Voorbeelden en use cases van robotische procesautomatisering

5 sep 2025 20 min gelezen

De meeste bedrijven hoeven er niet van overtuigd te worden dat inefficiëntie een probleem is. Ze zien het elke dag. Personeel verspilt uren aan het invoeren van gegevens. Kritische processen zijn afhankelijk van copy-paste workarounds. Systemen die niet synchroon lopen en teams die dit handmatig compenseren. Het is geen eenmalig probleem. Het is structureel.Robotisering van processen (RPA) biedt een praktische manier om herhaalbare workflows op te lossen in allerlei domeinen, zoals financiën, HR, supply chain, claims en customer ops. Je definieert de logica, verbindt de systemen en laat de software zijn werk doen.Volgens Deloitte's Intelligente automatisering verslag vanaf 2022, 74% van de organisaties had RPA al geïmplementeerd, en meer dan de helft schaalde het afdelingen (tegenover slechts 13% vijf jaar eerder). Zelfs toen was het al ver in de uitrolmodus.En het is niet langzamer gegaan. De RPA-markt was iets meer dan $3 miljard in 2023en het is op weg om $13 miljard tegen 2030. Wat klopt: je krijgt dat soort groei niet tenzij mensen echt rendement zien en niet alleen licenties kopen.De kloof tussen "we hebben RPA geprobeerd" en "RPA heeft ons bedrijf getransformeerd" komt meestal neer op implementatie. Deze gids brengt in kaart wanneer je RPA moet gebruiken (per branche en per functie) zodat je het vanaf het begin goed kunt aanpakken en de ROI kunt zien.

Belangrijkste opmerkingen

RPA is geen wondermiddelmaar het is de snelste manier om laagwaardig werk te elimineren.
De beste RPA-gebruiksgevallen gebeuren op het kruispunt van volume, structuur en voorspelbaarheid.
RPA schittert in alle sectorenen de echte kracht zit in de dagelijkse workflows. Facturen matchen, claims afhandelen, onboarding, ticket triage - deze zijn niet flitsend, maar ze bewegen de naald.
Automatiseer het proces dat je al begrijptniet degene die je nog steeds probeert te repareren.
Voor het schalen van RPA is meer nodig dan bots; je hebt eigenaarschap, governance en een duidelijk stappenplan nodig.

Wat is robotische procesautomatisering (RPA) en wat zijn goede use cases?

RPA is in theorie eenvoudig: softwarebots bootsen de manier na waarop mensen omgaan met digitale systemen. Ze klikken op knoppen, kopiëren gegevens, vullen formulieren in, versturen e-mails, halen records op - alles wat een voorspelbaar patroon volgt. Wat het krachtig maakt, is de schaal. Deze bots kunnen 24 uur per dag, 7 dagen per week werken, op verschillende platforms, zonder in te boeten aan snelheid of nauwkeurigheid.

Wat RPA onderscheidt van traditionele automatisering is dat het geen diepgaande systeemintegratie of API-toegang nodig heeft. Het kan bovenop bestaande systemen werken (webapps, desktoptools, ERP's, CRM's) door interactie met de interface, net zoals een mens dat zou doen. Dat is een belangrijke reden waarom veel bedrijven eerst voor RPA kiezen voordat ze zich op complexere digitale transformatieprojecten storten.

"Met RPA kunnen we resultaten behalen zonder te wachten op grote systeemveranderingen. Als twee platforms niet integreren, is dat prima: de bot overbrugt de kloof. Het is vaak de snelste manier om gebroken processen te repareren zonder de core tech stack aan te raken."

Dmitry Nazarevich

CTO bij Innowise

Niet elke taak is geschikt voor automatisering. Sommige processen lijken in eerste instantie goede kandidaten. Totdat je je realiseert dat ze vol edge cases zitten, menselijk oordeel vereisen of te vaak veranderen om het onderhouden waard te zijn. In de loop der jaren heb ik geleerd om de patronen te herkennen van een goede use case voor automatisering van robotische processen. Dit is waar je naar moet zoeken:

Hoge volumes, repetitieve taken

Als iemand honderden keren per week dezelfde klikken en toetsen indrukt, kan een bot dat waarschijnlijk sneller en betrouwbaarder. Denk aan het invoeren van factuurgegevens, het valideren van claims of het kopiëren van gegevens tussen systemen.

Duidelijk gedefinieerde, op regels gebaseerde logica

RPA denkt niet, maar volgt instructies. Het ideale proces heeft goed gedocumenteerde regels en beslispunten (bijv. "Als veld A X is, stuur het dan naar team B"). Als er onderbuikgevoelens of genuanceerde redeneringen aan te pas komen bij de workflow, dan is het waarschijnlijk niet geschikt.

Minimale variatie en uitzonderingen

Processen met te veel randgevallen hebben de neiging om stuk te lopen op automatisering. Als 90% van je taken hetzelfde patroon volgen en de resterende 10% menselijke handelingen vereisen, dan is dat werkbaar. Als voor elk derde geval een handmatige overschakeling nodig is, kunt u het proces beter eerst optimaliseren.

