Beispiele und Anwendungsfälle der robotergestützten Prozessautomatisierung

5. Sept 2025 20 Min

Die meisten Unternehmen müssen nicht erst davon überzeugt werden, dass Ineffizienz ein Problem ist. Sie sehen es jeden Tag. Die Mitarbeiter verschwenden Stunden mit der Dateneingabe. Kritische Prozesse hängen von "Copy-Paste"-Workarounds ab. Systeme, die nicht synchronisiert sind, und Teams, die dies manuell kompensieren. Das ist kein einmaliges Problem. Es ist strukturell bedingt.Die robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) bietet eine praktische Möglichkeit, wiederholbare Arbeitsabläufe in allen möglichen Bereichen zu beheben, z. B. im Finanzwesen, im Personalwesen, in der Lieferkette, in der Schadensregulierung und im Kundenbetrieb. Sie definieren die Logik, verbinden die Systeme und lassen die Software ihr Ding machen.Laut der Studie von Deloitte Intelligente Automatisierung Bericht, ab 2022, 74% der Unternehmen haben bereits RPA eingeführt und mehr als die Hälfte skalierte sie in allen Abteilungen (fünf Jahre zuvor waren es nur 13%). Schon damals war die Einführung des Systems weit fortgeschritten.Und sie hat sich nicht verlangsamt. Der RPA-Markt hatte einen Wert von knapp über $3 Milliarden im Jahr 2023und es ist auf dem besten Weg, die $13 Milliarden bis 2030. Und das stimmt: Diese Art von Wachstum ist nur möglich, wenn die Leute auch tatsächlich Gewinne erzielen und nicht nur Lizenzen kaufen.Die Kluft zwischen "wir haben RPA ausprobiert" und "RPA hat unser Geschäft verändert" liegt in der Regel in der Implementierung. Dieser Leitfaden zeigt auf, wann Sie RPA einsetzen sollten (nach Branche und Funktion), damit Sie es von Anfang an richtig machen und den ROI sehen können.

Wichtige Erkenntnisse

RPA ist kein Allheilmittelaber es ist der schnellste Weg, um geringwertige Arbeit zu eliminieren.
Die besten RPA-Anwendungsfälle finden an der Schnittstelle von Umfang, Struktur und Vorhersehbarkeit statt.
RPA glänzt branchenübergreifendund seine wahre Stärke liegt in den alltäglichen Arbeitsabläufen. Der Abgleich von Rechnungen, die Bearbeitung von Forderungen, das Onboarding, die Triage von Tickets - all das ist nicht besonders auffällig, aber es bringt etwas.
Automatisieren Sie den Prozess, den Sie bereits kennenund nicht die, die Sie noch zu reparieren versuchen.
Skalierung von RPA erfordert mehr als BotsSie brauchen Eigenverantwortung, Governance und einen klaren Fahrplan.

Was ist robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), und was sind gute Anwendungsfälle?

RPA ist in der Theorie einfach: Software-Bots ahmen die Art und Weise nach, wie ein Mensch mit digitalen Systemen interagiert. Sie klicken auf Schaltflächen, kopieren Daten, füllen Formulare aus, senden E-Mails, rufen Datensätze ab - alles, was einem vorhersehbaren Muster folgt. Was sie so leistungsfähig macht, ist ihr Umfang. Diese Bots können rund um die Uhr und plattformübergreifend arbeiten, ohne an Geschwindigkeit oder Genauigkeit einzubüßen.

Was RPA von der traditionellen Automatisierung unterscheidet, ist, dass sie keine tiefe Systemintegration oder Zugriff auf API-Ebene benötigt. Sie kann auf bestehenden Systemen (Web-Apps, Desktop-Tools, ERPs, CRMs) aufsetzen, indem sie mit der Schnittstelle interagiert, genau wie ein Mensch es tun würde. Das ist ein wichtiger Grund, warum so viele Unternehmen zuerst RPA einsetzen, bevor sie sich in komplexere Projekte zur digitalen Transformation stürzen.

"Mit RPA können wir Ergebnisse erzielen, ohne auf größere Systemänderungen warten zu müssen. Wenn zwei Plattformen nicht integriert werden können, ist das kein Problem: Der Bot überbrückt die Lücke. Das ist oft der schnellste Weg, um fehlerhafte Prozesse zu beheben, ohne die Kerntechnologie anzutasten.

Dmitry Nazarevich

CTO bei Innowise

Nun eignet sich nicht jede Aufgabe für die Automatisierung. Einige Prozesse sehen auf den ersten Blick wie gute Kandidaten aus. Bis man feststellt, dass sie voller Grenzfälle sind, menschliches Urteilsvermögen erfordern oder sich zu oft ändern, als dass sich die Wartung lohnen würde. Im Laufe der Jahre habe ich gelernt, die Muster eines soliden Anwendungsfalls für die Automatisierung von Roboterprozessen zu erkennen. Hier ist, worauf Sie achten sollten:

Vielfältige, sich wiederholende Aufgaben

Wenn jemand hunderte Male pro Woche dieselben Klicks und Tastenanschläge ausführt, kann ein Bot dies wahrscheinlich schneller und zuverlässiger erledigen. Denken Sie an die Eingabe von Rechnungsdaten, die Validierung von Forderungen oder das Kopieren von Daten zwischen Systemen.

Klar definierte, regelbasierte Logik

RPA denkt nicht, sondern befolgt Anweisungen. Der ideale Prozess hat gut dokumentierte Regeln und Entscheidungspunkte (z. B. "Wenn Feld A X ist, dann schicke es an Team B"). Wenn der Arbeitsablauf Bauchgefühl oder differenzierte Überlegungen erfordert, ist er wahrscheinlich nicht geeignet.

