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TI externalização vs offshoring: diferenças, prós e contras

Guia

Externalização das IT

Pode parecer intimidante começar a externalizar o desenvolvimento de software se nunca o tiver feito antes. Isso é perfeitamente compreensível! É uma grande decisão confiar os seus projectos de TI a uma empresa de TI externa, independentemente da sua dimensão ou capacidade, especialmente quando o sucesso da sua empresa depende disso.

Num Inquérito McKinseyEm 2002, 87% dos inquiridos afirmaram ter lacunas nas suas equipas de TI atualmente ou prevêem tê-las em breve devido a estrangulamentos no recrutamento.

Esta afirmação é apoiada por muitas outras fontes e a escassez global de talentos em TI aumentou significativamente nos últimos anos. O Grupo Manpower relatórios uma escassez de talento informático em 54% das empresas.

O que é a externalização das TI?

A subcontratação de TI é um modelo de negócio em que os serviços subcontratados são fornecidos por empresas terceiras para ajudar as empresas a melhorar a sua eficiência e desempenho. A externalização pode ter um impacto significativo nas empresas, uma vez que lhes pode proporcionar uma melhor relação custo-benefício, maior flexibilidade e maior produtividade dos trabalhadores.

O benefícios da externalização das TI pode ser significativo e há uma variedade de razões pelas quais as empresas podem optar por externalizar determinadas tarefas ou serviços.

Externalização vs offshoring: são a mesma coisa?

Vamos clarificar o diferença entre offshoring e outsourcing.

O offshoring é apenas um dos tipos de externalização. Em geral, existem três tipos de subcontratação informática:

Subcontratação interna/em terra é um processo através do qual as empresas subcontratam o seu trabalho a outra empresa cujas instalações se situam no mesmo país.
Externalização nearshore envolve a externalização do trabalho para uma empresa noutro país, normalmente no mesmo continente e com um fuso horário semelhante.
Externalização offshore é o processo de entrega de trabalho a um terceiro que está sediado num local no estrangeiro.

A falta de conhecimentos especializados é o principal obstáculo a um desenvolvimento de software eficaz.

Ao externalizar os seus projectos de desenvolvimento de software, poupa na contratação e tem a oportunidade de otimizar e melhorar as suas operações comerciais.

Vantagens da externalização das TI

De acordo com Pesquisa da DeloitteAs empresas recorrem à externalização por diversas razões.

63% das empresas recorrem à subcontratação para reduzir ou controlar os custos;
65% utilizá-lo para atingir os objectivos da empresa;
53% para resolver problemas de capacidade;
28% para melhorar a qualidade dos serviços;
26% procuram a ajuda de profissionais talentosos;
18% das empresas utilizam-no para gerir os seus ambientes empresariais.

Redução de custos

A concorrência feroz no mercado levou muitas empresas a reestruturar e a reduzir a sua força de trabalho para poupar dinheiro. A subcontratação ajuda as empresas a reduzir os custos em cerca de 15% em média, mas este número pode atingir 60% em alguns casos. É principalmente por razões financeiras que a direção decide optar pela externalização das tecnologias da informação.

Os fornecedores de serviços de externalização podem reduzir as despesas da sua empresa porque

Tirar partido do mercado de trabalho de baixo custo e localizar centros de dados em zonas de baixo custo com telecomunicações modernas.
Assegurar que as estruturas de despesas gerais são muito mais simples.
Ter de respeitar o calendário para cumprir as obrigações contratuais.
Controlam melhor o licenciamento de software devido ao seu conhecimento do sector.
Pode adquirir todo o software e hardware a granel e implementar acordos de aluguer mais eficientes.

Uma vasta escolha de recursos qualificados

Sempre que contrata alguém, recebe apenas as competências que essa pessoa possui e, apesar das suas grandes competências, por vezes falta-lhe o conhecimento necessário para um projeto específico.

