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Tiempo y materiales frente a precio fijo: cómo elegir el contrato adecuado para su proyecto

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Ya está listo para dar vida a su solución digital. Ya ha encontrado algunos proveedores de software, ha consultado sus ofertas y ahora le interesan los contratos de precios. La mayoría de las empresas se ciñen a dos opciones principales: tiempo y materiales frente a precio fijo (también conocido como T&M frente a FFP). Si le suenan un poco confusos, no se preocupe, déjeme que se lo aclare.

A lo largo de los años, he trabajado con ambos modelos y cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes. En esta guía, desglosaré las principales diferencias y explicaré cuándo funciona mejor cada uno de ellos.

Es hora de sumergirse.

Tiempo y material frente a precio fijo: resumen

Principales diferencias entre los contratos de precio fijo y los de precio cierto: El precio fijo ofrece previsibilidad con un presupuesto y un alcance fijos, mientras que las obras y los servicios ofrecen flexibilidad para ajustarse a medida que evoluciona el proyecto.

Cuándo elegir cada modelo: El precio fijo funciona mejor en proyectos bien definidos, sencillos y con resultados claros. El precio fijo es perfecto para proyectos complejos y en crecimiento que requieren adaptabilidad.

Consideraciones presupuestarias: Con un precio fijo no hay costes sorpresa, pero hay menos flexibilidad. El precio fijo y variable da margen para hacer ajustes, pero requiere un seguimiento minucioso para ajustarse al presupuesto.

Equilibrio entre riesgo y control: El precio fijo hace que el riesgo recaiga en el proveedor, pero los cambios pueden salir caros. El precio fijo te da más control, pero tendrás que involucrarte.

Ventajas del enfoque híbrido: Una combinación de ambos modelos permite ser flexible al principio y fijar los costes una vez que las cosas están más claras, lo que lo convierte en una opción inteligente para proyectos en evolución.

¿Qué es el modelo de precio fijo?

Un proyecto de precio fijo se ejecuta con un presupuesto, un alcance y un calendario fijos, todos ellos acordados de antemano. En otras palabras, usted y su proveedor deciden exactamente qué se va a construir, cuánto tiempo llevará y cuánto costará desde el principio. Piénsalo como una caja de suscripción: pagas un precio fijo y recibes una selección sin sorpresas.

¿Qué es el modelo de precios por tiempo y material?

El modelo de tiempo y material supone una configuración más fluida en la que pagas por las horas trabajadas y cualquier coste adicional que se produzca por el camino. Si tu proyecto necesita cambiar de dirección a mitad del proceso, sigue colaborando con el equipo y ellos ajustarán las cosas según sea necesario. Básicamente, es un sistema de pago por uso, que te permite cambiar de rumbo rápidamente sin tener que pasar por muchos trámites burocráticos.

Contrato por tiempo y materiales frente a precio fijo

Tienes un proyecto en mente y ha llegado el momento de elegir un modelo de precios. ¿Debería fijarlo todo desde el principio con un contrato de precio fijo o mantener la fluidez con un enfoque de tiempo y materiales?

Por mi experiencia en varios proyectos, ambos modelos tienen sus pros y sus contras. Analicemos cada uno de ellos para ayudarte a determinar cuál se ajusta mejor a tus objetivos y a tu estilo de trabajo.

Flexibilidad

Si te gusta tenerlo todo planeado desde el primer día, un contrato de precio fijo puede parecerte la opción más segura. Sabes exactamente lo que vas a recibir y cuánto te va a costar. Pero seamos sinceros: las cosas rara vez salen según lo planeado. Supongamos que estás creando una aplicación móvil y, a mitad de camino, te das cuenta de que necesitas una función adicional para mantener el interés de los usuarios. Con un acuerdo de precio fijo, añadir extras imprevistos significa más papeleo, costes adicionales y posibles retrasos.

