Exemples et cas d'utilisation de l'automatisation des processus robotiques

5 septembre 2025 20 minutes de lecture

La plupart des entreprises n'ont pas besoin d'être convaincues que l'inefficacité est un problème. Elles le constatent tous les jours. Le personnel perd des heures à saisir des données. Les processus critiques dépendent de solutions de contournement par copier-coller. Des systèmes qui ne sont pas synchronisés et des équipes qui compensent manuellement. Il ne s'agit pas d'un problème ponctuel. Il s'agit d'un problème structurel.L'automatisation des processus robotisés (RPA) offre un moyen pratique de corriger les flux de travail reproductibles dans toutes sortes de domaines, y compris la finance, les ressources humaines, la chaîne d'approvisionnement, les réclamations et les opérations clients. Vous définissez la logique, vous connectez les systèmes et vous laissez le logiciel faire son travail.Selon l'étude de Deloitte Automatisation intelligente rapport à partir de 2022, 74% des organisations ont déjà adopté la RPA, et plus de la moitié d'entre eux l'augmentaient dans tous les départements (contre seulement 13% cinq ans plus tôt). À l'époque, le déploiement était déjà bien avancé.Et elle n'a pas ralenti. Le marché de la RPA représentait un peu plus de $3 milliards en 2023et il est en passe d'atteindre $13 milliards d'euros d'ici à 2030. Ce qui se vérifie : on n'obtient pas une telle croissance si les gens n'obtiennent pas de réels bénéfices et ne se contentent pas d'acheter des licences.L'écart entre "nous avons essayé la RPA" et "la RPA a transformé notre entreprise" se résume généralement à la mise en œuvre. Ce guide indique quand utiliser la RPA (par secteur d'activité et par fonction) afin que vous puissiez l'utiliser correctement dès le départ et voir le retour sur investissement.

Principaux enseignements

La RPA n'est pas une solution miracleC'est le moyen le plus rapide d'éliminer les tâches à faible valeur ajoutée.
Les meilleurs cas d'utilisation de la RPA se situent à l'intersection du volume, de la structure et de la prévisibilité.
La RPA brille dans tous les secteurs d'activitéLa puissance de la solution réside dans les flux de travail quotidiens. Le rapprochement des factures, le traitement des réclamations, l'intégration, le triage des tickets - ces tâches ne sont pas tape-à-l'œil, mais elles permettent de faire avancer les choses.
Automatiser le processus que vous maîtrisez déjàpas celui que vous essayez encore de réparer.
La mise à l'échelle de l'APR nécessite plus que des botsvous avez besoin d'une appropriation, d'une gouvernance et d'une feuille de route claire.

Qu'est-ce que l'automatisation des processus robotiques (RPA) et quels sont les bons cas d'utilisation ?

La RPA est simple en théorie : les robots logiciels imitent la manière dont un humain interagit avec les systèmes numériques. Ils cliquent sur des boutons, copient des données, remplissent des formulaires, envoient des courriels, extraient des enregistrements - tout ce qui suit un schéma prévisible. Ce qui fait leur puissance, c'est l'échelle. Ces robots peuvent fonctionner 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sur toutes les plateformes, sans aucune perte de vitesse ou de précision.

La RPA se distingue de l'automatisation traditionnelle par le fait qu'elle n'a pas besoin d'une intégration profonde du système ou d'un accès au niveau de l'API. Elle peut fonctionner au-dessus des systèmes existants (applications web, outils de bureau, ERP, CRM) en interagissant avec l'interface, comme le ferait un humain. C'est l'une des raisons pour lesquelles tant d'entreprises adoptent d'abord la RPA avant de se lancer dans des projets de transformation numérique plus complexes.

"La RPA nous permet d'obtenir des résultats sans attendre des changements majeurs dans les systèmes. Si deux plateformes ne s'intègrent pas, ce n'est pas grave : le robot comble le fossé. C'est souvent le moyen le plus rapide de corriger les processus défaillants sans toucher à la pile technologique de base."

Dmitry Nazarevich

CTO chez Innowise

Aujourd'hui, toutes les tâches ne se prêtent pas à l'automatisation. Certains processus semblent être de bons candidats à première vue. Jusqu'à ce que l'on se rende compte qu'ils sont pleins de cas limites, qu'ils nécessitent un jugement humain ou qu'ils changent trop souvent pour qu'il vaille la peine de les maintenir. Au fil des ans, j'ai appris à repérer les caractéristiques d'un bon cas d'utilisation de l'automatisation des processus robotisés. Voici ce qu'il faut rechercher :

Tâches répétitives à haut volume

Si quelqu'un effectue les mêmes clics et frappes de touches des centaines de fois par semaine, un robot peut probablement le faire plus rapidement et de manière plus fiable. Pensez à la saisie de données sur les factures, à la validation des demandes d'indemnisation ou à la copie de données entre systèmes.

