Odoo ERP implementatie voor een verzekeringsmaatschappij

Innowise ontwikkelde een alles-in-één Odoo ERP-oplossing voor een assurantiekantoor om polisadministratie, klantenbeheer en financiële operaties te verenigen.*

31.47%

Verkorting van de tijd tussen offerte en uitgifte

15%

daling van bedrijfskosten

Industrie Verzekering

Regio UK

Werknemers 150-300

Diensten Odoo consulting, ERP implementatie, datamigratie, aangepaste module ontwikkeling

Klant sinds 2024

Overzicht klanten

Artikel samenvatten met AI

De klant is een in het Verenigd Koninkrijk gevestigd verzekeringsagentschap dat op maat gemaakte commerciële en persoonlijke verzekeringsoplossingen biedt. Het bedrijf bedient kleine bedrijven, grote ondernemingen en individuele polishouders via vertrouwde netwerken van makelaars en een snel groeiend digitaal platform. Ze onderscheiden zich door persoonlijk advies te combineren met datagestuurde analyse om dekking te bieden die precies past bij de behoeften van elke klant.

Gedetailleerde informatie over de klant kan niet openbaar worden gemaakt krachtens de bepalingen van de NDA.

Uitdaging

Verouderde processen hielden het bedrijf tegen. Handmatige polisuitgifte en verlengingen veroorzaakten vaak vertragingen en compliance risico's, wat zowel de klanten als het team frustreerde. Zonder een goede workflow voor lead-nurturing had het salesteam moeite om aanvragen te converteren en er was geen betrouwbare manier om de ROI bij te houden. De leiding kon geen duidelijk, realtime beeld krijgen van de activiteiten, waardoor het moeilijk was om snelle, op gegevens gebaseerde beslissingen te nemen.

De kernactiviteiten draaiden op een lappendeken van systemen: een standalone CRM, spreadsheets voor het bijhouden van commissies en een verouderde beleidsdatabase. Deze silo's leidden tot dubbele gegevensinvoer, inconsistente rapportage en een gebrek aan zichtbaarheid. Zonder automatisering of realtime synchronisatie besteedden medewerkers te veel tijd aan het schakelen tussen tools in plaats van zich te concentreren op klanten, en het interne IT-team had geen betrouwbare manier om de integriteit van gegevens in de hele organisatie te waarborgen.

Snellere vorderingen met Odoo-automatisering

Oplossing die we hebben geleverd

Ontdekking & planning

We begonnen met workshops waarbij verzekeraars, agenten, financiële afdeling en IT-teams de dagelijkse werkzaamheden in detail in kaart brachten. Onze bedrijfsanalist heeft elk proces uitgesplitst en gedocumenteerd, van het maken van offertes tot het afhandelen van claims.

Van daaruit hebben we deze inzichten omgezet in duidelijke gebruikersverhalen en ze geprioriteerd op basis van de impact op het bedrijf. Deze stap gaf ons een rotsvast stappenplan voor de implementatie en vormde de basis voor agile levering. We ontwikkelden ook al vroeg een datamigratiestrategie, zodat oude polis- en klantgegevens konden worden opgeschoond, gestandaardiseerd en klaargemaakt voordat de eerste sprint werd afgerond.

Oplossing ontwerp

Innowise leverde een maatwerk Odoo 17 Enterprise-oplossing voor verzekeringsactiviteiten, waarbij polisbeheer, CRM, leadgeneratie, boekhouding en analyse in één systeem zijn geïntegreerd. Het systeem automatiseert workflows, verbetert de nauwkeurigheid van gegevens en levert real-time inzichten. De architectuur werd ontworpen rond drie belangrijke principes:

Schaalbaarheid. Het systeem ondersteunt hoge transactievolumes en piekbelastingen tijdens het vernieuwingsseizoen zonder prestatieverlies.
Beveiliging en compliance. Rolgebaseerde machtigingen, multi-factor authenticatie en volledige versleuteling voor gegevens in doorvoer en in rust zorgen voor naleving van GDPR en ISO 27001. Elke wijziging wordt vastgelegd voor volledige controleerbaarheid.
Klaar voor integratie. RESTful API's maken naadloze verbindingen mogelijk met acceptatieprogramma's, tools voor elektronische handtekeningen en marketingautomatiseringsplatforms. De API-laag is horizontaal schaalbaar, zodat integraties kunnen worden uitgebreid zonder de kernlogica te wijzigen.