Por otro lado, T&M mantiene la flexibilidad. Empieza con una aplicación básica y añádele fácilmente funciones útiles, como un chatbot o interfaces personalizadas, a medida que vayan llegando los comentarios de los usuarios. Sin quebraderos de cabeza legales ni largas aprobaciones. Pero con toda esa libertad, es fácil perder el norte, así que sigue siendo necesario un plan claro para evitar que se desborde el alcance, se amplíen los plazos y aumenten los costes.

Riesgo y control

Los contratos a precio fijo trasladan la mayor parte del riesgo al proveedor. Se comprometen a entregar el proyecto a un precio fijo. Así que si las cosas tardan más de lo previsto, la culpa es suya. Parece una ventaja para usted, ¿verdad? Pero no siempre. Menos riesgo para usted significa también menos flexibilidad. Una vez iniciado el proyecto, puede resultar difícil hacer cambios, y es más probable que los proveedores se ciñan al contrato en lugar de explorar mejores soluciones.

Con los precios por tiempo y materiales, la cosa cambia. Compartes los riesgos de los costes, pero tienes mucho más control. ¿Necesitas modificar características, cambiar prioridades o tomarte más tiempo para perfeccionar algo? No hay problema. Pero esa flexibilidad conlleva una gran responsabilidad. Sin una supervisión sólida, los costes pueden dispararse y es fácil perder de vista tanto el presupuesto como el calendario.

Consideraciones presupuestarias

Un contrato de precio fijo es ideal para las empresas que necesitan un control presupuestario estricto: piense en nuevas empresas con fondos limitados o en empresas que trabajan con presupuestos anuales estrictos. Por ejemplo, si va a lanzar un sitio web de comercio electrónico con un presupuesto fijo, un modelo de precio fijo le permite planificar con confianza, sabiendo que no habrá costes sorpresa. Sin embargo, si más adelante decide añadir una gestión de inventario avanzada o un procesamiento de pedidos multicanal, probablemente necesitará un contrato completamente nuevo. Y eso podría costarle más de lo previsto.

Con los precios por tiempo y materiales, las cosas funcionan de otra manera. Sólo pagas por el trabajo realizado, lo que te da más flexibilidad para hacer cambios sobre la marcha. Pero sin un seguimiento cuidadoso, los costes pueden aumentar rápidamente y, antes de que te des cuenta, estarás gastando más de lo previsto. Por eso, en este modelo es fundamental vigilar de cerca el presupuesto.

Calidad e innovación

Con los contratos de precio fijo, los proveedores se centran en entregar exactamente lo que figura en el contrato, ni más ni menos. Esto funciona bien en proyectos sencillos, como el desarrollo de un sitio web corporativo con funciones estándar. Pero como tienen que ceñirse a un presupuesto fijo, los proveedores pueden intentar hacer lo justo para cumplir los requisitos, lo que a veces puede significar recortar gastos o sacrificar la calidad para cumplir los plazos.

El tiempo y los materiales, en cambio, se centran en ofrecer el mejor producto posible a través de mejoras continuas. Por ejemplo, un cuadro de mandos analítico basado en IA. Los requisitos exactos pueden evolucionar y pueden surgir nuevas oportunidades por el camino. La T&M te da la flexibilidad necesaria para probar, perfeccionar y ajustar las cosas basándote en los comentarios reales de los usuarios. Pero sin unos límites claros, es fácil quedar atrapado en un ciclo interminable de mejoras, con plazos y costes más elevados de lo previsto.

Tiempo y material frente a precio fijo: tabla comparativa

Además, he elaborado una sencilla tabla comparativa de precios fijos y fijos para que sea más fácil ver las principales diferencias de un vistazo.

Requisitos del proyecto Definido en detalle por adelantado. El ámbito de aplicación se especifica con antelación Se aceptan requisitos flexibles o poco claros; el alcance puede cambiar sobre la marcha

Presupuesto y precios Un coste único y acordado para todo el proyecto En función de las tarifas horarias y los materiales utilizados

Alcance del trabajo Gran rigidez. Los cambios a mitad de proyecto suelen requerir nuevas negociaciones o extras. Muy flexible. Los cambios se gestionan sobre la marcha, con actualizaciones del alcance según sea necesario.

