Sistema automatizado de tratamiento de extractos bancarios

Para ayudar a nuestro cliente a reducir la conciliación manual y aumentar la precisión financiera, Innowise desarrolló un sistema automatizado de procesamiento de extractos bancarios basado en Odoo ERP.

80%

menos errores de introducción manual

20+

horas ahorradas semanalmente gracias a la automatización

Industria Venta al por menor

Empleados 250-500

Región Alemania

Servicios Personalización de Odoo, integraciones API, DevOps, soporte continuo

Cliente desde 2024

Visión general del cliente

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El cliente es un minorista alemán de rápido crecimiento que ofrece productos contemporáneos para el hogar, decoración y estilo de vida. Con tiendas en las principales ciudades y una plataforma de comercio electrónico en auge, destacan por su cuidada selección de productos de diseño para la vida moderna.

A medida que aumentaban los volúmenes, la conciliación manual en varios bancos empezó a ralentizar la generación de informes y a sobrecargar al equipo financiero. El objetivo de la dirección era conseguir una visibilidad del efectivo más rápida y preparada para auditorías y un cierre de fin de mes más corto dentro de Odoo. La empresa no tenía experiencia interna en módulos de Odoo para realizar integraciones bancarias seguras, por lo que se asoció con Innowise para ofrecer una capa de automatización escalable.

La información detallada sobre el cliente no puede divulgarse en virtud de las disposiciones del acuerdo de confidencialidad.

Desafío

El rápido crecimiento del cliente ejerció una gran presión sobre el equipo financiero. Con la avalancha de transacciones procedentes de sistemas de punto de venta, pagos en línea y transferencias bancarias directas, la conciliación manual se convirtió en un importante cuello de botella que consumía casi la mitad de la capacidad semanal del equipo. Los cierres mensuales se retrasaban constantemente, lo que dificultaba la obtención de informes financieros puntuales o el seguimiento del flujo de caja. Los errores eran frecuentes, las cifras dejaron de ser fiables y la confianza en las decisiones empresariales se resintió.

El ERP Odoo existente gestionaba bien las operaciones diarias, pero se quedaba corto a la hora de automatizar la importación y conciliación de extractos bancarios. El equipo financiero se conectaba a varios portales bancarios, descargaba manualmente los extractos en diversos formatos (CSV, XLS, PDF, CAMT) e introducía las líneas de transacción en Odoo. Sin integración incorporada ni capacidades de análisis de datos, los errores eran frecuentes, la conciliación se retrasaba y el cumplimiento de las auditorías internas se ponía a prueba. Además, el cliente carecía de expertos internos para crear y mantener módulos de Odoo personalizados o conexiones bancarias seguras.

Acabe con los cuellos de botella del flujo de trabajo con Odoo

Solución que ofrecemos

Descubrimiento y planificación

Nuestro equipo comenzó con una fase de descubrimiento. En estrecha colaboración con los equipos financieros y de TI del cliente, investigamos cómo se procesaban los extractos bancarios en los distintos canales y sistemas. Además, nuestros expertos auditaron el flujo de conciliación en Odoo, documentaron todos los formatos de archivo en uso y trazaron un mapa de cómo se movían los datos del extracto al libro mayor.

Lo que descubrimos confirmó sus preocupaciones: formatos de archivo incoherentes y reglas de conciliación desajustadas estaban provocando importantes ralentizaciones. Cada banco utilizaba su propio formato y la lógica para cotejar las transacciones variaba de un canal a otro.

Pusimos todo por escrito, trabajamos con el equipo financiero para definir normas de conciliación claras y unificadas, y nos pusimos de acuerdo con el departamento informático sobre los requisitos de seguridad. Todas las tareas se añadieron a un backlog compartido y las prioridades se revisaron semanalmente durante las sesiones de planificación y demostración de los sprints.

Diseño de soluciones

Propusimos una ampliación modular de la configuración existente de Odoo 18 Enterprise del cliente. No se trata de una reconstrucción o migración completa, sino de una capa de automatización específica que se integra directamente con sus flujos de trabajo financieros actuales. La solución se diseñó para funcionar rápidamente en producción, sin dejar de ser escalable y fácil de mantener.

Nuestras decisiones técnicas se basaron en tres principios:

Escalabilidad. El sistema tenía que gestionar volúmenes de transacciones diarias que oscilaban entre unos pocos miles y más de 100.000 sin caídas de rendimiento.
Modularidad. Construimos la capa de integración bancaria para que no estuviera muy acoplada, de modo que pudieran añadirse nuevos bancos sin tocar la lógica central.
Velocidad y transparencia operativas. Procesamiento por lotes con reglas de registro y conciliación limpias que las finanzas podrían rastrear y ajustar.

Elegimos una arquitectura en contenedores utilizando Docker para el escalado horizontal y utilizamos el ORM nativo de Odoo para escrituras por lotes seguras y eficientes. Todas las integraciones se basan en API REST seguras o interfaces de carga dentro de Odoo, y todo se ejecuta en la nube privada del cliente, lo que minimiza los cambios de infraestructura y preserva el control.

Funciones clave

Sistema de doble admisión. Para las instituciones con soporte API, nuestro equipo construyó integraciones API seguras que obtienen automáticamente nuevos extractos bancarios en un horario diario. Para los bancos que no disponen de API, creamos una interfaz limpia de arrastrar y soltar directamente en Odoo, que permite al equipo cargar los archivos de extractos manualmente.
Analizador universal de formatos. El sistema analiza automáticamente una amplia gama de formatos, como CAMT, OFX, QIF, CSV, XML y XLS/XLSX, y transforma todos esos datos en una estructura unificada y lista para procesar.
Panel de gestión centralizado. Todos los extractos, tanto si se obtienen a través de la API como si se cargan manualmente, aparecen en un único e intuitivo panel de control de Odoo. El equipo financiero obtiene una vista unificada de cada transacción, completa con indicadores de estado (pendiente, procesado, conciliado, error), marcas de tiempo y detalles de origen para una claridad instantánea y una resolución de problemas más rápida.