Minimale Abweichungen und Ausnahmen

Prozesse mit zu vielen Sonderfällen neigen dazu, an der Automatisierung zu scheitern. Wenn 90% Ihrer Aufgaben nach demselben Muster ablaufen und die restlichen 10% von Menschenhand erledigt werden müssen, ist das in Ordnung. Wenn jeder dritte Fall eine manuelle Übersteuerung erfordert, ist es besser, den Prozess zuerst zu optimieren.

Einheitliche Eingabeformate

Bots können am besten mit strukturierten Daten umgehen: Tabellenkalkulationen, PDF-Dateien mit einheitlichem Layout oder Datenbankeinträge. Wenn Ihre Eingaben handschriftlich sind, über E-Mails verstreut sind oder in ihrer Struktur stark variieren, müssen Sie sie vorverarbeiten oder AI Unterstützung.

Systemübergreifende Arbeitsabläufe

Einer der besten Anwendungsfälle für die robotische Prozessautomatisierung ist das Zusammenfügen von Systemen, die nicht nativ integriert sind. Bots können sich bei Ihrem CRM anmelden, Kundendaten abrufen, diese Daten in Ihr ERP einspeisen und eine Bestätigung per E-Mail versenden. Keine Entwicklungszeit erforderlich.

Stabile, gut dokumentierte Prozesse

Wenn sich der Prozess jeden Monat ändert, wird die Wartung des Bot zu einer Vollzeitbeschäftigung. Der größte ROI ergibt sich aus der Automatisierung ausgereifter, vorhersehbarer Arbeitsabläufe, bei denen sich die Schritte wahrscheinlich nicht über Nacht ändern werden.

Wenn Ihr Team immer noch zwischen verschiedenen Systemen kopiert, ist es an der Zeit, damit aufzuhören.

Anwendungsfälle der robotergestützten Prozessautomatisierung für verschiedene Branchen

Es gibt einen Grund, warum sich RPA in allen Branchen durchsetzt: Die Probleme, die damit gelöst werden, sind nicht auf eine bestimmte Branche beschränkt. Sich wiederholende Aufgaben, unzusammenhängende Systeme, inkonsistente Daten und kostspielige manuelle Umgehungen kommen überall vor, von Krankenhäusern über Lagerhäuser bis hin zu Callcentern. Was sich ändert, ist der Kontext.

Nachfolgend finden Sie eine Aufschlüsselung, wie RPA in verschiedenen Branchen eingesetzt wird. Einige davon haben wir in speziellen Beiträgen vertieft (wo verfügbar verlinkt), mit echten Beispielen und Einblicken in die Umsetzung.

Branche	Hochwertige RPA-Anwendungsfälle
Einzelhandel und Vertrieb	Auftragsbearbeitung, Bestandsabgleich, Sendungsverfolgung, Einbindung von Lieferanten
Gesundheitswesen	Bearbeitung von Ansprüchen, Patientenaufnahme, Terminplanung, Überprüfung der Versicherung
Banking und Finanzwesen	KYC-Prüfungen, Kreditbearbeitung, Abgleich, aufsichtsrechtliche Berichterstattung
Logistik	Routenplanung, Frachtabrechnung, Zolldokumentation, Einbindung von Spediteuren
Fertigung	Verwaltung von Produktionsaufträgen, Aktualisierung von Stücklisten, Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften, Kommunikation mit Lieferanten
Versicherung	Validierung von Ansprüchen, Aktualisierung von Policen, Erstellung von Angeboten, Einreichung von Anträgen bei Behörden
Telekommunikation	Kundeneinführung, Rechnungsaktualisierungen, SIM-Wechsel, Tarifänderungen
Automobilindustrie	Gewährleistungsansprüche, VIN-Registrierung, Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften, Aktualisierung von Lieferantendaten

RPA-Anwendungsfälle in der Lieferkette

Beim Lieferkettenmanagement kommt es auf Timing und Genauigkeit an. Aber wenn man es mit mehreren Lieferanten, schwankenden Beständen und regionalspezifischer Logistik zu tun hat, wird es schnell unübersichtlich. Das ist der Punkt, an dem sich RPA bewährt indem die Übergänge zwischen den Systemen gestrafft und Ausnahmen erkannt werden, bevor sie sich ausbreiten.

So können Bots beispielsweise Lagerbestände in Echtzeit überwachen und automatisch Nachbestellungen auslösen, wenn bestimmte Schwellenwerte erreicht werden. Sie können Lieferantenrechnungen mit Lieferaufzeichnungen abgleichen, Bestellungen abgleichen und ERP-Einträge ohne manuellen Eingriff aktualisieren. Bei einer Integration mit Sendungsverfolgungssystemen kann RPA Statusaktualisierungen generieren und Warnungen bei Verzögerungen oder Unstimmigkeiten senden. Das Ergebnis sind weniger Fehlbestände, schnellere Beschaffungszyklen und eine bessere Kontrolle über die Erfüllungsabläufe.

RPA-Anwendungsfälle im Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen steht der Verwaltungsaufwand oft der eigentlichen Pflege im Weg. Das Personal verbringt Stunden damit, Daten in verschiedene Systeme einzugeben, Papierkram zu erledigen und Versicherungen zu überprüfen - und das alles unter dem Druck, Fehler zu vermeiden und die Vorschriften einzuhalten.

RPA bietet eine Möglichkeit zur Automatisierung diese routinemäßigen, regelbasierten Interaktionen. Bots können Formulare für die Patientenaufnahme bearbeiten, Versicherungsdaten in Echtzeit validieren, Termine je nach Verfügbarkeit des Anbieters planen und Abrechnungsfehler vor der Einreichung der Anträge erkennen.

