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O poder da cartografia de dados nos cuidados de saúde: benefícios, casos de utilização e tendências futuras. À medida que o sector dos cuidados de saúde e as suas tecnologias de apoio se expandem rapidamente, é gerada uma quantidade imensa de dados e informações. As estatísticas mostram que cerca de 30% do volume mundial de dados é atribuído ao sector dos cuidados de saúde, com uma taxa de crescimento prevista de quase 36% até 2025. Isto indica que a taxa de crescimento é muito superior à de outras indústrias, como a indústria transformadora, os serviços financeiros e os meios de comunicação e entretenimento.

O que é o ERP e o CRM? Como funcionam em conjunto (guia de integração)

1 de fevereiro de 202610 min de leitura

Principais conclusões

  • A integração do ERP e do CRM elimina os estrangulamentos diários. Menos dactilografia, menos folhas de cálculo e sistemas de dados coesos.
  • Os dados em tempo real melhoram as decisões. As aprovações, as verificações de stock e a faturação dependem de números reais para uma maior precisão.
  • Planear o esforço e acompanhar os resultados. Atribua um orçamento para limpeza de dados, testes e formação e, em seguida, meça o tempo de ciclo, os erros e os passos manuais.
  • A indústria transformadora, os serviços e o comércio eletrónico estão a crescer rapidamente. As cotações conscientes das existências, as encomendas instantâneas e a faturação no mesmo dia melhoram o percurso do cliente.
  • Os dados e os processos criam a maioria dos riscos. Registos desactualizados, propriedade pouco clara e falta de monitorização causam mais problemas do que o próprio conetor, por isso defina regras claras e monitorize os fluxos de trabalho desde o primeiro dia.

Em qualquer empresa, a eficiência e a visibilidade dos dados determinam a rapidez com que se move e a qualidade com que serve os seus clientes. Dois sistemas tornam isto possível: planeamento de recursos empresariais (ERP) e gestão das relações com os clientes (CRM).

Se está a pensar no significado de um CRM e ERP em termos simples, pense desta forma. O CRM mantém as suas equipas de vendas, marketing e apoio ligadas para que possam acompanhar os contactos, fechar negócios e criar relações sólidas com os clientes. O ERP lida com o que acontece nos bastidores, desde finanças e estoque até cadeias de suprimentos e RH.

Cada sistema é valioso por mérito próprio. Mas quando trabalham em conjunto, tudo começa a funcionar melhor. A integração de ERP e CRM liga as operações de front-office e back-office, proporcionando a todos o acesso à mesma informação actualizada. As equipas de vendas podem verificar a disponibilidade dos produtos antes de se comprometerem com um negócio. As equipas financeiras podem prever as receitas com base em dados em tempo real. Os gestores podem ver exatamente como está o desempenho da empresa sem terem de juntar relatórios separados.

Neste guia, explicarei como o ERP e o CRM funcionam em conjunto, porque é que a integração é importante e como a fazer funcionar na prática.

O que é a integração CRM e ERP?

A integração de ERP e CRM cria um ambiente interligado onde os dados operacionais e do cliente se movem em conjunto e em tempo real. Em vez de fazer malabarismos com dois sistemas separados com registos sobrepostos, a integração une um fluxo de dados contínuo que suporta cada passo do percurso do cliente e do produto.

Do ponto de vista técnico, a ligação ocorre normalmente através de API, middleware ou conectores integrados que sincronizam informações importantes, como clientes, orçamentos, encomendas, facturas e inventário. O CRM envia dados de clientes e negócios para o Sistema ERP, enquanto o ERP devolve actualizações sobre os níveis de stock, o cumprimento das encomendas e os pagamentos. Dependendo da forma como a empresa funciona, a sincronização pode ser efectuada num sentido ou em ambos.

