Formuläret har skickats in framgångsrikt.
Ytterligare information finns i din brevlåda.
Anlita oss
Om ossTjänsterTeknikBranscherPortfölj
Vad händer när kundsystem och backoffice-system körs på separata spår? Avdelningarna kan då komma att visa olika information. En supportmedarbetare kan till exempel säga till en kund att beställningen har skickats, medan lagersystemet visar att den fortfarande står på hyllan. Ett annat exempel är när butiksutbudet och lagerinventeringen hanteras i två olika verktyg, vilket gör att ingen uppmärksammar att en produkt är slut i lager, men marknadsföringen kan ändå köra en kampanj för den.
Som IHL Group har konstaterat medför lagerbrist och överlager kostnader för detaljhandlare världen över $1,7 biljoner varje år. Den siffran uppstår när en försäljning som sker via en butik, en kassaterminal eller en annons på en marknadsplats inte uppdaterar samma lagerregister som inköpsteamet arbetar utifrån. Det leder till att någon beställer för mycket, för lite eller för sent.
Det är därför som införandet av ERP-system inom detaljhandeln fortsätter att öka. Marknadsanalytiker uppskattade segmentets storlek till $11,25 miljarder år 2025, och den beräknas uppgå till $38,95 miljarder år 2034.
I den här artikeln ska jag berätta om vad ERP-programvara för detaljhandeln vad det egentligen innebär, vad du bör tänka på innan du avsätter budget till en sådan, och vilka plattformar som är värda att ta med på din kortlista.
Verksamheten som riktar sig mot kunderna omfattar kassor, e-handelsbutiken, kampanjer, lojalitetsprogram, kundtjänst och returer. Backoffice-funktionerna möjliggör dessa transaktioner och omfattar lagerhantering, inköp, orderhantering, redovisning, leverantörshantering, analys samt personalplanering. ERP-programvara för detaljhandeln ligger mellan de båda och ser till att de arbetar utifrån en gemensam uppsättning siffror.
Det är just denna skillnad som skiljer ett ERP-system för detaljhandeln från både en fristående e-handelsplattform och ett enkelt bokföringsprogram. Ett verktyg för butiksfront är utformat för att sälja; ett bokföringsverktyg är utformat för att registrera vad som sålts i efterhand. Inget av dem kan på egen hand tala om för inköpsavdelningen hur mycket lager som ska beställas, informera en supportmedarbetare om en retur är berättigad innan de lovar en återbetalning, eller ge en butikschef en uppfattning om vilka personalbehov som kan förväntas under en blixtrea. ERP-programvara för detaljhandeln förmedlar denna information mellan avdelningarna, och varje transaktion uppdaterar alla moduler som den berör.
För ett företag som säljer via flera olika kanaler är denna koppling inte så mycket en bekvämlighet som ett krav. ERP-programvara för detaljhandeln ger butikspersonalen, försäljningspersonalen, lagerpersonalen och ekonomiavdelningen en samlad bild av vad som har hänt.
ERP kontra POS, OMS, WMS, CRM och PIM… Eller vad är egentligen skillnaden om man redan har dessa system? Ett POS-system hanterar en transaktion, ett WMS-system flyttar en låda och ett CRM-system registrerar ett samtal, men inget av dem ger en fullständig bild av vad som händer i hela verksamheten. Det är ERP-systemets uppgift, genom att använda de data som dessa andra system genererar.
Låt oss alltså titta på vad de olika systemen gör och jämföra dem sida vid sida.
| System | Primär roll | Typiska data | Huvudanvändare |
| ERP | Central affärs- och ekonomistyrning | Order, lager, ekonomi, inköp, leverantörer, kunder | Ekonomi, drift, ledning |
| POS | Transaktionshantering i butik | Försäljning, betalningar, kvitton, butikslager | Kassapersonal och butikschefer |
| OMS | Samordning av beställningar över olika kanaler | Beställningar, tillgänglighet, leveransstatus | E-handels- och logistikteam |
| WMS | Lagerhantering | Lagerkorgar, godsmottagning, plockning, packning, lagerförflyttningar | Lageteam |
| CRM | Hantering av kundrelationer | Profiler, kommunikation, kampanjer, servicehistorik | Försäljning, marknadsföring, support |
| PIM | Hantering av produktinformation | Produktbeskrivningar, egenskaper, media, lokalisering | Merchandising- och e-handelsavdelningarna |
Så här skulle det kunna se ut för en enskild beställning:
Inget av dessa system kan ersätta de andra. ERP-systemet sammanför separata händelser till en sammanhängande dokumentation.
