Système de traitement automatisé des relevés bancaires

Pour aider notre client à réduire les rapprochements manuels et à améliorer la précision financière, Innowise a développé un système de traitement automatisé des relevés bancaires basé sur Odoo ERP*.

80%

moins d'erreurs de saisie manuelle

20+

heures économisées chaque semaine grâce à l'automatisation

Industrie Vente au détail

Salariés 250-500

Région Allemagne

Services Personnalisation d'Odoo, intégrations API, DevOps, support continu

Client depuis 2024

Vue d'ensemble du client

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Le client est un détaillant allemand en pleine expansion qui propose des articles de décoration et des produits de style de vie contemporains. Avec des magasins dans les principales villes et une plateforme de commerce électronique en plein essor, ils se distinguent par leur sélection de produits soigneusement sélectionnés et au design avant-gardiste pour un mode de vie moderne.

Au fur et à mesure que les volumes augmentaient, la réconciliation manuelle entre plusieurs banques commençait à ralentir le reporting et à solliciter l'équipe financière. L'objectif de la direction était d'obtenir une visibilité plus rapide des liquidités, prête à être auditée, et une clôture de fin de mois plus courte au sein d'Odoo. La société ne disposait pas d'une expertise interne sur les modules Odoo pour les intégrations bancaires sécurisées. Elle a donc fait appel à Innowise pour mettre en place une couche d'automatisation évolutive.

Les informations détaillées sur le client ne peuvent être divulguées en vertu des dispositions de la NDA.

Défi

La croissance rapide du client a mis l'équipe financière à rude épreuve. Les transactions provenant des systèmes de point de vente, des paiements en ligne et des virements bancaires directs affluaient et le rapprochement manuel devenait un goulot d'étranglement majeur, absorbant près de la moitié de la capacité hebdomadaire de l'équipe. Les clôtures de fin de mois étaient régulièrement retardées, ce qui rendait difficile l'obtention de rapports financiers en temps voulu ou le suivi des flux de trésorerie. Les erreurs devenant fréquentes, les chiffres n'étaient plus fiables et la confiance dans les décisions de l'entreprise s'en est ressentie.

L'ERP Odoo existant gérait bien les opérations quotidiennes, mais n'était pas à la hauteur lorsqu'il s'agissait d'automatiser l'importation et la réconciliation des relevés bancaires. L'équipe financière se connectait à différents portails bancaires, téléchargeait manuellement les relevés dans divers formats (CSV, XLS, PDF, CAMT) et saisissait les lignes de transaction dans Odoo. Sans intégration intégrée ni capacités d'analyse des données, les erreurs étaient fréquentes, la réconciliation traînait en longueur et la conformité à l'audit interne était mise à rude épreuve. En outre, le client ne disposait pas d'experts internes pour créer et maintenir des modules Odoo personnalisés ou des connexions bancaires sécurisées.

Éliminer les goulets d'étranglement du flux de travail avec Odoo

La solution que nous avons fournie

Découverte et planification

Notre équipe a commencé par une phase de découverte. En étroite collaboration avec les équipes financières et informatiques du client, nous avons cherché à savoir comment les relevés bancaires étaient traités à travers différents canaux et systèmes. Nos experts ont également audité le flux de réconciliation dans Odoo, documenté tous les formats de fichiers utilisés et cartographié la façon dont les données se déplacent du relevé au grand livre.

Ce que nous avons découvert a confirmé leurs inquiétudes : des formats de fichiers incohérents et des règles de rapprochement non concordantes étaient à l'origine de ralentissements importants. Chaque banque utilisait son propre format et la logique de rapprochement des transactions variait d'un canal à l'autre.

Nous avons tout mis sur papier, travaillé avec l'équipe financière pour définir des règles de réconciliation claires et unifiées, et nous nous sommes mis d'accord avec le service informatique sur les exigences de sécurité. Toutes les tâches ont été ajoutées à un carnet de commandes partagé, et les priorités ont été revues chaque semaine lors des sessions de planification et de démonstration de sprint.

