Korzyści, przypadki użycia i strategie wdrażania chatbotów ERP AI

Kierownik działu Big Data i AI9 min

Kluczowe wnioski

Chatboty ERP AI sprawiają, że złożone zadania ERP stają się dziecinnie proste, dzięki natychmiastowym odpowiedziom i zautomatyzowanym przepływom pracy.
Podstawowe funkcje obejmują bezpieczną integrację, zapytania w języku naturalnym, proaktywne alerty i wsparcie oparte na rolach.
Wszyscy wielcy gracze, od produkcji po finanse, używają chatbotów do przyspieszania codziennych zadań, zwiększania dokładności i podejmowania decyzji.
Istnieją klucze do udanego wdrożenia: identyfikacja wąskich gardeł, uruchomienie pilotów, szkolenie użytkowników i udoskonalanie poprzez monitorowanie.
Powszechne wyzwania, takie jak bezpieczeństwo danych, starsze systemy i adopcja, są możliwe do opanowania dzięki silnym barierom ochronnym i zarządzaniu zmianami.

Systemy ERP mają pozornie nieograniczony potencjał, ale wiele firm wciąż ma trudności z wyciśnięciem z nich maksymalnej wartości. Nawet po wdrożeniu systemu ERP pracownicy mogą tracić niezliczone godziny na wyszukiwanie danych, menedżerowie czekają na opóźnione raporty, a zespoły IT obsługują zgłoszenia, które powinny być zautomatyzowane. Tworzy to tygiel tarć i frustracji, który ostatecznie spowalnia działalność firmy.

Być może się tego spodziewałeś, ale w tym miejscu potajemnie (mrugnięcie okiem) sugerujemy gotowe i spakowane rozwiązanie... Boty ERP AI (ta-dah!) całkowicie zmieniają sposób interakcji użytkowników z ich systemami. Zamiast nawigować po pulpitach nawigacyjnych, użytkownicy mogą zamiast tego zadawać pytania w prostym, codziennym języku i pozostawić pracę botów. Niezależnie od tego, czy chodzi o szybkie uzyskiwanie raportów, uruchamianie przepływów pracy czy uzyskiwanie dostępu do potrzebnych danych. Szybkość ta prowadzi do bardziej świadomych decyzji, lepszych procesów i uwalnia czas na ważniejsze zadania.

Nie możemy przypisywać sobie zasług za wprowadzenie branży w to zjawisko; firmy stale wdrażają asystentów ERP opartych na AI w wielkim stylu. Według Gartner, Do 2026 roku 40% aplikacji korporacyjnych będzie zawierać agentów AI specyficznych dla zadań, w porównaniu z mniej niż 5% w 2025 roku. Dla liderów jest jasne: konwersacyjny AI staje się niezbędny. Firmy, które nie ustalą strategii w ciągu najbliższych 6-12 miesięcy, ryzykują pozostanie w tyle za tymi, które już przyjęły AI do podejmowania decyzji w zakresie ERP. Stagnatorzy po prostu nie są w stanie dorównać wydajności i szybkości oferowanej przez to rozwiązanie.

W tym artykule omówię, jak działają chatboty ERP AI, jaką wymierną wartość przynoszą, gdzie zyskują na popularności w różnych branżach oraz praktyczne strategie ich skutecznego wdrażania.

Czym jest chatbot ERP AI?

Zacznijmy od zdefiniowania tego terminu, bo zaraz zrobi się sucho (czyści gardło). An ERP AI chatbot ito asystent konwersacyjny wbudowany w system planowania zasobów przedsiębiorstwa. Wykorzystuje przetwarzanie języka naturalnego, aby zrozumieć intencje użytkownika, pobierać lub aktualizować dane ERP w czasie rzeczywistym i automatyzować rutynowe zadania w zakresie finansów, łańcucha dostaw, sprzedaży i HR.

W praktyce działa jako rozszerzenie już znanych narzędzi; pracownicy wchodzą z nim w interakcję za pośrednictwem interfejsu ERP, aplikacji internetowych lub mobilnych, Slack lub Microsoft Teams. Za kulisami łączy się za pośrednictwem bezpiecznych interfejsów API, wymusza uprawnienia oparte na rolach i rejestruje każde działanie w celu audytu i zgodności. Podsumowując, dzięki temu dane i działania ERP są na wyciągnięcie ręki, przy jednoczesnym zachowaniu kontroli klasy korporacyjnej.

