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Wenn Sie sich gerade mit ERP befassen, werden Sie wahrscheinlich von allen Seiten bedrängt: Anbieterdemos, endlose Funktionslisten und “Best Practices”. In der Zwischenzeit fragen zehn Personen innerhalb des Unternehmens nach zehn verschiedenen Dingen.
Bei all dem steht eine Entscheidung ganz oben auf der Liste: Vor-Ort-ERP vs. Cloud-ERP. Der grundlegende Unterschied ist auf dem Papier einfach. Vor-Ort-ERP (auch bekannt als On-Premise) läuft auf Ihren eigenen Servern und wird von Ihrem Team gewartet. Cloud ERP, in der Regel als SaaS verkauft, läuft auf der Infrastruktur des Anbieters, und Ihre Teams melden sich über einen Browser oder eine App an.
Was zählt, ist alles, was mit dieser Entscheidung einhergeht. Sie bestimmt, wie Sie für ERP bezahlen, wie schnell Sie es einführen können, wie Upgrades gehandhabt werden, wie viel Sie anpassen können, wie sich Integrationen verhalten, wovon die Zuverlässigkeit abhängt und wie viel Last im Tagesgeschäft auf Ihrem IT-Team lastet.
In diesem Artikel gehe ich auf folgende Punkte ein On-Premises vs. Cloud ERP anhand der Kriterien, die für Führungskräfte wirklich wichtig sind: Gesamtbetriebskosten (TCO), Zeit bis zur Wertschöpfung, Skalierbarkeit, Sicherheit und Leistung. Am Ende werden Sie einen klaren Rahmen haben, um die richtige Entscheidung für Ihre Realität zu treffen.
Sicher, ERP-Systeme sehen auf den ersten Blick ähnlich aus. Sie helfen Ihnen bei der Verwaltung von Finanzen, Lieferkette, Personal und Betrieb an einem Ort. Ziemlich ähnlich, oder? Aber die Art und Weise, wie Sie sie einsetzen, verändert die gesamte Erfahrung.
Die Bereitstellung entscheidet darüber, wo sich die Software befindet, wer sie pflegt und wie Ihre Teams darauf zugreifen. Die Funktionen mögen übereinstimmen, aber die Einrichtung hinter den Kulissen bestimmt Ihre Kosten, Ihren Upgrade-Pfad und wie viel Arbeit Ihr IT-Team zu tragen hat. Ja, diese Entscheidung will gut überlegt sein. (Und wenn Sie immer noch überlegen, welches ERP-System Sie sich zulegen sollen, haben wir einen Leitfaden auch dafür.)
Bevor wir uns mit den Einzelheiten befassen, sollten wir uns die drei Hauptoptionen ansehen: Cloud, On-Premise und Hybrid.
Bei Cloud-ERP müssen Sie keine Hardware kaufen, keine Server einrichten und keine Upgrades verwalten. Stattdessen zahlen Sie ein Abonnement (monatlich oder jährlich), und der Anbieter kümmert sich um alles: Hosting, Updates, Sicherheit und Backups. Sie melden sich über einen Browser oder eine App an, und schon sind Sie drin. Das war's.
Einer der größten Vorteile ist hier die Flexibilität. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst das System mit Ihnen. Benötigen Sie mehr Benutzer oder zusätzlichen Speicherplatz? Es lässt sich bei Bedarf skalieren. Und Ihr Team kann von überall aus darauf zugreifen, was es zu einem idealen System für Unternehmen macht, die an mehreren Standorten arbeiten.
Es ist besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen beliebt, die hohe Vorlaufkosten vermeiden wollen. Auch schnell wachsende Teams lieben diese Lösung, weil sie schnell einsatzbereit ist und man keine große IT-Abteilung braucht, um sie am Laufen zu halten. Auch immer mehr Großunternehmen gehen in diese Richtung, oft um Remote-Operationen zu unterstützen, Rollouts zu beschleunigen und die Infrastrukturbelastung zu verringern.
