Implantación de Odoo ERP para una compañía de seguros

Innowise desarrolló una solución ERP Odoo "todo en uno" para una agencia de seguros con el fin de unificar la administración de pólizas, la gestión de clientes y las operaciones financieras.*

31.47%

reducción del tiempo entre la oferta y la emisión

15%

disminución de los costes de explotación

Industria Seguro

Región Reino Unido

Empleados 150-300

Servicios Consultoría Odoo, implantación ERP, migración de datos, desarrollo de módulos a medida

Cliente desde 2024

Visión general del cliente

Resumir artículo con AI

El cliente es una agencia de seguros con sede en Reino Unido que ofrece soluciones de seguros comerciales y personales a medida. La empresa presta servicios a pequeñas empresas, grandes corporaciones y asegurados individuales a través de redes de corredores de confianza y una plataforma digital en rápida expansión. Destacan por combinar el asesoramiento personalizado con el análisis basado en datos para ofrecer una cobertura que se adapte exactamente a las necesidades de cada cliente.

La información detallada sobre el cliente no puede divulgarse en virtud de las disposiciones del acuerdo de confidencialidad.

Desafío

Los procesos obsoletos frenaban a la empresa. La emisión manual de pólizas y renovaciones a menudo provocaba retrasos y riesgos de cumplimiento, lo que frustraba tanto a los clientes como al equipo. Sin un flujo de trabajo de captación de clientes potenciales adecuado, el equipo de ventas tenía dificultades para convertir las consultas y no había una forma fiable de realizar un seguimiento del retorno de la inversión. La dirección no podía obtener una imagen clara y en tiempo real de las operaciones, lo que dificultaba la toma de decisiones rápidas y basadas en datos.

Las operaciones principales funcionaban con un mosaico de sistemas: un CRM independiente, hojas de cálculo de seguimiento de comisiones y una base de datos de pólizas obsoleta. Estos silos provocaban la duplicación de la introducción de datos, informes incoherentes y falta de visibilidad. Sin automatización ni sincronización en tiempo real, los empleados pasaban demasiado tiempo cambiando de una herramienta a otra en lugar de centrarse en los clientes, y el equipo informático interno no tenía forma fiable de garantizar la integridad de los datos en toda la organización.

Acelerar las reclamaciones con la automatización de Odoo

Solución que ofrecemos

Descubrimiento y planificación

Empezamos con talleres en los que participaron suscriptores, agentes, equipos financieros y de TI para planificar detalladamente las operaciones diarias. Nuestro analista de negocio desglosó y documentó todos los procesos, desde la creación de presupuestos hasta la tramitación de siniestros.

A partir de ahí, convertimos esos conocimientos en historias de usuario claras y las priorizamos por impacto empresarial. Este paso nos proporcionó una hoja de ruta sólida para la implantación y preparó el terreno para una entrega ágil. También desarrollamos una estrategia de migración de datos desde el principio, de modo que los registros de clientes y políticas heredados pudieran limpiarse, estandarizarse y estar listos antes de que terminara el primer sprint.

Diseño de soluciones

Innowise entregó una solución Odoo 17 Enterprise personalizada para operaciones de seguros, integrando gestión de pólizas, CRM, generación de clientes potenciales, contabilidad y análisis en un único sistema. El sistema automatiza los flujos de trabajo, mejora la precisión de los datos y ofrece información en tiempo real. La arquitectura se diseñó en torno a tres principios clave:

Escalabilidad. El sistema admite grandes volúmenes de transacciones y picos de carga durante las temporadas de renovación sin que su rendimiento se vea afectado.
Seguridad y cumplimiento. Los permisos basados en funciones, la autenticación multifactor y el cifrado completo de los datos en tránsito y en reposo garantizan el cumplimiento de las normas GDPR e ISO 27001. Todos los cambios se registran para una auditabilidad completa.
Preparación para la integración. Las API RESTful permiten conexiones fluidas con motores de suscripción, herramientas de firma electrónica y plataformas de automatización del marketing. La capa API se escala horizontalmente, por lo que las integraciones pueden ampliarse sin alterar la lógica central.

Este diseño creó una plataforma preparada para el futuro que automatiza los flujos de trabajo, mejora la integridad de los datos y proporciona a los directivos información en tiempo real para la toma de decisiones estratégicas.

Funciones clave

Integración y transformación de datos

Migramos aproximadamente 9 millones de filas de datos heredados de pólizas y clientes al backend PostgreSQL de Odoo, ejecutando scripts ETL para ordenar formatos incoherentes, rellenar los campos que faltaban y estandarizar los ID. Nuestro equipo asignó las transacciones históricas a las nuevas entidades para obtener pistas de auditoría completas y creó comprobaciones de validación para detectar duplicados o desajustes antes de que llegaran al sistema.

Cuadro de mandos centralizado

Los agentes disponen ahora de una única interfaz para comprobar el estado de las pólizas, el historial de siniestros y los calendarios de renovación en tiempo real. La generación de presupuestos, las comprobaciones de suscripción y el seguimiento de los envíos se realizan en un solo lugar, mientras que el acceso basado en funciones garantiza la seguridad de los datos. Con el almacenamiento de documentos integrado, los agentes pueden consultar contratos o formularios de siniestros al instante.

API escalables

A través de las API RESTful, nuestro equipo conectó Odoo con herramientas de terceros, como servicios de firma electrónica, motores de suscripción externos y plataformas de automatización de marketing. La capa de API es escalable horizontalmente, por lo que el sistema gestiona fácilmente los picos de tráfico durante los periodos de renovación y las grandes campañas de marketing sin ralentizarse.