Une logique clairement définie et basée sur des règles

La RPA ne réfléchit pas, elle suit des instructions. Le processus idéal comporte des règles et des points de décision bien documentés (par exemple, "Si le champ A est X, envoyez-le à l'équipe B"). Si le flux de travail fait appel à l'instinct ou à un raisonnement nuancé, il n'est probablement pas adapté.

Variations et exceptions minimes

Les processus comportant trop de cas limites ont tendance à s'effondrer dans le cadre de l'automatisation. Si 90% de vos tâches suivent le même schéma et que les 10% restantes nécessitent une intervention humaine, c'est faisable. Si un cas sur trois nécessite une intervention manuelle, il est préférable d'optimiser d'abord le processus.

Formats d'entrée cohérents

Les robots traitent au mieux les données structurées : feuilles de calcul, fichiers PDF à la mise en page cohérente ou enregistrements dans des bases de données. Si vos données sont manuscrites, dispersées dans des courriers électroniques ou si leur structure varie considérablement, vous aurez besoin d'un prétraitement ou d'un traitement de données. Assistance AI.

Flux de travail intersystèmes

L'un des meilleurs cas d'utilisation de l'automatisation des processus robotiques consiste à assembler des systèmes qui ne s'intègrent pas de manière native. Les robots peuvent se connecter à votre CRM, extraire les détails du client, introduire ces données dans votre ERP et envoyer une confirmation par courrier électronique. Aucun temps de développement n'est nécessaire.

Des processus stables et bien documentés

Si le processus change tous les mois, la maintenance du robot devient un travail à plein temps. Le meilleur retour sur investissement provient de l'automatisation de flux de travail matures et prévisibles, dont les étapes ne sont pas susceptibles de changer du jour au lendemain.

Si votre équipe continue à faire des copier-coller entre les systèmes, il est temps d'arrêter.

Cas d'utilisation de l'automatisation des processus robotiques dans différentes industries

Il y a une raison pour laquelle la RPA est en train de s'imposer dans des secteurs entiers : les problèmes qu'elle résout ne sont pas propres à une industrie en particulier. Les tâches répétitives, les systèmes déconnectés, les données incohérentes et les solutions manuelles coûteuses se retrouvent partout, des hôpitaux aux entrepôts en passant par les centres d'appels. Ce qui change, c'est le contexte.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de l'utilisation de la RPA dans différents secteurs d'activité. Pour certaines d'entre elles, nous avons approfondi la question dans des articles dédiés (en lien le cas échéant) avec des exemples réels et des informations sur la mise en œuvre.

Industrie	Cas d'utilisation de la RPA à forte valeur ajoutée
Commerce de détail et distribution	Traitement des bons de commande, rapprochement des stocks, suivi des expéditions, intégration des fournisseurs
Soins de santé	Traitement des demandes de remboursement, accueil des patients, prise de rendez-vous, vérification des assurances
Banque et finance	Contrôles KYC, traitement des prêts, rapprochement, rapports réglementaires
Logistique	Planification des itinéraires, facturation du fret, documentation douanière, intégration des transporteurs
Fabrication	Gestion des ordres de fabrication, mise à jour des nomenclatures, contrôles de conformité, communication avec les fournisseurs
Assurance	Validation des demandes d'indemnisation, mise à jour des polices d'assurance, génération de devis, soumissions réglementaires
Télécom	Accueil des clients, mises à jour de la facturation, échanges de cartes SIM, changements de forfaits
Automobile	Réclamations au titre de la garantie, enregistrement du numéro d'identification du véhicule (VIN), suivi de la conformité, mise à jour des données des fournisseurs

Cas d'utilisation de la RPA dans la chaîne d'approvisionnement

La gestion de la chaîne d'approvisionnement repose sur le respect des délais et la précision. Mais lorsque vous avez affaire à plusieurs fournisseurs, à des stocks fluctuants et à une logistique spécifique à une région, les choses se gâtent rapidement. C'est là que la RPA fait ses preuves en resserrant les liens entre les systèmes et en signalant les exceptions avant qu'elles ne fassent boule de neige.

Par exemple, les robots peuvent surveiller les niveaux de stock en temps réel et déclencher automatiquement des commandes lorsque les seuils fixés sont atteints. Ils peuvent valider les factures des fournisseurs par rapport aux enregistrements de livraison, faire correspondre les bons de commande et mettre à jour les entrées ERP sans intervention manuelle. Lorsqu'elle est intégrée aux systèmes de suivi des expéditions, la RPA peut générer des mises à jour de statut et envoyer des alertes en cas de retard ou d'anomalie. Résultat : moins de ruptures de stock, des cycles d'approvisionnement plus rapides et un contrôle plus étroit des flux d'exécution.

Cas d'utilisation de la RPA dans les soins de santé

Dans le secteur des soins de santé, les frais administratifs sont souvent un obstacle à la prestation des soins. Le personnel passe des heures à ressaisir les données entre les systèmes, à rechercher des documents et à vérifier les assurances, tout en étant soumis à la pression de réduire les erreurs et de rester en conformité.