A externalização permite às empresas aceder a uma variedade de recursos humanos experientes e qualificados. Além disso, aumenta a produtividade da empresa, uma vez que os prestadores de serviços de externalização podem coordenar os recursos humanos e utilizá-los em todo o seu potencial. Além disso, a eficiência do trabalho aumenta se os recursos humanos forem utilizados de forma eficaz.

Acesso a tecnologias avançadas

No mundo atual, impulsionado pela tecnologia, a maioria das empresas tem de adotar uma vasta gama de tecnologias avançadas para evitar ser deixada para trás pelos concorrentes. Mesmo assim, investir em inovação tecnológica não é fácil, uma vez que requer sempre um montante significativo de investimento. Quanto mais as tecnologias mudam, mais difícil se torna absorvê-las. Com o outsourcing, as empresas poderão resolver todos os seus problemas. Continuarão a poder inovar e desenvolver métodos novos e modernos sem gastar muito dinheiro.

A contratação não é da sua conta

Se criar um departamento de TI interno, precisará de espaço e equipamento de escritório adequados, como secretárias e computadores, bem como seguros e subsídios de doença e de férias. A subcontratação de programadores não requer qualquer contratação - basta assinar um contrato. Ao fazê-lo, pode poupar nos benefícios dos empregados, na formação e nos custos de emprego. É parcialmente responsável pelos programadores empregados que trabalham na sua equipa e estes não constam da sua folha de pagamentos.

Além disso, com as equipas subcontratadas, o trabalho de contratação e pesquisa já foi feito. Pode contratar uma equipa externa no mesmo tempo que leva a contratar um único programador na sua própria empresa. Considere as potenciais poupanças de tempo e dinheiro que isto lhe pode trazer.

Concentre-se na sua atividade principal

A externalização permite que as empresas se concentrem em questões mais amplas e deixem que uma empresa externa trate dos pormenores operacionais. Uma das razões mais convincentes para subcontratar é libertar a gestão de questões de baixa prioridade que consomem uma grande parte do seu tempo e esforço.

Em alguns casos, a subcontratação é feita para reforçar áreas fracas da organização ou para ajudar em projectos maiores. Isto permite que o pessoal no local se concentre nas suas especialidades e dê prioridade aos objectivos. Uma empresa que subcontrata as TI, por exemplo, pode dar prioridade a tarefas maiores, como a monitorização da cibersegurança, actualizações de rede ou instalação de infra-estruturas.

Concentrar-se na sua atividade principal irá certamente ajudá-lo a alcançar um melhor resultado, uma vez que não se distrairá e não perderá de vista a sua ideia original. Uma das principais vantagens da utilização de trabalhadores subcontratados é o facto de ajudar a proteger os trabalhadores regulares das oscilações da procura e permitir que a organização reforce os laços com o seu próprio pessoal.

Flexibilidade e escalabilidade da equipa

Uma das melhores vantagens da subcontratação do desenvolvimento de software é o facto de poder obter serviços a pedido. Em termos de tempo e dinheiro, escalonar o seu projeto conforme necessário traz enormes benefícios.

Ao externalizar as TI, pode delegar tarefas a vários especialistas altamente qualificados para melhorar o tempo de execução. Uma maior flexibilidade na contratação de pessoal permite-lhe dimensionar os recursos de TI para satisfazer os requisitos do projeto e as alterações sazonais.

A subcontratação pode ser uma excelente forma de aumentar a sua equipa de desenvolvimento. Ao subcontratar determinadas tarefas, pode reduzir a quantidade de trabalho que tem de fazer sozinho, otimizar a utilização de recursos e reduzir o risco de fracasso do projeto. Isto permite um maior grau de flexibilidade, o que pode poupar-lhe tempo e dinheiro.

Competitividade

Nas organizações que carecem de uma liderança de TI proactiva, os fornecedores de outsourcing podem aumentar a sua eficiência, agilidade e competitividade. Para além de reforçarem a sua posição competitiva e de o protegerem das ameaças cibernéticas, as empresas de outsourcing de TI ajudam-no a adotar novas tecnologias, a criar processos inovadores e a adotar um modelo de negócio mais eficiente. Assim, o recurso ao outsourcing está a tornar-se cada vez mais comum entre as organizações para se reposicionarem, reconfigurarem a forma como fazem negócios e transformarem o panorama competitivo.