Oto codzienny przykład: Menedżer sprzedaży jest zalogowany do aplikacji Teams i chce poznać kwartalny pipeline, przefiltrowany według regionu. Za pomocą kilku dotknięć wysyła żądanie, a kilka sekund później raport jest wypełniany na ekranie. Co więcej, bot ERP AI oferuje regularne odświeżanie informacji w każdy poniedziałek rano. Błogość.

Główne cechy chatbota ERP opartego na AI

Teraz, gdy zdefiniowaliśmy, czym jest Chatbot ERP przyjrzyjmy się funkcjom, które sprawiają, że są one skuteczne w codziennej działalności. Funkcje te pomagają pracownikom szybciej znajdować informacje, automatyzować rutynowe zadania i utrzymywać płynność operacji biznesowych.

Zautomatyzowany dostęp do danych. Asystent agenta zapewnia zespołowi natychmiastowe odpowiedzi z systemu ERP. Zamiast przeklikiwać się przez wiele ekranów, mogą zapytać o poziom zapasów, status płatności lub historię klienta w prostym języku. Oszczędza to czas i eliminuje ręczne czynności z codziennej pracy.
Interakcje użytkownika. Korzystając z NLP i NLU, chatbot rozumie intencje, kontekst, a nawet przypadkowe sformułowania. Pracownicy mogą zadawać pytania własnymi słowami i otrzymywać jasne odpowiedzi, co sprawia, że złożone zapytania są tak proste, jak rozmowa z kolegą z zespołu.
Wspomaganie podejmowania decyzji. Asystenci agentów wykraczają poza pobieranie danych. Podkreślają trendy, sygnalizują anomalie i generują przejrzyste podsumowania, dzięki czemu menedżerowie i kadra kierownicza mogą podejmować szybsze i lepsze decyzje.
Integracja z systemem ERP. Integracje oparte na API łączą chatboty z podstawowymi modułami ERP, takimi jak finanse, HR, łańcuch dostaw i CRM. W rezultacie mają one dokładny i bezpieczny dostęp do danych w całym systemie.
Proaktywne ostrzeganie. Wykorzystanie ERP AI bot śledzi kluczowe wskaźniki i wysyła alerty w czasie rzeczywistym po przekroczeniu progów. Mogą powiadomić lidera łańcucha dostaw o niskim stanie zapasów lub oznaczyć zaległą fakturę o wysokiej wartości dla finansów.
Spersonalizowana pomoc. Bot ERP dostosowuje się do roli i codziennej rutyny każdego użytkownika. Menedżer sprzedaży może otrzymywać automatyczne raporty sprzedaży, podczas gdy dział HR może szybko pobrać salda urlopów lub listy kontrolne dotyczące wdrażania. Każda interakcja jest dostosowana i wydajna.

Zobacz, jakie powiązane usługi oferujemy

Architektura chatbota ERP AI

Przyjrzyjmy się teraz temu, co znajduje się pod maską. An ERP AI chatbot Na pierwszy rzut oka może wydawać się prosty w użyciu, ale jest zasilany przez bardzo złożoną, wielowarstwową architekturę, która utrzymuje wszystko w oczekiwany sposób.

Oto kluczowe elementy, które tworzą magię

NLP

Jest to jakby ucho i oczy agenta AI. Rozumie, co ludzie wpisują lub mówią, wyodrębnia intencje i kluczowe pola, takie jak daty, kwoty, jednostki SKU lub numery PO, i utrzymuje kontekst we wszystkich turach, aby działania następcze miały sens. Wynik staje się ustrukturyzowanym żądaniem, które ERP może wykonać.

Protokół kontekstu modelu (MCP)

Ten komponent definiuje sposób, w jaki chatboty łączą się z systemem ERP. Interfejsy API działają jak bezpieczni posłańcy, umożliwiając im pobieranie danych, aktualizowanie rekordów lub uruchamianie procesów w modułach takich jak finanse, HR lub łańcuch dostaw. Gdy poprosisz o zaległe faktury, asystent agenta przejdzie bezpośrednio do systemu ERP, pobierze aktualne dane i natychmiast je dostarczy.