La RPA permet d'automatiser les interactions de routine basées sur des règles. Les robots peuvent traiter les formulaires d'accueil des patients, valider les informations relatives à l'assurance en temps réel, fixer des rendez-vous en fonction de la disponibilité des prestataires et signaler les erreurs de facturation avant que les demandes de remboursement ne soient soumises.

Sur le plan clinique, la RPA peut prendre en charge la saisie des résultats de laboratoire, l'acheminement des documents et la génération de pistes d'audit. Elle fonctionne en parallèle avec les systèmes de DSE afin de réduire les frictions et de libérer le personnel pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Cas d'utilisation de la RPA dans le secteur bancaire et financier

Les banques et les institutions financières sont confrontées à une double contrainte unique : elles doivent développer leurs opérations tout en respectant scrupuleusement la conformité. La plupart des équipes de back-office sont encore noyées dans des flux de travail à forte intensité de papier : traitement des prêts, accueil des clients, contrôles des risques et rapprochements.

La RPA contribue à la standardisation et à l'accélération ces flux de travail. Les robots peuvent remplir automatiquement des formulaires pour le KYC, vérifier les antécédents par rapport à des listes de sanctions et compiler des données provenant de plusieurs systèmes en un seul rapport d'intégration. Sur le plan financier, les robots peuvent rapprocher des milliers de transactions entre les comptes, signaler les incohérences et générer des rapports d'exception. Et tout cela avec des journaux d'audit détaillés. Ils peuvent même aider à la présentation des dossiers réglementaires en compilant les données et en remplissant les formulaires dans le bon format. Le résultat est un back-office plus rapide et plus propre qui gère plus de travail sans nécessiter plus d'embauches.

Cas d'utilisation de la RPA dans le transport et la logistique

Pour les prestataires de services logistiques, la rapidité et la transparence sont essentielles. Mais la plupart d'entre eux sont freinés par des outils déconnectés les uns des autres : un pour la gestion de la flotte, un autre pour le suivi, un troisième pour la facturation. Chaque mise à jour manuelle entraîne un retard et un risque d'erreur.

Avec la RPA, ces lacunes peuvent être comblées automatiquement. Les robots peuvent récupérer des données de suivi en temps réel sur les portails des transporteurs, mettre à jour les statuts des expéditions dans les systèmes destinés aux clients et déclencher des alertes si les livraisons ne respectent pas les accords de niveau de service (SLA). En interne, ils peuvent gérer la planification des chargements, la documentation douanière et même l'accueil des chauffeurs en extrayant les informations d'identification des bases de données gouvernementales et en alimentant les systèmes TMS ou RH. L'ensemble du système devient ainsi plus prévisible.

Cas d'utilisation de la RPA dans l'industrie manufacturière

Les opérations de fabrication impliquent souvent des flux de travail complexes et stratifiés, où un retard en amont peut perturber tout ce qui se trouve en aval. Une grande partie de cette fragilité provient des dépendances manuelles des processus : ordonnancement, documentation, coordination des fournisseurs et transfert de données entre les systèmes MES, ERP et AQ.

Nous avons aidé un client du secteur manufacturier automatiser les principaux flux de travail liés à la gestion des ordres de production et à la communication avec les fournisseurs. Nous avons construit et déployé un ensemble de bots RPA utilisant UiPath pour automatiser l'approvisionnement de bout en bout. Les bots extraient désormais les données de commande des courriels (y compris les textes imprimés ou manuscrits via OCR), valident les prix et les quantités, et saisissent le tout dans le système de commande automatiquement. Un autre ensemble de bots traite les factures, les compare aux bons de commande et les approuve ou les transmet pour examen. Nous avons également automatisé le suivi des expéditions en temps réel et intégré ces mises à jour directement dans leur CRM.

Les processus d'approvisionnement sont désormais 27% plus rapides, les inventaires sont plus précis et l'équipe a libéré une capacité équivalente à 6 équivalents temps plein (ETP), le tout sans toucher à la pile ERP existante.

Cas d'utilisation de la RPA dans l'assurance

Les compagnies d'assurance traitent quotidiennement des milliers de demandes d'indemnisation, de polices et de demandes de service à la clientèle. Chacune de ces interactions nécessite généralement d'accéder à plusieurs systèmes, de vérifier des données et de générer de la documentation, autant de tâches qui se prêtent à l'automatisation.Dans ce contexte, l'automatisation de la gestion de l'information est une priorité pour les assureurs. notre travail avec un important client du secteur de l'assuranceNous avons développé une solution RPA avec des capacités OCR et ML pour automatiser la réception des demandes d'indemnisation, extraire des données des rapports de police et des dossiers médicaux, et signaler les informations manquantes ou suspectes en temps réel. En ce qui concerne la souscription, des robots ont recueilli des données sur les risques, les ont recoupées avec l'historique des sinistres et ont permis une tarification plus précise. La précision de la souscription s'en est trouvée améliorée de 34%.Nous avons également automatisé le traitement des règlements et les contrôles de conformité, permettant au système de signaler les violations des polices, de vérifier les données KYC et de geler les transactions en cas de dépassement des limites. Au total, cela a permis de réduire de 27% le temps d'enregistrement des sinistres et a aidé l'assureur à réduire les erreurs, le risque de fraude et l'exposition à l'audit, tout en maintenant une traçabilité réglementaire complète.

