Automatisiertes System zur Bearbeitung von Kontoauszügen

Um unserem Kunden zu helfen, die manuelle Abstimmung zu reduzieren und die finanzielle Genauigkeit zu erhöhen, entwickelte Innowise ein automatisiertes System zur Verarbeitung von Kontoauszügen, das auf Odoo ERP basiert.

80%

weniger manuelle Eingabefehler

20+

Wöchentlich eingesparte Stunden dank der Automatisierung

Branche Einzelhandel

Angestellte 250-500

Region Deutschland

Leistungen Odoo-Anpassung, API-Integrationen, DevOps, laufende Unterstützung

Kunde seit 2024

Kundenübersicht

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Unser Kunde ist ein schnell wachsendes deutsches Einzelhandelsunternehmen, das zeitgenössische Haushaltswaren, Dekoration und Lifestyle-Produkte anbietet. Mit Filialen in Großstädten und einer boomenden E-Commerce-Plattform zeichnet sich das Unternehmen durch seine sorgfältig zusammengestellte, designorientierte Auswahl für modernes Wohnen aus.

Als die Volumina stiegen, verlangsamte der manuelle Abgleich über mehrere Banken hinweg die Berichterstattung und belastete das Finanzteam. Das Ziel der Unternehmensleitung war eine schnellere, revisionssichere Bargeldtransparenz und ein kürzerer Monatsabschluss in Odoo. Das Unternehmen verfügte nicht über internes Odoo-Modul-Know-how für sichere Bankintegrationen, also ging man eine Partnerschaft mit Innowise ein, um eine skalierbare Automatisierungsebene zu schaffen.

Detaillierte Information über den Kunden kann aufgrund der Bestimmungen des NDA nicht veröffentlicht werden.

Herausforderung

Das schnelle Wachstum des Kunden setzte das Finanzteam stark unter Druck. Angesichts der Flut von Transaktionen, die von Einzelhandels-POS-Systemen, Online-Zahlungen und Direktüberweisungen eingingen, wurde der manuelle Abgleich zu einem Engpass, der fast die Hälfte der wöchentlichen Kapazität des Teams beanspruchte. Die Monatsabschlüsse verzögerten sich ständig, was es schwierig machte, zeitnahe Finanzberichte zu erstellen oder den Cashflow zu verfolgen. Fehler traten häufig auf, so dass die Zahlen nicht mehr zuverlässig waren und das Vertrauen in geschäftliche Entscheidungen schwand.

Das vorhandene Odoo-ERP bewältigte die täglichen Aufgaben gut, aber es reichte nicht aus, um den Import von Kontoauszügen und den Abgleich zu automatisieren. Das Finanzteam meldete sich bei verschiedenen Bankportalen an, lud Auszüge in verschiedenen Formaten (CSV, XLS, PDF, CAMT) manuell herunter und gab die Transaktionszeilen in Odoo ein. Ohne integrierte Integrations- oder Datenparsing-Funktionen kam es häufig zu Fehlern, die Abstimmung verzögerte sich, und die Einhaltung der internen Auditvorschriften wurde erschwert. Darüber hinaus verfügte der Kunde über keine internen Experten, die benutzerdefinierte Odoo-Module oder sichere Bankverbindungen erstellen und pflegen konnten.

Engpässe im Arbeitsablauf mit Odoo beseitigen

Gelieferte Lösung

Analyse & Planung

Unser Team begann mit einer Erkundungsphase. In enger Zusammenarbeit mit den Finanz- und IT-Teams des Kunden untersuchten wir, wie Kontoauszüge über verschiedene Kanäle und Systeme verarbeitet wurden. Außerdem prüften unsere Experten den Abgleichsfluss in Odoo, dokumentierten alle verwendeten Dateiformate und stellten dar, wie die Daten vom Kontoauszug zum Hauptbuch gelangen.

Was wir vorfanden, bestätigte ihre Befürchtungen: Inkonsistente Dateiformate und nicht aufeinander abgestimmte Abgleichsregeln führten zu erheblichen Verzögerungen. Jede Bank verwendete ihr eigenes Format, und die Logik für den Abgleich von Transaktionen variierte von Kanal zu Kanal.

Wir brachten alles zu Papier, arbeiteten mit dem Finanzteam zusammen, um klare, einheitliche Abgleichsregeln zu definieren, und stimmten uns mit der IT-Abteilung über die Sicherheitsanforderungen ab. Alle Aufgaben wurden in ein gemeinsames Backlog aufgenommen, wobei die Prioritäten wöchentlich in Sprint-Planungs- und Demo-Sitzungen überprüft wurden.