När en detaljhandlare vänder sig till Innowise för att införa ett ERP-system märker jag ofta att deras beslut i grunden bottnar i ett vanligt problem: deras befintliga lösningar var utformade för en mindre och enklare verksamhet.
Allt handlar i slutändan om behovet av att koppla samman olika delar av verksamheten i ett enda system. På sikt tenderar kostnaderna för att fortsätta använda isolerade verktyg – oavsett om det handlar om personalens arbetstid, förlorad försäljning på grund av slut i lager eller bristfällig kundservice – att överstiga kostnaden för att byta system.
Vändpunkten nås oftast när verksamheten växer och man börjar hantera flera försäljningskanaler, ett lager som blivit för stort för att hanteras i Excel, timmar som ekonomiavdelningen lägger på att stämma av siffror mellan olika system, eller en kundtjänst som inte kan svara på frågan “Var är min beställning?”.”
ERP-funktionerna kopplar samman kundorienterade processer och administrativa processer. En kataloguppdatering, en retur eller en prisnedsättning kan alla inledas på ena sidan av verksamheten och måste slutföras på den andra. Här är de moduler som möjliggör detta och de problem de löser.
Varje efterföljande process är beroende av att produktuppgifterna är korrekta redan vid källan. Ett ERP-system för detaljhandeln innehåller en katalogpost per SKU, inklusive varianter, attribut, kostnad, leverantör och de kanaler där produkten finns listad. När en produkts mått ändras eller en ny variant lanseras når uppdateringen samtidigt butiksgränssnittet, kassasystemet och inköpsmodulen.
POS-integrationen kopplar ihop kassan direkt med lager- och bokföringssystemen, vilket innebär att en försäljning i butiken minskar det lagerställning som en webbkund ser, samtidigt som intäkten bokförs i redovisningen utan att någon samlad uppdatering behöver göras vid dagens slut. Utan denna koppling kan en populär artikel fortfarande visas som tillgänglig online, även om den sista enheten såldes i butiken en timme tidigare.
När beställningar kommer in från en butik, en marknadsplats och en fysisk expeditionsdisk måste systemet avgöra varifrån varje beställning ska hanteras och spåra den hela vägen fram till leveransen. Orderhanteringen inom ERP-systemet fattar det beslutet utifrån aktuella lager- och platsuppgifter och ser sedan till att kundgränssnittet hålls uppdaterat med korrekt statusinformation.
På backoffice-sidan omfattar lagerfunktionerna varumottagning, inlagring, plockning, packning och leverans. Eftersom lageraktiviteterna är kopplade till samma lagerregister som butiken läser av, uppdateras lagerställningen i nära realtid, vilket innebär att en plockning som tar bort den sista enheten från hyllan syns online innan nästa kund försöker köpa den.
Ett ERP-system samlar prissättningsregler, rabattkoder och prissänkningsscheman på ett ställe, vilket innebär att en kampanj inför högtiden inte behöver konfigureras separat i tre olika system, och att marginaluppgifterna förblir kopplade till den faktiska varukostnaden.
En retur är en transaktion som påverkar lagret (varan kan sättas tillbaka på hyllan eller skrivas av), bokföringen (en återbetalning måste göras) och kundregistret (en anteckning i servicehistoriken, eventuellt en lojalitetsjustering). ERP-system för detaljhandeln hanterar en retur genom alla tre delarna i ett enda flöde, så att kunden inte behöver vänta på en återbetalning på grund av att tre separata team först måste uppdatera sina respektive verktyg.