Cas d'utilisation de la RPA dans l'industrie des télécommunications

Les fournisseurs de télécommunications gèrent certaines des entreprises les plus complexes sur le plan opérationnel, avec des millions de comptes, des taux de désabonnement élevés et des engagements stricts en matière de contrats de niveau de service. La première ligne est le service à la clientèle, mais derrière se cache un réseau enchevêtré de facturation, de fourniture de services et d'assistance technique.

La RPA joue un rôle important dans l'aplanissement de cette complexité. Les robots peuvent gérer les activations de services, automatiser le portage des numéros entre les opérateurs et transmettre les mises à jour de facturation aux systèmes CRM et ERP. En ce qui concerne l'assistance, les robots peuvent lire les demandes de courrier électronique entrantes, les classer en fonction de leur intention et générer des réponses de premier niveau ou acheminer directement le ticket en y joignant tout le contexte nécessaire. Cela permet de réduire les temps d'attente, d'améliorer la cohérence et de soulager les agents humains qui traitent des problèmes plus complexes.

Cas d'utilisation de la RPA dans l'industrie automobile

L'industrie automobile est confrontée à des chaînes d'approvisionnement mondiales, à des règles de conformité strictes et à un cycle de vie des produits en constante évolution, qui dépendent tous d'une documentation détaillée et précise. Si l'on ajoute à cela l'essor des véhicules connectés et des services après-vente, le besoin d'efficacité du back-office devient encore plus critique.

La RPA permet d'assembler les flux de production, de logistique, de garantie et d'assistance aux concessionnaires. Les robots peuvent gérer les tableaux de bord des fournisseurs, vérifier les certifications des pièces, déclencher des contrôles d'éligibilité à la garantie et traiter les autorisations de retour.

Du côté du commerce de détail, les robots peuvent enregistrer les véhicules auprès du DMV au nom de l'acheteur et gérer le traitement des remises. Ils créent un modèle opérationnel plus souple et plus résilient à tous les niveaux.

Curieux de savoir ce que la RPA peut apporter à votre entreprise ?

Principaux cas d'utilisation de la RPA et exemples par fonction

Zoomons maintenant sur les tâches réellement automatisées. Il s'agit du type de flux de travail que l'on retrouve partout, que ce soit dans la banque, la logistique, la santé ou la vente au détail. Il s'agit de la liste de contrôle des cas d'utilisation fonctionnelle de la RPA : ce que la RPA peut traiter de manière réaliste aujourd'hui, où elle apporte le plus de valeur ajoutée et ce à quoi il faut faire attention lors de la mise en œuvre.

Traitement des factures et comptabilité fournisseurs

La RPA est parfaitement adaptée aux flux de travail de l'AP, en particulier lorsque les formats de facture sont standardisés. Les robots peuvent ingérer des factures par courriel ou dans des dossiers partagés, extraire des champs (fournisseur, numéro de commande, postes), vérifier la concordance entre les trois parties et transférer les données dans le système comptable.

Conseil de pro : Avant de vous lancer dans l'automatisation, vérifiez les formats de vos factures. Si les fournisseurs utilisent des mises en page ou des langues différentes, vous devrez peut-être associer la RPA à l'OCR ou au traitement intelligent des documents (IDP). Et prévoyez toujours le traitement des exceptions. Toutes les factures ne correspondent pas parfaitement, et les exceptions non résolues peuvent s'accumuler discrètement s'il n'y a pas de voie d'escalade claire.

Commencez par automatiser uniquement les factures "propres", c'est-à-dire celles qui ne nécessitent pas d'examen humain. Puis élargissez progressivement votre champ d'action. Ne vous lancez pas à corps perdu dès le premier jour.

Saisie et migration de données

Chaque fois qu'une équipe copie des données d'un système à un autre (du CRM à l'ERP, des feuilles de calcul à la base de données, de l'outil A à l'outil B), il s'agit d'une opportunité de RPA. Les robots excellent dans ce type de mouvement structuré et régi par des règles.

Mais ce que les gens oublient, c'est que la qualité des données est importante. Si vos données sources sont incohérentes ou pleines de dépendances cachées, le robot reproduira ces défauts à grande échelle. J'ai vu des clients essayer de migrer des données héritées avec l'automatisation, pour se rendre compte à mi-chemin que la moitié des valeurs étaient obsolètes ou mal étiquetées.

Conseil de pro: Associez votre initiative RPA à un contrôle léger de la qualité des données. Vous n'avez pas besoin d'un programme MDM complet. Le simple fait de signaler les valeurs manquantes ou les schémas anormaux vous évitera des maux de tête par la suite.