Consistente invoerformaten

Bots kunnen het beste overweg met gestructureerde gegevens: spreadsheets, PDF's met een consistente lay-out of databasebestanden. Als je invoer handgeschreven is, verspreid is over e-mails of sterk varieert in structuur, dan heb je voorbewerking of AI bijstand.

Systeemoverschrijdende workflows

Een van de beste gebruikssituaties voor automatisering van robotica is het aan elkaar koppelen van systemen die niet van nature integreren. Bots kunnen inloggen in je CRM, klantgegevens ophalen, die gegevens in je ERP invoeren en een bevestiging e-mailen. Geen ontwikkelingstijd nodig.

Stabiele, goed gedocumenteerde processen

Als het proces elke maand verandert, wordt het onderhouden van de bot een fulltime baan. De meeste ROI komt van het automatiseren van volwassen, voorspelbare workflows waarbij de stappen waarschijnlijk niet van de ene op de andere dag zullen veranderen.

Als je team nog steeds kopieert tussen systemen, is het tijd om te stoppen.

Gebruiksscenario's van automatisering van robotprocessen in verschillende sectoren

Er is een reden waarom RPA aanslaat in hele sectoren: de problemen die het oplost zijn niet uniek voor één sector. Repetitieve taken, losgekoppelde systemen, inconsistente gegevens en dure handmatige workarounds komen overal voor, van ziekenhuizen tot magazijnen tot callcenters. Wat verandert is de context.

Hieronder vindt u een overzicht van hoe RPA wordt gebruikt in verschillende sectoren. Voor sommige zijn we dieper ingegaan in speciale posts (gelinkt waar beschikbaar) met echte voorbeelden en inzichten in de implementatie.

Industrie	Hoogwaardige RPA-gebruiksgevallen
Detailhandel & distributie	Inkooporderverwerking, voorraadafstemming, traceren van zendingen, onboarding van leveranciers
Gezondheidszorg	Verwerken van declaraties, intake van patiënten, plannen van afspraken, verifiëren van verzekeringen
Bankieren en financiën	KYC-controles, verwerking van leningen, afstemming, wettelijke rapportage
Logistiek	Routeplanning, vrachtfacturering, douanedocumentatie, onboarding van vervoerders
Productie	Beheer van productieorders, bijwerken van BOM's, nalevingscontroles, communicatie met leveranciers
Verzekering	Claimvalidatie, polisupdates, offertes maken, regelgevende documenten indienen
Telecom	Klantregistratie, factureringsupdates, SIM-swaps, planwijzigingen
Automotive	Garantieclaims, VIN-registratie, volgen van naleving, bijwerken van leveranciersgegevens

RPA-gebruiksgevallen in de toeleveringsketen

Supply chain management staat of valt met timing en nauwkeurigheid. Maar als je te maken hebt met meerdere leveranciers, fluctuerende voorraden en regiospecifieke logistiek, wordt het snel een rommeltje. Dat is waar RPA zijn waarde bewijst door de handoffs tussen systemen aan te scherpen en uitzonderingen te signaleren voordat ze een sneeuwbaleffect krijgen.

Bots kunnen bijvoorbeeld voorraadniveaus in realtime controleren en automatisch nabestellingen triggeren wanneer ingestelde drempels worden bereikt. Ze kunnen facturen van leveranciers valideren aan de hand van leveringsrecords, PO's matchen en ERP-gegevens bijwerken zonder handmatige tussenkomst. Bij integratie met systemen voor het volgen van zendingen kan RPA statusupdates genereren en waarschuwingen sturen bij vertragingen of afwijkingen. Het resultaat is minder stockouts, snellere inkoopcycli en meer controle over fulfillment workflows.

RPA-gebruiksgevallen in de gezondheidszorg

In de gezondheidszorg staat administratieve rompslomp de daadwerkelijke zorgverlening vaak in de weg. Personeel besteedt uren aan het opnieuw invoeren van gegevens tussen systemen, het nazoeken van papierwerk en het verifiëren van verzekeringen - dit alles onder druk om fouten te verminderen en compliant te blijven.

RPA biedt een manier om te automatiseren die routinematige, op regels gebaseerde interacties. Bots kunnen intakeformulieren voor patiënten afhandelen, verzekeringsgegevens in realtime valideren, afspraken inplannen op basis van beschikbaarheid van zorgverleners en factureringsfouten signaleren voordat declaraties worden ingediend.

Aan de klinische kant kan RPA ondersteuning bieden bij het invoeren van labresultaten, het routeren van documenten en het genereren van controletrajecten. Het werkt samen met EHR-systemen om wrijving te verminderen en personeel vrij te maken voor werk van hogere waarde.

RPA-gebruiksgevallen in het bank- en financiewezen

Banken en financiële instellingen hebben te maken met een unieke double bind: ze moeten hun activiteiten opschalen en tegelijkertijd de compliance strak naleven. De meeste backofficeteams verdrinken nog steeds in papierzware workflows: verwerking van leningen, onboarding van klanten, risicocontroles en reconciliaties.