Motor de conciliación inteligente. Una vez que los datos entran en Odoo, el motor de conciliación del sistema hace coincidir automáticamente las líneas de los extractos con las facturas, pagos y otros registros financieros correspondientes utilizando reglas configurables como números de factura, nombres de clientes o números de transacción. Esta automatización proporciona contabilizaciones de alta precisión y reduce drásticamente la necesidad de intervención manual.
Modos de fallo y alertas. Hemos creado un marco de errores a prueba de balas: Los fallos de la API se reintentan automáticamente con un retroceso exponencial y, a continuación, se canalizan a una cola de espera vigilada por comprobaciones de estado programadas. Los contratiempos del analizador o las transacciones no coincidentes activan mensajes de chat, alertas por correo electrónico y entradas en un panel de errores específico. Todos los registros se transmiten a través del marco de registro de Odoo y a Grafana a través de Prometheus para obtener visibilidad en tiempo real y solución de problemas instantánea.
Procesamiento por lotes de alto rendimiento. Las transacciones se agrupan en lotes de 1.000 y se consignan en bloque a través del ORM de Odoo, lo que reduce la sobrecarga de la base de datos. En pruebas de estrés con 100.000 transacciones diarias, la importación más la conciliación finalizaron en menos de 15 minutos. Para cargas regulares (5.000-20.000 líneas al día), todo se resuelve en 3-5 minutos. Y cuando hay picos de demanda, activamos contenedores de trabajo Docker adicionales para procesar lotes en paralelo.
Capa de integración modular. La capa de integración API modular del sistema facilita la incorporación de nuevas conexiones bancarias a medida que el cliente amplía sus asociaciones financieras. Este enfoque mantiene la flexibilidad de la solución y garantiza que siga siendo un activo a largo plazo que se adapte a sus operaciones.

Enfoque de la entrega

Nuestros especialistas llevaron a cabo el desarrollo en sprints de dos semanas, en estrecha coordinación con los equipos del cliente. Cada sprint empezaba con un plan claro y terminaba con una sesión de revisión, en la que el cliente podía probar las nuevas funciones y dar su opinión de inmediato.

La mayoría de las decisiones de implantación y el trabajo técnico cotidiano fueron gestionados de forma autónoma por nuestro equipo, pero tuvimos en cuenta al cliente para las normas empresariales clave, los requisitos de cumplimiento y cualquier cambio importante. Nuestro equipo trabajó sobre la base de Time & Materials con un límite máximo, lo que mantuvo el presupuesto predecible a pesar de los cambios en los formatos o normas bancarias.

Mantuvimos todo organizado mediante un backlog compartido y reuniones periódicas. Los riesgos, como los cambios en la API bancaria, los formatos de archivo incoherentes o las actualizaciones de la lógica de conciliación, se detectaron pronto y se resolvieron durante el sprint. Para que las versiones fueran rápidas y de bajo riesgo, establecimos procesos de CI/CD para desplegarlas directamente en la nube privada del cliente.

Mayor seguridad y control de acceso

La seguridad está integrada en todas las capas. Todas las conexiones API utilizan OAuth 2.0 con tokens rotativos de alcance limitado, mientras que TLS protege los datos en tránsito y AES-256 los bloquea en reposo.

Dentro de Odoo, implementamos permisos granulares basados en roles para que sólo los usuarios de finanzas autorizados puedan ver, cargar o aprobar extractos bancarios. Cada carga, edición y aprobación queda registrada en el registro de auditoría, y la autenticación de dos factores protege todas las acciones críticas para ofrecer una línea de defensa adicional.

Nuestro objetivo era que la conciliación fuera sencilla para el equipo financiero y a prueba de balas para los auditores. Creamos una solución que procesa grandes volúmenes, mantiene los datos seguros y pone los números en tiempo real al alcance de la mano. Ahora, el cliente puede centrarse en crecer sin preocuparse por errores manuales o retrasos a final de mes.

Kiryl Drabysheuski Dirección de consultores ERP

Tecnologías utilizadas

Odoo

Python

JavaScript

PostgreSQL

Docker

Prometheus

Grafana

Git

GitHub

Equipo

Jefe de proyecto

Analista de negocio

Ingeniero de QA

Desarrolladores Odoo

Resultado

Duración del proyecto

Septiembre - diciembre de 2024

Nuestro equipo ha entregado la solución completa en menos de 12 semanas. En el primer mes de uso en producción, el equipo financiero ha reducir el tiempo de conciliación en 50%lo que les da más de 20 horas extra a la semana para análisis y planificación estratégica. Ahora, el cierre mensual se realiza con mayor rapidez y sin retrasos manuales ni en los informes.

La precisión se ha disparado. La contabilización automatizada ha reducción de los errores de introducción manual en 80%y más 95% de las líneas del extracto ahora pasan directamente de la importación al libro mayor. sin intervención humana. El sistema procesa entre 5.000 y 20.000 transacciones diarias en 3-5 minutos, y pruebas de estrés de 100.000 líneas en menos de 15 minutos.

La visibilidad diaria del efectivo ha mejorado la toma de decisiones ejecutivas, y los comentarios internos del equipo financiero han sido siempre positivos. El cliente amplió el contrato para realizar trabajos adicionales de automatización del ERP, y el sistema sigue funcionando en producción con el apoyo continuo de Innowise.

Índice

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