Fluxo de dados de ponta a ponta entre sistemas CRM e ERP utilizando uma camada de integração para automatizar registos de clientes, encomendas, facturas e estado de pagamento

Eis o que isto parece na prática. Um representante de vendas fecha um negócio no CRM e o sistema envia automaticamente os detalhes da encomenda para o ERP para que a produção, a expedição e a faturação possam começar imediatamente. À medida que as coisas avançam, o ERP envia actualizações, por exemplo, quando o produto é enviado ou quando é efectuado um pagamento. Todos vêem a mesma informação actualizada sem necessidade de voltar a introduzir dados ou verificar folhas de cálculo.

Uma boa configuração também define a quem pertencem os dados. Normalmente, o CRM actua como a principal fonte de registos de clientes e potenciais clientes, enquanto o ERP gere os detalhes financeiros e operacionais. Uma integração bem concebida mapeia estas áreas de dados, define a frequência com que são sincronizadas e estabelece regras para o tratamento de duplicados ou conflitos.

Quando bem concebida, o resultado é uma fonte única e fiável da verdade. Elimina os silos, acelera os fluxos de trabalho, como a cotação para pagamento, e dá aos líderes uma visão clara das receitas e das operações em tempo real.

Benefícios da integração ERP e CRM

Na minha experiência, as coisas começam a fazer sentido quando uma empresa liga corretamente o seu ERP e CRM. O dia a dia torna-se mais leve, os dados fazem finalmente sentido e todos podem ver o que se passa com os clientes e as operações sem ter de procurar em ficheiros intermináveis. Eis os benefícios de grande impacto que pode esperar ao sincronizar estes sistemas.
Resultados de valor comercial obtidos com a integração do ERP e do CRM

Uma visão completa de cada cliente

Quando ambos os sistemas partilham dados, obtém-se uma imagem completa: todos os contactos, cotações, contratos, entregas, facturas e renovações estão ligados numa única visualização. Sem lacunas ou saltos entre ferramentas.

As equipas de vendas podem verificar as facturas em aberto ou os limites de crédito antes de oferecerem novas condições. As finanças podem rever contratos e prever renovações com números actualizados. O suporte pode ver instantaneamente o que foi entregue e qual o acordo que o cobre.

Este nível de visibilidade torna o trabalho quotidiano mais fácil e as decisões mais seguras. Ajuda as equipas:

  • Aprovar preços especiais
  • Dar prioridade aos pedidos de apoio
  • Planear o crescimento da conta com base na rentabilidade

Basta abrir o sistema, procurar um cliente e saber exatamente o que se passa, sem ter de esperar por actualizações ou procurar números; é tão simples quanto isso.

Maior eficiência e menos trabalho manual

É possível perceber quando os sistemas não estão ligados. As pessoas passam metade do dia a copiar os mesmos dados entre ferramentas. Os orçamentos vão para o CRM, as encomendas vão para o ERP e alguém verifica tudo duas vezes numa folha de cálculo. É um processo lento, repetitivo e cheio de margem para erros.

Uma vez integrados o CRM e o ERP, os dados dos clientes, os detalhes das encomendas, os preços e as facturas circulam automaticamente entre os sistemas. Desta forma, a sua equipa não tem de redigitar e reconciliar as mesmas informações repetidamente.

  • Menos pontos de contacto manuais por negócio
  • Menos correcções e mensagens de correio eletrónico ‘apenas a verificar
  • Caminho mais rápido da cotação à encomenda e à fatura

Eliminação de silos de dados e erros

Quando o CRM e o ERP funcionam de forma autónoma, começam a surgir pequenos desfasamentos. Talvez a informação de faturação de um cliente seja actualizada no CRM mas não no ERP. Ou as vendas ajustam um orçamento, mas o departamento financeiro nunca vê a alteração. Ao longo do tempo, estes desfasamentos criam confusão, desperdício de esforços e más decisões.

A integração de ERP e CRM mantém os registos alinhados entre sistemas. As actualizações num sistema aparecem automaticamente no outro, pelo que todas as equipas trabalham a partir do mesmo registo exato. Evita-se a dupla verificação de folhas de cálculo ou a discussão sobre qual a versão correta.