Auf der klinischen Seite kann RPA die Eingabe von Laborergebnissen, die Weiterleitung von Dokumenten und die Erstellung von Prüfprotokollen unterstützen. Sie arbeitet mit EHR-Systemen zusammen, um Reibungsverluste zu verringern und Personal für höherwertige Aufgaben freizusetzen.

RPA-Anwendungsfälle im Bank- und Finanzwesen

Banken und Finanzinstitute sehen sich mit einer einzigartigen Doppelbelastung konfrontiert: Sie müssen ihre Abläufe skalieren und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen. Die meisten Back-Office-Teams ertrinken immer noch in papierlastigen Arbeitsabläufen: Kreditbearbeitung, Kundenanmeldung, Risikoprüfungen und Abstimmungen.

RPA hilft durch Standardisierung und Beschleunigung diese Arbeitsabläufe. Bots können Formulare für KYC automatisch ausfüllen, Hintergrundprüfungen anhand von Sanktionslisten durchführen und Daten aus mehreren Systemen in einem einzigen Onboarding-Bericht zusammenfassen. Auf der Finanzseite können Bots Tausende von Transaktionen über Konten hinweg abgleichen, Unstimmigkeiten erkennen und Ausnahmeberichte erstellen. Und das alles mit detaillierten Prüfprotokollen. Sie können sogar bei der Einreichung von Anträgen bei Behörden helfen, indem sie Daten zusammenstellen und Formulare im richtigen Format ausfüllen. Das Ergebnis ist ein schnelleres, saubereres Backoffice, das mehr Arbeit bewältigt, ohne dass mehr Mitarbeiter eingestellt werden müssen.

RPA-Anwendungsfälle in Transport und Logistik

Für Logistikdienstleister sind Geschwindigkeit und Transparenz das A und O. Doch die meisten werden durch unzusammenhängende Tools gebremst: eines für das Flottenmanagement, ein anderes für die Sendungsverfolgung, ein drittes für die Rechnungsstellung. Jede manuelle Aktualisierung führt zu einer Verzögerung und birgt ein Fehlerrisiko.

Mit RPA können diese Lücken automatisch überbrückt werden. Bots können Echtzeit-Verfolgungsdaten von Speditionsportalen abrufen, den Sendungsstatus in kundenseitigen Systemen aktualisieren und Warnungen auslösen, wenn Lieferungen außerhalb der SLA-Fenster liegen. Intern können sie die Ladeplanung, die Zolldokumentation und sogar das Onboarding von Fahrern übernehmen, indem sie Anmeldedaten aus staatlichen Datenbanken abrufen und TMS- oder HR-Systeme auffüllen. Das macht das gesamte System berechenbarer.

RPA-Anwendungsfälle in der Fertigung

Fertigungsprozesse umfassen oft komplexe, vielschichtige Arbeitsabläufe, bei denen eine Verzögerung im vorgelagerten Bereich alle nachgelagerten Prozesse stören kann. Ein Großteil dieser Anfälligkeit ist auf manuelle Prozessabhängigkeiten zurückzuführen: Terminplanung, Dokumentation, Lieferantenkoordination und Datenübertragung zwischen MES-, ERP- und QS-Systemen.

Wir halfen einem Kunden aus dem Fertigungssektor Automatisierung von Kernarbeitsabläufen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Produktionsaufträgen und der Kommunikation mit Lieferanten. Wir haben eine Reihe von RPA-Bots mit UiPath entwickelt und implementiert, um die Beschaffung von Anfang bis Ende zu automatisieren. Die Bots extrahieren nun Bestelldaten aus E-Mails (einschließlich gedrucktem oder handgeschriebenem Text über OCR), validieren Preise und Mengen und geben alles automatisch in das Bestellsystem ein. Eine andere Gruppe von Bots verarbeitet Rechnungen, vergleicht sie mit den Bestellungen und gibt sie entweder frei oder leitet sie zur Überprüfung weiter. Außerdem haben wir die Sendungsverfolgung in Echtzeit automatisiert und diese Aktualisierungen direkt in ihr CRM integriert.

Die Beschaffungsprozesse sind jetzt 27% schneller, die Bestandsaufzeichnungen sind genauer und das Team hat Kapazitäten im Umfang von 6 Vollzeitäquivalenten (FTEs) freigesetzt - und das alles, ohne den bestehenden ERP-Stack anzutasten.

RPA-Anwendungsfälle in der Versicherung

Versicherungsunternehmen bearbeiten täglich Tausende von Schadensfällen, Policen und Kundendienstanfragen. Jede dieser Interaktionen erfordert in der Regel den Zugriff auf mehrere Systeme, die Überprüfung von Daten und die Erstellung von Dokumenten - alles reif für die Automatisierung.Unter unsere Arbeit mit einem großen VersicherungskundenWir haben eine RPA-Lösung mit OCR- und ML-Funktionen entwickelt, um die Schadensaufnahme zu automatisieren, Daten aus Polizeiberichten und Krankenakten abzurufen und fehlende oder verdächtige Informationen in Echtzeit zu markieren. Auf der Underwriting-Seite sammelten Bots Risikodaten, glichen sie mit historischen Schadensfällen ab und unterstützten eine genauere Preisgestaltung. Dadurch konnte die Präzision der Risikoübernahme um 34% gesteigert werden.Darüber hinaus automatisierten wir die Abrechnungsverarbeitung und Compliance-Prüfungen, so dass das System in der Lage war, Richtlinienverstöße zu erkennen, KYC-Daten zu überprüfen und Transaktionen einzufrieren, wenn Limits überschritten wurden. Insgesamt führte dies zu einer Verringerung der Zeit für die Schadenregistrierung um 27% und half dem Versicherer, Fehler, Betrugsrisiken und das Risiko von Audits zu reduzieren, wobei die vollständige Rückverfolgbarkeit der Vorschriften erhalten blieb.