RPA helpt door te standaardiseren en te versnellen deze workflows. Bots kunnen automatisch formulieren invullen voor KYC, achtergrondcontroles uitvoeren op basis van sanctielijsten en gegevens uit meerdere systemen samenvoegen tot één onboardingrapport. Aan de financiële kant kunnen bots duizenden transacties van verschillende rekeningen met elkaar in overeenstemming brengen, mismatches markeren en uitzonderingsrapporten genereren. En dat alles met gedetailleerde auditlogs. Ze kunnen zelfs helpen bij het indienen van regelgevende documenten door gegevens te verzamelen en formulieren in het juiste formaat in te vullen. Het resultaat is een snellere, schonere backoffice die meer werk afhandelt zonder dat er meer mensen nodig zijn.

RPA-gebruiksgevallen in transport en logistiek

Voor logistieke dienstverleners zijn snelheid en transparantie alles. Maar de meeste worden tegengehouden door losgekoppelde tools: één voor vlootbeheer, een andere voor tracking en een derde voor facturering. Elke handmatige update zorgt voor vertraging en het risico op fouten.

Met RPA kunnen deze kloven automatisch worden overbrugd. Bots kunnen realtime trackinggegevens ophalen van carrierportals, zendingsstatussen bijwerken in klantgerichte systemen en waarschuwingen genereren als leveringen buiten de SLA-vensters vallen. Intern kunnen ze de ladingplanning, douanedocumentatie en zelfs het onboarding van chauffeurs regelen door referenties op te halen uit overheidsdatabases en TMS- of HR-systemen te vullen. Dat maakt het hele systeem voorspelbaarder.

RPA-gebruiksgevallen in productie

Productieprocessen bestaan vaak uit complexe, gelaagde workflows waarbij één vertraging stroomopwaarts alles stroomafwaarts kan verstoren. Veel van deze kwetsbaarheid komt voort uit handmatige procesafhankelijkheden: planning, documentatie, coördinatie van leveranciers en gegevensoverdracht tussen MES-, ERP- en QA-systemen.

We hielpen een klant in de productiesector kernworkflows te automatiseren die zijn gekoppeld aan het beheer van productieorders en communicatie met leveranciers. We bouwden en implementeerden een set RPA-bots met behulp van UiPath om de inkoop van begin tot eind te automatiseren. Bots halen nu ordergegevens uit e-mails (inclusief geprinte of handgeschreven tekst via OCR), valideren prijzen en hoeveelheden en voeren alles automatisch in het ordersysteem in. Een andere set bots verwerkt facturen, vergelijkt ze met PO's en keurt ze goed of stuurt ze door ter controle. We hebben ook het volgen van verzendingen in realtime geautomatiseerd en die updates rechtstreeks in hun CRM geïntegreerd.

Hun inkoopprocessen verlopen nu 27% sneller, voorraadadministraties zijn nauwkeuriger en het team heeft een capaciteit vrijgemaakt die gelijk is aan 6 fulltime equivalenten (FTE's) - en dat allemaal zonder hun bestaande ERP-stack aan te tasten.

RPA-gebruiksgevallen in verzekeringen

Verzekeringsmaatschappijen verwerken dagelijks duizenden claims, polissen en verzoeken om klantenservice. Elk van deze interacties vereist toegang tot meerdere systemen, het verifiëren van gegevens en het genereren van documentatie.In ons werk met een grote verzekeringsklantontwikkelden we een RPA-oplossing met OCR- en ML-mogelijkheden om de intake van claims te automatiseren, gegevens uit politierapporten en medische dossiers te halen en ontbrekende of verdachte informatie in realtime te markeren. Aan de verzekeringstechnische kant verzamelden bots risicogegevens, vergeleken deze met historische claims en ondersteunden ze nauwkeurigere prijsbepaling. Dat verhoogde de nauwkeurigheid van acceptatie met 34%.We hebben ook de verwerking van afwikkelingen en nalevingscontroles geautomatiseerd, waardoor het systeem schendingen van het beleid kon signaleren, KYC-gegevens kon verifiëren en transacties kon bevriezen wanneer limieten werden overschreden. Alles bij elkaar zorgde dit voor een vermindering van de claimregistratietijd met 27% en hielp het de verzekeraar fouten, frauderisico's en blootstelling aan audits te verminderen, met behoud van volledige traceerbaarheid van de regelgeving.

RPA-gebruiksgevallen in de telecomsector

Telecomproviders hebben een van de operationeel meest complexe bedrijven die er zijn, met miljoenen accounts, hoge omloopsnelheden en strikte SLA-verplichtingen. De frontlinie is de klantenservice, maar daarachter ligt een wirwar van facturering, serviceverlening en technische ondersteuning.