Service à la clientèle et automatisation du service d'assistance informatique

Les robots RPA peuvent rendre les équipes de service à la clientèle plus rapides et plus cohérentes. Un robot peut analyser les courriels d'assistance entrants, les classer par catégorie, joindre les données client pertinentes et envoyer une réponse type ou acheminer le dossier vers la file d'attente de l'agent adéquat.

Ils se révèlent particulièrement efficaces dans le cadre de scénarios reproductibles : vérification de l'état des commandes, questions relatives à la facturation et réinitialisation des comptes. Les robots ne résoudront pas les cas particuliers, mais ils nettoieront la file d'attente et réduiront considérablement les accords de niveau de service.

Conseil de pro: Évitez de laisser les robots répondre à des tickets complexes ou chargés d'émotion. Règle générale : si le ton du client est en colère, confus ou paniqué, passez à un humain. Ne brûlez pas la bonne volonté avec une automatisation qui semble robotisée.

La même approche fonctionne pour les services d'assistance informatique. La plupart des tickets sont répétitifs (réinitialisation des mots de passe, installation de logiciels, modification des autorisations), et les robots peuvent les traiter instantanément, libérant ainsi l'équipe informatique pour les défis techniques réels. Intégrés aux plateformes ITSM telles que Jira ou ServiceNow, les robots peuvent vérifier les détails des tickets, résoudre les problèmes connus ou escalader avec le contexte pour un modèle d'assistance hybride transparent.

Conseil de pro: Commencez par la réinitialisation des mots de passe et le provisionnement de l'accès, car ils présentent peu de risques, un volume important et un retour sur investissement immédiat. Puis, au fil du temps, passez à des automatisations plus complexes.

Traitement et exécution des commandes

Le passage de la commande à l'encaissement implique une chaîne d'étapes interdépendantes : réception de la commande, vérification, répartition des stocks, facturation, expédition et, parfois, retours. Une étape manquée peut signifier une expédition retardée ou même une vente manquée.

La RPA peut aider à relier toutes ces étapes entre les systèmes. Les robots peuvent valider les commandes, vérifier les UGS, déclencher des flux de travail d'exécution, mettre à jour le CRM et informer les clients, le tout sans intervention humaine.

Conseil de pro: Attention à la logique des cas extrêmes. Les remises, les offres groupées ou les commandes multirégionales peuvent s'avérer délicates si vos règles ne sont pas rigoureuses. Je recommande de dresser la liste des types de commandes les plus courants et de commencer par là. Construisez des robots modulaires auxquels vous pourrez ajouter une nouvelle logique ultérieurement.

Tâches liées à l'accueil des employés et aux ressources humaines

L'expérience d'intégration donne le ton pour l'ensemble du cycle de vie de l'employé. Pourtant, dans de nombreuses entreprises, c'est encore un fouillis de documents de formation, d'e-mails et d'étapes oubliées. Les robots RPA peuvent créer des comptes, assigner des formations, demander l'accès à des badges, envoyer des e-mails de bienvenue et mettre à jour les enregistrements du SIRH en temps réel.

Voici quelque chose qui fonctionne bien : construire un flux de travail de type liste de contrôle avec des points de "transfert" clairs entre les robots et les RH. Par exemple, le robot crée des comptes et planifie la session d'accueil, mais le manager approuve certains outils spécifiques au rôle. De cette manière, les RH peuvent se concentrer sur la culture et l'engagement au lieu de courir après les tickets informatiques.

Conseil de pro: Vérifiez toujours votre processus d'intégration avant de l'automatiser. La plupart des entreprises ont des lacunes dont elles ne sont même pas conscientes.

Conformité et rapports réglementaires

Les rapports réglementaires sont un cas classique de "faible complexité, forte conséquence". Vous devez collecter des données à partir de plusieurs systèmes, vérifier qu'elles correspondent à des formats prédéfinis et les soumettre dans les délais. La RPA est taillée sur mesure pour cela : les robots peuvent extraire les champs requis, remplir les bons modèles, revérifier les calculs et soumettre les rapports dans les délais.

Conseil de pro: Intégrez un contrôle des versions et des pistes d'audit claires. Les régulateurs peuvent demander des preuves de la manière dont un rapport a été généré, et les journaux de votre robot doivent être aussi transparents que n'importe quel enregistrement humain. N'oubliez pas non plus les protocoles de secours en cas de panne de votre ERP ou de retard dans les données d'entrée. Que doit faire le robot ?

Ce qui est utile, c'est de lier vos robots à des processus de gestion du changement. Si une réglementation change, quelqu'un doit mettre à jour la logique d'automatisation. L'attribution de cette responsabilité à un stade précoce fait toute la différence.

Traitement des salaires

La paie ne tolère aucune erreur. La RPA y contribue en extrayant les données des feuilles de temps, en calculant les salaires bruts et nets, en appliquant les déductions, en générant les fiches de paie et en se synchronisant avec les fournisseurs de paiement.