Cloud-ERP wird häufig in Branchen wie dem Einzelhandel, professionellen Dienstleistungen und E-Commerce eingesetzt, überall dort, wo Echtzeitzugriff und Skalierbarkeit wichtig sind. Und zu den großen Namen, die Sie wahrscheinlich schon gehört haben, gehören Oracle NetSuite, SAP S/4HANA Cloud und Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Vor-Ort-ERP wird auf Ihren eigenen Servern innerhalb Ihres eigenen Netzwerks gehostet. Sie kaufen die Software, in der Regel eine einmalige Lizenz, und Ihr IT-Team kümmert sich um Installation, Wartung, Updates und Backups.
Die Arbeitsbelastung ist höher, und auch die Kontrolle ist größer. Sie entscheiden, wann Sie aktualisieren, wie Sie die Daten sichern und wo sie gespeichert werden. Die Nutzer Ihres internen Netzes können ebenfalls darauf zugreifen, ohne auf das Internet angewiesen zu sein.
Dieses Modell eignet sich für Teams, die tiefgreifende Anpassungen benötigen, über komplexe Legacy-Tools verfügen oder strengen Compliance-Regeln unterliegen. Behörden, Banken und Verteidigungsunternehmen sind gängige Beispiele. Sie brauchen ein fähiges IT-Team, um es gut zu betreiben, aber die Vor-Ort-Lösung hat immer noch ihre Berechtigung, wenn Kontrolle und Dateneigentum am wichtigsten sind.
Inzwischen fühlen sich Cloud und On-Premise wahrscheinlich wie entgegengesetzte Enden des Spektrums an. Aber in Wirklichkeit landen viele Unternehmen irgendwo in der Mitte. Das ist ein hybrides ERP. Bei einer hybriden Konfiguration bleibt ein Teil Ihres ERP-Systems vor Ort und ein Teil wird in der Cloud ausgeführt. So bleiben beispielsweise die Finanz- und Fertigungsabteilung auf Ihren Servern, während ein Cloud-CRM- oder Analysetool mit dem Kernsystem verbunden wird. Diese Lösung eignet sich gut, wenn Sie in bestimmten Bereichen von den Vorteilen der Cloud profitieren möchten, ohne Systeme zu ersetzen, die ihre Aufgabe weiterhin erfüllen.
Multi-Cloud geht noch einen Schritt weiter. Sie nutzen mehrere Cloud-Anbieter oder Cloud-Anwendungen zusammen, z. B. AWS für einige Dienste, Azure für andere, und zusätzlich einige spezielle SaaS-Tools. Globale Unternehmen verwenden manchmal auch eine zweistufige Einrichtung, bei der die Regionen verschiedene ERPs nutzen und die Daten mit der Zentrale synchronisieren.
Der Sinn von Hybrid und Multi-Cloud liegt in der Flexibilität. Sie kombinieren lokale Kontrolle mit Cloud-Skalierung und vermeiden die Bindung an einen einzigen Anbieter. Der Haken ist die Koordination. Ohne sie werden die Dinge schnell chaotisch. Die Integrationen müssen solide sein, die Datenflüsse müssen klar sein, und niemand muss an einen Anbieter gebunden sein. Sie brauchen solide Integrationen, saubere Datenflüsse und einen klaren Verantwortlichen für die Architektur.
Bevor Sie sich für eine Hybrid- oder Multi-Cloud-Lösung entscheiden, sollten Sie die Grundlagen kennen: Cloud ERP vs. traditionelles ERP.
Diese eine Entscheidung entscheidet darüber, wer die Infrastruktur betreibt, wie sich die Kosten darstellen und wie viel Arbeit Ihr IT-Team zu tragen hat. Sie gibt auch den Ton für alles andere an: Geschwindigkeit der Einführung, Upgrades, Anpassungen und Stabilität im Alltag.
Wenn Sie die kurze, nebeneinander liegende Cloud-ERP vs. On-Premises-ERP Bevor wir tiefer eintauchen, hier der Spickzettel.
