bons de commande a été considérablement réduit, ce qui a permis d'accélérer l'exécution des commandes et d'améliorer les relations avec les fournisseurs. Le traitement des factures est devenu plus précis et plus efficace, réduisant les erreurs dues à la saisie manuelle des données et favorisant une meilleure gestion financière. Les employés du client peuvent désormais se concentrer sur des tâches plus valorisantes et plus complexes au lieu d'effectuer des saisies manuelles fastidieuses.

Dans le même temps, la RPA dans la fabrication a permis à l'entreprise de fournir des mises à jour en temps réel aux clients et de gérer les stocks plus efficacement, ce qui a permis de rationaliser les opérations. Dans l'ensemble, la solution d'automatisation a permis à l'entreprise d'économiser plus de six postes équivalents temps plein (ETP), ce qui s'est traduit par d'importantes économies et une meilleure affectation des ressources.

Durée du projet

Septembre 2022 - En cours

27%

un approvisionnement plus rapide

Économies d'ETP après l'APR

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