Conseil de pro: Utilisez la RPA pour valider la paie plutôt que de la gérer de bout en bout. Par exemple, demandez au robot d'effectuer un calcul parallèle et de signaler les écarts. Cela permet d'éviter les erreurs de saisie humaine et de se prémunir contre les sous-paiements et les surpaiements.

Enfin, il faut toujours tester les robots pendant un cycle non critique (par exemple, une exécution fictive en milieu de mois) avant de les mettre en service le jour de la paie. Un faux pas dans la production peut déclencher un retraitement de la paie, ce qui est le cauchemar de toute équipe de RH.

Gestion des achats et des fournisseurs

L'approvisionnement implique souvent des flux de travail fragmentés : approbation des demandes, comparaison des devis, vérification des fournisseurs, création de bons de commande et confirmations de livraison. Les robots peuvent boucler la boucle entre toutes ces étapes, garantissant ainsi rapidité et traçabilité.

Ce qui est souvent négligé, c'est le respect des contrats. Les robots RPA peuvent recouper les factures entrantes avec les conditions négociées (quantités, prix, fenêtres de livraison) et signaler automatiquement les divergences. C'est un avantage considérable pour les organisations qui tentent de contrôler leurs dépenses.

Conseil de pro: Intégrez des approbations souples. Par exemple, laissez le robot préparer le bon de commande, mais envoyez-le au responsable des achats pour qu'il l'examine en un clic. Cela permet de conserver le jugement humain là où il est nécessaire, sans ralentir les choses.

Campagnes de marketing et gestion des médias sociaux

Les équipes marketing sont souvent accaparées par des tâches opérationnelles répétitives : programmation de posts, nettoyage de listes, envoi d'e-mails de prospection et compilation de rapports. La RPA peut s'occuper de tout cela, et plus encore, sans toucher à l'aspect créatif.

L'automatisation n'est pas réservée aux opérations ; elle permet également un ciblage plus intelligent. Les robots peuvent segmenter les prospects en fonction de leur comportement, mettre à jour les champs du CRM en fonction des actions, ou déclencher des campagnes en fonction de l'étape du cycle de vie du client.

Conseil de pro: Si vous menez des campagnes multicanal, utilisez la RPA pour centraliser les rapports. Rassemblez les données de Facebook, LinkedIn, Google Ads et de votre outil de messagerie dans un seul tableau de bord. Cela permet d'économiser des heures de travail sur les feuilles de calcul chaque semaine.

Vous croulez déjà sous les tâches manuelles ? Construisons votre premier robot et libérez des heures de travail.

Rapprochement financier

Le rapprochement est une opération fastidieuse mais essentielle. Vous faites correspondre des enregistrements provenant de différents systèmes (par exemple, les grands livres internes et les relevés bancaires) et vous examinez chaque incohérence. La RPA s'en charge avec une précision chirurgicale : elle compare les entrées, applique des règles, signale les exceptions et génère des rapports.

Mais n'essayez pas d'automatiser tous les scénarios de rapprochement en même temps. Commencez par les comptes à fort volume et basés sur des règles (par exemple, les encaissements quotidiens), puis passez à des comptes plus complexes. Par ailleurs, enregistrez toujours les exceptions dans un format lisible par l'homme. J'ai vu des robots signaler des erreurs sans suffisamment de contexte pour les déboguer, ce qui va à l'encontre du but recherché.

Conseil de pro: Paramétrez les bots pour qu'ils fonctionnent sur une base continue (par exemple, toutes les heures ou tous les jours), et pas seulement à la fin du mois. Cela permet de répartir la charge de travail et de faciliter la clôture de fin de mois.

Traitement des demandes d'indemnisation dans l'assurance

Le traitement des demandes de remboursement s'appuie sur un grand nombre de documents, est soumis à des règles et est soumis à des contraintes de temps. En d'autres termes, il est idéal pour la RPA. Les robots peuvent extraire des données des formulaires, vérifier l'éligibilité des demandes, contrôler la documentation et acheminer les dossiers valides vers les évaluateurs ou approuver automatiquement les dossiers de faible valeur.

N'oubliez pas que la "première notification de sinistre" (FNOL) est essentielle. Si vous pouvez automatiser le triage dès l'accueil (vérification des informations manquantes, identification du type de sinistre, pré-classification de la gravité), vous réduisez considérablement les délais d'exécution.

Conseil de pro: Associez la RPA à la NLP si vos formulaires de demande d'indemnisation contiennent beaucoup de texte libre. Les données structurées sont idéales, mais l'analyse intelligente ajoute de la flexibilité et de l'évolutivité.

Saisie des commandes clients

Les équipes de vente génèrent des commandes par le biais d'e-mails, de formulaires web ou de CRM, et il arrive souvent qu'une personne des opérations doive les saisir à nouveau dans l'ERP ou l'OMS. Les robots éliminent ce goulot d'étranglement en récupérant les données des commandes, en validant les UGS, en vérifiant les stocks et en les transférant dans les systèmes en aval.