Silnik AI

Silnik AI jest mózgiem chatbota. Analizuje kontekst, wykrywa wzorce i generuje rekomendacje. Na przykład, jeśli sprzedaż spada w określonym regionie, może podkreślić trend i zasugerować sprawdzenie danych dotyczących zapasów lub cen.

Interfejs użytkownika

Interfejs użytkownika to miejsce, w którym pracownicy wchodzą w interakcję z asystentem agenta, czy to wewnątrz ERP, za pośrednictwem aplikacji mobilnej, czy w narzędziach takich jak Microsoft Teams lub Slack. Niezależnie od tego, gdzie wpisują lub mówią, chatbot jest gotowy do odpowiedzi.

Warstwa zabezpieczeń

Ponieważ dane ERP są bardzo wrażliwe, warstwa bezpieczeństwa jest niezbędna. Zarządza ona uwierzytelnianiem i autoryzacją użytkowników, dzięki czemu pracownicy mają dostęp tylko do danych i działań dozwolonych przez ich role. Cała komunikacja jest chroniona za pomocą szyfrowania end-to-end.

“Chatboty AI sprawiają, że systemy ERP są inteligentniejsze i bardziej przystępne. Zamieniają dane w coś, co ludzie mogą natychmiast wykorzystać, bez konieczności znajomości systemu od podszewki. Rezultatem jest mniej opóźnień, mniej spotkań i szybsze wyniki we wszystkich obszarach”.”

Dmitry Nazarevich

Dyrektor ds. technologii

Dlaczego przedsiębiorstwa potrzebują chatbotów ERP AI?

Dlaczego więc tak wiele firm dodaje chatboty do swoich systemów ERP? Ponieważ ułatwiają one codzienną pracę. Chatboty obsługują powtarzalne zadania, upraszczają dostęp do danych i dostarczają natychmiastowych informacji, które pomagają menedżerom podejmować szybsze i bardziej świadome decyzje. Rezultatem jest większa wydajność, mniejszy wysiłek administracyjny i firma, która szybko dostosowuje się do zmian.

Zwiększona wydajność i automatyzacja

Pracownicy uzyskują odpowiedzi w ciągu kilku sekund, zamiast przeklikiwać się przez kolejne ekrany. Rutynowe przepływy pracy, takie jak sprawdzenie przesyłki, wysłanie urlopu lub zatwierdzenie zamówienia zakupu, działają w ramach prostego czatu. Oszczędność czasu przekłada się bezpośrednio na pracę strategiczną.

Dostępność 24/7

Globalne zespoły nigdy nie przestają się przemieszczać. Chatbot jest zawsze włączony, więc ludzie w dowolnej strefie czasowej mogą pobierać dane lub wykonywać zadania bez czekania na współpracowników.

Reagowanie i rozwiązywanie problemów

Bot w pierwszej kolejności zajmuje się typowymi pytaniami dotyczącymi ERP. “Jak wygenerować raport wydatków za 3 kwartał?” lub “Dlaczego moje logowanie nie działa?” otrzymują natychmiastową odpowiedź. Działy pomocy widzą mniej zgłoszeń i mogą skupić się na złożonych kwestiach.

Zmniejszenie kosztów

Automatyzacja, mniejsza liczba zgłoszeń do pomocy technicznej i prostsze wdrażanie zmniejszają koszty operacyjne. Oszczędności dotyczą wsparcia, szkoleń i czasu trwania procesów.

Lepszy wgląd w dane

Użytkownicy nietechniczni otrzymują analizy na żądanie. Możesz po prostu zapytać “Jaki był nasz koszt pozyskania klienta w zeszłym miesiącu?” i otrzymać jasną, opartą na źródłach odpowiedź. Ciekawość zamienia się w świadome działanie.

Spersonalizowane doświadczenie użytkownika

Odpowiedzi i skróty pasują do każdej roli. Dział sprzedaży widzi codzienne aktualizacje pipeline'u. HR przeskakuje do sald urlopów i list kontrolnych wdrażania. ERP jest jak osobisty asystent, a nie labirynt.

Zwiększone bezpieczeństwo

Każde żądanie przechodzi przez kontrolowany, uwierzytelniony interfejs. Dostęp oparty na rolach ogranicza to, co każdy użytkownik może zobaczyć lub zmienić, z pełnym rejestrowaniem dla audytu i zgodności.