Köphistorik, lojalitetspoäng och kundkontakter samlas i en enda profil istället för att vara utspridda över ett kassasystem, ett e-postverktyg och en supportinkorg. Det innebär att en supportmedarbetare kan se kundens fullständiga orderhistorik från alla kanaler innan hen svarar, och att ett lojalitetserbjudande kan anpassas efter vad kunden faktiskt köper istället för att baseras på ett generiskt kundsegment.
När försäljnings-, lager- och leverantörsdata samlas i ett enda system kan analysverktyg ge en korrekt bild av hur läget verkligen ser ut. Efterfrågeprognoser utnyttjar samma data för att identifiera vad som behöver beställas in och när, och på så sätt undvika att det blir för mycket lager som binder upp likvida medel eller för lite lager som leder till att varor tar slut.
Ett ERP-system är sällan ett fristående system. Det ingår i en bredare systemarkitektur som kanske redan omfattar ett kassasystem (POS), en webbutiksplattform, ett orderhanteringssystem (OMS) och ett lagerhanteringssystem (WMS), ett kundrelationssystem (CRM) samt ett produktinformationssystem (PIM). En stor del av dess värde ligger i hur väl det integreras med vart och ett av dessa system.
När kassasystemet och ERP-systemet är sammankopplade registreras varje kassaförsäljning direkt i samma lager- och bokföringsregister som resten av verksamheten använder. De flesta moderna integrationer använder antingen en leverantörsutvecklad koppling eller ett API. Vissa synkroniserar lager och försäljning i nästan realtid, medan andra fortfarande förlitar sig på schemalagda uppdateringar.
En webbutiksplattform som Shopify, BigCommerce eller Magento är inte utformad för att hantera hela spektrumet av lagerfördelning, skattehantering över olika jurisdiktioner eller kundfordringar. ERP-systemet täcker dessa backoffice-processer och kopplar dem till försäljningen.
Om ditt företag använder separata OMS- och WMS-system måste ERP-systemet ändå hållas synkroniserat med båda. OMS hämtar lagerinformation från ERP-systemet innan det bekräftar varifrån en beställning ska skickas, och skickar sedan tillbaka information om beställnings- och leveransstatus så snart ett beslut har fattats. WMS rapporterar lagerrörelser till ERP-systemet i realtid, vilket innebär att händelser på lagergolvet återspeglas i de lageruppgifter som en kundtjänstmedarbetare eller en onlinekund ser.
CRM-integration innebär att köp som görs i olika kanaler kan uppdatera kundens profil, vilket ger dig en fullständig köphistorik samlad på ett ställe. PIM-integration fungerar i motsatt riktning: produktinnehållet skapas och underhålls i PIM-systemet och skickas sedan vidare till ERP-systemet och försäljningskanalerna. Detta bidrar till att produktinformationen är enhetlig oavsett var kunden ser den.
Jag har valt ut fem ERP-system som har fungerat bra i Innowise-projekt. Listan är inte rangordnad från bäst till sämst, eftersom systemen fyller olika syften. Genom att jämföra dem blir det lättare att se vilket system som sannolikt passar ett företag bäst, utifrån dess storlek och komplexitet.
| Plattform | Lämpar sig bäst för | Huvudsaklig övervägande | Driftsättning |
| Microsoft Dynamics 365 | Medelstora till stora detaljhandelsföretag som använder Microsoft-verktyg | Licens- och modulkostnaderna kan stiga i takt med att funktionaliteten utökas | Cloud, med alternativ för lokal installation |
| Odoo | Små till medelstora detaljhandlare och nystartade företag med begränsad budget | För att få tillgång till alla funktioner krävs ofta betalda moduler och appar från tredje part | Cloud eller egenhostad |
| SAP Business One | Små till medelstora företag som behöver ett grundläggande ERP-system utan den komplexitet som kännetecknar lösningar för stora företag | De detaljhandelsspecifika funktionerna är färre än i SAP:s större produkter | Cloud eller lokalt |
| SAP S/4HANA | Stora, multinationella detaljhandelsföretag med komplexa leveranskedjor | Genomförandet är ett omfattande projekt både vad gäller kostnader och tidsplan | Cloud, lokalt eller hybrid |
| ServiceNow | Detaljhandlare som behöver koppla samman ERP-data med IT:s tjänstehantering och automatisering av interna arbetsflöden | Fungerar som ett komplement till ett centralt ERP-system snarare än att ersätta det | Cloud |
Låt oss nu titta närmare på varje plattform.