RPA-Anwendungsfälle in der Telekommunikationsbranche

Telekommunikationsanbieter betreiben einige der operativ komplexesten Unternehmen, die es gibt, mit Millionen von Kunden, hohen Abwanderungsraten und strengen SLA-Verpflichtungen. An vorderster Front steht der Kundenservice, doch dahinter verbirgt sich ein verworrenes Geflecht aus Abrechnung, Servicebereitstellung und technischem Support.

RPA spielt eine große Rolle bei der Glättung dieser Komplexität. Bots können Serviceaktivierungen abwickeln, die Nummernportierung zwischen Netzbetreibern automatisieren und Rechnungsaktualisierungen in CRM- und ERP-Systeme übertragen. Auf der Supportseite können Bots eingehende E-Mail-Anfragen lesen, sie auf der Grundlage ihrer Intention klassifizieren und Antworten auf der ersten Ebene generieren oder das Ticket direkt mit allen erforderlichen Kontextinformationen weiterleiten. Dies verkürzt die Wartezeiten in der Warteschlange, verbessert die Konsistenz und entlastet die Mitarbeiter, die komplexere Probleme bearbeiten.

RPA-Anwendungsfälle in der Automobilbranche

Die Automobilindustrie ist mit globalen Lieferketten, strengen Compliance-Vorschriften und einem sich ständig weiterentwickelnden Produktlebenszyklus konfrontiert, die alle von einer detaillierten, genauen Dokumentation abhängen. Mit dem Aufkommen von vernetzten Fahrzeugen und Aftermarket-Services wird die Effizienz des Back-Office noch wichtiger.

RPA hilft bei der Verknüpfung von Produktions-, Logistik-, Garantie- und Händler-Support-Workflows. Bots können Lieferanten-Scorecards verwalten, Teilezertifizierungen überprüfen, Garantieberechtigungsprüfungen auslösen und Rückgabegenehmigungen verarbeiten.

Auf der Einzelhandelsseite können Bots Fahrzeuge im Namen des Käufers bei der Zulassungsstelle anmelden und die Bearbeitung von Rabatten übernehmen. Sie schaffen ein reibungsloseres, stabileres Betriebsmodell für alle Bereiche.

Sind Sie neugierig, was RPA in Ihrem Unternehmen bewirken könnte?

Die wichtigsten RPA-Anwendungsfälle und Beispiele nach Funktion

Lassen Sie uns nun auf die eigentlichen Aufgaben eingehen, die automatisiert werden. Dies sind die Arten von Workflows, die überall auftauchen, ob im Bankwesen, in der Logistik, im Gesundheitswesen oder im Einzelhandel. Betrachten Sie dies als Ihre Checkliste für funktionale Anwendungsfälle für RPA: was RPA heute realistischerweise bewältigen kann, wo es den größten Mehrwert bringt und worauf bei der Implementierung zu achten ist.

Rechnungsbearbeitung und Kreditorenbuchhaltung

RPA eignet sich hervorragend für AP-Workflows, insbesondere wenn die Rechnungsformate standardisiert sind. Bots können Rechnungen per E-Mail oder in freigegebenen Ordnern erfassen, Felder extrahieren (Lieferant, Bestellnummer, Positionen), auf 3-Wege-Übereinstimmung prüfen und Daten in das Buchhaltungssystem übertragen.

Pro-Tipp: Bevor Sie mit der Automatisierung beginnen, sollten Sie Ihre Rechnungsformate überprüfen. Wenn die Lieferanten mit ihren Layouts oder Sprachen nicht übereinstimmen, müssen Sie RPA möglicherweise mit OCR oder intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP) kombinieren. Und planen Sie immer die Behandlung von Ausnahmen. Nicht jede Rechnung wird perfekt übereinstimmen, und ungelöste Ausnahmen können sich unbemerkt anhäufen, wenn es keinen klaren Eskalationspfad gibt.

Beginnen Sie damit, nur die "sauberen" Rechnungen zu automatisieren, d. h. die Rechnungen, die nicht von einem Menschen überprüft werden müssen. Erweitern Sie dann schrittweise. Gehen Sie nicht gleich am ersten Tag aufs Ganze.

Dateneingabe und Datenmigration

Jedes Mal, wenn ein Team Daten von einem System in ein anderes kopiert (CRM zu ERP, Tabellenkalkulationen zu Datenbanken, Tool A zu Tool B), ist das eine Gelegenheit für RPA. Bots eignen sich hervorragend für diese Art der regelgesteuerten, strukturierten Bewegung.

Dabei wird jedoch vergessen, dass es auf die Datenqualität ankommt. Garbage in, garbage out: Wenn Ihre Quelldaten inkonsistent oder voller versteckter Abhängigkeiten sind, wird der Bot diese Fehler in großem Umfang reproduzieren. Ich habe Kunden erlebt, die versucht haben, Altdaten mit Hilfe von Automatisierung zu migrieren, um dann auf halbem Weg festzustellen, dass die Hälfte der Werte veraltet oder falsch beschriftet war.

Profi-Tipp: Verbinden Sie Ihre RPA-Initiative mit einer einfachen Datenqualitätsprüfung. Sie brauchen kein vollständiges MDM-Programm. Schon das Erkennen fehlender Werte oder abnormaler Muster erspart Ihnen später Kopfschmerzen.

Automatisierung des Kundendienstes und des IT-Helpdesks

RPA-Bots können Kundenservice-Teams schneller und konsistenter machen. Ein Bot kann eingehende Support-E-Mails scannen, sie kategorisieren, relevante Kundendaten anhängen und entweder eine Antwortvorlage senden oder den Fall an die richtige Agentenwarteschlange weiterleiten.