Dit ontwerp creëerde een platform dat klaar is voor de toekomst, workflows automatiseert, de integriteit van gegevens verbetert en leidinggevenden voorziet van realtime inzichten voor strategische beslissingen.

Belangrijkste functionaliteit geleverd

Gegevensintegratie en -transformatie

We migreerden ruwweg 9 miljoen rijen oude polis- en klantgegevens naar Odoo's PostgreSQL backend, waarbij we ETL-scripts uitvoerden om inconsistente indelingen op te schonen, ontbrekende velden aan te vullen en ID's te standaardiseren. Ons team bracht historische transacties in kaart naar nieuwe entiteiten voor volledige audit trails en bouwde validatiecontroles om duplicaten of mismatches op te sporen voordat ze in het systeem terechtkwamen.

Gecentraliseerd operationeel dashboard

Agenten hebben nu één enkele interface om polisstatussen, schadehistorieken en verlengschema's in realtime te controleren. Het genereren van offertes, acceptatiecontroles en het bijhouden van indieningen gebeurt op één plek, terwijl rolgebaseerde toegang zorgt voor gegevensbeveiliging. Dankzij de geïntegreerde documentopslag kunnen agenten contracten of schadeformulieren onmiddellijk opvragen.

Schaalbare API's

Via RESTful API's verbond ons team Odoo met tools van derden, zoals e-handtekeningenservices, externe acceptatie-engines en marketingautomatiseringsplatforms. De API-laag schaalt horizontaal, zodat het systeem gemakkelijk verkeerspieken tijdens drukke verlengingsperioden en grote marketingcampagnes aankan zonder te vertragen.

Dashboards en gebruikerservaring

Interactieve dashboards geven agenten direct toegang tot KPI's zoals nieuwe leads, conversiepercentages, polisafgiftevolumes en lopende verlengingen. We hebben op maat gemaakte UX-touchs toegevoegd, zoals contextuele tooltips, stapsgewijze offertewizards en mobielvriendelijke lay-outs om de productiviteit van agenten te verhogen en selfservice gemakkelijker te maken voor klanten. Geautomatiseerde waarschuwingen signaleren direct aflopende polissen en in behandeling zijnde goedkeuringen, zodat niets over het hoofd wordt gezien.

Analytics en rapportage

Onze Odoo-experts hebben analysemodules in het platform ingebouwd, zodat het team in realtime de belangrijkste gegevens kan bijhouden, zoals de doorlooptijd van offertes, de snelheid waarmee claims worden verwerkt en de inkomsten per polistype. Rapporten op maat helpen de klant slimmere beslissingen te nemen over producten en marketingstrategieën. Het management krijgt de cijfers die ze nodig hebben met geplande rapporten die elke week in hun inbox worden afgeleverd, zodat ze altijd klaar zijn om beslissingen te nemen op basis van gegevens.

Training en ondersteuning van werknemers

Innowise leidde hands-on trainingen voor medewerkers en leverde rolspecifieke handleidingen zodat teams het nieuwe systeem snel onder de knie kregen. Na de lancering zorgden we voor speciale ondersteuningskanalen en een feedbackportaal, zodat medewerkers problemen konden signaleren, verbeteringen konden suggereren en ons konden helpen bij het continu afstemmen van workflows en functies op basis van echte gebruikersbehoeften.

Aanpak voor levering

Dit project vereiste precisie omdat zelfs kleine fouten in beleidsgegevens of workflows tot complianceproblemen konden leiden. We begonnen met diepgaande workshops om precies in kaart te brengen hoe beleidsregels in het hele agentschap werden gemaakt, vernieuwd en beheerd. Deze sessies hielpen ons verborgen knelpunten op te sporen en prioriteit te geven aan oplossingen die de grootste operationele impact zouden hebben.

Vanaf dat moment gebruikten we een sprintcyclus van twee weken, maar met een twist. De eerste sprints waren bijna volledig gericht op compliance-kritische modules. Dat gaf de klant een veilige manier om de kernworkflows vroeg te valideren voordat we verder gingen met verkoopautomatisering en analysefuncties. Stakeholders beoordeelden elk increment in een staging-omgeving en gaven real-time feedback.

De lancering was geen flip-the-switch moment. Onze experts faseerden de lancering: eerst de interne teams, een paar weken later de makelaars. Alleen al tijdens de proeffase werden meer dan 3.000 actieve polissen door het nieuwe systeem verwerkt zonder één enkele nalevingsfout. Dat vroege succes gaf het agentschap het vertrouwen om het over het hele bedrijf op te schalen.