RPA speelt een grote rol bij het gladstrijken van die complexiteit. Bots kunnen service-activeringen afhandelen, nummerportabiliteit tussen carriers automatiseren en factureringsupdates naar CRM- en ERP-systemen pushen. Aan de ondersteuningskant kunnen bots inkomende e-mailvragen lezen, deze classificeren op basis van intentie en antwoorden op het eerste niveau genereren of het ticket direct routeren met alle benodigde context erbij. Dit vermindert wachttijden, verbetert de consistentie en haalt de druk weg bij menselijke agenten die complexere problemen behandelen.

RPA-gebruiksgevallen in de auto-industrie

De auto-industrie heeft te maken met wereldwijde toeleveringsketens, strikte nalevingsregels en een steeds veranderende levenscyclus van producten, die allemaal afhankelijk zijn van gedetailleerde, nauwkeurige documentatie. Voeg daar de opkomst van connected vehicles en aftermarket services aan toe en de behoefte aan back-office efficiëntie wordt nog belangrijker.

RPA helpt hierbij door workflows voor productie, logistiek, garantie en dealerondersteuning aan elkaar te koppelen. Bots kunnen scorekaarten van leveranciers beheren, certificeringen van onderdelen verifiëren, controles op geschiktheid voor garantie activeren en retourautorisaties verwerken.

Aan de retailkant kunnen bots namens de koper voertuigen registreren bij de DMV en de verwerking van kortingen afhandelen. Ze zorgen voor een soepeler, veerkrachtiger operationeel model over de hele linie.

Benieuwd wat RPA voor uw bedrijf kan betekenen?

Top RPA-gebruiksgevallen en voorbeelden per functie

Laten we nu eens inzoomen op de taken die worden geautomatiseerd. Dit zijn het soort workflows die overal opduiken, of u nu in het bankwezen, de logistiek, de gezondheidszorg of de detailhandel werkt. Zie dit als uw checklist voor functionele gebruikssituaties voor RPA: wat RPA vandaag de dag realistisch gezien aankan, waar het de meeste waarde toevoegt en waar u op moet letten tijdens de implementatie.

Factuurverwerking en crediteurenadministratie

RPA is zeer geschikt voor AP-workflows, vooral wanneer factuurformaten gestandaardiseerd zijn. Bots kunnen facturen binnenhalen via e-mail of gedeelde mappen, velden extraheren (leverancier, PO-nummer, regelitems), controleren op een 3-weg match en gegevens naar het boekhoudsysteem pushen.

Pro tip: Controleer uw factuurformaten voordat u overgaat tot automatisering. Als leveranciers allerlei verschillende indelingen of talen gebruiken, moet je RPA misschien combineren met OCR of intelligente documentverwerking (IDP). En breng altijd de afhandeling van uitzonderingen in kaart. Niet elke factuur komt perfect overeen en onopgeloste uitzonderingen kunnen zich rustig opstapelen als er geen duidelijk escalatiepad is.

En begin met het automatiseren van alleen de "schone" facturen - de facturen die geen menselijke controle nodig hebben. Breid dit dan geleidelijk uit. Ga niet all-in op de eerste dag.

Gegevensinvoer en gegevensmigratie

Wanneer een team gegevens kopieert van het ene systeem naar het andere (CRM naar ERP, spreadsheets naar database, tool A naar tool B), is dat een kans voor RPA. Bots blinken uit in dit soort regelgestuurde, gestructureerde bewegingen.

Maar dit is wat mensen vergeten: gegevenskwaliteit is belangrijk. Garbage in, garbage out: als je brongegevens inconsistent zijn of vol verborgen afhankelijkheden zitten, zal de bot die fouten op schaal herhalen. Ik heb klanten gezien die probeerden hun oude gegevens te migreren met automatisering, om er halverwege achter te komen dat de helft van de waarden verouderd of verkeerd gelabeld was.

Pro tip: Koppel uw RPA-initiatief aan een lichtgewicht controle van de gegevenskwaliteit. U hebt geen volledig MDM-programma nodig. Zelfs het markeren van ontbrekende waarden of abnormale patronen kan later al hoofdpijn besparen.

Automatisering van klantenservice en IT-helpdesk

RPA-bots kunnen klantenserviceteams sneller en consistenter maken. Een bot kan inkomende support e-mails scannen, categoriseren, relevante klantgegevens toevoegen en ofwel een gesjabloneerd antwoord sturen of het geval naar de juiste agentwachtrij routeren.

Bots schitteren als je herhaalbare scenario's hebt: statuscontroles van bestellingen, vragen over facturering en accountresets. Bots lossen geen randgevallen op, maar ze ruimen de bulkwachtrij op en verlagen de SLA's drastisch.

Pro tip: Laat bots geen complexe of emotioneel geladen tickets beantwoorden. Vuistregel: als de toon van een klant boos, verward of paniekerig is, escaleer dan naar een mens. Verbrand geen goodwill aan automatisering die robotachtig aanvoelt.