Sie eignen sich hervorragend für wiederholbare Szenarien: Überprüfung des Bestellstatus, Fragen zur Rechnungsstellung und Zurücksetzen von Konten. Bots lösen keine Grenzfälle, aber sie bereinigen die Massenwarteschlange und reduzieren die SLAs drastisch.

Profi-Tipp: Vermeiden Sie es, Bots auf komplexe oder emotional aufgeladene Tickets antworten zu lassen. Faustregel: Wenn der Tonfall eines Kunden wütend, verwirrt oder panisch ist, eskalieren Sie an einen Menschen. Verbrauchen Sie keinen Goodwill für Automatisierung, die sich roboterhaft anfühlt.

Der gleiche Ansatz funktioniert auch für IT-Helpdesks. Die meisten Tickets sind repetitiv (Zurücksetzen von Passwörtern, Softwareinstallationen, Änderung von Berechtigungen). Bots können sie sofort bearbeiten, sodass das IT-Team Zeit für die eigentlichen technischen Herausforderungen hat. Integriert in ITSM-Plattformen wie Jira oder ServiceNow können Bots Ticketdetails überprüfen, bekannte Probleme lösen oder mit Kontext eskalieren, um ein nahtloses Hybrid-Supportmodell zu schaffen.

Profi-Tipp: Beginnen Sie mit dem Zurücksetzen von Passwörtern und der Bereitstellung von Zugängen, da diese risikoarm sind, ein hohes Volumen aufweisen und sofortigen ROI liefern. Gehen Sie dann mit der Zeit zu komplexeren Automatisierungen über.

Auftragsabwicklung und -erfüllung

Order-to-Cash umfasst eine Kette von voneinander abhängigen Schritten: Auftragseingang, Überprüfung, Bestandszuweisung, Rechnungsstellung, Versand und manchmal Retouren. Ein verpasster Schritt kann eine verspätete Lieferung oder sogar einen verpassten Verkauf bedeuten.

RPA kann dabei helfen, all diese Schritte systemübergreifend miteinander zu verknüpfen. Bots können Bestellungen validieren, SKUs prüfen, Erfüllungsworkflows auslösen, das CRM aktualisieren und Kunden benachrichtigen - alles ohne menschliche Beteiligung.

Profi-Tipp: Achten Sie auf die Logik des Grenzfalls. Rabatte, Pakete oder Bestellungen für mehrere Regionen können schwierig werden, wenn Ihre Regeln nicht streng sind. Ich empfehle, die wichtigsten 80%-Bestellungsarten festzulegen und dort anzusetzen. Bauen Sie modulare Bots, in die Sie später neue Logik einbauen können.

Einarbeitung von Mitarbeitern und HR-Aufgaben

Das Onboarding gibt den Ton für den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters an. Doch in vielen Unternehmen ist es immer noch ein Durcheinander aus Schulungsunterlagen, E-Mails und vergessenen Schritten. RPA-Bots können Konten einrichten, Schulungen zuweisen, Zugang zu Ausweisen beantragen, Willkommens-E-Mails versenden und HRIS-Datensätze in Echtzeit aktualisieren.

Hier ist etwas, das gut funktioniert: der Aufbau eines checklistenartigen Workflows mit klaren Übergabepunkten zwischen Bots und HR. Zum Beispiel erstellt der Bot Konten und plant die Begrüßungssitzung, aber der Manager genehmigt einige rollenspezifische Tools. Auf diese Weise geben Sie der Personalabteilung Raum, sich auf Kultur und Engagement zu konzentrieren, anstatt IT-Tickets nachzujagen.

Profi-Tipp: Überprüfen Sie immer Ihren Einführungsprozess, bevor Sie ihn automatisieren. Die meisten Unternehmen haben Lücken, derer sie sich nicht einmal bewusst sind.

Compliance und regulatorische Berichterstattung

Die aufsichtsrechtliche Berichterstattung ist ein klassischer Fall von "geringe Komplexität, hohe Konsequenzen". Sie sammeln Daten aus verschiedenen Systemen, prüfen, ob sie in vordefinierte Formate passen, und übermitteln sie pünktlich. RPA ist dafür wie geschaffen: Bots können die erforderlichen Felder extrahieren, die richtigen Vorlagen ausfüllen, Berechnungen doppelt überprüfen und Berichte fristgerecht einreichen.

Profi-Tipp: Integrieren Sie eine Versionskontrolle und klare Prüfpfade. Regulierungsbehörden können einen Nachweis darüber verlangen, wie ein Bericht erstellt wurde, und Ihre Bot-Protokolle sollten so transparent sein wie jede menschliche Aufzeichnung. Vergessen Sie auch nicht die Ausweichprotokolle für den Fall, dass Ihr ERP-System ausfällt oder die Eingabedaten zu spät kommen. Was soll der Bot tun?

Was hilft, ist die Einbindung Ihrer Bots in Änderungsmanagementprozesse. Wenn sich eine Vorschrift ändert, muss jemand die Automatisierungslogik aktualisieren. Die frühzeitige Zuweisung dieser Verantwortung macht den Unterschied aus.

Bearbeitung der Gehaltsabrechnung

Bei der Gehaltsabrechnung gibt es keine Fehlertoleranz. RPA hilft bei der Erfassung von Stundenzetteldaten, der Berechnung von Brutto- und Nettolöhnen, der Anwendung von Abzügen, der Erstellung von Gehaltsabrechnungen und der Synchronisierung mit Zahlungsanbietern.

Profi-Tipp: Nutzen Sie RPA zur Validierung, anstatt die Lohn- und Gehaltsabrechnung von Anfang bis Ende selbst durchzuführen. Lassen Sie den Bot zum Beispiel eine parallele Berechnung durchführen und Unstimmigkeiten markieren. Dies fängt menschliche Eingabefehler ab und schützt vor Unter- und Überzahlungen.