Omdat de regelgeving en vereisten veranderden terwijl we bouwden, was een Time & Materials-model zinvol. Het gaf de klant de ruimte om prioriteiten aan te passen, zoals het integreren van nieuwe nalevingscontroles halverwege het project, zonder de oplevering te vertragen of de kosten onnodig op te drijven.

Beveiliging en verificatie

We stellen rolgebaseerde toegang in zodat agenten, underwriters en financiële teams alleen de gegevens zien die relevant zijn voor hun rol. Inloggen op afstand vereist multi-factor authenticatie voor extra bescherming.

Bovendien worden alle gegevens zowel in rust als tijdens het transport versleuteld, waardoor het platform voldoet aan GDPR en industrienormen zoals ISO 27001. Elke wijziging in polisvoorwaarden of klantgegevens wordt bijgehouden, waardoor het bedrijf een volledige, traceerbare geschiedenis krijgt voor volledige gemoedsrust.

De prioriteit was eenvoudig: bouw een systeem waarop het agentschap kan vertrouwen voor elke polis, elke keer weer. Van nalevingscontroles tot verlengingen, alles verloopt soepel en veilig. Nu verwerken hun teams polissen sneller, volgen ze leads effectiever en nemen ze beslissingen met realtime gegevens, zonder fouten of hiaten in de naleving.

Kiryl Drabysheuski Leiderschap van ERP-consultants

Technologieën

Odoo

Python

PostgreSQL

Docker

AWS

NGINX

JavaScript

GitLab

Jenkins

Odoo Studio

Team

Project Manager

Bedrijfs-analist

Odoo Consultant

Odoo-ontwikkelaars

QA ingenieur

Resultaat

Duur van het project

Maart - november 2024

Odoo draait nu elk kernproces end-to-end. Agenten hoeven niet langer van systeem te wisselen of gegevens opnieuw in te voeren, waardoor de gemiddelde reactietijd van een klant daalde met 31,47%, van 3u 03m naar 2u 05m in het eerste volledige kwartaal na de go-live, gebaseerd op CRM reactietijdrapporten. Nieuwe polissen gaan sneller de deur uit dankzij geautomatiseerde workflows en duidelijke goedkeuringen die knelpunten elimineren.
Leadtracking is volledig transparant. Elke aanvraag doorloopt één enkele pijplijn met geautomatiseerde follow-ups, waardoor de conversies met 20% zijn gestegen in het eerste kwartaal na de lancering ten opzichte van het laatste kwartaal voor de lancering.
Financiën maken nu deel uit van de dagelijkse werkzaamheden. Geautomatiseerde facturatie, het bijhouden van betalingen en real-time rapportage vereenvoudigden de boekhoudkundige taken en verlaagden de operationele back-officekosten per polis met 15%.
Met live dashboards kunnen managers en leidinggevenden nu zien wat werkt en wat aandacht nodig heeft, en meteen handelen.

Snellere vorderingen met Odoo-automatisering

Gerelateerde gevallen

Contacteer ons

Boek een gesprek of vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met je op zodra we je aanvraag hebben verwerkt.

Naam

Bedrijf

E-mail

Telefoon

Bericht

Stuur ons een spraakbericht

Documenten bijvoegen

Bestand uploaden

Je kunt 1 bestand van maximaal 2 MB bijvoegen. Geldige bestandsformaten: pdf, jpg, jpeg, png.

Door op Verzenden te klikken, stemt u ermee in dat Innowise uw persoonsgegevens verwerkt volgens onze Privacybeleid om u van relevante informatie te voorzien. Door je telefoonnummer op te geven, ga je ermee akkoord dat we contact met je opnemen via telefoongesprekken, sms en messaging-apps. Bellen, berichten en datatarieven kunnen van toepassing zijn.

U kunt ons ook uw verzoek sturen
naar contact@innowise.com

Wat gebeurt er nu?

Zodra we je aanvraag hebben ontvangen en verwerkt, nemen we contact met je op om de details van je projectbehoeften en tekenen we een NDA om vertrouwelijkheid te garanderen.

Na het bestuderen van uw wensen, behoeften en verwachtingen zal ons team een projectvoorstel opstellen met de omvang van het werk, de teamgrootte, de tijd en de geschatte kosten voorstel met de omvang van het werk, de grootte van het team, de tijd en de geschatte kosten.

We zullen een afspraak met je maken om het aanbod te bespreken en de details vast te leggen.

Tot slot tekenen we een contract en gaan we meteen aan de slag met je project.