Decyzje oparte na danych

Liderzy mogą zadawać dodatkowe pytania, zagłębiać się w szczegóły i badać trendy w czasie rzeczywistym. Dyskusje na temat strategii przebiegają szybciej, ponieważ dane są już dostępne.

Spójna komunikacja

Każdy czerpie z tego samego źródła prawdy. Chatbot zwraca znormalizowane, aktualne odpowiedzi, więc zespoły dostosowują się do faktów zamiast debatować nad wersjami.

Przypadki użycia chatbotów ERP AI dla różnych branż

Każda branża boryka się z własnymi wąskimi gardłami, takimi jak opóźnienia w produkcji lub przeciążenie danymi w finansach. Chatboty ERP AI mają na celu sprostanie tym wyzwaniom w określonym kontekście, dostosowując się do przepływów pracy i priorytetów każdego sektora. W następnej sekcji,

W poniższej sekcji przyjrzymy się, w jaki sposób sektory takie jak produkcja, handel detaliczny, opieka zdrowotna, finanse, podróże i hotelarstwo już wykorzystują chatboty do pracy i czerpią z tego korzyści.

Produkcja i łańcuch dostaw

W produkcji i logistyce, gdzie czas i widoczność mają kluczowe znaczenie, Chatboty ERP zapewniają menedżerom natychmiastowy dostęp do poziomów zapasów, statusu zamówień i harmonogramów dostawców. Mogą również sygnalizować zagrożenia, takie jak opóźnienia lub niski stan zapasów, zanim staną się one krytyczne.

Sprawdzanie poziomu zapasów w zakładach i magazynach
Śledzenie dostaw od dostawców i aktualizowanie oczekiwanych terminów
Monitorowanie wyjątków MRP i zatwierdzanie sugerowanych zamówień
Otrzymuj powiadomienia o opóźnieniach, brakach lub problemach z jakością.

Weźmy na przykład Rheem Manufacturing, największego w Ameryce Północnej producenta produktów do podgrzewania wody. Ujednolicili oni silosowe systemy za pomocą Microsoft Dynamics 365 z asystentem Copilot AI i Power BI. W rezultacie skrócenie czasu obsługi połączeń przez 14%, Zwiększyło to zadowolenie klientów, zmniejszyło liczbę eskalacji i wreszcie zapewniło przejrzyste, scentralizowane raportowanie.

Media i energia

W branży użyteczności publicznej i energetycznej chatboty są nakładane na systemy ERP, rozliczeniowe i usług terenowych w celu poprawy obsługi klienta i szybkości reakcji operacyjnej. Klienci mogą sprawdzać salda, płacić rachunki lub natychmiast zgłaszać awarie. Tymczasem zespoły terenowe uzyskują dostęp do zleceń pracy, danych zasobów i list kontrolnych bezpieczeństwa bez użycia rąk.

Pobieranie zleceń pracy, historii zasobów i list kontrolnych bezpieczeństwa
Sprawdzanie zapasów w magazynach i rezerwowanie części do zadań
Przegląd wyjątków w rozliczeniach lub procesach rozliczeniowych
Wysyłanie aktualizacji dotyczących awarii i alertów SLA dostawców

SA Power Networks, Południowoaustralijski dystrybutor energii elektrycznej korzysta z systemu S/4HANA Cloud z oprogramowaniem Joule AI wbudowanym w procesy ERP, poprawa zarówno obsługi klienta, jak i procesów wewnętrznych.

Handel detaliczny & elektroniczny

Zespoły zajmujące się handlem detalicznym i e-commerce polegają na szybkości we wszystkim, od rotacji zapasów po promocje. Chatboty ERP zapewniają pracownikom pojedynczy punkt dostępu do danych dotyczących merchandisingu, realizacji i usług. Kierownik sklepu może po prostu zapytać: “Jakie są nasze zapasy dla SKU 562 w Warszawie i Berlinie?” i uzyskać aktualne dane ERP.