Der erste Unterschied, den Sie spüren, ist in der Regel das Geld. On-Premise-ERP ist die kostenintensivste Option. Sie zahlen für Lizenzen, Server und die Einrichtung, um sie zu betreiben. Dann investieren Sie über Ihr IT-Team weiter in das System, denn jemand muss es patchen, aktualisieren, sichern und stabil halten. Und der ROI kommt in der Regel erst später, da sich die hohen Anfangsinvestitionen über mehrere Jahre erstrecken.
Mit Cloud ERP hingegen können Sie die Kosten aufteilen. Sie zahlen ein monatliches oder jährliches Abonnement, und der Anbieter bündelt Hosting, Wartung, Updates und Backups. Sicher, Sie geben im Vorfeld weniger aus, aber die Kosten können steigen, wenn Sie Benutzer, Module und Daten hinzufügen.
Wenn Ihr Ziel darin besteht, schnell Vorteile zu erzielen, ist Cloud-ERP in der Regel die beste Lösung. Die Infrastruktur ist sofort einsatzbereit, so dass Sie sich auf die Konfiguration des Systems, die Migration der Daten und die Schulung der Mitarbeiter konzentrieren können. Viele Teams können die Kernmodule innerhalb von 3 bis 6 Monaten einführen, was bedeutet, dass Sie schneller erste Erfolge sehen, wie z. B. klarere Bestandszahlen oder einen schnelleren Finanzabschluss.
On-Premise-ERP ist eher wie der Bau der Startbahn, bevor das Flugzeug abheben kann. Sie benötigen Hardware, Datenbanken, Betriebssysteminstallationen und eine Menge Tests in Ihrer lokalen Umgebung. Diese Vorbereitungsarbeiten verlängern den Zeitplan, so dass Startzeiten von 12 Monaten oder länger ziemlich normal sind.
Cloud ERP ist die einfachere Lösung zum Wachsen. Wenn das Geschäft anzieht, die Hochsaison anbricht, Sie eine neue Filiale eröffnen oder ein Unternehmen übernehmen, können Sie in der Regel sofort Benutzer und Kapazitäten hinzufügen. Keine neuen Server, kein langes Warten. Der Anbieter erweitert die Kapazität im Hintergrund, und Ihre Teams arbeiten einfach weiter. Auch neue Standorte lassen sich so einfacher einrichten. Die Mitarbeiter können sich von jedem beliebigen Ort mit einer Internetverbindung aus anmelden und arbeiten mit demselben System.
Die Skalierbarkeit ist auch vor Ort möglich, aber sie erfordert Planung. Wenn die Nachfrage steigt, brauchen Sie mehr Hardware. Das bedeutet in der Regel, dass man ein Budget einplanen, Server kaufen, sie einrichten und alles testen muss. Das kostet Zeit und Geld. Und wenn Sie zusätzliche Kapazitäten nur für den Fall der Fälle kaufen, bleiben diese oft ungenutzt, wenn die Spitzenzeiten vorbei sind.
Bei Cloud-ERP deckt der Anbieter in der Regel die Infrastrukturebene ab: Server, Plattformwartung, Patching und Basisüberwachung. Ihr Team hat immer noch alle Hände voll zu tun, nur auf andere Weise. Sie verwalten Identitäten, Rollen, Berechtigungen, Konfiguration und Datenverwaltung. Wenn Sie etwas wollen, das Sie tatsächlich überprüfen können, geben viele SaaS-Anbieter unabhängige Nachweise wie SOC-2-Berichte weiter, und einige sind auch nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.
Bei ERP vor Ort liegt das gesamte Paket in Ihren Händen. Ihr Team sichert die Server, patcht das Betriebssystem und die Datenbank, aktualisiert das ERP, überwacht die Aktivitäten und reagiert auf Vorfälle. Sie erhalten eine stärkere Kontrolle und mehr Freiheit, die Sicherheit nach Ihren Vorstellungen zu gestalten. Außerdem tragen Sie die gesamte Arbeitslast, so dass das Ergebnis davon abhängt, wie stark und konsistent Ihre internen Prozesse sind.