Conseil de pro: Faites attention à la manière dont les règles de tarification sont appliquées. Les remises, les paliers et les offres groupées peuvent nécessiter une logique dynamique, et pas seulement un mappage de champs. Validez cette logique dès le début.

Et envoyez une confirmation au commercial ou au client une fois que le robot a traité la commande. Cela renforce la confiance dans l'automatisation et permet d'identifier rapidement les problèmes éventuels.

Gestion des stocks et de la chaîne d'approvisionnement

La précision des stocks est une cible mouvante, en particulier dans les entrepôts distribués. La RPA peut surveiller les niveaux de stock, déclencher des commandes, mettre à jour les registres d'inventaire et synchroniser les données entre les systèmes d'approvisionnement, de finance et d'entreposage.

Ce qui est précieux, c'est que les robots peuvent également valider que ce qui a été commandé correspond à ce qui a été reçu. Faire correspondre les bordereaux d'expédition aux bons de commande, signaler les écarts de quantité - ces petites automatisations permettent d'éviter de gros problèmes en aval.

Conseil de pro: Attention aux systèmes d'inventaire qui nécessitent une confirmation manuelle ou une logique d'unité de mesure complexe. Dans ces cas-là, faites appel à un humain pour les approbations jusqu'à ce que vous ayez un chemin d'automatisation propre.

Gestion des contrats

La plupart des entreprises ont des contrats qui traînent dans des lecteurs partagés ou des boîtes de réception, sans système fiable pour les renouvellements, les obligations ou la visibilité des clauses. La RPA peut extraire des métadonnées (par exemple, les dates d'expiration, les conditions de paiement), stocker les documents dans le bon système et déclencher des alertes aux dates clés.

Conseil de pro: N'essayez pas d'analyser des contrats entiers avec la RPA seule. Utilisez-la en tandem avec un système de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ou un moteur OCR + NLP. Le CLM gère le stockage structuré, le contrôle des versions et les flux de travail d'approbation, tandis que le NLP extrait les clauses, les termes et les dates clés du texte non structuré. La RPA se charge de déplacer les fichiers, d'appliquer la logique et de maintenir le tout à jour.

Gestion et mise à jour des données clients

Les données sales sont à l'origine de nombreux problèmes commerciaux, en particulier lorsque les informations sur les clients sont réparties sur plusieurs plateformes. La RPA aide à maintenir les enregistrements synchronisés en validant les entrées, en mettant à jour les entrées CRM et en propageant des enregistrements exacts et normalisés sur les plateformes intégrées.

Surveillez les problèmes liés à la source de vérité. Si votre système de CRM et votre système de facturation stockent tous deux les noms des clients, lequel des deux l'emporte en cas d'incohérence ? Les robots ont besoin de règles claires, sinon ils ne feront que reproduire les incohérences.

Conseil de pro: Utilisez des robots pour exécuter régulièrement la logique de déduplication ou vérifier les enregistrements par rapport aux bases de données publiques (par exemple, validation de la TVA, recherche d'adresses). Données propres = meilleures décisions.

Facturation des soins de santé et gestion des demandes de remboursement

Dans le secteur de la santé, les erreurs de facturation entraînent des retards, des refus et des risques de non-conformité. La RPA peut automatiser la saisie des frais, la vérification des assurances, la soumission des demandes et le suivi des refus, tout en enregistrant chaque action pour faciliter l'audit.

Un piège courant est la non-concordance des codes CPT ou des numéros d'autorisation. Votre robot doit vérifier les règles de facturation au niveau du payeur. Ce qui est valable pour un assureur peut ne pas l'être pour un autre.

Conseil de pro: Mettez en place des alertes lorsque des demandes sont bloquées. Les robots peuvent signaler les réclamations qui ne sont pas payées dans un délai de X jours ou qui n'ont pas fait l'objet d'un suivi, afin que vous ne perdiez pas de revenus en attendant la résolution du problème.

Paiement des fournisseurs et transactions financières

Les cycles de paiement peuvent facilement s'interrompre, en particulier lorsque les approbations de factures, les vérifications de contrats et les transferts bancaires sont effectués par différentes équipes. La RPA peut gérer le flux de bout en bout : rapprochement des factures, validation des paiements et décaissement via des API bancaires intégrées.

Conseil de pro: Introduire des seuils. Par exemple, les robots peuvent payer automatiquement les factures inférieures à $500, tout en acheminant les factures plus importantes pour approbation par le service financier. Cela permet d'équilibrer la vitesse et le contrôle.

Créez des tableaux de bord des exceptions, et ne vous contentez pas d'envoyer des alertes par courrier électronique. Le fait de voir les approbations en attente, les factures signalées ou les paiements bloqués en une seule vue facilite la vie du service financier.

Traitement des retours de produits

Les retours impliquent un mélange de logistique, de finance et de CX, qui sont tous liés par des règles spécifiques à chaque cas. La RPA peut valider les demandes de retour, générer des RMA, mettre à jour les inventaires, effectuer des remboursements et informer le client une fois le traitement effectué.