Esta consistência melhora a qualidade dos dados e cria confiança nos seus relatórios. As pessoas deixam de andar à procura de informações e começam a utilizá-las com confiança. Os dados CRM-ERP ligados diretamente melhoram a precisão e reduzem os erros dispendiosos que resultam de trabalhar com os detalhes errados.

Eliminação de silos de dados e erros

Quando o CRM e o ERP funcionam de forma autónoma, começam a surgir pequenos desfasamentos. Talvez a informação de faturação de um cliente seja actualizada no CRM mas não no ERP. Ou as vendas ajustam um orçamento, mas o departamento financeiro nunca vê a alteração. Ao longo do tempo, estes desfasamentos criam confusão, desperdício de esforços e más decisões.

A integração de ERP e CRM mantém os registos alinhados entre sistemas. As actualizações num sistema aparecem automaticamente no outro, pelo que todas as equipas trabalham a partir do mesmo registo exato. Evita-se a dupla verificação de folhas de cálculo ou a discussão sobre qual a versão correta.

Esta consistência melhora a qualidade dos dados e cria confiança nos seus relatórios. As pessoas deixam de andar à procura de informações e começam a utilizá-las com confiança. Os dados CRM-ERP ligados diretamente melhoram a precisão e reduzem os erros dispendiosos que resultam de trabalhar com os detalhes errados.

Maior colaboração entre equipas

Quando ambos os sistemas estão alinhados, as equipas deixam de trabalhar (e de se sentir) às cegas. Todos podem ver o que os outros estão a fazer em tempo real:

  • O departamento de vendas verifica o stock disponível e os intervalos de produção antes de prometer datas de entrega
  • As operações vêem os negócios confirmados com antecedência e planeiam a capacidade em vez de reagirem
  • O departamento financeiro acompanha a exposição por cliente enquanto os negócios ainda estão em curso
  • O suporte visualiza contratos, expedições e facturas sem ter de recorrer a três departamentos

Imagine um representante de vendas numa chamada com um cliente importante: no mesmo ecrã, vê que uma grande encomenda foi enviada ontem, que uma fatura está atrasada e que um novo pedido de funcionalidades do suporte já está em curso. A conversa é informada, específica e confiante, e não o clássico “deixe-me ver isso”.”

Ciclos de vendas mais rápidos e melhor experiência do cliente

Quando o ERP e o CRM estão ligados, as vendas e os serviços deixam de esperar pelas actualizações das finanças, da logística ou do armazém. A informação de que necessitam está mesmo à sua frente, exatamente quando precisam dela. Todo o processo de cotação para pagamento é mais rápido e com menos etapas.

Imagine um cliente a pedir uma encomenda personalizada. Durante a conversa, o representante de vendas verifica o stock disponível, a capacidade de produção para as duas semanas seguintes e o limite de crédito do cliente numa única visualização. O sistema calcula uma data de entrega realista, confirma o preço e a margem e regista todas as aprovações necessárias. O representante fecha o negócio nessa mesma chamada.

Acelere o processo de cotação para pagamento sem aumentar o número de funcionários.

Acelerar o pipeline

Desafios comuns da integração ERP-CRM

É certo que a integração ERP-CRM traz um valor incrível, mas também tem a sua quota-parte de problemas. Com base na minha experiência, posso dizer-lhe que o sucesso se resume a detetar atempadamente os pontos problemáticos habituais e a resolvê-los antes que se transformem numa bola de neve.
Lista de obstáculos comuns à ligação dos sistemas ERP e CRM, juntamente com acções centradas na transformação digital para um alinhamento mais suave dos dados, do fluxo de trabalho e da adoção

Silos de dados e normas confusas

O primeiro grande desafio reside normalmente nos dados. Ambos os sistemas armazenam as mesmas informações (clientes, IDs de produtos, endereços, etc.), mas nem sempre da mesma forma. Por exemplo, um pode registar um estado como CA, outro escreve Califórnia. Multiplique isso por milhares de registos e as coisas tornam-se caóticas rapidamente.

