Geautomatiseerd systeem voor verwerking van bankafschriften

Om onze klant te helpen met het verminderen van handmatige reconciliatie en het verbeteren van de financiële nauwkeurigheid, ontwikkelde Innowise een geautomatiseerd systeem voor het verwerken van bankafschriften, ondersteund door Odoo ERP.*

80%

minder handmatige invoerfouten

20+

wekelijks bespaarde uren dankzij automatisering

Industrie Detailhandel

Werknemers 250-500

Regio Duitsland

Diensten Odoo maatwerk, API integraties, DevOps, doorlopende ondersteuning

Klant sinds 2024

Overzicht klanten

Artikel samenvatten met AI

De klant is een snelgroeiende Duitse retailer die eigentijdse woonartikelen, decor en lifestyleproducten aanbiedt. Met winkels in grote steden en een groeiend e-commerceplatform onderscheiden ze zich door hun zorgvuldig samengestelde, designgerichte selectie voor het moderne leven.

Naarmate de volumes toenamen, begon handmatige reconciliatie bij meerdere banken de rapportage te vertragen en het financiële team te belasten. Het doel van het leiderschap was een sneller, audit-klaar zicht op cash en een kortere maandafsluiting binnen Odoo. Het bedrijf had geen interne Odoo-module-expertise voor veilige bankintegraties, dus gingen ze in zee met Innowise om een schaalbare automatiseringslaag te leveren.

Gedetailleerde informatie over de klant kan niet openbaar worden gemaakt krachtens de bepalingen van de NDA.

Uitdaging

De snelle groei van de klant zette het financiële team onder grote druk. Doordat de transacties binnenstroomden vanuit kassasystemen, online betalingen en directe bankoverschrijvingen, werd handmatige reconciliatie een groot knelpunt dat bijna de helft van de wekelijkse capaciteit van het team opslokte. Maandafsluitingen liepen voortdurend vertraging op, waardoor het moeilijk werd om op tijd financiële rapporten op te stellen of de cashflow te volgen. Fouten kwamen regelmatig voor, waardoor de cijfers niet meer betrouwbaar waren en het vertrouwen in zakelijke beslissingen een klap kreeg.

Het bestaande Odoo ERP kon de dagelijkse werkzaamheden goed aan, maar schoot tekort als het ging om het automatiseren van de import van bankafschriften en reconciliatie. Het financiële team logde in op verschillende bankportalen, downloadde handmatig afschriften in verschillende formaten (CSV, XLS, PDF, CAMT) en voerde transactieregels in Odoo in. Zonder ingebouwde integratie of data-parsing mogelijkheden, kwamen fouten regelmatig voor, vertraagde reconciliatie en kwam interne audit compliance onder druk te staan. Bovendien beschikte de klant niet over interne experts om aangepaste Odoo-modules of beveiligde bankverbindingen te bouwen en te onderhouden.

Weg met knelpunten in workflow met Odoo

Oplossing die we hebben geleverd

Ontdekking & planning

Ons team begon met een ontdekkingsfase. In nauwe samenwerking met de financiële en IT-teams van de klant onderzochten we hoe bankafschriften werden verwerkt via verschillende kanalen en systemen. Onze experts controleerden ook de reconciliatiestroom in Odoo, documenteerden alle gebruikte bestandsformaten en brachten in kaart hoe gegevens van rekeningafschrift naar grootboek werden verplaatst.

Wat we vonden bevestigde hun zorgen: inconsistente bestandsformaten en niet op elkaar afgestemde reconciliatieregels zorgden voor grote vertragingen. Elke bank gebruikte zijn eigen formaat en de logica voor het matchen van transacties verschilde per kanaal.

We zetten alles op papier, werkten samen met het financiële team om duidelijke, uniforme reconciliatieregels te definiëren en synchroniseerden met IT over beveiligingsvereisten. Alle taken werden toegevoegd aan een gedeelde backlog en de prioriteiten werden wekelijks herzien tijdens sprintplanningen en demosessies.

Oplossing ontwerp

We stelden een modulaire uitbreiding voor op de bestaande Odoo 18 Enterprise setup van de klant. Geen volledige herbouw of migratie, maar een gerichte automatiseringslaag die direct integreert met hun huidige financiële workflows. De oplossing werd ontworpen om snel in productie te draaien en tegelijkertijd schaalbaar en gemakkelijk te onderhouden te blijven.