Conception de la solution

Nous avons proposé une extension modulaire de l'installation Odoo 18 Enterprise existante du client. Il ne s'agit pas d'une reconstruction ou d'une migration complète, mais d'une couche d'automatisation ciblée qui s'intègre directement à leurs flux de travail financiers actuels. La solution a été conçue pour fonctionner rapidement en production tout en restant évolutive et facile à maintenir.

Nos décisions techniques reposent sur trois principes :

Évolutivité. Le système devait gérer des volumes de transactions quotidiens allant de quelques milliers à plus de 100 000 sans baisse de performance
Modularité. Nous avons conçu la couche d'intégration bancaire de manière à ce qu'elle soit faiblement couplée, de sorte que de nouvelles banques puissent être ajoutées sans toucher à la logique de base.
Vitesse opérationnelle et transparence. Traitement par lots avec des règles d'enregistrement et de rapprochement propres que les services financiers peuvent suivre et ajuster.

Nous avons choisi une architecture conteneurisée utilisant Docker pour une mise à l'échelle horizontale et avons utilisé l'ORM natif d'Odoo pour des écritures par lots sûres et efficaces. Toutes les intégrations reposent sur des API REST sécurisées ou des interfaces de téléchargement au sein d'Odoo, et tout fonctionne dans le cloud privé du client, minimisant ainsi les changements d'infrastructure et préservant le contrôle.

Fonctionnalité clé fournie

Système à double admission. Pour les institutions disposant d'un support API, notre équipe a construit des intégrations API sécurisées qui récupèrent automatiquement les nouveaux relevés bancaires selon un calendrier quotidien. Pour les banques ne disposant pas d'API, nous avons créé une interface propre, de type "glisser-déposer", directement dans Odoo, permettant à l'équipe de télécharger manuellement les fichiers de relevés.
Analyseur de format universel. Le système analyse automatiquement un large éventail de formats, notamment CAMT, OFX, QIF, CSV, XML et XLS/XLSX, et transforme toutes ces données en une structure unifiée et prête à être traitée.
Tableau de bord centralisé. Tous les relevés, qu'ils soient récupérés via l'API ou téléchargés manuellement, atterrissent dans un tableau de bord Odoo unique et intuitif. L'équipe financière dispose d'une vue unifiée de chaque transaction, avec des indicateurs de statut (en attente, traité, réconcilié, erreur), des horodatages et des détails sur la source pour une clarté instantanée et une résolution plus rapide des problèmes.

Moteur de réconciliation intelligent. Une fois que les données entrent dans Odoo, le moteur de rapprochement du système fait automatiquement correspondre les lignes du relevé aux factures, paiements et autres enregistrements financiers correspondants en utilisant des règles configurables telles que les numéros de factures, les noms de clients ou les numéros de transactions. Cette automatisation permet d'obtenir des écritures d'une grande précision et réduit le besoin d'intervention manuelle.
Modes de défaillance et alertes. Nous avons construit un cadre d'erreur à l'épreuve des balles : Les défaillances de l'API font l'objet d'une relance automatique avec un backoff exponentiel, puis d'un entonnoir dans une file d'attente de lettres mortes surveillée par des contrôles de santé planifiés. Les problèmes d'analyseur ou les transactions non concordantes déclenchent des messages de discussion, des alertes par email et des entrées dans un tableau de bord dédié aux erreurs. Tous les journaux passent par le cadre de journalisation d'Odoo et dans Grafana via Prometheus pour une visibilité en temps réel et un dépannage instantané.
Traitement par lots à haut débit. Les transactions sont regroupées en lots de 1 000 et validées en bloc via l'ORM d'Odoo, ce qui réduit la charge de travail de la base de données. Lors de tests de stress avec 100 000 transactions quotidiennes, l'importation et la réconciliation se sont terminées en moins de 15 minutes. Pour les charges régulières (5 000 à 20 000 lignes par jour), tout est réglé en 3 à 5 minutes. Et lorsque la demande monte en flèche, nous créons des conteneurs Docker supplémentaires pour traiter les lots en parallèle.
Couche d'intégration modulaire. La couche d'intégration API modulaire du système permet d'ajouter facilement de nouvelles connexions bancaires au fur et à mesure que le client élargit ses partenariats financiers. Cette approche maintient la flexibilité de la solution et garantit qu'elle reste un atout à long terme qui évolue en même temps que les opérations.