Dezelfde aanpak werkt voor IT-helpdesks. De meeste tickets zijn repetitief (wachtwoordinstellingen, software-installaties, toestemmingswijzigingen) en bots kunnen ze onmiddellijk afhandelen, zodat het IT-team zich kan bezighouden met de echte technische uitdagingen. Geïntegreerd met ITSM-platforms zoals Jira of ServiceNow, kunnen bots ticketgegevens controleren, bekende problemen oplossen of escaleren met context voor een naadloos hybride ondersteuningsmodel.

Pro tip: Begin met het resetten van wachtwoorden en het verschaffen van toegang, omdat dit weinig risico's met zich meebrengt, veel geld kost en direct rendement oplevert. Breid je na verloop van tijd uit naar complexere automatiseringen.

Orderverwerking en uitvoering

Order-to-cash omvat een keten van afhankelijke stappen: orderontvangst, verificatie, voorraadtoewijzing, facturatie, verzending en soms retouren. Een gemiste stap kan een vertraagde verzending of zelfs een gemiste verkoop betekenen.

RPA kan helpen om al deze stappen in verschillende systemen met elkaar te verbinden. Bots kunnen bestellingen valideren, SKU's controleren, fulfillment workflows in gang zetten, het CRM bijwerken en klanten op de hoogte stellen, allemaal zonder menselijke tussenkomst.

Pro tip: Kijk uit voor edge-case logica. Kortingen, bundels of bestellingen voor meerdere regio's kunnen lastig worden als je regels niet waterdicht zijn. Ik raad aan om de top 80% van ordertypes in kaart te brengen en daar te beginnen. Bouw modulaire bots waar je later nieuwe logica in kunt stoppen.

Inwerken van werknemers en HR-taken

De inwerkervaring zet de toon voor de hele levenscyclus van een werknemer. Toch is het in veel bedrijven nog steeds een rommeltje van trainingsdocumenten, e-mails en vergeten stappen. RPA-bots kunnen accounts aanmaken, trainingen toewijzen, badges aanvragen, welkomstmails versturen en HRIS-records in realtime bijwerken.

Hier is iets dat goed werkt: het bouwen van een checklist-achtige workflow met duidelijke "handoff" punten tussen bots en HR. De bot maakt bijvoorbeeld accounts aan en plant de welkomstsessie, maar de manager keurt enkele rolspecifieke tools goed. Op deze manier geef je HR de ruimte om zich te richten op cultuur en betrokkenheid in plaats van op IT-tickets.

Pro tip: Controleer altijd je onboardingproces voordat je automatiseert. De meeste bedrijven hebben hiaten waar ze zich niet eens bewust van zijn.

Naleving en regelgeving

Regelgeving is een klassiek geval van "lage complexiteit, hoge gevolgen". Je verzamelt gegevens uit meerdere systemen, controleert of ze in vooraf gedefinieerde formats passen en dient ze op tijd in. RPA is hier op maat voor gemaakt: bots kunnen de vereiste velden eruit halen, de juiste sjablonen invullen, berekeningen dubbelchecken en rapporten op tijd indienen.

Pro tip: Bouw versiebeheer en duidelijke audit trails in. Regelgevers kunnen om bewijs vragen van hoe een rapport is gegenereerd en uw botlogs moeten net zo transparant zijn als elk ander menselijk record. Vergeet ook niet over fallback-protocollen als uw ERP uitvalt of als invoergegevens te laat zijn. Wat moet de bot doen?

Wat helpt is om je bots te koppelen aan veranderingsbeheerprocessen. Als een regeling verandert, moet iemand de automatiseringslogica bijwerken. Het vroeg toewijzen van dat eigenaarschap maakt het verschil.

Loonverwerking

Voor salarisadministratie geldt een nultolerantie voor fouten. RPA helpt bij het verzamelen van timesheetgegevens, het berekenen van bruto- en nettoloon, het toepassen van inhoudingen, het genereren van loonstroken en het synchroniseren met betalingsproviders.

Pro tip: Gebruik RPA om te valideren in plaats van payroll end-to-end zelf te doen. Laat de bot bijvoorbeeld een parallelle berekening uitvoeren en afwijkingen markeren. Dit vangt menselijke invoerfouten op en beschermt tegen te lage/te hoge betalingen.

En test bots altijd tijdens een niet-kritieke cyclus (bijvoorbeeld een dummyrun halverwege de maand) voordat ze live gaan op betaaldag. Een misstap in de productie kan leiden tot een herverwerking van de salarisadministratie en dat is de nachtmerrie van elk HR-team.

Inkoop en leveranciersbeheer

Inkoop bestaat vaak uit gefragmenteerde workflows: goedkeuringen van aanvragen, vergelijkingen van offertes, verificatie van leveranciers, aanmaken van inkooporders en leveringsbevestigingen. Bots kunnen de lus tussen al deze stappen sluiten en zorgen voor snelheid en traceerbaarheid.

Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is de naleving van contracten. RPA bots kunnen inkomende facturen vergelijken met onderhandelde voorwaarden (hoeveelheden, prijzen, leveringstermijnen) en afwijkingen automatisch markeren. Dat is enorm belangrijk voor organisaties die controle proberen te krijgen over de uitgaven van hun klanten.