Onze technische beslissingen waren gebaseerd op drie principes:

Schaalbaarheid. Het systeem moest dagelijkse transactievolumes van een paar duizend tot meer dan 100.000 aankunnen zonder prestatieverlies.
Modulariteit. We hebben de bankintegratielaag losjes gekoppeld, zodat nieuwe banken kunnen worden toegevoegd zonder de kernlogica aan te raken.
Operationele snelheid en transparantie. Batchverwerking met schone logging en afstemmingsregels die financiën kunnen traceren en aanpassen

We kozen voor een gecontaineriseerde architectuur met Docker voor horizontale schaalbaarheid en gebruikten de native Odoo ORM voor veilige, efficiënte schrijfopdrachten in batches. Alle integraties maken gebruik van veilige REST API's of uploadinterfaces binnen Odoo en alles draait in de privécloud van de klant, waardoor veranderingen in de infrastructuur tot een minimum worden beperkt en de controle behouden blijft.

Belangrijkste functionaliteit geleverd

Dubbel inlaatsysteem. Voor instellingen met API-ondersteuning bouwde ons team veilige API-integraties die automatisch nieuwe bankafschriften ophalen volgens een dagelijks schema. Voor banken zonder API-mogelijkheden creëerden we een schone, drag-and-drop interface in Odoo, zodat het team de afschriftbestanden handmatig kon uploaden.
Universele formaat-parser. Het systeem parseert automatisch een breed scala aan formaten, waaronder CAMT, OFX, QIF, CSV, XML en XLS/XLSX, en transformeert al die gegevens in een uniforme, klaar voor verwerking structuur.
Gecentraliseerd beheerdashboard. Alle overzichten, of ze nu via API zijn opgehaald of handmatig zijn geüpload, komen terecht in één intuïtief Odoo-dashboard. Het financiële team krijgt een uniform overzicht van elke transactie, compleet met statusindicatoren (in behandeling, verwerkt, aangesloten, fout), tijdstempels en brongegevens voor directe duidelijkheid en snellere oplossing van problemen.

Intelligente afstemmingsmotor. Zodra gegevens Odoo binnenkomen, koppelt de reconciliatie-engine van het systeem automatisch afschriftregels aan overeenkomstige facturen, betalingen en andere financiële records op basis van configureerbare regels zoals factuurnummers, klantnamen of transactienummers. Deze automatisering zorgt voor zeer nauwkeurige boekingen en vermindert de noodzaak voor handmatige interventie.
Storingsmodi en waarschuwingen. We hebben een kogelvrij foutenframework gebouwd: API-fouten worden automatisch hersteld met exponentiële backoff en komen vervolgens terecht in een wachtrij met dode letters die wordt bewaakt door geplande gezondheidscontroles. Parser haperingen of niet overeenkomende transacties triggeren chatter posts, e-mail alerts en vermeldingen in een speciaal error dashboard. Alle logs stromen door Odoo's logging framework en naar Grafana via Prometheus voor real-time zichtbaarheid en directe probleemoplossing.
Snelle batchverwerking. Transacties worden gegroepeerd in batches van 1.000 en in bulk vastgelegd via de Odoo ORM, waardoor de database overhead wordt beperkt. In stresstests met 100.000 dagelijkse transacties waren import plus reconciliatie klaar in minder dan 15 minuten. Bij regelmatige belasting (5.000-20.000 regels per dag) was alles in 3-5 minuten klaar. En bij pieken in de vraag zetten we extra Docker worker containers op om batches parallel te verwerken.
Modulaire integratielaag. De modulaire API-integratielaag van het systeem maakt het eenvoudig om nieuwe bankverbindingen toe te voegen naarmate de klant zijn financiële partnerschappen uitbreidt. Deze aanpak houdt de oplossing flexibel en garandeert dat het een aanwinst voor de lange termijn blijft die meegroeit met hun activiteiten.

Aanpak voor levering

Onze specialisten ontwikkelden in sprints van twee weken, waarbij ze nauw samenwerkten met de teams van de klant. Elke sprint begon met een duidelijk plan en eindigde met een review sessie, waar de klant nieuwe functies kon testen en direct feedback kon geven.

De meeste implementatiebeslissingen en het dagelijkse technische werk werden autonoom door ons team afgehandeld, maar we schakelden de klant in voor belangrijke bedrijfsregels, compliancevereisten en eventuele grote wijzigingen. Ons team werkte op een Time & Materials basis met een not-to-exceed cap, waardoor het budget voorspelbaar bleef ondanks veranderingen in bankformaten of regels.