Desvantagens da externalização das TI

A subcontratação pode ser uma óptima solução para as empresas que precisam de se manter a par das últimas tendências tecnológicas, mas é importante considerar as potenciais desvantagens antes de tomar qualquer decisão. Eis quatro aspectos fundamentais a ter em conta quando se decide externalizar os serviços de TI.

Incapacidade de controlar totalmente os processos

A noção de entregar grande parte da infraestrutura e dos processos da sua organização a outra empresa de outsourcing pode ser inquietante para um líder empresarial. Aqueles que se opõem à externalização das TI argumentam que um fornecedor externo não terá a mesma capacidade de resposta que o seu próprio departamento de TI, principalmente porque o fornecedor não está sob a sua supervisão. De facto, não existe qualquer risco inerente à falta de controlo, mas sim ao que daí pode advir.

Solução

Deve haver transparência entre a sua empresa e o prestador de serviços de externalização quanto aos aspectos da estrutura de gestão sobre os quais manterá o controlo.
Concentre-se nos resultados e nas métricas, quer estejam relacionados com o desempenho, com a experiência do cliente ou com qualquer outra coisa. A concentração nos resultados pode dar à empresa subcontratada alguma flexibilidade relativamente à forma como esses resultados são alcançados.
Planear o fluxo de comunicação. Um relatório regular do prestador de serviços pode ser uma forma útil de o cliente obter actualizações periódicas.

Obstáculos culturais e de comunicação

É natural que, quando se tem uma equipa remota a trabalhar para si, seja mais difícil organizar uma comunicação frequente do que com uma equipa a trabalhar no local. Isto também depende da pessoa que vai tratar da comunicação do lado do outsourcing, da sua competência e fiabilidade em termos de comunicação. Desde que a forma de comunicação seja a mesma e os intervalos de tempo na comunicação funcionem bem - bem, não há necessidade de se preocupar e não haverá qualquer problema em estabelecer uma relação amigável e produtiva.

Solução

Seleccione um fornecedor com base em avaliações e experiência. Caso precise de contratar um programador individual, marque uma entrevista com ele, verifique a sua adequação cultural e as suas competências técnicas. Considere a possibilidade de efetuar uma entrevista técnica se não achar que o programador tem conhecimentos suficientes.
Ao contratar uma equipa de programadores, deve começar por escolher um responsável técnico do fornecedor para descrever as tarefas e as expectativas. Com base na sua experiência, será formada uma equipa para realizar as tarefas.
As videochamadas podem ser úteis, uma vez que a maior parte da comunicação é não-verbal.
Assegurar que os padrões de trabalho baseados no fuso horário são acordados. As diferenças de fuso horário podem afetar a colaboração se forem significativas. Não é necessário que uma equipa de externalização se sobreponha completamente ao seu horário de trabalho. Estabeleça reuniões regulares a uma hora que seja conveniente para ambas as partes.
É necessário perceber desde o início que se sentirão à vontade para trabalhar em conjunto, como se o programador fosse um dos membros da sua equipa interna. As qualidades pessoais são tão importantes como as competências técnicas. Para que a subcontratação seja bem sucedida, é essencial que os especialistas subcontratados partilhem a mesma mentalidade e os mesmos valores que os seus empregados internos. Por exemplo, as empresas da América do Norte e da Europa Ocidental são mais semelhantes aos fornecedores da Europa Central e Oriental do que as empresas da Índia.

Problemas de qualidade

Embora a subcontratação de TI tenha muitas vantagens, só vale a pena quando o trabalho efectuado tem a qualidade que esperava. Se os resultados não corresponderem às suas expectativas, o resultado será a frustração total. É claro que isto não significa que a equipa externa não consiga cumprir algumas tarefas, mas o conselho é falar antecipadamente sobre a qualidade esperada.