Antes de ligar qualquer coisa, limpe os seus dados e chegue a acordo sobre um padrão para cada campo. Estas acções mantêm a integração limpa e previsível mais tarde. A maioria das equipas considera que quase todos os seus dados de CRM precisam de, pelo menos, alguma arrumação antes da sincronização.

Dados antigos ou inexactos

Se as suas bases de dados estiverem cheias de informações desactualizadas ou incorrectas, a integração apenas espalha esse problema. Considere os clientes inactivos, as entradas duplicadas e os produtos desactualizados.

Antes de sincronizar, arquive o que já não é relevante e actualize o que mantém. Aproveite a oportunidade para definir regras de dados simples para que os novos registos sejam consistentes em ambos os sistemas. Quando a base estiver limpa, a integração será mais fácil e manter-se-á assim.

Complexidade técnica

A ligação de dois grandes sistemas raramente acontece com um clique. Configurações personalizadas, software antigo e APIs peculiares podem atrasar as coisas. E se não efetuar os devidos testes, pode acabar por ter encomendas duplicadas ou um inventário incompatível antes que alguém o detecte.

Trate a integração como um projeto real. Teste-a primeiro numa caixa de areia e analise cenários reais. Quando entrar em funcionamento, comece com um processo ou conjunto de dados e, em seguida, expanda-o passo a passo. Ter um parceiro fiável que já tenha feito isto antes ajuda mais do que qualquer documentação.

Adoção pelo utilizador

Por vezes, a parte mais difícil é conseguir que as pessoas a utilizem. As equipas habituadas às suas próprias ferramentas podem hesitar em confiar na nova configuração. Algumas guardam folhas de cálculo pessoais só por precaução, o que anula todo o objetivo.

Envolver os utilizadores desde o início. Mostre como lhes facilita o dia a dia: acabou-se a cópia de dados entre sistemas ou a procura de actualizações. Dê-lhes formação, ouça as reacções e certifique-se de que vêem rapidamente pequenos ganhos. Quando se aperceberem de que poupam tempo, a adoção será natural.

Preocupações de segurança

Quando os sistemas começam a partilhar dados, surgem sempre questões de segurança. As empresas preocupam-se com a exposição ou a conformidade, especialmente quando os dados dos clientes circulam entre plataformas.

As ferramentas de integração modernas tratam bem esta questão com encriptação, controlos de acesso e pistas de auditoria claras. Utilize canais seguros, limite a partilha de dados e mantenha os seus sistemas corrigidos. Verifique as caixas de conformidade com antecedência com a sua equipa de desenvolvimento para evitar surpresas mais tarde.

Ver os serviços conexos que oferecemos

Como integrar com êxito o ERP e o CRM

Pense na integração como uma atualização adequada à forma como a sua empresa funciona, e não como um conetor rápido que alguém instala antes do fim de semana. Se estivéssemos a trabalhar juntos, eis como eu o faria passo a passo.

Definir objectivos claros e obter a adesão das partes interessadas

Comece com uma pergunta simples: o que é que esta integração deve exatamente corrigir ou melhorar? E torne-a específica. Por exemplo:

  • Reduzir o tempo de processamento de encomendas de 3 dias para 1 dia
  • Acabar com a dupla entrada entre vendas e finanças
  • Dar à liderança uma visão fiável das receitas e das margens
  • Permitir que as equipas de apoio vejam as encomendas e as facturas sem pedir às finanças

Escreva esses objectivos. Utilize-os mais tarde para desafiar todas as ideias de integração: Isto ajuda-nos a atingir esses resultados ou não?