Zapytanie o zapasy według SKU, sklepu lub magazynu
Śledzenie zamówień klientów i zarządzanie zwrotami
Przegląd cen i wyników promocyjnych
Bilansowanie zapasów w różnych lokalizacjach z transferem między sklepami

Vera Bradley jest tego najlepszym przykładem. Marka dodała Microsoft Copilot w Dynamics 365 Store Commerce. Współpracownicy zadają teraz pytania w języku naturalnym i otrzymują działania w czasie rzeczywistym oparte na danych ERP, Poprawa zarówno wydajności, jak i obsługi klienta.Vera Bradley | Kto korzysta z Copilot? | Historia klienta Dynamics 365

Opieka zdrowotna

Szpitale i systemy opieki zdrowotnej wykonują duże obciążenia związane z obsługą zaplecza w zakresie kadr, finansów, zaopatrzenia i zapasów. Asystenci agentów połączeni z systemem ERP upraszczają te procesy, dzięki czemu personel może poświęcić więcej czasu na opiekę nad pacjentami.

Sprawdź listę płac, świadczenia lub szczegóły harmonogramu.
Składanie i zatwierdzanie zapotrzebowań na dostawy
Śledzenie zapasów leków krytycznych
Przegląd budżetów i wydatków działów

Wyraźnym przykładem jest Northwell Health. Organizacja wdrożyła Oracle Digital Assistant z Fusion Cloud HCM, aby zmodernizować HR dla 85 000 pracowników. Oni cięcie biletów HR przez 40%, trafienie 94% udział w szkoleniu w ciągu siedmiu miesięcy i zarejestrował 2,5 miliona pobrań przewodnika w aplikacji.

Edukacja

Uczelnie i dostawcy szkoleń zarządzają rekrutacją, planowaniem, zarządzaniem kursami i usługami dla studentów w systemach ERP i akademickich. Asystenci agentów zmniejszają złożoność zarówno dla studentów, jak i pracowników.

Przeprowadzenie kandydatów przez rejestrację i planowanie.
Przekazywanie studentom sald czesnego lub ocen
Wspieranie pracowników przy składaniu i zatwierdzaniu wydatków
Uproszczenie zadań kadrowych i rekrutacyjnych dla wykładowców

Uniwersytet Nevada wprowadziła Workday Assistant w ramach swojej platformy Workday. Pracownicy używają go teraz na komputerach stacjonarnych i urządzeniach mobilnych do składania wniosków o urlop, przesyłania wydatków, zadań rekrutacyjnych i nie tylko.

Turystyka i gościnność

Chatboty ERP AI w branży turystycznej i hotelarskiej usprawniają zarówno obsługę gości, jak i codzienne operacje. Goście mogą obsługiwać rezerwacje, zameldować się lub wymeldować, śledzić status lotu i uzyskiwać natychmiastowe odpowiedzi poprzez prostą rozmowę. Na zapleczu zespoły zyskują ulgę od powtarzalnych zadań, a menedżerowie korzystają z płynniejszych przepływów pracy.

Obsługa rezerwacji, zameldowań i żądań konsjerża
Aktualizacje rezerwacji lub lotów w czasie rzeczywistym
Śledzenie zapasów F&B lub housekeepingu w różnych obiektach
Automatyzacja zatwierdzania faktur od dostawców i raportowania

Liderzy w branży już dokonują tej zmiany. KLM łączy swojego chatbota do obsługi klienta z SAP ERP, aby zapewnić spójne wsparcie. Marriott Wprowadza również Oracle OPERA Cloud we wszystkich obiektach i testuje wirtualnych konsjerży, takich jak RENAI do podnieść jakość obsługi gości na nowy poziom.

Bankowość i finanse

Banki i instytucje finansowe działają w oparciu o zgodność, szybkość i zaufanie. Chatboty ERP AI zapewniają zarówno klientom, jak i wewnętrznym zespołom konwersacyjny dostęp do krytycznych danych i zadań.

Sprawdzanie sald, transakcji i statusów płatności
Generowanie raportów wyjątków dla uzgodnień
Zatwierdzanie faktur i płatności w ramach limitów ról
Alerty o oszustwach powierzchniowych i kontrole zgodności z przepisami

Weźmy na przykład Bank of America's Erica jako przykład. Bot może nie siedzieć w ERP, ale śledzi wydatki, oznacza zduplikowane opłaty, monitoruje powtarzające się płatności i dostarcza przypomnienia o rachunkach. Zastępuje również karty i pobiera poprzednie transakcje.

Telekomunikacja

Firmy telekomunikacyjne działają na dużych środowiskach ERP, które obejmują rozliczenia, zaopatrzenie i operacje w terenie. Chatboty dodają warstwę konwersacyjną do tych systemów, dzięki czemu zarówno interakcje z klientami, jak i procesy wewnętrzne są szybsze i bardziej intuicyjne.