Pro tip: Bouw zachte goedkeuringen in. Laat de bot bijvoorbeeld de inkooporder voorbereiden, maar stuur deze naar de inkoopmanager voor een beoordeling met één klik. Zo blijft het menselijk oordeel waar nodig, zonder de boel te vertragen.

Marketingcampagnes en beheer van sociale media

Marketingteams worden vaak bedolven onder repetitief operationeel werk: berichten plannen, lijsten opschonen, nurture e-mails versturen en rapporten samenstellen. RPA kan dat allemaal voor zijn rekening nemen, en meer, zonder de creatieve kant aan te raken.

Automatisering is niet alleen voor ops; het maakt ook slimmere targeting mogelijk. Bots kunnen leads segmenteren op basis van gedrag, CRM-velden bijwerken op basis van acties of campagnes starten op basis van de levenscyclus van de klant.

Pro tip: Als u campagnes via meerdere kanalen voert, gebruik dan RPA om de rapportage te centraliseren. Zet de statistieken van Facebook, LinkedIn, Google Ads en uw e-mailtool op één dashboard. Bespaart elke week uren spreadsheetwerk.

Verdrink je al in handmatige taken? Laten we uw eerste bot bouwen en uren vrijmaken.

Financiële afstemming

Afstemming is vervelend maar cruciaal. Je vergelijkt records uit verschillende systemen (bijvoorbeeld interne grootboeken versus bankafschriften) en onderzoekt elke mismatch. RPA doet dit met chirurgische precisie: gegevens vergelijken, regels toepassen, uitzonderingen markeren en rapporten genereren.

Maar probeer niet elk reconciliatiescenario in één keer te automatiseren. Begin met veelvoorkomende, op regels gebaseerde rekeningen (bijvoorbeeld dagelijkse kasontvangsten) en breid deze dan uit naar complexere rekeningen. Log uitzonderingen ook altijd in een voor mensen leesbaar formaat. Ik heb bots fouten zien markeren zonder voldoende context om fouten te kunnen opsporen.

Pro tip: Stel bots zo in dat ze op doorlopende basis draaien (bijvoorbeeld elk uur of elke dag), niet alleen aan het einde van de maand. Dit verdeelt de werklast en maakt de maandafsluiting veel soepeler.

Schadeafhandeling in verzekeringen

Het verwerken van claims is documentair, regelgebonden en tijdgevoelig. Met andere woorden, ideaal voor RPA. Bots kunnen gegevens uit formulieren halen, de ontvankelijkheid van claims controleren, documentatie verifiëren en geldige gevallen doorsturen naar beoordelaars of gevallen met een lage waarde automatisch goedkeuren.

Vergeet niet dat de "eerste schademelding" (FNOL) de sleutel is. Als je triage direct bij de intake kunt automatiseren (controleren op ontbrekende informatie, schadetype identificeren, ernst vooraf classificeren), verkort je de doorlooptijd aanzienlijk.

Pro tip: Combineer RPA met NLP als uw declaratieformulieren veel vrije tekst bevatten. Gestructureerde gegevens zijn ideaal, maar slimme parsing voegt flexibiliteit en schaalbaarheid toe.

Verkooporderinvoer

Verkoopteams genereren orders via e-mails, webformulieren of CRM's en vaak moet iemand bij ops die orders opnieuw invoeren in het ERP of OMS. Bots elimineren die bottleneck door ordergegevens te schrapen, SKU's te valideren, voorraden te controleren en deze naar downstream systemen te pushen.

Pro tip: Let op hoe prijsregels worden toegepast. Kortingen, staffels en gebundelde aanbiedingen kunnen dynamische logica nodig hebben, niet alleen het in kaart brengen van velden. Valideer die logica vroegtijdig.

En stuur een bevestiging naar de verkoper of klant zodra de bot de order verwerkt. Dat schept vertrouwen in de automatisering en helpt om eventuele problemen snel op te sporen.

Voorraadbeheer en beheer van de toeleveringsketen

Voorraadnauwkeurigheid is een bewegend doel, vooral in gedistribueerde magazijnen. RPA kan voorraadniveaus bewaken, nabestellingen triggeren, voorraadgrootboeken bijwerken en gegevens synchroniseren tussen inkoop-, financiële en magazijnsystemen.

Wat waardevol is, is dat bots ook kunnen valideren dat wat besteld is, ook ontvangen is. Het matchen van pakbonnen met PO's, het signaleren van afwijkingen in hoeveelheden - deze kleine automatiseringen voorkomen grote downstream problemen.

Pro tip: Kijk uit voor inventarisatiesystemen die handmatige bevestiging of complexe UOM-logica (meeteenheid) vereisen. Schakel in die gevallen een mens in voor goedkeuringen totdat je een zuiver automatiseringspad hebt.

Contractbeheer

De meeste bedrijven hebben contracten op gedeelde schijven of inboxen staan, zonder een betrouwbaar systeem voor verlengingen, verplichtingen of zichtbaarheid van clausules. RPA kan metadata extraheren (bijv. vervaldata, betalingsvoorwaarden), documenten in het juiste systeem opslaan en waarschuwingen triggeren voor belangrijke data.