Conseil de pro: Reliez votre robot à votre plateforme de commerce électronique ou à votre système de billetterie. Lorsqu'un client effectue un retour, le robot peut immédiatement commencer à le traiter, ce qui réduit les délais d'exécution et améliore la satisfaction.

Notez que vous devrez gérer les exceptions pour les articles endommagés, les violations de la politique de retour ou les retours incomplets. Il est préférable que ces cas soient traités par une file d'attente humaine, et non par l'automatisation.

Gestion des documents et classement

La numérisation et la catégorisation des documents n'est pas un travail prestigieux, mais il est nécessaire. Les robots RPA peuvent scanner les dossiers, lire les types de documents, extraire les métadonnées, renommer les fichiers et les acheminer vers le bon système de stockage ou DMS. Le meilleur cas d'utilisation est donc celui des documents réglementaires ou juridiques qui doivent être organisés de manière cohérente et facilement consultables pour les audits.

Conseil de pro: Définissez rapidement une convention de dénomination. Les robots suivent des instructions, donc une logique peu claire est un billet express pour ClutterTown. Automatisez également l'indexation afin que les utilisateurs puissent retrouver ultérieurement les documents par étiquette, et pas seulement par nom de fichier.

Audit et contrôles internes

La préparation de l'audit est généralement un mélange de feuilles de calcul, de journaux de système et de demandes de preuves. La RPA rationalise ce processus en collectant les enregistrements requis, en les comparant à des contrôles prédéfinis et en assemblant des rapports prêts pour l'audit.

Conseil de proLe système de gestion de l'audit : il permet d'exécuter des bots selon un calendrier (hebdomadaire, par exemple) et non pas uniquement au moment de l'audit. Les contrôles internes restent ainsi rigoureux tout au long de l'année.

Analyse du retour d'information des clients

La RPA peut surveiller les canaux de retour d'information (courrier électronique, enquêtes NPS, magasins d'applications) et acheminer le retour d'information par thème ou par urgence. Associée au NLP, elle peut détecter les sentiments, signaler les problèmes critiques et résumer les tendances au fil du temps.

Conseil de pro: Ne vous contentez pas d'établir des rapports. Alimentez ces informations dans les flux de travail du produit ou de l'assistance. Si les plaintes concernant une fonctionnalité augmentent, le robot peut signaler la tendance, compiler les détails clés et créer un projet de ticket Jira pour que le responsable produit puisse l'examiner.

Exécutez également des instantanés programmés. Les courriels hebdomadaires de synthèse adressés aux responsables de la réussite des clients ou des produits permettent d'assurer la visibilité de la voix du client sans effort manuel.

Contrôle des risques et de la conformité

Les robots peuvent surveiller les transactions, les journaux d'accès et les paramètres de configuration pour repérer les écarts ou les violations de la politique. Si un élément enfreint une règle, le robot le signale, déclenche des alertes et peut même, dans certains cas, annuler les modifications.

Conseil de pro: Utiliser des robots pour appliquer la politique de manière proactive. Par exemple, si quelqu'un tente de créer un fournisseur sans autorisation, le robot le bloque et alerte le service des achats.

N'oubliez pas que les robots ont aussi besoin de conformité. Mettez en place des pistes d'audit pour votre logique d'automatisation, en particulier dans les secteurs réglementés.

Prêt à transformer votre entreprise grâce à l'automatisation des processus robotiques ?

Si vous êtes arrivé jusqu'ici, il y a de fortes chances que vous ayez déjà perçu le potentiel du type de friction quotidienne que la RPA peut réellement éliminer. Des approbations de factures plus rapides, des transferts plus nets entre les équipes, moins d'erreurs entre les systèmes et des heures de travail manuel économisées - tout cela se traduit par une plus grande capacité pour le travail stratégique.

C'est ce sur quoi nous nous concentrons chez Innowise. Nous avons passé des années à concevoir, construire et mettre à l'échelle des solutions RPA dans des secteurs allant de la fabrication et de la logistique à la finance, à la santé et au-delà. Que vous ayez besoin d'automatiser un seul processus ou de jeter les bases d'une transformation à l'échelle de l'entreprise, nous ne nous contentons pas de mots à la mode. Nous venons avec une compréhension claire de ce qui fonctionne, de ce qui ne fonctionne pas et de ce qui fait avancer l'aiguille.

Et nous ne nous contentons pas de créer des robots. Nous construisons des systèmes avec la gestion des exceptions, la documentation et la gouvernance que vous souhaiteriez avoir dès le premier jour.

Si vous êtes prêt à dépasser les inefficacités, nous sommes prêts à vous aider à y parvenir.

Michael Labutin

Directeur, chef de Java, solutions ERP

Michael connaît l'ERP de fond en comble - du choix du bon système à la façon dont il fonctionnera avec le reste de votre pile technologique. C'est vers lui que les gens se tournent lorsqu'ils ont besoin d'un ERP pour résoudre des problèmes opérationnels réels, et non pour en créer de nouveaux.

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