Microsoft Dynamics 365 är en samling sammankopplade affärsapplikationer som täcker ekonomi, lagerhantering, försäljning och kundservice. Företag kan skaffa licenser för just de applikationer de behöver istället för att implementera ett fast paket. Detta gör Dynamics 365 till ett bra val för medelstora till stora detaljhandelsföretag som redan använder Microsoft-verktyg som Excel, Power BI eller Teams och som söker ett ERP-system som kan integreras i den miljön.
Eventuella begränsningar:
Styrkor:
Det kommande ERP-systemet har en liknande modulär struktur. Odoo är ett ERP-system med öppen källkod som gör det möjligt för detaljhandlare att välja de appar de behöver, till exempel lagerhantering, bokföring, kassasystem, e-handel och CRM. Det passar bäst för små och medelstora detaljhandelsföretag samt nystartade företag med en begränsad budget. Det kan vara ett bra val om du vill börja i liten skala och sedan utöka funktionaliteten i takt med att verksamheten växer.
Styrkor:
Eventuella begränsningar:
Nästa punkt på vår lista är SAP Business One, SAP:s ERP-system för små och medelstora företag. Systemet omfattar bokföring, lagerhantering, inköp och grundläggande CRM i ett enda paket. Om du driver ett mindre detaljhandelsföretag och vill ha SAP:s noggrannhet inom ekonomi och drift utan de kostnader eller den implementeringstid som krävs för en större SAP-lösning, kan SAP Business One vara något för dig.
Styrkor:
Eventuella begränsningar:
Om din detaljhandelsverksamhet bedrivs i stor skala, med stora transaktionsvolymer i flera länder och affärsenheter, kan det hända att du upptäcker att SAP S/4HANA mer användbart. Det är SAP:s ERP-system för företag med flerlagrade leveranskedjor, flera juridiska enheter och höga krav på rapportering.
Styrkor:
Eventuella begränsningar:
Styrkor:
Eventuella begränsningar:
Innowise är en certifierad SAP-partner. Våra experter håller sig uppdaterade via SAP Learning Hub och lär sig snabbt att använda nya funktioner så snart de släpps. Det innebär att våra SAP-implementeringar genomförs snabbare och mer korrekt, samtidigt som våra kunder får tillgång till de senaste funktionerna.
Samma engagemang gäller även för Odoo: vår ställning som en Odoo-partner ger oss tillgång till plattformens senaste funktioner och beprövade metoder. För våra kunder innebär det att vi anpassar Odoo efter deras behov, oavsett hur komplexa dessa än må vara.
Utöver dessa två plattformar har vårt team även professionella certifieringar inom Microsoft Dynamics 365 och ServiceNow, vilket innebär att ni kan utnyttja vilken av plattformarna som helst för smartare fältledning, effektiviserade IT-processer och automatiserade arbetsflöden.
Jag ska dela med mig av några tips som Innowise-teamet använder när de hjälper kunderna att välja rätt ERP för detaljhandeln. De ersätter inte ERP-rådgivning, men de ger dig en bra utgångspunkt för att fatta beslutet.
Vad ett ERP-system ska kunna göra varierar beroende på hur en detaljhandlare bedriver sin försäljning. Ett modemärke och en livsmedelskedja har inte samma behov när det gäller ERP-funktioner, även om båda sökningarna börjar med “ERP för detaljhandelsbutiker."
| Detaljhandelsmodell | Prioriterade funktioner |
| Mode och kläder |
|
| Livsmedels- och matdetaljhandel |
|
| Specialbutiker |
|
| Omnikanalhandel |
|
| DTC och e-handel |
|
| Butikskedjor med flera butiker |
|
| Detaljhandel och grossisthandel |
|
| Franchise-detaljhandel |
|
På Innowise följer vi en implementeringsprocess som vi har delat upp i tydliga faser. Nedan följer en kort översikt över hur den fungerar.
