KSeF-Integrationsdienste

Was ist KSeF, und warum integrieren sich Unternehmen damit?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist Polens nationales System für die elektronische Rechnungsstellung, das ab 2026 von allen Mehrwertsteuerzahlern genutzt werden soll. Das KSeF wird vom Finanzministerium verwaltet, und Rechnungen, die nach Ablauf der Frist erstellt werden, verlieren ihre Rechtsgültigkeit, und die Person, die sie ausgestellt hat, wird mit Geldstrafen belegt.

Können Sie KSeF in unser ERP- oder Buchhaltungssystem integrieren?

Ja, wir erstellen KSeF-Konnektoren für SAP, MS Dynamics 365, Odoo, benutzerdefinierte ERP-Systeme und auf Excel basierende Buchhaltungsworkflows. Unser Middleware-Ansatz passt sich an Ihre bestehende Infrastruktur an und erfordert keinen Austausch oder Neuaufbau eines Teils davon. Daher sind keine zusätzlichen Kosten für die Anbindung von KSeF an Ihr bestehendes System erforderlich.

Unterstützen Sie die Fakturierung und Automatisierung von großen Mengen?

Ja, unsere KSeF-Integrationen können den FA(3)-Rechnungserstellungsprozess vollständig automatisieren, einschließlich der Zusammenstellung und Einreichung von Rechnungen sowie der Abfrage von Eingangsrechnungen. Dadurch sind bei keinem dieser drei Schritte manuelle Prozesse erforderlich. Unsere unternehmenstaugliche Integrationsarchitektur ist so konzipiert, dass sie auf einen Rechnungsdurchsatz auf Unternehmensebene skaliert und gleichzeitig eine Echtzeitverarbeitung über mehrere juristische Personen hinweg ermöglicht.

Wie handhaben Sie die Sicherheit und Authentifizierung für KSeF?

Wir bieten eine Token-basierte Authentifizierung über die offizielle KSeF-API sowie eine Zertifikatsverwaltung und verschlüsselte Schlüsselspeicherung in jeder Phase des Integrationsprozesses. Alle Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt, und der Zugriff auf alle Endpunkte von KSeF wird auf der Grundlage Ihrer Berechtigungsstufe gemäß den internen Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens kontrolliert.

Wie lange dauert eine typische KSeF-Integration?

Der Zeitrahmen für die Integration hängt von den architektonischen Anforderungen Ihres ERP-Systems sowie von der Komplexität Ihrer Daten und der Anzahl der zu integrierenden Rechtspersonen ab. Einfache Integrationen können innerhalb weniger Wochen in Betrieb genommen werden, während Integrationen, die einen höheren Grad an Komplexität erfordern (z. B. Lösungen auf Unternehmensebene), in der Regel 2 bis 4 Monate in Anspruch nehmen. Da die KSeF-Integration ab dem Jahr 2026 verpflichtend sein wird, ist es am sinnvollsten, jetzt mit der Prüfung Ihres Systems zu beginnen.