Calendario del proyecto Suelen ser fijos, pero cualquier cambio sorpresa puede provocar retrasos o gastos adicionales. Más adaptable a los obstáculos imprevistos o a la evolución de las prioridades.

Participación de los clientes Mínimo tras la planificación inicial, a menos que surjan cambios en el alcance Las revisiones periódicas y la colaboración son la norma; las opiniones de los clientes dirigen el barco.

El enfoque híbrido

El enfoque híbrido combina contratos de precio fijo y de tiempo y material para ofrecerle flexibilidad y previsibilidad exactamente cuando las necesita. Es perfecto para empresas que quieren ser ágiles al principio y fijar los costes una vez que tienen un plan claro.

Así es como funciona en el mundo real. Imagina que estás lanzando una innovadora aplicación de fitness destinada a ayudar a los usuarios a hacer un seguimiento de sus entrenamientos y su nutrición. Tienes una idea general de lo que quieres, pero el conjunto exacto de funciones y las necesidades de los usuarios siguen evolucionando.

Inicio con T&M para el descubrimiento y MVP

Empieza con T&M para probar cosas y dar forma a tu producto. Aquí la flexibilidad lo es todo. Estás experimentando, recogiendo opiniones y averiguando qué quieren realmente los usuarios. Tal vez empieces con el seguimiento de los entrenamientos, pero los usuarios dejan claro que también quieren una planificación de las comidas. Con T&M, puedes cambiar rápidamente sin quebraderos de cabeza contractuales.

Pasar a un precio fijo para el desarrollo

Una vez que el MVP es sólido y las características imprescindibles están claras, es hora de fijar las cosas en piedra. Un contrato de precio fijo facilita la presupuestación y mantiene los plazos predecibles, para que puedas lanzar el producto completo al mercado sin sorpresas.

Vuelve a T&M para escalar

Tras el lanzamiento, la flexibilidad vuelve a ser clave. El cambio a T&M le permite desplegar nuevas funciones, ya sean integraciones de wearables o recomendaciones basadas en IA, basándose en los comentarios reales de los usuarios. Puedes ser flexible y adaptarte rápidamente sin estar atado por acuerdos rígidos.

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Ventajas de un modelo de precio fijo sobre un modelo de tiempo y material

Centrémonos ahora en lo que puede aportar un contrato de precio fijo. Si tienes un plan claro y sabes exactamente lo que necesitas, el FFP tiene algunas ventajas tangibles sobre el modelo de tiempo y material.

Costes fijos

Menos problemas cotidianos

El alcance se mantiene bajo control

Genial si no eres técnico

Costes fijos

Con un contrato de precio fijo, sabe exactamente lo que paga, ya sea por la creación de un panel de control de clientes con análisis, notificaciones y gestión de suscripciones. Todo cerrado, sin sorpresas. Incluso si el proveedor se encuentra con obstáculos, el precio sigue siendo el mismo mientras todo forme parte del plan original.

En el caso de los gastos de gestión, los imprevistos pueden acumularse rápidamente y dificultar la planificación financiera. Los precios fijos, en cambio, dan tranquilidad a los equipos financieros y facilitan la asignación de presupuestos y la presentación de informes a las partes interesadas sin preocuparse por el aumento de los costes.

Menos problemas cotidianos

¿Vas a renovar tu marca? Con un contrato de precio fijo, todo se planifica por adelantado -diseño UI/UX, integraciones de pago, seguimiento de inventario, etc.- para que sepas exactamente qué incluye y cuánto costará. De este modo, no tendrás que asistir a reuniones interminables ni preocuparte por el control de horas. En su lugar, obtendrá actualizaciones de los hitos y un calendario de entrega claro.

Es una forma de hacer las cosas sin estrés, perfecta para equipos ocupados que quieren centrarse en lo más importante. Con T&M, sin embargo, tendrás que involucrarte más, aprobando cambios, reasignando recursos y haciendo llamadas sobre la marcha, lo que puede ralentizar las cosas.