AI håller på att bli en standarddel av moderna ERP-system, vilket förändrar arbetsflödena och minskar mängden manuellt arbete som teamen behöver utföra. Låt oss ta en titt på de AI-funktioner som finns tillgängliga på de olika ERP-plattformarna på vår lista och hur detaljhandlare kan använda dem.
| AI-funktion | Användningsfall inom detaljhandeln |
| Prognostisering | Prognosering av efterfrågan utifrån vädermönster, lokala evenemang och marknadsföringskalendrar |
| Dynamisk prissättning | Varning när en konkurrents pris ändras eller när ett artikelnummer med låg omsättning kräver en justering |
| Lageroptimering | Att identifiera överskottslager, potentiella lagerbrist och var lagernivåerna eventuellt behöver justeras |
| AI-assistenter och -agenter | Att hjälpa medarbetarna att hitta information, analysera affärsdata och utföra rutinuppgifter med hjälp av kommandon i naturligt språk |
| Kundservice | Att utforma ett svar på en begäran om retur eller markera en beställning som riskerar att leda till ett klagomål gällande leveransen |
| Faktura- och dokumenthantering | Att automatiskt omvandla en inskannad leverantörsfaktura till en post som är klar för godkännande |
| Frågor om konversationsdata | Att låta en AR-ansvarig ta fram en lokaliserad finansrapport genom att ställa en fråga i klarspråk |
| Avstämning av bankkonton | Att föreslå matchningar mellan poster i kontoutdrag och öppna poster i huvudboken så att ekonomiavdelningen slipper stämma av dem manuellt |
| Försäljningspipeline och insikter om affärer | Sammanställa en briefing inför ett samtal utifrån CRM-data, e-postmeddelanden och mötesanteckningar |
| Lead-poängsättning | Rangordning av leads utifrån data |
| Sammanfattning av ärendet | Att sammanfatta hela historiken för ett supportärende, inklusive problem, vidtagna åtgärder och resultat, i en sammanfattning |
| Automatisering av utgifter | Att skapa en utgiftsrapport utifrån ett kvitto så att en anställd bara behöver granska och skicka in den |
| Upptäckt av avvikelser | Att markera riskfyllda interaktioner och lyfta fram aktuella problem via en översiktssida, så att en teamledare kan upptäcka ett begynnande klagomål innan det eskalerar |
| Felsökning vid e-fakturering | Att översätta ett svårbegripligt XML/JSON-kompatibilitetsfel till en förklaring på klarspråk, vilket minskade lösningstiden från cirka 150 minuter till cirka 30 |
| Generering av kod och konfigurationer för utvecklare | Att generera och förklara kodändringar i ett anpassat kodpaket, med ett konfidensbetyg kopplat till varje korrigering |
Vi talar ofta om AI som en ny funktion i ERP-systemet, men den största förändringen ligger i hur den låter oss utnyttja de data som redan finns i systemet. Om det tidigare tog en halv dag att sammanställa tre ERP-rapporter och ta fram en efterfrågeprognos, kan AI analysera dessa data och identifiera en potentiell återbeställningspunkt betydligt snabbare. En person kan fortfarande behöva granska rekommendationen och godkänna inköpsordern. Det som förändras är hur mycket manuellt arbete som krävs innan det beslutet fattas.
Chef för e-handel och detaljhandel
Detaljhandeln består av två sidor av samma verksamhet: butikslokalen, kassan och kundtjänsten som kunderna ser, samt lagerhållning, inköp och redovisning som sker bakom kulisserna. Ett ERP-system är det som kopplar samman dessa delar och ser till att båda sidor utgår från samma siffror.
En klädkedja med fem butiker, en livsmedelsaktör som hanterar hållbarhetstider och ett DTC-varumärke som skickar varor från ett enda lager kommer att behöva olika ERP-funktioner och kan i slutändan välja helt olika system. Den rätta plattformen är alltså den som passar företagets försäljningssätt. När du ska välja ett system bör du utgå från var den nuvarande lösningen brister, kartlägga dessa brister mot de krav som är specifika för affärsmodellen och välja ett system och en implementeringspartner som har erfarenhet av detta inom detaljhandeln.