Cuadros de mando y experiencia del usuario

Los paneles interactivos ofrecen a los agentes acceso instantáneo a indicadores clave de rendimiento (KPI) como nuevos clientes potenciales, tasas de conversión, volúmenes de emisión de pólizas y renovaciones pendientes. Hemos incorporado toques de UX personalizados, como información contextual sobre herramientas, asistentes de presupuesto paso a paso y diseños adaptados a dispositivos móviles para aumentar la productividad de los agentes y facilitar el autoservicio a los clientes. Las alertas automáticas señalan inmediatamente las pólizas que caducan y las aprobaciones pendientes, para que no se pase nada por alto.

Análisis e informes

Nuestros expertos en Odoo integraron módulos analíticos en la plataforma, lo que permitió al equipo realizar un seguimiento en tiempo real de parámetros clave como los tiempos de respuesta de los presupuestos, la velocidad de tramitación de las reclamaciones y los ingresos por tipo de póliza. Los informes personalizados ayudan al cliente a tomar decisiones más inteligentes sobre productos y estrategias de marketing. Los directivos obtienen las cifras que necesitan con informes programados que se envían a sus bandejas de entrada cada semana, para que siempre estén preparados para tomar decisiones basadas en datos.

Formación y apoyo a los empleados

Innowise impartió formación práctica a los empleados y proporcionó guías específicas para cada función, de modo que los equipos pudieran dominar el nuevo sistema rápidamente. Tras el lanzamiento, pusimos a disposición de los empleados canales de asistencia específicos y un portal de comentarios que les permitía señalar problemas, sugerir mejoras y ayudarnos a perfeccionar continuamente los flujos de trabajo y las funciones en función de las necesidades reales de los usuarios.

Enfoque de la entrega

Este proyecto requería precisión porque incluso pequeños errores en los datos de las pólizas o en los flujos de trabajo podían dar lugar a problemas de cumplimiento. Empezamos con talleres exhaustivos para determinar exactamente cómo se creaban, renovaban y gestionaban las políticas en toda la agencia. Esas sesiones nos ayudaron a detectar cuellos de botella ocultos y a priorizar las correcciones que tendrían el mayor impacto operativo.

A partir de ahí, adoptamos un ciclo de sprints de dos semanas, pero con un giro. Los primeros sprints se centraron casi por completo en los módulos críticos para el cumplimiento. De este modo, el cliente disponía de una forma segura de validar los flujos de trabajo básicos antes de pasar a las funciones de automatización de ventas y análisis. Las partes interesadas revisaron cada incremento en un entorno de prueba, proporcionando información en tiempo real.

El lanzamiento no fue un momento de pulsar el interruptor. Nuestros expertos escalonaron el lanzamiento: primero los equipos internos y unas semanas después los corredores. Sólo durante la fase piloto, se procesaron más de 3.000 pólizas activas a través del nuevo sistema sin que se produjera ni un solo error de conformidad. Ese éxito inicial dio a la agencia la confianza necesaria para ampliarlo a toda la empresa.

Dado que la normativa y los requisitos cambiaban incluso durante la construcción, tenía sentido un modelo Time & Materials. El cliente tenía margen para ajustar prioridades, como la integración de nuevos controles de conformidad a mitad de proyecto, sin retrasar la entrega ni aumentar los costes innecesariamente.

Seguridad y autenticación

Configuramos un acceso basado en funciones para que los agentes, suscriptores y equipos financieros sólo vean los datos relevantes para sus funciones. Los inicios de sesión remotos requieren autenticación multifactor para mayor protección.

Además, todos los datos se cifran tanto en reposo como en tránsito, por lo que la plataforma cumple con el GDPR y las normas del sector, como la ISO 27001. Cada cambio en las condiciones de las pólizas o en los registros de los clientes queda registrado, lo que proporciona a la empresa un historial completo y rastreable para su total tranquilidad.

La prioridad era sencilla: crear un sistema en el que la agencia pudiera confiar para cada póliza, en todo momento. Desde las comprobaciones de conformidad hasta las renovaciones, todo funciona sin problemas y de forma segura. Ahora sus equipos procesan las pólizas más rápido, hacen un seguimiento más eficaz de los clientes potenciales y toman decisiones con datos en tiempo real, sin errores ni lagunas de cumplimiento.

Kiryl Drabysheuski Dirección de consultores ERP

Tecnologías

Odoo

Python

PostgreSQL

Docker

AWS

NGINX

JavaScript

GitLab

Jenkins

Estudio Odoo

Equipo

Jefe de proyecto

Analista de negocio

Consultor Odoo

Desarrolladores Odoo

Ingeniero de QA

Resultado

Duración del proyecto

Marzo - Noviembre 2024

Odoo ejecuta ahora todos los procesos principales de principio a fin. Los agentes ya no cambian de sistema ni vuelven a introducir datos, por lo que el tiempo medio de respuesta inicial al cliente se redujo en un 31,47%, de 3h 03m a 2h 05m en el primer trimestre completo tras la puesta en marcha, según los informes de tiempo de respuesta de CRM. Las nuevas pólizas se envían más rápidamente gracias a flujos de trabajo automatizados y aprobaciones claras que eliminan los cuellos de botella.
El seguimiento de clientes potenciales es totalmente transparente. Cada consulta pasa por un único canal con seguimiento automatizado, lo que ha aumentado las conversiones en 20% en el primer trimestre posterior al lanzamiento frente al último trimestre anterior.
Ahora las finanzas forman parte de las operaciones diarias. La facturación automatizada, el seguimiento de los pagos y la generación de informes en tiempo real simplificaron las tareas contables y redujeron los costes operativos de back-office por póliza en 15%.
Gracias a los paneles de control en tiempo real, los gestores y ejecutivos pueden ver lo que funciona y lo que requiere atención, y actuar de inmediato.

Acelerar las reclamaciones con la automatización de Odoo

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