El alcance se mantiene bajo control

Imagínese esto: su empresa va a lanzar un chatbot con IA para la atención al cliente. Con un contrato de precio fijo, sabes exactamente lo que vas a obtener: asistencia multilingüe, análisis de opiniones e integración con CRM, todo ello sin extras inesperados. Todo está cerrado desde el principio, por lo que el proyecto no se descontrolará, como puede ocurrir a veces con los contratos de precio fijo y variable. Es perfecto cuando se tiene un plazo fijo, como sincronizar el lanzamiento con la salida de un gran producto.

Por otro lado, el T&M ofrece más flexibilidad, pero es fácil que las cosas se amplíen y los plazos se alarguen más de lo previsto.

Genial si no eres técnico

Si no dispone de un equipo técnico interno, un contrato de precio fijo es una forma sencilla de hacer las cosas sin tener que sumergirse en la maraña tecnológica. Imagina que diriges un hotel boutique y necesitas un sistema de reservas con funciones básicas. Con un contrato de precio fijo, no tendrá que preocuparse de gestionar desarrolladores ni de descifrar la compleja jerga tecnológica. El proveedor se encarga de todo, desde el diseño hasta el lanzamiento, todo basado en los requisitos acordados.

Con un modelo de tiempo y materiales, tendrás que involucrarte más, controlando el progreso y proporcionando información periódica. Si no te sientes cómodo con el aspecto tecnológico, puede resultar un poco abrumador.

Costes fijos

Menos problemas cotidianos

El alcance se mantiene bajo control

Genial si no eres técnico

Ventajas de los contratos por tiempo y material frente a los contratos a precio fijo

Por otro lado, el tiempo y el material se basan en la flexibilidad. Si tu proyecto tiene muchas incógnitas o no estás 100% seguro del alcance final, es una gran opción.

Flexibilidad para proyectos dinámicos

Cuando se trabaja en algo nuevo o se lanzan grandes actualizaciones, las cosas pueden ser impredecibles. Tanto si se trata de probar nuevas funciones como de responder a las necesidades cambiantes del mercado, las cláusulas y condiciones permiten hacer ajustes sobre la marcha sin necesidad de reescribir el contrato cada vez. Por ejemplo, supongamos que estás creando una aplicación móvil y, a mitad de camino, los comentarios de los usuarios apuntan a un cambio importante en el diseño o las funciones. Con T&M, puedes hacer esos cambios fácilmente, pagando solo por las horas trabajadas y los materiales utilizados.

En cambio, con un contrato de precio fijo, es probable que haya que renegociar cada vez que cambie algo, lo que puede ralentizar las cosas y aumentar los costes.

Posibilidades de mejora

Los grandes productos no surgen de la nada: crecen y mejoran con el tiempo. Con T&M, puedes seguir mejorando basándote en los comentarios reales de los usuarios, en lugar de quedarte estancado en un plan que quizá ya no sirva. Supongamos que lanzas una tienda online y los usuarios tienen problemas con el proceso de pago. Gracias a T&M, puedes ajustar el flujo, realizar pruebas A/B y afinar las cosas basándote en lo que realmente funciona.

Con el precio fijo, sin embargo, puede que tenga que esperar hasta la siguiente fase o, peor aún, descubrir que no queda presupuesto para hacer esas mejoras imprescindibles.

Colaboración práctica

Si te gusta estar al tanto de todo y tomar decisiones a medida que las cosas avanzan, T&M es el camino a seguir. No te limitas a entregar las cosas y cruzar los dedos, sino que trabajas con el equipo de desarrollo para asegurarte de que todo se ajusta a tu visión.

Por ejemplo, si está implantando un nuevo sistema de recursos humanos y se da cuenta de que sus empleados necesitan funciones distintas de las que había pensado en un principio. Con la subcontratación, puede hacer ajustes sobre la marcha. Un contrato a precio fijo suele implicar más papeleo, retrasos en la aprobación y mucha frustración.