Pro tip: Probeer geen volledige contracten te ontleden met RPA alleen. Gebruik het in combinatie met een CLM-systeem (Contract Lifecycle Management) of een OCR + NLP-engine. Het CLM zorgt voor gestructureerde opslag, versiebeheer en goedkeuringsworkflows, terwijl NLP clausules, termen en belangrijke data uit ongestructureerde tekst haalt. RPA doet het zware werk door bestanden te verplaatsen, logica toe te passen en alles up-to-date te houden.

Beheer en updates van klantgegevens

Vuile gegevens zijn de hoofdoorzaak van veel zakelijke problemen, vooral wanneer klantinformatie verspreid is over verschillende platforms. RPA helpt om records synchroon te houden door invoer te valideren, CRM-items bij te werken en nauwkeurige, gestandaardiseerde records te verspreiden over geïntegreerde platforms.

Let op problemen met de bron van de waarheid. Als je CRM en facturatiesysteem beide klantnamen opslaan, welke wint er dan als er een mismatch is? Bots hebben duidelijke regels nodig, anders repliceren ze alleen maar inconsistentie.

Pro tip: Gebruik bots om regelmatig ontdubbelingslogica uit te voeren of records te verifiëren aan de hand van openbare databases (bijv. btw-validatie, adresopzoekingen). Schone gegevens = betere beslissingen.

Facturering en declaratiebeheer in de gezondheidszorg

In de gezondheidszorg zorgen factureringsfouten voor vertragingen, weigeringen en compliance risico's. RPA kan het vastleggen van kosten, het verifiëren van verzekeringen, het indienen van declaraties en het bijhouden van weigeringen automatiseren, terwijl elke actie wordt vastgelegd zodat deze klaar is voor audits.

Een veel voorkomende valkuil hier zijn mismatches in CPT-codes of autorisatienummers. Uw bot moet de factureringsregels op het niveau van de betaler controleren. Wat geldig is voor de ene verzekeraar kan mislukken voor een andere.

Pro tip: Stel waarschuwingen in wanneer claims in het ongewisse blijven. Bots kunnen claims markeren die niet binnen X dagen zijn betaald of die een vereiste follow-up missen, zodat je geen inkomsten misloopt door te wachten op een oplossing.

Betaling en financiële transacties van leveranciers

Betalingscycli kunnen gemakkelijk onderbroken worden, vooral wanneer goedkeuringen van facturen, contractcontroles en bankoverschrijvingen door verschillende teams lopen. RPA kan de end-to-end flow afhandelen: factuurmatching, betalingsvalidatie en uitbetaling via geïntegreerde bank-API's.

Pro tip: Introduceer drempels. Bots kunnen bijvoorbeeld facturen onder $500 automatisch betalen, terwijl grotere facturen worden doorgestuurd voor goedkeuring door de financiële afdeling. Dit zorgt voor een evenwicht tussen snelheid en controle.

En maak uitzonderingsdashboards, niet alleen e-mailwaarschuwingen. Een overzicht van hangende goedkeuringen, gemarkeerde facturen of geblokkeerde betalingen maakt het leven van de financiële afdeling eenvoudiger.

Verwerking van productretouren

Bij retouren komt een mix van logistiek, financiën en CX kijken, die allemaal met elkaar verbonden zijn door specifieke regels. RPA kan retouraanvragen valideren, RMA's genereren, voorraadtellingen bijwerken, restituties uitgeven en de klant op de hoogte stellen zodra deze zijn verwerkt.

Pro tip: Koppel uw bot aan uw e-commerceplatform of ticketsysteem. Wanneer een klant een retour aanvraagt, kan de bot onmiddellijk beginnen met de verwerking, waardoor de doorlooptijd korter wordt en de tevredenheid toeneemt.

Houd er rekening mee dat je uitzonderingen moet maken voor beschadigde artikelen, overtredingen van het retourbeleid of onvolledige retourzendingen. Deze kunnen het beste worden afgehandeld via een menselijke wachtrij, niet via automatisering.

Documentbeheer en archivering

Het digitaliseren en categoriseren van documenten is geen glamoureus werk, maar wel noodzakelijk. RPA bots kunnen mappen scannen, documenttypes lezen, metadata extraheren, bestanden hernoemen en ze naar het juiste opslagsysteem of DMS routeren. De beste use case hier zijn dus regelgevende of juridische documenten die consistent georganiseerd en gemakkelijk doorzoekbaar moeten zijn voor audits.

Pro tip: Bepaal vroegtijdig een naamgevingsconventie. Bots volgen instructies, dus onduidelijke logica is een express ticket naar ClutterTown. Automatiseer ook de indexering, zodat gebruikers documenten later kunnen terugvinden op tag en niet alleen op bestandsnaam.