Und testen Sie Bots immer während eines unkritischen Zyklus (z. B. Dummy-Lauf zur Monatsmitte), bevor Sie sie am Zahltag in Betrieb nehmen. Ein Fehler in der Produktion kann eine erneute Bearbeitung der Gehaltsabrechnung auslösen, was der Albtraum jedes HR-Teams ist.

Beschaffungs- und Lieferantenmanagement

Die Beschaffung umfasst häufig fragmentierte Arbeitsabläufe: Genehmigung von Anfragen, Angebotsvergleiche, Überprüfung von Lieferanten, Erstellung von Bestellungen und Lieferbestätigungen. Bots können den Kreislauf zwischen all diesen Schritten schließen und für Geschwindigkeit und Nachvollziehbarkeit sorgen.

Was oft übersehen wird, ist die Einhaltung von Verträgen. RPA-Bots können eingehende Rechnungen mit den ausgehandelten Bedingungen (Mengen, Preise, Lieferfristen) abgleichen und Unstimmigkeiten automatisch markieren. Das ist für Unternehmen, die versuchen, die Kontrolle über ihre Ausgaben zu erhalten, von großer Bedeutung.

Profi-Tipp: Integrieren Sie weiche Genehmigungen. Lassen Sie zum Beispiel den Bot die Bestellung vorbereiten, aber senden Sie sie an den Beschaffungsmanager zur Überprüfung mit einem Klick. Auf diese Weise bleibt das menschliche Urteilsvermögen dort erhalten, wo es benötigt wird, ohne die Abläufe zu verlangsamen.

Marketingkampagnen und Verwaltung sozialer Medien

Marketingteams sind oft mit sich wiederholenden operativen Aufgaben beschäftigt: Planung von Beiträgen, Bereinigung von Listen, Versand von Nurture-E-Mails und Erstellung von Berichten. RPA kann sich um all das und mehr kümmern, ohne die kreative Seite zu berühren.

Automatisierung ist nicht nur für den Betrieb, sondern ermöglicht auch eine intelligentere Zielgruppenansprache. Bots können Leads nach Verhalten segmentieren, CRM-Felder auf der Grundlage von Aktionen aktualisieren oder Kampagnen auf der Grundlage der Kundenlebenszyklusphase auslösen.

Profi-Tipp: Wenn Sie Multi-Channel-Kampagnen durchführen, nutzen Sie RPA, um die Berichterstattung zu zentralisieren. Ziehen Sie Metriken von Facebook, LinkedIn, Google Ads und Ihrem E-Mail-Tool in ein einziges Dashboard. Das spart jede Woche stundenlange Tabellenkalkulationen.

Ertrinken Sie bereits in manuellen Aufgaben? Lassen Sie uns Ihren ersten Bot erstellen und Stunden freimachen.

Finanzieller Abgleich

Der Abgleich ist mühsam, aber wichtig. Sie gleichen Datensätze aus verschiedenen Systemen ab (z. B. internes Hauptbuch und Kontoauszüge) und untersuchen jede Abweichung. RPA erledigt dies mit chirurgischer Präzision: Es vergleicht Einträge, wendet Regeln an, kennzeichnet Ausnahmen und erstellt Berichte.

Versuchen Sie jedoch nicht, jedes Abstimmungsszenario auf einmal zu automatisieren. Beginnen Sie mit regelbasierten Konten mit hohem Volumen (z. B. tägliche Bareingänge) und erweitern Sie dann auf komplexere Konten. Protokollieren Sie außerdem Ausnahmen immer in einem für Menschen lesbaren Format. Ich habe schon erlebt, dass Bots Fehler ohne ausreichenden Kontext zur Fehlerbehebung markieren, was den Sinn des Ganzen zunichte macht.

Profi-Tipp: Stellen Sie die Bots so ein, dass sie in regelmäßigen Abständen laufen (z. B. stündlich oder täglich), nicht nur am Monatsende. Dies verteilt die Arbeitslast und macht den Monatsabschluss viel reibungsloser.

Schadenbearbeitung in der Versicherung

Die Bearbeitung von Anträgen ist dokumentenlastig, regelbasiert und zeitkritisch. Mit anderen Worten: ideal für RPA. Bots können Daten aus Formularen extrahieren, die Anspruchsberechtigung prüfen, Unterlagen verifizieren und gültige Fälle an Gutachter weiterleiten oder geringwertige Fälle automatisch genehmigen.

Denken Sie daran, dass die "erste Schadensmeldung" (FNOL) entscheidend ist. Wenn Sie die Triage gleich bei der Aufnahme automatisieren können (Prüfung auf fehlende Informationen, Identifizierung der Schadenart, Vorklassifizierung des Schweregrads), können Sie die Bearbeitungszeit drastisch verkürzen.

Profi-Tipp: Kombinieren Sie RPA mit NLP, wenn Ihre Antragsformulare eine Menge freien Text enthalten. Strukturierte Daten sind ideal, aber intelligentes Parsing erhöht die Flexibilität und Skalierbarkeit.

Erfassung von Kundenaufträgen

Vertriebsteams generieren Aufträge über E-Mails, Webformulare oder CRMs, und oft muss jemand in der Produktion diese Daten erneut in das ERP oder OMS eingeben. Bots beseitigen diesen Engpass, indem sie Auftragsdaten auslesen, SKUs validieren, den Bestand prüfen und in nachgelagerte Systeme einspeisen.

Profi-Tipp: Achten Sie darauf, wie die Preisregeln angewendet werden. Rabatte, Stufen und gebündelte Angebote erfordern möglicherweise eine dynamische Logik, nicht nur eine Feldzuordnung. Validieren Sie diese Logik frühzeitig.