Inicio rápido

Los contratos de precio fijo pueden requerir semanas de planificación antes de que se construya nada. Si tiene un plazo muy ajustado, los contratos de precio fijo y variable le permiten empezar de inmediato. En lugar de atascarte en las negociaciones del contrato, puedes lanzarte directamente al desarrollo y hacer ajustes sobre la marcha.

¿Tienes que presentar tu proyecto a un inversor y necesitas un prototipo funcional? Con T&M, puedes desplegar un MVP funcional rápidamente, recoger comentarios y seguir mejorando. Así, siempre darás lo mejor de ti sin perder tiempo por adelantado.

Evite las desviaciones del alcance y los sobrecostes con la estrategia de precios adecuada.

Cuándo tiene sentido un contrato a precio fijo

Un contrato de precio fijo es ideal en las situaciones adecuadas. Si su proyecto se parece a alguna de estas situaciones, el contrato a precio fijo puede ser su mejor opción.

Sabes exactamente lo que necesitas: Si su proyecto está planificado hasta el más mínimo detalle, el FFP le ofrece seguridad de costes y un plan claro desde el principio.

Tienes un presupuesto ajustado: ¿Necesita ceñirse a un presupuesto fijo sin sorpresas? Un contrato de precio fijo significa que pagas lo acordado, sin costes ocultos.

El proyecto es corto y sencillo: Si su proyecto es bastante sencillo y tiene unos plazos de entrega claros, el FFP facilita el seguimiento de los plazos y el presupuesto sin giros inesperados.

El cumplimiento es clave: Si trabajas en un sector muy regulado, como el financiero o el sanitario, un contrato a precio fijo te ayudará a garantizar que todo se ajuste al plan y cumpla la normativa.

Cuándo es adecuado un contrato por tiempo y material

Si su proyecto es complejo o puede cambiar, T&M puede ser la solución perfecta. He aquí algunas situaciones en las que realmente destaca.

Proyectos grandes e impredecibles: Cuando se crea algo nuevo o se lanzan actualizaciones importantes, las cosas pueden volverse impredecibles. T&M te da la flexibilidad necesaria para adaptarte sobre la marcha.

No todos los detalles resueltos: ¿Todavía no lo tiene claro? No se preocupe. T&M te permite resolverlo todo sobre la marcha sin ralentizar el ritmo.

Quieres seguir participando: Si a usted y a su equipo les gusta participar, el método T&M es el más adecuado. Te permite colaborar, dar tu opinión y hacer ajustes a lo largo del proceso.

Necesitas espacio para crecer: Si planea crecer o cambiar las cosas en función de los comentarios recibidos, la financiación a plazos le da flexibilidad para adaptarse sin estar atado por un contrato fijo.

"Elegir el contrato adecuado consiste en encontrar el equilibrio. El precio fijo puede parecer la apuesta más segura, pero puede bloquearte cuando surgen cambios. Los contratos de obra y mantenimiento te dan la libertad de modificar las cosas sobre la marcha, pero tienes que vigilar el presupuesto para no salirte del camino. Depende de lo que más te interese: ceñirte a un coste fijo o tener flexibilidad para adaptarte cuando lo necesites".

Dmitry Nazarevich

CTO de Innowise

6 errores comunes sobre los modelos de precios FFP y T&M

"El precio fijo siempre es más barato"

"El tiempo y el material carecen de responsabilidad"

"El precio fijo garantiza la entrega a tiempo"

"El precio fijo elimina todos los riesgos"

"El tiempo y el material conducen a costes galopantes"

"No se puede planificar eficazmente con T&M"

"El precio fijo siempre es más barato"

A primera vista, los contratos de precio fijo pueden parecer la opción más barata, ya que se conoce el coste por adelantado. Pero la cuestión es la siguiente: los proveedores suelen añadir un pequeño extra para cubrir cualquier imprevisto. Si todo sale exactamente como estaba previsto, estupendo. Pero si el proyecto resulta ser más sencillo de lo previsto, puede que acabe pagando de más.