Approche de la mise en œuvre

Nos spécialistes ont mené le développement par sprints de deux semaines, en étroite coordination avec les équipes du client. Chaque sprint commençait par un plan précis et se terminait par une session de révision, au cours de laquelle le client pouvait tester les nouvelles fonctionnalités et donner un retour d'information immédiat.

La plupart des décisions de mise en œuvre et le travail technique quotidien ont été gérés de manière autonome par notre équipe, mais nous avons fait appel au client pour les règles commerciales clés, les exigences de conformité et tout changement majeur. Notre équipe a travaillé sur la base de Time & Materials avec un plafond à ne pas dépasser, ce qui a permis de maintenir le budget prévisible malgré les changements de formats ou de règles bancaires.

Nous avons veillé à ce que tout soit organisé grâce à un carnet de commandes partagé et à des réunions régulières. Les risques, tels que les changements d'API bancaires, les formats de fichiers incohérents ou les mises à jour de la logique de réconciliation, ont été signalés rapidement et résolus au cours du sprint. Pour soutenir des versions rapides et peu risquées, nous avons mis en place des pipelines CI/CD pour le déploiement direct sur le cloud privé du client.

Amélioration de la sécurité et du contrôle d'accès

La sécurité est intégrée à chaque couche. Toutes les connexions API utilisent OAuth 2.0 avec des jetons rotatifs à portée limitée, tandis que TLS protège les données en transit et AES-256 les verrouille au repos.

Dans Odoo, nous mettons en place des permissions granulaires basées sur les rôles afin que seuls les utilisateurs financiers autorisés puissent voir, télécharger ou approuver les relevés bancaires. Chaque téléchargement, modification et approbation est horodaté dans le journal d'audit, et l'authentification à deux facteurs protège toutes les actions critiques pour une ligne de défense supplémentaire.

Notre objectif était de rendre la réconciliation indolore pour l'équipe financière et infaillible pour les auditeurs. Nous avons conçu une solution qui traite des volumes importants, sécurise les données et met les chiffres en temps réel à la portée de tous. Désormais, le client peut se concentrer sur sa croissance sans se soucier des erreurs manuelles ou des retards de fin de mois.

Kiryl Drabysheuski Chef de file des consultants ERP

Technologies utilisées

Odoo

Python

JavaScript

PostgreSQL

Docker

Prometheus

Grafana

Git

GitHub

Équipe

Chef de projet

Analyste commercial

Ingénieur QA

Développeurs Odoo

Résultat

Durée du projet

Septembre - décembre 2024

Notre équipe a livré la solution complète en moins de 12 semaines. Au cours du premier mois d'utilisation en production, l'équipe financière a temps de réconciliation coupé par 50%, ce qui leur donne plus de 20 heures supplémentaires par semaine pour l'analyse et la planification stratégiques. La clôture mensuelle s'effectue désormais plus rapidement, sans retard manuel ni retard dans l'établissement des rapports.

La précision a grimpé en flèche. L'automatisation de l'affichage a réduction des erreurs de saisie manuelle de 80%et plus 95% des lignes de relevé passent désormais directement de l'importation au grand livre sans intervention humaine. Le système traite 5 000 à 20 000 transactions par jour en 3 à 5 minutes, et des tests de stress de 100 000 lignes en moins de 15 minutes.

La visibilité quotidienne de la trésorerie a permis d'améliorer la prise de décision des dirigeants, et le retour d'information interne de l'équipe financière a été constamment positif. Le client a prolongé l'engagement pour des travaux supplémentaires d'automatisation de l'ERP, et le système continue de fonctionner en production avec le soutien continu de Innowise.

Table des matières

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