Om du vill ha expertråd om vilken plattform som bäst passar din verksamhet och dina investeringsmål erbjuder Innowise ERP-rådgivning och implementeringstjänster som hjälper dig att välja rätt system och sätta det i praktiken.
ERP, eller Enterprise Resource Planning, är ett system som kopplar samman kundorienterade verksamheter – såsom kassasystem, e-handel, kampanjer och kundservice – med administrativa funktioner som lagerhantering, inköp och redovisning. Detta gör det möjligt för båda sidor att arbeta utifrån samma data.
Traditionella ERP-system är utformade för strukturerade branscher som tillverkningsindustrin. ERP-system för detaljhandeln måste kunna anpassa sig till ständiga förändringar i försäljningskanaler och efterfrågan, samtidigt som de erbjuder bättre stöd för kassasystem, omnikanalslagerhantering och kampanjer.
Ett POS-system hanterar en transaktion vid försäljningsstället. Ett ERP-system är det mer omfattande systemet som kopplar samman transaktionen med lagerhantering, redovisning och alla andra delar av verksamheten.
De grundläggande funktionerna bör omfatta lagerhantering, integration med kassasystem och e-handel, orderhantering, inköp, finansiell redovisning och rapportering. Större detaljhandelsföretag lägger till CRM, lojalitetsprogram, lagerhantering och efterfrågeprognoser.
Det finns inget enda bästa alternativ. Vilket alternativ som passar dig bäst beror på företagets storlek, försäljningskanaler, produktens komplexitet och budget.
Kostnaderna varierar kraftigt beroende på plattform, antal användare och vilka moduler som behövs. Mindre plattformar kan kosta från några hundra dollar per månad, medan implementationer för större företag kan uppgå till sexsiffriga belopp när installation, anpassning och utbildning räknas in.
En implementering i ett småföretag kan ta från några veckor till ett par månader. En implementering i ett företag med flera verksamhetsställen eller i en större organisation tar flera månader till över ett år.
Ja. De flesta ERP-plattformar för detaljhandeln erbjuder direkta kopplingar eller API:er till de största e-handelsplattformarna och kassasystemen, så att du kan synkronisera lager-, order- och försäljningsdata mellan dem.
Inte alltid. Skräddarsydd utveckling är ett bra val när dina arbetsflöden går utöver vad färdiga plattformar kan erbjuda. Många detaljhandlare drar dock nytta av befintliga, konfigurerbara plattformar, som är billigare och går snabbare att driftsätta.
Ja. Det är faktiskt en av de viktigaste funktionerna i ett ERP-system för detaljhandeln, som håller reda på lagret per plats, sammanställer rapporter från olika anläggningar och vidarebefordrar beställningar till rätt butik eller lager.
ERP-systemet säkerställer att lager-, pris- och orderuppgifter är enhetliga i alla kanaler, inklusive butiker, e-handelswebbplatser och marknadsplatser. På så sätt kan en försäljning i en kanal uppdatera tillgängligheten i de övriga kanalerna utan att manuell avstämning behövs.
AI kan stödja detaljhandelsteam med efterfrågeprognoser, dynamisk prissättning och upptäckt av avvikelser inom försäljning och lager. I kombination med mänskligt omdöme kan dessa verktyg minska behovet av manuell analys i samband med dessa uppgifter.
Små detaljhandlare föredrar oftast Odoo och SAP Business One. Båda har lägre startkostnader och är enklare att installera än plattformar för större företag.
För att mäta ERP-systemets effektivitet bör man följa upp nyckeltal som andelen slut i lager och överlager, antalet timmar som sparas in på manuell avstämning, leveranstiden för beställningar samt lagerprecisionen före och efter implementeringen.
Chef för ERP-konsulter
Kiryl är specialist på optimering av SAP:s ekosystem. Han tar sig igenom komplexiteten i Enterprise Resource Planning och skräddarsyr SAP-moduler till specifika arbetsflöden för att säkerställa att kunderna får ut maximal effektivitet från sin digitala kärna.