Was die Einhaltung der Vorschriften betrifft, so sollten Sie mit den Grundlagen beginnen: Wo werden Ihre ERP-Daten gespeichert, wer kann darauf zugreifen, und was müssen Sie bei einem Audit nachweisen. Diese drei Punkte entscheiden in der Regel darüber, ob Cloud, On-Premise oder eine Mischung aus beidem überhaupt in Frage kommt.
Verwenden Sie die Cloud-ERP vs. On-Premise-ERP In der folgenden Tabelle finden Sie eine kurze Checkliste der Punkte, die Sie überprüfen sollten, bevor Sie sich für eine Cloud- oder On-Premise-Lösung entscheiden.
| Anforderungs- | Was Sie zu beweisen haben | Cloud ERP | Vor-Ort-ERP |
| DSGVO | Wo personenbezogene Daten gespeichert werden und wie der grenzüberschreitende Zugriff/Übermittlung gehandhabt wird | Auswahl der richtigen Region, Validierung von Übertragungssicherungen, Bestätigung der Anbieterunterstützung für Audits | Kontrollieren Sie den Standort des Servers direkt, verwalten Sie Zugriffspfade und Beweise selbst |
| HIPAA | Wer mit PHI umgeht und welche Sicherheitsvorkehrungen bestehen | Erfordert in der Regel ein BAA, wenn der Anbieter mit PHI umgeht, sowie Ihre Zugangs-, Protokollierungs- und Aufbewahrungskontrollen | Weniger Drittparteien, aber Ihr Team ist für die Sicherheitsvorkehrungen, die Protokollierung und den Prüfpfad verantwortlich |
| SOX | Starke interne Kontrollen der Finanzberichterstattung | Nachweis von Zugangskontrollen und Aufgabentrennung in der ERP-Konfiguration | Gleiche Anforderungen, und Sie verwalten die zugrunde liegenden Infrastrukturkontrollen |
| DORA | Operative Widerstandsfähigkeit und IKT-Risiko für Dritte (EU-Finanzierung) | Eingebaute Ausfallsicherheit kann helfen, aber Sie müssen das Risiko und die Aufsicht über den Anbieter verwalten | Sie bauen die Ausfallsicherheit selbst auf und erhalten sie aufrecht, mit weniger Abhängigkeiten von Anbietern |
Bei ERP vor Ort können Sie große Änderungen am System vornehmen. Wenn Ihr Unternehmen auf hochspezifischen Prozessen beruht oder Sie über ältere Tools verfügen, von denen alles abhängt, können Sie das ERP-System so anpassen, dass es den tatsächlichen Abläufen Ihres Unternehmens entspricht. Der Nachteil ist der Ballast, der damit einhergeht. Jede individuelle Anpassung wird zu etwas, das Sie pflegen müssen. Wenn es an der Zeit ist, ein Upgrade durchzuführen, kann dieser benutzerdefinierte Code im Weg stehen, kaputt gehen oder beides.
Cloud ERP ist strenger in Bezug auf das, was Sie ändern können, und genau das ist der Punkt. Die meisten Anpassungen erfolgen über die Konfiguration, z. B. die Einrichtung von Workflows, Regeln, Rollen und Feldern. Wenn Sie mehr brauchen, können Sie APIs und die Tools des Anbieters nutzen, die oft Low-Code sind. Sie geben zwar etwas Flexibilität auf, aber Upgrades sind viel einfacher.
Und auch bei den Integrationen ist die Cloud oft im Vorteil. Die meisten Cloud-ERPs sind so konzipiert, dass sie sich miteinander verbinden lassen, sodass die Einbindung in CRM-, E-Commerce-, Analyse- oder IoT-Systeme in der Regel schneller und sauberer erfolgt als bei einer On-Premise-Konfiguration.