Obsługa zapytań rozliczeniowych i zadań związanych z płatnościami
Rozwiązywanie typowych problemów technicznych za pośrednictwem czatu
Dostarczanie zespołom terenowym zleceń pracy i danych inwentaryzacyjnych
Sugerowanie zoptymalizowanych planów i pakietów w oparciu o wykorzystanie.

Vodafone ilustruje tę zmianę za pomocą SuperTOBi, generatywnego asystenta AI obsługiwanego przez Microsoft Azure OpenAI. Jest już dostępny na kilku rynkach europejskich obsługuje złożone zapytania w bardziej naturalny sposób, podnosząc wskaźniki rozwiązywania problemów za pierwszym razem i zwiększanie zadowolenia klientów.

Uzyskaj natychmiastowe odpowiedzi ERP bez czekania na wsparcie.

Rozważania dotyczące wdrażania chatbotów ERP AI

Wprowadzenie AI chatbot ERP oznacza pracę z rdzeniem systemów biznesowych. Dotyka to klucza do tego, jak działają Twoje systemy i jak Twoi ludzie używają ich na co dzień. Aby to zadziałało, potrzebujesz chatbota, który pasuje do Twojej konfiguracji ERP, jasnego planu integracji i poręczy dla takich rzeczy jak bezpieczeństwo, starsze systemy i adopcja użytkowników

W następnej części omówimy, na co należy zwrócić uwagę przy wyborze chatbota, jak wdrożyć go bez bólu głowy i jakie przeszkody należy zaplanować, zanim przerodzą się one w problemy.

Wybór odpowiedniego chatbota ERP AI

Pierwszym krokiem jest podjęcie decyzji, jaki rodzaj chatbota ma sens dla Twojej firmy. W praktyce istnieją trzy główne ścieżki:

Natywny asystent od dostawcy systemu ERP. Jest to rozwiązanie wbudowane w systemy takie jak SAP, Oracle czy Dynamics. Zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i ściśle śledzi przepływy pracy, ale zwykle jest ograniczony, jeśli trzeba połączyć dane spoza ERP.
Platforma chatbota innej firmy. Narzędzia te łączą się z systemem ERP, a także innymi systemami, takimi jak CRM lub zarządzanie magazynem. Zapewniają one większą elastyczność, ale należy je starannie skonfigurować, aby zapewnić bezpieczeństwo i spójność danych.
Niestandardowa konstrukcja. Ta opcja jest w pełni dostosowana do procesów użytkownika. Zapewnia najlepsze dopasowanie, ale wymaga więcej zasobów do zbudowania i utrzymania.

Gdy już wiesz, która ścieżka jest odpowiednia, następnym krokiem jest ocena opcji dostępnych na rynku. Kluczowe rzeczy, na które należy zwrócić uwagę to:

Możliwości integracji. Chatbot powinien dobrze współpracować z modułami i aplikacjami ERP. Stabilne interfejsy API lub konektory są koniecznością, niezależnie od tego, czy korzystasz z SAP, Dynamics, NetSuite czy Odoo.
AI i umiejętności językowe. Powinien on rozumieć sposób, w jaki ludzie faktycznie rozmawiają o danych, a nie tylko dopracowane zapytania. Dobry dostawca pokaże ci bota pracującego z twoimi własnymi danymi, a nie zainscenizowany skrypt.
Skalowalność i bezpieczeństwo. Zwróć uwagę na zdolność do obsługi tysięcy zapytań bez opóźnień, przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa danych dzięki odpowiedniemu szyfrowaniu, kontroli dostępu i certyfikatom, takim jak SOC 2 lub ISO 27001.
Wiedza specjalistyczna w danej dziedzinie. Dostawca, który już zna Twoją branżę, znacznie szybciej doprowadzi Cię do wartości. Chatbot finansowy wygląda zupełnie inaczej niż chatbot produkcyjny.

Wybierz dostawcę, który jest w stanie udowodnić, że działa z Twoją konfiguracją ERP. Jeśli są w stanie zademonstrować integrację na żywo, ścieżki audytu i rzeczywiste testy porównawcze, masz do czynienia z asystentem agenta, który może rozwijać się wraz z Tobą, a nie takim, który zatrzymuje się po pilotażu.