Audit en interne controles

Auditvoorbereiding is meestal een wirwar van spreadsheets, systeemlogboeken en verzoeken om bewijs. RPA stroomlijnt dit door de vereiste gegevens te verzamelen, ze te controleren aan de hand van vooraf gedefinieerde controles en auditklare rapporten samen te stellen.

Pro tipDe bots draaien volgens een schema (bijvoorbeeld wekelijks) in plaats van alleen op auditmomenten. Dit houdt je interne controles het hele jaar door strak.

Analyse van feedback van klanten

RPA kan feedbackkanalen monitoren (e-mail, NPS-enquêtes, app stores) en feedback routeren op thema of urgentie. In combinatie met NLP kan RPA sentiment detecteren, kritieke kwesties markeren en trends in de tijd samenvatten.

Pro tip: Stop niet bij rapporteren. Voer deze inzichten terug in product- of supportworkflows. Als het aantal klachten over een functie toeneemt, kan de bot de trend markeren, belangrijke details verzamelen en een concept Jira-ticket aanmaken dat de productmanager kan bekijken.

Voer ook geplande snapshots uit. Wekelijkse digest e-mails naar customer success of productleads helpen om de stem van de klant zichtbaar te houden zonder handmatige inspanning.

Risico- en nalevingscontrole

Bots kunnen transacties, toegangslogs en configuratie-instellingen controleren om afwijkingen of schendingen van het beleid op te sporen. Als iets een regel overtreedt, markeert de bot dit, activeert waarschuwingen en kan in sommige gevallen zelfs wijzigingen terugdraaien.

Pro tip: Gebruik bots om het beleid proactief af te dwingen. Als iemand bijvoorbeeld een leverancier probeert aan te maken zonder goedkeuring, blokkeert de bot dit en waarschuwt hij de inkoop.

Vergeet niet dat bots ook compliance nodig hebben. Stel audittrails in voor je automatiseringslogica, vooral in gereguleerde sectoren.

Klaar om uw bedrijf te transformeren met robotische procesautomatisering?

Als je zover bent gekomen, is de kans groot dat je het potentieel al hebt gezien in de dagelijkse wrijving die RPA kan wegnemen. Snellere goedkeuringen van facturen, efficiëntere overdrachten tussen teams, minder fouten in systemen en bespaarde uren aan handmatig werk - dit alles vertaalt zich in meer capaciteit voor strategisch werk.

Dat is waar we ons op richten bij Innowise. We zijn al jaren bezig met het ontwerpen, bouwen en opschalen van RPA-oplossingen in branches variërend van productie en logistiek tot financiën, gezondheidszorg en daarbuiten. Of het nu gaat om het automatiseren van een enkel proces of om het leggen van de basis voor een bedrijfsbrede transformatie, wij komen niet met modewoorden. We komen met een duidelijk begrip van wat werkt, wat breekt en wat de naald beweegt.

En we bouwen niet alleen bots. We bouwen systemen met de afhandeling van uitzonderingen, documentatie en governance die je vanaf dag één zou willen hebben.

Als je klaar bent om de inefficiënties achter je te laten, staan we klaar om je te helpen daar te komen.

Michael Labutin

Directeur, hoofd Java, ERP-oplossingen

Michael kent ERP van binnen en van buiten - van het kiezen van het juiste systeem tot het uitzoeken hoe het zal werken met de rest van uw IT-stack. Hij is degene tot wie mensen zich wenden als ze ERP nodig hebben om echte operationele problemen op te lossen in plaats van nieuwe te creëren.

Meer lezen

Inhoudsopgave

Contacteer ons

Boek een gesprek of vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met je op zodra we je aanvraag hebben verwerkt.

Naam

Bedrijf

E-mail

Telefoon

Bericht

Stuur ons een spraakbericht

Documenten bijvoegen

Bestand uploaden

Je kunt 1 bestand van maximaal 2 MB bijvoegen. Geldige bestandsformaten: pdf, jpg, jpeg, png.

Door op Verzenden te klikken, stemt u ermee in dat Innowise uw persoonsgegevens verwerkt volgens onze Privacybeleid om u van relevante informatie te voorzien. Door je telefoonnummer op te geven, ga je ermee akkoord dat we contact met je opnemen via telefoongesprekken, sms en messaging-apps. Bellen, berichten en datatarieven kunnen van toepassing zijn.

U kunt ons ook uw verzoek sturen
naar contact@innowise.com

Wat gebeurt er nu?

Zodra we je aanvraag hebben ontvangen en verwerkt, nemen we contact met je op om de details van je projectbehoeften en tekenen we een NDA om vertrouwelijkheid te garanderen.

Na het bestuderen van uw wensen, behoeften en verwachtingen zal ons team een projectvoorstel opstellen met de omvang van het werk, de teamgrootte, de tijd en de geschatte kosten voorstel met de omvang van het werk, de grootte van het team, de tijd en de geschatte kosten.

We zullen een afspraak met je maken om het aanbod te bespreken en de details vast te leggen.

Tot slot tekenen we een contract en gaan we meteen aan de slag met je project.