Und senden Sie eine Bestätigung an den Vertriebsmitarbeiter oder den Kunden, sobald der Bot die Bestellung bearbeitet hat. Das stärkt das Vertrauen in die Automatisierung und hilft, eventuelle Probleme schnell zu erkennen.

Bestandsaufnahme und Verwaltung der Lieferkette

Die Genauigkeit der Bestände ist ein bewegliches Ziel, insbesondere bei verteilten Lagern. RPA kann Lagerbestände überwachen, Nachbestellungen auslösen, Lagerbücher aktualisieren und Daten zwischen Beschaffungs-, Finanz- und Lagersystemen synchronisieren.

Besonders wertvoll ist, dass Bots auch überprüfen können, ob das, was bestellt wurde, auch eingegangen ist. Der Abgleich von Packzetteln mit Bestellungen, die Kennzeichnung von Mengenabweichungen - diese kleinen Automatisierungen verhindern große nachgelagerte Probleme.

Profi-Tipp: Achten Sie auf Inventarsysteme, die eine manuelle Bestätigung oder eine komplexe UOM-Logik (Unit of Measure) erfordern. Schalten Sie in diesen Fällen einen Mitarbeiter für Genehmigungen ein, bis Sie einen sauberen Automatisierungspfad gefunden haben.

Vertragsmanagement

Die meisten Unternehmen haben Verträge in gemeinsam genutzten Laufwerken oder Posteingängen, ohne ein zuverlässiges System für Verlängerungen, Verpflichtungen oder Klauselübersicht. RPA kann Metadaten extrahieren (z. B. Ablaufdaten, Zahlungsbedingungen), Dokumente im richtigen System speichern und Warnmeldungen für wichtige Daten auslösen.

Profi-Tipp: Versuchen Sie nicht, ganze Verträge mit RPA allein zu analysieren. Verwenden Sie es in Verbindung mit einem CLM-System (Contract Lifecycle Management) oder einer OCR- und NLP-Engine. Das CLM übernimmt die strukturierte Speicherung, Versionskontrolle und Genehmigungsworkflows, während NLP Klauseln, Bedingungen und wichtige Daten aus unstrukturiertem Text extrahiert. RPA übernimmt die schwere Aufgabe, Dateien zu verschieben, Logik anzuwenden und alles auf dem neuesten Stand zu halten.

Verwaltung und Aktualisierung von Kundendaten

Unsaubere Daten sind die Ursache für viele geschäftliche Probleme, vor allem, wenn Kundeninformationen über verschiedene Plattformen verteilt sind. RPA hilft, Datensätze synchron zu halten, indem Eingaben validiert, CRM-Einträge aktualisiert und genaue, standardisierte Datensätze über integrierte Plattformen hinweg verbreitet werden.

Achten Sie auf Probleme mit der Wahrheitsquelle. Wenn Ihr CRM- und Ihr Abrechnungssystem beide Kundennamen speichern, welches System gewinnt dann, wenn es zu einer Abweichung kommt? Bots brauchen klare Regeln, sonst replizieren sie nur die Inkonsistenz.

Profi-Tipp: Verwenden Sie Bots, um regelmäßig Deduplizierungslogiken auszuführen oder Datensätze mit öffentlichen Datenbanken abzugleichen (z. B. MwSt.-Validierung, Adressabfragen). Saubere Daten = bessere Entscheidungen.

Abrechnung und Forderungsmanagement im Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen führen Abrechnungsfehler zu Verzögerungen, Ablehnungen und Compliance-Risiken. RPA kann die Gebührenerfassung, die Überprüfung der Versicherung, die Einreichung von Anträgen und die Verfolgung von Ablehnungen automatisieren und gleichzeitig jede Aktion für die Auditbereitschaft protokollieren.

Ein häufiger Fallstrick sind Unstimmigkeiten bei CPT-Codes oder Genehmigungsnummern. Ihr Bot muss die Abrechnungsregeln auf der Ebene der Kostenträger überprüfen. Was für einen Versicherer gültig ist, kann für einen anderen nicht gelten.

Profi-Tipp: Richten Sie Warnungen ein, wenn Ansprüche in der Schwebe hängen bleiben. Bots können Ansprüche kennzeichnen, die nicht innerhalb von X Tagen bezahlt werden oder bei denen eine erforderliche Nachbearbeitung fehlt, damit Sie keine Einnahmen verlieren, während Sie auf eine Lösung warten.

Zahlungen und Finanztransaktionen von Lieferanten

Zahlungszyklen können leicht unterbrochen werden, insbesondere wenn Rechnungsfreigaben, Vertragsprüfungen und Banküberweisungen verschiedene Teams betreffen. RPA kann den gesamten Fluss abwickeln: Rechnungsabgleich, Zahlungsvalidierung und Auszahlung über integrierte Bank-APIs.

Profi-Tipp: Führen Sie Schwellenwerte ein. Zum Beispiel können Bots Rechnungen unter $500 automatisch bezahlen, während größere Rechnungen zur Genehmigung durch die Finanzabteilung weitergeleitet werden. Dies schafft ein Gleichgewicht zwischen Geschwindigkeit und Kontrolle.

Und erstellen Sie Ausnahme-Dashboards, anstatt nur E-Mail-Warnungen zu versenden. Ausstehende Genehmigungen, markierte Rechnungen oder gesperrte Zahlungen auf einen Blick zu sehen, macht das Leben der Finanzabteilung einfacher.

Bearbeitung von Produktrückgaben

Retouren umfassen eine Mischung aus Logistik, Finanzen und CX, die alle durch fallspezifische Regeln miteinander verbunden sind. RPA kann Retourenanfragen validieren, RMAs generieren, Lagerbestände aktualisieren, Rückerstattungen ausstellen und den Kunden nach der Bearbeitung benachrichtigen.