Lösungsdesign

Wir schlugen eine modulare Erweiterung des bestehenden Odoo 18 Enterprise-Systems des Kunden vor. Dabei handelt es sich nicht um einen vollständigen Umbau oder eine Migration, sondern um eine gezielte Automatisierungsschicht, die direkt in die aktuellen Finanzabläufe integriert wird. Die Lösung wurde so konzipiert, dass sie schnell in Produktion gehen kann und gleichzeitig skalierbar und einfach zu warten ist.

Unsere technischen Entscheidungen basierten auf drei Grundsätzen:

Skalierbarkeit. Das System musste täglich ein Transaktionsvolumen von einigen Tausend bis über 100.000 Transaktionen ohne Leistungseinbußen bewältigen.
Modularität. Wir haben die Bankintegrationsschicht so aufgebaut, dass sie lose gekoppelt ist, so dass neue Banken hinzugefügt werden können, ohne die Kernlogik zu berühren.
Schnelligkeit und Transparenz im Betrieb. Stapelverarbeitung mit sauberer Protokollierung und Abgleichsregeln, die die Finanzabteilung verfolgen und anpassen kann

Wir haben uns für eine containerisierte Architektur mit Docker für horizontale Skalierung entschieden und das native Odoo ORM für sichere, effiziente Batch-Schreibvorgänge verwendet. Alle Integrationen beruhen auf sicheren REST-APIs oder Upload-Schnittstellen innerhalb von Odoo, und alles läuft in der privaten Cloud des Kunden, wodurch Infrastrukturänderungen minimiert werden und die Kontrolle erhalten bleibt.

Gelieferte Hauptfunktionen

System mit zwei Ansaugöffnungen. Für Institute mit API-Unterstützung hat unser Team sichere API-Integrationen entwickelt, die automatisch neue Kontoauszüge nach einem täglichen Zeitplan abrufen. Für Banken ohne API-Funktionen haben wir eine saubere Drag-and-Drop-Schnittstelle direkt in Odoo erstellt, über die das Team die Auszugsdateien manuell hochladen kann.
Universeller Formatparser. Das System analysiert automatisch eine breite Palette von Formaten, darunter CAMT, OFX, QIF, CSV, XML und XLS/XLSX, und wandelt alle Daten in eine einheitliche, verarbeitungsfertige Struktur um.
Zentralisiertes Management-Dashboard. Alle Kontoauszüge, egal ob sie über die API abgerufen oder manuell hochgeladen wurden, landen in einem einzigen, intuitiven Odoo-Dashboard. Das Finanzteam erhält eine einheitliche Sicht auf jede Transaktion, komplett mit Statusindikatoren (ausstehend, bearbeitet, abgestimmt, Fehler), Zeitstempeln und Quellendetails für sofortige Klarheit und schnellere Problemlösung.

Intelligente Versöhnungsmaschine. Sobald die Daten in Odoo eingegeben werden, gleicht die Abstimmungs-Engine des Systems die Kontoauszugszeilen automatisch mit den entsprechenden Rechnungen, Zahlungen und anderen Finanzdaten ab, wobei konfigurierbare Regeln wie Rechnungsnummern, Kundennamen oder Transaktionsnummern verwendet werden. Diese Automatisierung sorgt für hochpräzise Buchungen und reduziert den Bedarf an manuellen Eingriffen auf ein Minimum.
Fehlermöglichkeiten und Warnungen. Wir haben ein kugelsicheres Fehler-Framework entwickelt: API-Fehler werden automatisch mit exponentiellem Backoff wiederholt und landen dann in einer Warteschlange mit toten Buchstaben, die von geplanten Gesundheitsprüfungen überwacht wird. Schluckauf beim Parser oder nicht übereinstimmende Transaktionen lösen Chatter-Posts, E-Mail-Warnungen und Einträge in einem speziellen Fehler-Dashboard aus. Alle Protokolle werden über das Logging-Framework von Odoo und über Prometheus in Grafana übertragen, um Echtzeittransparenz und sofortige Fehlerbehebung zu ermöglichen.
Stapelverarbeitung mit hohem Durchsatz. Die Transaktionen werden in Stapeln von 1.000 gruppiert und über das Odoo ORM in großen Mengen übertragen, was den Datenbank-Overhead reduziert. In Stresstests mit 100.000 täglichen Transaktionen wurden Import und Abgleich in weniger als 15 Minuten abgeschlossen. Bei normalen Belastungen (5.000-20.000 Zeilen pro Tag) ist alles in 3-5 Minuten erledigt. Und wenn die Nachfrage in die Höhe schnellt, schalten wir zusätzliche Docker-Worker-Container frei, um Batches parallel zu verarbeiten.
Modulare Integrationsschicht. Die modulare API-Integrationsschicht des Systems macht es einfach, neue Bankverbindungen hinzuzufügen, wenn der Kunde seine Finanzpartnerschaften ausbaut. Dieser Ansatz hält die Lösung flexibel und garantiert, dass sie ein langfristiger Vermögenswert bleibt, der mit dem Betrieb des Unternehmens mitwächst.