Cloud ERP fühlt sich in der Regel stabil an, weil der Anbieter es in gehärteten Datenzentren betreibt und sich um Backups und Disaster Recovery kümmert. Sie melden sich täglich an, und es funktioniert einfach. Die Schwachstelle liegt näher bei Ihnen: der Internetzugang. Wenn die Verbindung abbricht, kann das ERP durchaus funktionieren, und Sie können es trotzdem nicht erreichen.
Vor-Ort-ERP kehrt das um. Innerhalb Ihres eigenen Netzwerks kann es sehr schnell sein, insbesondere für den lokalen Einsatz in der Fertigung, wo geringe Latenzzeiten wichtig sind. Die Zuverlässigkeit hängt davon ab, was Sie bauen und wie gut Sie es betreiben. Ein Serverausfall, ein Speicherproblem oder sogar ein Gebäudezwischenfall kann das System lahm legen. Die Wiederherstellung des Betriebs hängt von Ihren Backups und Ihrem Wiederherstellungsplan ab, und die Ausfallzeit dauert so lange, bis Ihr Team alles wiederhergestellt hat.
Die ERP-Einrichtung mit Cloud nimmt Ihnen eine Menge Arbeit ab. Der Anbieter kümmert sich um Server, Patching, Backups und den Großteil der Infrastrukturwartung. Ihr IT-Team kann weniger Zeit mit der Brandbekämpfung und mehr Zeit mit besserer Berichterstattung, Prozessautomatisierung, saubereren Integrationen und intelligenteren Möglichkeiten zur Nutzung der Daten verbringen.
On-Prem-ERP ist anders. Ihr Team betreibt die gesamte Maschine. Datenbanken, Hardware, Netzwerksicherheit, Überwachung, Backups, Upgrades. Sie brauchen auch Leute, die die ERP-Trends, Denn es ist wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn Sie zu lange mit Aktualisierungen im Rückstand sind, können selbst kleine Änderungen zu großen Projekten werden.
Sicher, man kann Teile davon auslagern. Viele Unternehmen tun das. Sie brauchen aber immer noch jemanden auf Ihrer Seite, der für das System verantwortlich ist: der Prioritäten setzt, Änderungen genehmigt, Anbieter verwaltet, den Zugriff kontrolliert und sicherstellt, dass Upgrades und Korrekturen keine geschäftskritischen Prozesse unterbrechen.
Mit Cloud-ERP kaufen Sie einen laufenden Service. Das ist praktisch, aber es bedeutet auch, dass Sie sich an die Bedingungen des Anbieters halten. Wenn die Preise steigen oder eine Funktion abgeschafft wird, müssen Sie sich in der Regel anpassen. Sie können zwar umziehen, aber das geht selten schnell. Datenexporte, die Wiederherstellung von Integrationen und die Umschulung von Benutzern können einen Wechsel zu einem vollwertigen Migrationsprojekt machen.
Mit ERP vor Ort haben Sie mehr Kontrolle über das Tagesgeschäft, da das System auf Ihrer Infrastruktur läuft. Bei Aktualisierungen und Support sind Sie nach wie vor auf den Anbieter angewiesen, aber Sie haben mehr Spielraum. Wenn Sie keine Wartung mehr bezahlen, können Sie in der Regel die bereits vorhandene Version weiter verwenden. Das verschafft Zeit, hat aber einen Nachteil: keine Patches, keine Upgrades und ein mit der Zeit steigendes Sicherheitsrisiko. Mit der Cloud ist es einfacher. Wenn Sie nicht mehr zahlen, können Sie in der Regel auch nicht mehr darauf zugreifen.
Inzwischen kennen Sie die Unterschiede zwischen Cloud-, On-Premise- und Hybrid-ERP. Zumindest theoretisch. Aber der knifflige Teil besteht darin, herauszufinden, welche Lösung tatsächlich zu Ihrem Unternehmen passt.