Profi-Tipp: Verknüpfen Sie Ihren Bot mit Ihrer E-Commerce-Plattform oder Ihrem Ticketingsystem. Wenn ein Kunde eine Rücksendung veranlasst, kann der Bot sofort mit der Bearbeitung beginnen, was die Durchlaufzeit verkürzt und die Zufriedenheit erhöht.

Beachten Sie, dass Sie für beschädigte Artikel, Verstöße gegen die Rückgaberichtlinien oder unvollständige Rücksendungen eine Ausnahmebehandlung benötigen. Diese werden am besten über eine menschliche Warteschlange abgewickelt, nicht über Automatisierung.

Dokumentenverwaltung und -ablage

Das Digitalisieren und Kategorisieren von Dokumenten ist keine glamouröse Arbeit, aber sie ist notwendig. RPA-Bots können Ordner scannen, Dokumenttypen lesen, Metadaten extrahieren, Dateien umbenennen und sie an das richtige Speichersystem oder DMS weiterleiten. Der beste Anwendungsfall ist hier also der Einsatz von gesetzlichen oder rechtlichen Dokumenten, die konsistent organisiert und für Audits leicht durchsuchbar sein müssen.

Profi-Tipp: Legen Sie frühzeitig eine Benennungskonvention fest. Bots befolgen Anweisungen, daher ist eine unklare Logik ein Express-Ticket nach ClutterTown. Automatisieren Sie auch die Indizierung, damit die Benutzer die Dokumente später nach Tags und nicht nur nach Dateinamen abrufen können.

Audit und interne Kontrollen

Die Prüfungsvorbereitung ist in der Regel ein Sammelsurium von Tabellen, Systemprotokollen und Beweisanforderungen. RPA rationalisiert dies, indem es die erforderlichen Aufzeichnungen sammelt, sie mit vordefinierten Kontrollen abgleicht und prüfungsfertige Berichte zusammenstellt.

Profi-Tipp: Die Bots werden nach einem Zeitplan (z. B. wöchentlich) und nicht nur zum Zeitpunkt der Prüfung eingesetzt. So bleiben Ihre internen Kontrollen das ganze Jahr über straff.

Analyse des Kundenfeedbacks

RPA kann Feedback-Kanäle überwachen (E-Mail, NPS-Umfragen, App-Stores) und Feedback nach Thema oder Dringlichkeit weiterleiten. Gepaart mit NLP kann sie Stimmungen erkennen, kritische Probleme kennzeichnen und Trends im Zeitverlauf zusammenfassen.

Profi-Tipp: Begnügen Sie sich nicht mit der Berichterstattung. Lassen Sie diese Erkenntnisse in die Produkt- oder Support-Workflows einfließen. Wenn sich die Beschwerden über eine Funktion häufen, kann der Bot den Trend markieren, wichtige Details zusammenstellen und einen Entwurf für ein Jira-Ticket erstellen, das der Produktmanager prüfen kann.

Führen Sie außerdem geplante Snapshots durch. Wöchentliche E-Mails an Kundenerfolgs- oder Produktverantwortliche helfen, die Stimme des Kunden ohne manuellen Aufwand sichtbar zu halten.

Risiko- und Compliance-Überwachung

Bots können Transaktionen, Zugriffsprotokolle und Konfigurationseinstellungen überwachen, um Abweichungen oder Richtlinienverstöße zu erkennen. Wenn etwas gegen eine Regel verstößt, markiert der Bot es, löst Warnungen aus und kann in einigen Fällen sogar Änderungen rückgängig machen.

Profi-Tipp: Verwenden Sie Bots zur proaktiven Durchsetzung von Richtlinien. Wenn zum Beispiel jemand versucht, einen Lieferanten ohne Genehmigung anzulegen, blockiert der Bot dies und alarmiert die Beschaffung.

Vergessen Sie nicht, dass Bots auch Compliance benötigen. Richten Sie Prüfpfade für Ihre Automatisierungslogik ein, insbesondere in regulierten Branchen.

Sind Sie bereit, Ihr Unternehmen mit robotergestützter Prozessautomatisierung zu verändern?

Wenn Sie es bis hierher geschafft haben, haben Sie wahrscheinlich bereits das Potenzial der alltäglichen Reibungsverluste erkannt, die RPA tatsächlich beseitigen kann. Schnellere Rechnungsfreigaben, sauberere Übergaben zwischen Teams, weniger Fehler in verschiedenen Systemen und eingesparte Stunden manueller Arbeit - all dies führt zu mehr Kapazität für strategische Arbeit.

Das ist es, worauf wir uns bei Innowise konzentrieren. Wir haben Jahre damit verbracht, RPA-Lösungen zu entwickeln, zu erstellen und zu skalieren, und zwar in allen Branchen, von der Fertigung und Logistik bis hin zum Finanzwesen, dem Gesundheitswesen und darüber hinaus. Ganz gleich, ob Sie einen einzelnen Prozess automatisieren oder den Grundstein für eine unternehmensweite Umstellung legen möchten, wir kommen nicht mit Schlagworten daher. Wir haben ein klares Verständnis dafür, was funktioniert, was nicht funktioniert und was die Nadel bewegt.

Und wir bauen nicht nur Bots. Wir bauen Systeme mit Ausnahmebehandlung, Dokumentation und Governance, die Sie sich vom ersten Tag an gewünscht hätten.

Wenn Sie bereit sind, die Ineffizienzen zu überwinden, wir sind bereit, Ihnen dabei zu helfen, Ihr Ziel zu erreichen.

Michael Labutin

Direktor, Leiter von Java, ERP-Lösungen

Michael kennt ERP in- und auswendig – von der Auswahl des richtigen Systems bis hin zur Integration in Ihre restliche Technologie. Er ist der richtige Ansprechpartner, wenn ERP echte Betriebsprobleme löst und nicht neue schafft.

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