We hielden alles georganiseerd via een gedeelde backlog en regelmatige stand-ups. Risico's, zoals bancaire API-wijzigingen, inconsistente bestandsindelingen of updates van de afstemmingslogica, werden vroegtijdig gesignaleerd en binnen de sprint opgelost. Om snelle releases met weinig risico's te ondersteunen, zetten we CI/CD-pijplijnen op voor directe implementatie in de privécloud van de klant.

Verbeterde beveiliging en toegangscontrole

Beveiliging is in elke laag ingebouwd. Alle API-verbindingen maken gebruik van OAuth 2.0 met roterende, reikwijdtebeperkte tokens, terwijl TLS gegevens tijdens het transport beschermt en AES-256 de gegevens in rust vergrendelt.

In Odoo implementeren we rolgebaseerde rechten zodat alleen geautoriseerde financiële gebruikers bankafschriften kunnen bekijken, uploaden of goedkeuren. Elke upload, bewerking en goedkeuring wordt voorzien van een tijdstempel in het auditlogboek en twee-factor authenticatie bewaakt alle kritieke acties voor een extra verdedigingslinie.

Ons doel was om reconciliatie pijnloos te maken voor het financiële team en bulletproof voor accountants. We bouwden een oplossing die grote volumes verwerkt, gegevens veilig houdt en real-time cijfers binnen handbereik brengt. Nu kan de klant zich richten op groei zonder zich zorgen te maken over handmatige fouten of vertragingen aan het einde van de maand.

Kiryl Drabysheuski Leiderschap van ERP-consultants

Gebruikte technologieën

Odoo

Python

JavaScript

PostgreSQL

Docker

Prometheus

Grafana

Git

GitHub

Team

Project Manager

Bedrijfs-analist

QA ingenieur

Odoo-ontwikkelaars

Resultaat

Duur van het project

September - december 2024

Ons team heeft de volledige oplossing in minder dan 12 weken geleverd. Binnen de eerste maand van productiegebruik heeft het financiële team verkort de afstemmingstijd met 50%waardoor ze meer dan 20 uur extra per week voor strategische analyse en planning. De maandelijkse afsluiting verloopt nu sneller en zonder handmatige achterstand of vertragingen in de rapportage.

De nauwkeurigheid is enorm toegenomen. Geautomatiseerd posten heeft fouten door handmatige invoer verminderd met 80%en over 95% van afschriftregels gaat nu direct van import naar grootboek zonder menselijke input. Het systeem verwerkt dagelijks 5000-20000 transacties in 3-5 minuten en stresstests van 100.000 regels in minder dan 15 minuten.

De dagelijkse zichtbaarheid van contant geld heeft de besluitvorming van de directie verbeterd en de interne feedback van het financiële team is altijd positief geweest. De klant verlengde de opdracht voor aanvullend ERP-automatiseringswerk en het systeem draait nog steeds in productie met voortdurende ondersteuning van Innowise.

Inhoudsopgave

Weg met knelpunten in workflow met Odoo

Gerelateerde gevallen

Contacteer ons

Boek een gesprek of vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met je op zodra we je aanvraag hebben verwerkt.

Naam

Bedrijf

E-mail

Telefoon

Bericht

Stuur ons een spraakbericht

Documenten bijvoegen

Bestand uploaden

Je kunt 1 bestand van maximaal 2 MB bijvoegen. Geldige bestandsformaten: pdf, jpg, jpeg, png.

Door op Verzenden te klikken, stemt u ermee in dat Innowise uw persoonsgegevens verwerkt volgens onze Privacybeleid om u van relevante informatie te voorzien. Door je telefoonnummer op te geven, ga je ermee akkoord dat we contact met je opnemen via telefoongesprekken, sms en messaging-apps. Bellen, berichten en datatarieven kunnen van toepassing zijn.

U kunt ons ook uw verzoek sturen
naar contact@innowise.com

Wat gebeurt er nu?

Zodra we je aanvraag hebben ontvangen en verwerkt, nemen we contact met je op om de details van je projectbehoeften en tekenen we een NDA om vertrouwelijkheid te garanderen.

Na het bestuderen van uw wensen, behoeften en verwachtingen zal ons team een projectvoorstel opstellen met de omvang van het werk, de teamgrootte, de tijd en de geschatte kosten voorstel met de omvang van het werk, de grootte van het team, de tijd en de geschatte kosten.

We zullen een afspraak met je maken om het aanbod te bespreken en de details vast te leggen.

Tot slot tekenen we een contract en gaan we meteen aan de slag met je project.