Es gibt keine allgemein beste Option. Die richtige Wahl hängt von Ihren Prioritäten, Ihren Beschränkungen und dem Risiko ab, das Sie eingehen möchten. Sowohl Cloud- als auch On-Premise-Lösungen funktionieren. Sie lösen nur unterschiedliche Probleme. Und ein Hybrid füllt die Lücken, wenn die Realität komplizierter ist.
Schauen wir uns also die einzelnen Szenarien an.
Cloud ERP ist am sinnvollsten, wenn Sie schnell handeln, flexibel bleiben und Ihre Zeit nicht mit der Pflege der Infrastruktur verbringen wollen.
Cloud ERP ist die bessere Wahl, wenn Sie schnell vorankommen und flexibel bleiben wollen, ohne Ihr ERP in einen Nebenjob für IT zu verwandeln.
Manchmal ist die saubere Cloud-ERP vs. On-Premises-ERP Die Auswahl entspricht nicht der Realität. Hybrid ist das, was Teams wählen, wenn das aktuelle ERP immer noch das Geschäft führt, aber sie wollen modernisieren, ohne den Stift für einen vollständigen Ersatz zu ziehen.
Hybrid ist eine gute Wahl, wenn:
Multi-Cloud kommt zum Einsatz, wenn verschiedene Unternehmensbereiche unterschiedliche Anforderungen haben oder wenn Sie nicht alles auf einen Anbieter setzen wollen. Ein weltweit tätiges Unternehmen könnte zum Beispiel ein ERP-System in der Zentrale und ein anderes Cloud-ERP-System in bestimmten Regionen betreiben und dann wichtige Daten zwischen beiden synchronisieren.
"ERP macht sich nur dann bezahlt, wenn der Änderungsrhythmus der tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Unternehmens entspricht. Cloud eignet sich für Unternehmen, die mit stetigen, schrittweisen Änderungen zurechtkommen, während On-Premise für Unternehmen geeignet ist, die weniger und umfangreichere Upgrade-Zyklen planen. Wenn Sie den falschen Rhythmus wählen, verbrauchen Sie das Budget für ein System, um das alle herumschleichen."
Technischer Leiter
Sie können lange Zeit zwischen Cloud und On-Premise hin- und herpendeln und sind trotzdem unsicher. Versuchen Sie stattdessen, sich auf die wichtigsten Herausforderungen zu konzentrieren, mit denen Sie in jedem Fall konfrontiert werden: Latenz, Skalierung, Budget, IT-Kapazität, Anpassung, Betriebszeit und die Frage, wie viele Änderungen Ihr Unternehmen verkraften kann.
Ich habe ein paar Fragen zusammengestellt, die in der Regel helfen, die beste Option herauszufinden. Wenn Ihre Antworten überwiegend in eine Richtung weisen, ist das wahrscheinlich Ihre Wahl. Wenn sie gleichmäßig aufgeteilt sind, könnte eine hybride Einrichtung die richtige Wahl sein.
Wenn ja (Fabrikmaschinen, Scanner, Sensoren), schlankes Unternehmen vor Ort. Wenn nicht, schlanke Cloud.
Wenn Sie schnell Benutzer, Standorte oder Kapazitäten hinzufügen müssen, deutet dies normalerweise auf die Cloud hin.
Bevorzugen Sie vorhersehbare monatliche oder jährliche Ausgaben, dann wählen Sie eine schlanke Cloud. Bevorzugen Vorabinvestitionen und Eigentum, dann wählen Sie On-Premise.
Sie wollen, dass sich der Anbieter darum kümmert: Sie tendieren zur Cloud. Sie haben das Team und wollen die volle Kontrolle: Sie tendieren zu lokalen Lösungen.
Wenn ja, wählen Sie On-Premises. Wenn nicht, wählen Sie die Cloud.
Unzuverlässiges Internet: Lean on-prem. Begrenzte interne Disaster-Recovery-Fähigkeit: Lean Cloud.
Wenn ja, wählen Sie die Cloud. Wenn nicht, kann beides funktionieren.
Leitung von ERP-Beratern