Solução

Mantenha-se atento às normas de trabalho e à diligência devida da sua equipa subcontratada.
Avaliar os resultados dos seus empregados com base no feedback dos clientes.
Não negligencie a importância de contratar PMs e especialistas em garantia de qualidade do prestador de serviços, uma vez que estes são responsáveis pela construção e monitorização dos processos de qualidade.
Quando contactar pela primeira vez o prestador de serviços, deve perguntar-lhe quais os processos que utiliza para controlar o cumprimento atempado das obrigações, para comunicar os resultados e para controlar a qualidade do código. Um resultado de elevada qualidade exige processos estruturados, uma gestão competente da equipa e relatórios regulares.

Os custos excedem as expectativas

Muitas vezes, a subcontratação reduz os custos, tirando partido das economias de escala do terceiro e transferindo o trabalho para o estrangeiro.

O velho ditado "comprar barato, comprar duas vezes" é verdadeiro, e é importante certificar-se de que quaisquer poupanças iniciais não são realizadas mais tarde. As taxas associadas à renegociação de contratos, actualizações de infra-estruturas, flutuações cambiais, etc., não são claramente indicadas desde o início. Os serviços de externalização podem fazer disparar o seu orçamento se não os tiver em conta desde o início.

Solução

Certificar-se de que não há ambiguidade quanto às normas de qualidade desde o início. Esta organização suportará todos os custos associados ao tempo despendido por terceiros no esclarecimento destas questões.
Decidir como é que o terceiro irá funcionar. Tanto os modelos de tempo e materiais como os de preço fixo têm os seus prós e contras, pelo que cada um funciona melhor para diferentes tipos de projectos.
Crie processos robustos de medição da qualidade que lhe permitam identificar as áreas em que a qualidade ficou aquém do esperado, juntamente com um feedback qualitativo em que os funcionários possam partilhar preocupações e sugestões.
Não tenha receio de discutir o seu orçamento previsto para cada mês ou para cada projeto. O fornecedor pode pedir-lhe estas informações para determinar as suas necessidades em termos de recursos e garantir que não recebe encargos inesperados.

A externalização das TI coloca muitos desafios

Uma vez que as TI estão presentes numa organização, não podem ser externalizadas da mesma forma que outras tarefas. A externalização das TI é diferente da externalização de outros tipos de serviços, por exemplo, jurídicos, contabilísticos, etc. As organizações empresariais têm determinados tipos e dimensões, pelo que necessitam de sistemas informáticos adaptados às suas infra-estruturas. O software e os sistemas informáticos não podem crescer sozinhos, pelo que é necessário um parceiro experiente e fiável para o ajudar.

Solução

Dar uma definição clara do sucesso do projeto. É importante que ambas as partes tenham um entendimento claro do que é o sucesso.
Fornecer um passo-a-passo de alto nível do percurso do utilizador. Motiva a equipa subcontratada a adotar uma abordagem mais centrada no utilizador e a alinhar os resultados dos sprints/milestones com os objectivos a longo prazo.
Mantenha-se em contacto e assegure-se de que a equipa offshore tem todas as informações necessárias. Deve designar alguém da sua equipa interna para acompanhar quaisquer alterações ao projeto e comunicar com a equipa subcontratada.

Terceirização do desenvolvimento de software com o Innowise

Nos próximos anos, registar-se-á um aumento dramático da externalização das TI. O crescimento contínuo da externalização das TI, tanto em termos de amplitude como de profundidade, sugere que esta prática é mais do que uma moda passageira e tem benefícios suficientes para justificar a sua utilização.

Ao escolher o fornecedor certo de terceirização de TI, você pode acelerar o crescimento da sua empresa. Como fornecedor líder de soluções estratégicas de outsourcing de TI a longo prazo, o Innowise tem ajudado os seus clientes a atingir os seus objectivos de TI a longo prazo há mais de 15 anos. Se estiver à procura de um serviço completo de outsourcing de TI, podemos mostrar-lhe a direção certa.

Processo de desenvolvimento de software Innowise

Dmitry Nazarevich CTO

Data: 13 de dezembro de 2022

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