Em seguida, traga pessoas que trabalham com esses sistemas todos os dias. Refiro-me a vendas, finanças, operações, serviço ao cliente e IT. Pergunte-lhes como trabalham atualmente, o que os torna mais lentos e que informações gostariam de poder ver num único local.

Auditar os seus processos e dados

Antes de estabelecer qualquer ligação, analise bem a forma como os dados circulam efetivamente entre o seu CRM e o ERP (ou não). Mapeie as etapas como elas acontecem na vida real e anote essas lacunas. Talvez o departamento de vendas introduza uma encomenda no CRM e, em seguida, o departamento de contabilidade redigite a mesma encomenda no ERP. Ou talvez o apoio ao cliente não consiga ver os detalhes da faturação e tenha de enviar um e-mail ao departamento financeiro para obter actualizações.

Já agora, verifique os próprios dados. Existem formatos diferentes para os mesmos campos? Existem clientes duplicados, contactos desactualizados ou códigos de produto inconsistentes? Faça uma lista do que precisa de ser limpo.

Esta auditoria dá-lhe duas coisas: uma visão clara do que precisa de ser ligado e uma lista de tarefas de limpeza antes do início da integração. Quanto mais suaves forem os seus dados, mais limpa será a sua integração.

Integração de um sistema de planeamento de recursos empresariais com o seu CRM elimina o trabalho de copiar e colar, a procura do estado e a confusão no final do mês. Dá-lhe um conjunto de números, uma cotação mais rápida para o caminho do dinheiro e transferências limpas entre vendas, finanças e operações.
Michael Labutin
Michael Labutin
Diretor, Chefe de Java, soluções ERP

Escolha a abordagem de integração correta

Há mais do que uma forma de ligar os seus sistemas. A maioria dos pares de software ERP CRM liga-se através de conectores incorporados, iPaaS ou APIs. A escolha certa depende dos sistemas que utiliza, da complexidade da sua configuração e da flexibilidade de que necessita.

  • Conectores incorporados. Algumas plataformas oferecem conectores pré-construídos para combinações populares de CRM de planeamento de recursos empresariais. Se o seu CRM e ERP forem provenientes do mesmo ecossistema, como o Microsoft Dynamics, é possível que já tenha uma solução. Basta configurá-la e avançar. Normalmente é o caminho mais simples e rápido.
  • Plataformas de integração (iPaaS). Se os seus sistemas forem de fornecedores diferentes, ou se pretender mais controlo, uma plataforma de integração pode ajudar. Ferramentas como MuleSoft, Boomi ou Cleo actuam como a camada intermédia que move os dados entre sistemas. São fornecidas com conectores pré-construídos, tratam automaticamente os erros e permitem-lhe monitorizar os fluxos de dados.
  • Desenvolvimento de API personalizada. Por vezes, as ferramentas pré-construídas não são adequadas, especialmente em sistemas mais antigos ou muito personalizados. Nesse caso, os programadores podem utilizar APIs de ambas as plataformas para criar uma ponte personalizada. Isto dá-lhe controlo total, mas terá de a manter à medida que os seus sistemas crescem.

Ao decidir como ligar os seus sistemas, considere factores como o orçamento, o calendário, o volume de dados e se a sua equipa possui as competências técnicas adequadas. De acordo com a minha experiência, uma plataforma de integração ou um middleware é normalmente o melhor equilíbrio para as empresas de média dimensão. Mas, seja qual for a sua escolha, certifique-se de que pode crescer com o seu negócio e de que tem apoio fiável do fornecedor quando as coisas se complicam.

Planear a cartografia de dados e o alinhamento no terreno

Esta é a fase em que a precisão é realmente importante, uma vez que a forma como os dados são combinados decide o quão limpo e fiável será o seu sistema.

Comece por definir quais os registos do seu CRM que devem corresponder aos do seu ERP. Por exemplo, um “cliente” no CRM está alinhado com uma “conta de cliente” no ERP. Esclareça qual o sistema que detém a autoridade quando existe um conflito.