"El tiempo y el material carecen de responsabilidad"

A algunos les preocupa que T&M signifique dar a los proveedores un cheque en blanco para que acumulen horas. Pero no funciona así. Si se gestiona bien, es una de las formas más transparentes de trabajar. Con controladores de tiempo, comprobaciones periódicas y revisiones del presupuesto, siempre sabrás qué se está haciendo, cuánto tiempo lleva y adónde va el dinero.

"El precio fijo garantiza la entrega a tiempo"

Es cierto que un contrato de precio fijo viene con plazos establecidos, pero eso no significa que las cosas no puedan descarrilarse. Si surgen problemas inesperados, puede haber retrasos. Y dado que los proveedores trabajan con un presupuesto fijo, pueden recortar gastos o prescindir de funciones "imprescindibles" para cumplir el plazo.

"El precio fijo elimina todos los riesgos"

El precio fijo fija su presupuesto, así que no hay costes sorpresa. Pero eso no significa que desaparezcan todos los riesgos. Los malentendidos sobre el alcance, los cambios en las tendencias del mercado o las necesidades cambiantes de los usuarios pueden causar quebraderos de cabeza. Y si el plan inicial no es perfecto, puede que el producto final no se ajuste a sus necesidades.

"El tiempo y el material conducen a costes galopantes"

Si el proyecto carece de dirección y cambia constantemente, las tareas y los gastos pueden parecer una sangría. Pero con el proceso adecuado (comprobaciones periódicas, hitos y seguimiento del presupuesto) detectarás cualquier señal de alarma antes de que se convierta en una bola de nieve. Además, este modelo te da flexibilidad para cambiar o añadir funciones sin tener que lidiar con cambios de contrato o pagar por cosas que no necesitas.

"No se puede planificar eficazmente con T&M"

Mucha gente piensa que T&M significa no planificar, pero no es cierto. Con flujos de trabajo ágiles, planificación de sprints y rangos presupuestarios, puedes mantener el rumbo sin conjeturas. Los proveedores experimentados suelen dar estimaciones aproximadas y trabajar en iteraciones, de modo que puedes ajustar el alcance en cada sprint mientras mantienes todo bajo control.

"El precio fijo siempre es más barato"

"El tiempo y el material carecen de responsabilidad"

"El precio fijo garantiza la entrega a tiempo"

"El precio fijo elimina todos los riesgos"

"El tiempo y el material conducen a costes galopantes"

"No se puede planificar eficazmente con T&M"

Nuestros modelos de precios

En Innowise, cada proyecto recibe la flexibilidad que merece. Ofrecemos modelos de precio fijo, tiempo y material, y equipo dedicado para ajustarse a sus objetivos, nivel de riesgo y presupuesto. Para una flexibilidad aún mayor, nuestros expertos pueden adoptar el enfoque híbrido que combina agilidad con estructura.

Asociarse con nuestro equipo significa comunicación clara, actualizaciones periódicas y procesos probados que mantienen todo en marcha.

Honorarios fijos frente a tiempo y materiales: conclusión

La elección entre contratos por tiempo y materiales u honorarios fijos depende de la complejidad del proyecto, el presupuesto y la necesidad de flexibilidad. Si tienes un plan claro y quieres ceñirte a un presupuesto fijo, el precio fijo es la mejor opción. Pero si la flexibilidad es clave y quieres margen para adaptarte, el contrato de obra y materiales te da esa libertad.

A veces, lo mejor es una mezcla de ambas. Empezar con T&M para aclarar las cosas y cambiar a precio fijo cuando el alcance esté claro.

¿Aún no sabes qué camino tomar? Estoy aquí para ayudarle. En Innowise, nuestros servicios de consultoría de TI están diseñados para ayudarle a elegir la mejor opción y mantener su proyecto en marcha.

Vasili Kovalévich VP de Ventas

Date: 28 de febrero de 2025

Vasili Kovalévich Vicepresidente Jefe de Ventas

Date: 28 de febrero de 2025

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