Kroki integracji

Wdrażanie AI chatbot ERP nie jest czymś, co włącza się z dnia na dzień. Najlepsze wyniki osiąga się, wykonując krok po kroku, testując w miarę postępów i utrzymując ludzi w centrum tego wszystkiego. Oto jak zazwyczaj wygląda ten proces.

Identyfikacja bolączek i definiowanie celów

Zacznij od prawdziwych wąskich gardeł: opóźnień, które frustrują pracowników, procesów, które regularnie zawodzą lub kolejek IT, które nigdy się nie zmniejszają. Porozmawiaj bezpośrednio z kierownikami działów, aby zidentyfikować zadania o wysokiej częstotliwości i zmierzyć, ile czasu jest tracone. Następnie należy wyznaczyć konkretne cele, takie jak zmniejszenie liczby zgłoszeń do działu pomocy technicznej IT o 40% lub skrócenie czasu pobierania raportów z dziesięciu minut do dziesięciu sekund. W Innowise używamy tych benchmarków, aby kierować zarówno projektowaniem, jak i oceną, upewniając się, że chatbot zapewnia wymierne wyniki zamiast niejasnych ulepszeń.

Programy pilotażowe i weryfikacja koncepcji

Wybierz dział lub przepływ pracy z jasnym zakresem i możliwym do zarządzania ryzykiem, takim jak wnioski o urlop HR lub kontrole zapasów. W Innowise często rozpoczynamy pilotaże w trybie cienia, w którym asystent agenta działa cicho w tle i rejestruje potencjalne odpowiedzi bez interakcji z użytkownikami. Takie podejście pozwala nam dopracować dokładność i wykryć luki w integracji przed uruchomieniem. Spostrzeżenia z tej fazy są bezpośrednio wykorzystywane do udoskonalania przepływów konwersacyjnych, kontroli bezpieczeństwa i ogólnego doświadczenia użytkownika.

Szkolenie i zarządzanie zmianą

Nawet najlepszy chatbot zawiedzie bez wdrożenia. Wdrożenie powinno obejmować proste, praktyczne szkolenie, które pokaże pracownikom, w jaki sposób asystent agenta ułatwia im pracę. Krótkie prezentacje wideo, wskazówki w aplikacji i skrócone przewodniki działają lepiej niż grube instrukcje.

Zalecam również wyznaczenie mistrzów zespołu, którzy wcześnie korzystają z bota, dzielą się historiami sukcesu i pomagają współpracownikom budować zaufanie. Jasna komunikacja na temat tego, co chatbot może zrobić i w jaki sposób wnosi wartość dodaną, jest równie ważna jak sama technologia.

Ciągłe monitorowanie i doskonalenie

Start nie jest linią mety. Śledź wykorzystanie, wskaźniki rozwiązywania i zadowolenie pracowników, aby zobaczyć, jak asystent agenta działa w rzeczywistych warunkach. Obserwuj, gdzie dostarcza wartość, a gdzie ma trudności. Nasz zespół konfiguruje regularne cykle przeglądu z pulpitami analitycznymi, aby dostosować podpowiedzi, rozszerzyć zasięg i poprawić dokładność. Stopniowe wprowadzanie nowych modułów ERP gwarantuje, że chatbot pozostanie niezawodny, rozwijając się wraz z firmą.

Pokonywanie wyzwań związanych z wdrożeniem chatbota ERP AI

Nawet z solidnym planem, wprowadzenie chatbota AI do środowiska ERP nie jest pozbawione przeszkód. Największe wyzwania koncentrują się wokół bezpieczeństwa danych, starszych systemów i adaptacji pracowników. Jednak z każdym z nich można sobie poradzić przy odpowiednim podejściu.