Ansatz für die Lieferung

Unsere Spezialisten führten die Entwicklung in zweiwöchigen Sprints durch und stimmten sich dabei eng mit den Teams des Kunden ab. Jeder Sprint begann mit einem klaren Plan und endete mit einer Review-Sitzung, in der der Kunde neue Funktionen testen und sofortiges Feedback geben konnte.

Die meisten Implementierungsentscheidungen und die tägliche technische Arbeit wurden von unserem Team eigenständig durchgeführt, aber wir haben den Kunden bei wichtigen Geschäftsregeln, Compliance-Anforderungen und allen größeren Änderungen mit einbezogen. Unser Team arbeitete auf Zeit- und Materials-Basis mit einer Obergrenze, die nicht überschritten werden durfte, wodurch das Budget trotz Änderungen der Bankformate oder -regeln vorhersehbar blieb.

Wir hielten alles durch ein gemeinsames Backlog und regelmäßige Standups organisiert. Risiken wie Änderungen an der Bank-API, inkonsistente Dateiformate oder Aktualisierungen der Abgleichslogik wurden frühzeitig erkannt und innerhalb des Sprints behoben. Um schnelle, risikoarme Releases zu unterstützen, richteten wir CI/CD-Pipelines für die direkte Bereitstellung in der privaten Cloud des Kunden ein.

Verbesserte Sicherheit und Zugangskontrolle

Die Sicherheit ist in jeder Schicht integriert. Alle API-Verbindungen verwenden OAuth 2.0 mit rotierenden, auf einen bestimmten Bereich beschränkten Token, während TLS die Daten bei der Übertragung schützt und AES-256 sie im Ruhezustand verschlüsselt.

In Odoo implementieren wir granulare rollenbasierte Berechtigungen, damit nur autorisierte Finanzanwender Kontoauszüge anzeigen, hochladen oder genehmigen können. Jeder Upload, jede Bearbeitung und jede Genehmigung wird im Prüfprotokoll mit einem Zeitstempel versehen, und die Zwei-Faktor-Authentifizierung schützt alle kritischen Aktionen für eine zusätzliche Verteidigungslinie.

Unser Ziel war es, die Abstimmung für das Finanzteam so einfach wie möglich und für die Prüfer so sicher wie möglich zu gestalten. Wir haben eine Lösung entwickelt, die große Datenmengen verarbeitet, die Daten sicher hält und die Zahlen in Echtzeit zur Verfügung stellt. Jetzt kann sich der Kunde auf sein Wachstum konzentrieren, ohne sich Gedanken über manuelle Fehler oder Verzögerungen am Monatsende machen zu müssen.

Kiryl Drabysheuski Leitung von ERP-Beratern

Verwendete Technologien

Odoo

Python

JavaScript

PostgreSQL

Docker

Prometheus

Grafana

Git

GitHub

Team

Projektmanager

Business-Analyst

QA-Ingenieur

Odoo-Entwickler

Ergebnis

Projektdauer

September - Dezember 2024

Unser Team hat die vollständige Lösung in weniger als 12 Wochen geliefert. Innerhalb des ersten Monats der Produktionsnutzung hat das Finanzteam Verkürzung der Abstimmungszeit um 50%was ihnen mehr als 20 zusätzliche Stunden pro Woche für strategische Analyse und Planung. Der Monatsabschluss wird nun schneller und ohne manuelle Rückstände oder Verzögerungen bei der Berichterstattung abgeschlossen.

Die Genauigkeit hat stark zugenommen. Die automatisierte Buchung hat Reduzierung der manuellen Eingabefehler um 80%, und über 95% der Auszugszeilen werden jetzt direkt vom Import in das Hauptbuch übertragen ohne menschliche Eingaben. Das System verarbeitet täglich 5.000-20.000 Transaktionen in 3-5 Minuten und Stresstests mit 100.000 Zeilen in weniger als 15 Minuten.

Die tägliche Transparenz der Barmittel hat die Entscheidungsfindung der Führungskräfte verbessert, und das interne Feedback des Finanzteams war durchweg positiv. Der Kunde verlängerte den Auftrag für zusätzliche ERP-Automatisierungsarbeiten, und das System läuft weiterhin in der Produktion mit laufender Unterstützung von Innowise.

Inhaltsübersicht

Engpässe im Arbeitsablauf mit Odoo beseitigen

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Wir vereinbaren einen Termin, um das Angebot gemeinsam zu besprechen und alle Details festzulegen.

Abschließend unterzeichnen wir den Vertrag und starten umgehend mit der Umsetzung Ihres Projekts.