Obawy dotyczące prywatności i bezpieczeństwa danych. Dane ERP są wrażliwe, więc asystent agenta potrzebuje takich samych zabezpieczeń jak sam system. Oznacza to ścisłe uprawnienia oparte na rolach, jednokrotne logowanie i pełne dzienniki tego, kto co zrobił. Szyfrowanie powinno być standardem, a certyfikaty takie jak SOC 2 lub ISO 27001 dają dodatkową pewność. Nasi eksperci często dodają dodatkową warstwę, taką jak redagowanie danych osobowych, zanim AI je zobaczy. W ten sposób użytkownicy otrzymują przydatne odpowiedzi bez ujawniania prywatnych danych.
Integracja ze starszymi systemami. Wiele systemów ERP działa na niestandardowych konfiguracjach, które nie współpracują z nowoczesnymi interfejsami API. Zastąpienie ich z dnia na dzień rzadko wchodzi w grę. Oprogramowanie pośredniczące lub RPA może działać jako pomost, umożliwiając chatbotowi pobieranie i aktualizowanie danych bez przerywania istniejących przepływów pracy. Nasze zespoły często odzwierciedlają reguły biznesowe w tych konektorach, dzięki czemu asystent agenta przestrzega walidacji i logiki publikowania, zapewniając bezpieczeństwo operacji przy jednoczesnej stopniowej modernizacji stosu.
Przyjęcie przez użytkowników. Nawet najmądrzejszy asystent agenta zawodzi, jeśli ludzie mu nie ufają. Niezdarne pierwsze wrażenie może szybko zabić impet. Sposobem na obejście tego jest rozpoczęcie od małych, codziennych zwycięstw: sprawdzanie zapasów, resetowanie haseł lub wyciąganie raportu o stanie w ciągu kilku sekund. Buduj zaufanie krok po kroku. Lekkie szkolenia pomagają, ale najlepsze wyniki uzyskuje się, gdy pierwsi użytkownicy w firmie dzielą się swoimi zwycięstwami i zachęcają innych.

Zapomnij o arkuszach kalkulacyjnych. Poproś chatbota ERP o dane na żywo.

Współpraca z firmą oferującą chatboty ERP AI

Masz teraz plan, kroki i typowe pułapki. Jednak przekształcenie tego w rzeczywiste, codzienne wyniki wymaga partnera, który może odpowiednio zintegrować asystenta agenta z ERP, dostosować AI do języka biznesowego i pokierować przyjęciem, aby ludzie nadal z niego korzystali. Innowise łączy głęboką wiedzę z zakresu ERP z praktycznymi rozwiązaniami AI. Pomogliśmy firmom w analizie powierzchni poprzez chatboty konwersacyjne i wdrożone platformy ERP na dużą skalę. Nasze zespoły projektują architekturę, łączą bezpieczne interfejsy API, stosują kontrole i audyty oparte na rolach oraz szkolą użytkowników, aby asystent agenta stał się naturalną częścią codziennej pracy.

Philip Tikhanovich

Lider konsultantów ERP

Philip skupia się na wszystkich kwestiach związanych z danymi i AI. To on zadaje właściwe pytania na wczesnym etapie, wyznacza silną wizję techniczną i upewnia się, że nie tylko budujemy inteligentne systemy - budujemy właściwe, dla prawdziwej wartości biznesowej.

Czytaj więcej

Spis treści

Skontaktuj się z nami

Umów się na rozmowę lub wypełnij poniższy formularz, a my odezwiemy się do Ciebie po przetworzeniu Twojego zgłoszenia.

Nazwa

Firma

E-mail

Telefon

Wiadomość

Wyślij nam wiadomość głosową

Załącz dokumenty

Prześlij plik

Można załączyć 1 plik o rozmiarze do 2 MB. Prawidłowe formaty plików: pdf, jpg, jpeg, png.

Klikając "Wyślij", wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez Innowise zgodnie z naszą Polityką Prywatności w celu przekazania Ci odpowiednich informacji. Podając numer telefonu, zgadzasz się na kontakt za pośrednictwem połączeń głosowych, SMS-ów lub komunikatorów. Mogą obowiązywać opłaty za połączenia, wiadomości i transmisję danych.

Możesz także wysłać swoje zapytanie
na adres contact@innowise.com

Co dalej?

Po otrzymaniu i przetworzeniu zgłoszenia skontaktujemy się z Tobą, aby szczegółowo opisać projekt i podpisać umowę NDA w celu zapewnienia poufności.

Po przeanalizowaniu Twoich potrzeb i oczekiwań, nasz zespół opracuje propozycję projektu z zakresem prac, wielkością zespołu, czasem i szacunkowymi kosztami.

Zorganizujemy spotkanie w celu omówienia oferty i ustalenia szczegółów.

Na koniec podpiszemy umowę, błyskawicznie rozpoczynając pracę nad projektem.