Em seguida, chegue a acordo sobre a propriedade. Quando ambos os sistemas detêm o mesmo tipo de dados, qual deles ganha num conflito? Normalmente, o ERP detém os dados financeiros, como facturas, pagamentos e detalhes fiscais, enquanto o CRM é responsável pelos contactos, negócios e histórico de comunicações.

Quando isso estiver claro, sente-se com a sua equipa de implementação e combine os campos principais: montantes das transacções, códigos de produtos, nomes de clientes, condições de pagamento, moedas e datas. Tome nota de quaisquer diferenças de formato e defina a forma de as tratar.

Pode parecer um pormenor de back-office, mas este é o passo que mantém toda a sua operação consistente. Um mapeamento exato significa relatórios limpos, previsões fiáveis e menos correcções de dados a altas horas da noite.

Desenvolver e configurar a integração

Nesta fase, comece por uma fase pequena. Escolha um ou dois fluxos e efectue um piloto. Por exemplo, sincronize primeiro os registos dos clientes ou transfira as novas encomendas do CRM para o ERP. Um âmbito de aplicação restrito ajuda-o a detetar problemas atempadamente, a validar a lógica e a criar confiança antes de aumentar a escala.

Em seguida, decida com que frequência a sincronização deve ser efectuada. Alguns dados têm de ser transferidos instantaneamente, como encomendas ou actualizações de clientes. Outros processos, como a elaboração de relatórios, podem ser executados de forma programada uma ou duas vezes por dia.

Defina algumas regras inteligentes para manter o fluxo limpo e útil:

  • Sincronizar apenas clientes com crédito aprovado
  • Saltar negócios abaixo de um determinado valor
  • Partilhar apenas produtos activos para cotação

Trabalhe em estreita colaboração com a sua equipa técnica sobre a forma de lidar com erros e sincronizações falhadas. Defina o que acontece quando algo corre mal: como é registado, quem é notificado e como reverter a situação em segurança. Quando o projeto-piloto estiver estável, expanda-o gradualmente. Adicione encomendas, facturas, inventário e outros fluxos que apoiem os seus objectivos.

Testar exaustivamente com cenários do mundo real

Os testes provam se a sua integração se mantém no trabalho real. Se não o fizer, está a trocar tempo agora por pedidos de assistência, limpeza manual e confiança duvidosa nos dados mais tarde.

Crie casos de teste que reflictam cenários comerciais reais. Por exemplo:

  • Adicionar um novo cliente no CRM e verificar se este aparece no ERP com os campos, IDs e propriedade corretos
  • Atualizar um endereço no ERP e confirmar a sua atualização no CRM dentro do prazo previsto
  • Crie uma cotação e converta-a numa encomenda no CRM, depois verifique se aparece no ERP com todos os itens de linha, taxes, descontos e preços intactos

Além disso, experimente cenários de "e se" alguma coisa se estragar. O que acontece se um campo obrigatório estiver em falta, se um produto não estiver disponível ou se a rede cair a meio da sincronização? O sistema deve assinalar claramente o problema e tentar novamente ou colocar o registo num local visível para revisão. Nada deve desaparecer silenciosamente.

Se possível, envolva os utilizadores finais nos testes. Eles utilizam estes processos diariamente e pensarão em cenários práticos que as equipas técnicas por vezes não têm em conta. Corrija o máximo que puder enquanto tudo ainda estiver num ambiente de teste. Avance apenas quando você e a sua equipa estiverem confiantes de que a integração se comporta como esperado.

Formar a sua equipa e entrar em funcionamento

Quando a integração funcionar bem nos testes, concentre-se nos seus colaboradores. O sistema só funciona se as pessoas souberem utilizá-lo corretamente e confiarem nele.

Realizar sessões de formação curtas e específicas para mostrar mudanças reais. Por exemplo:

  • Os representantes de vendas podem agora ver o estado das facturas, os limites de crédito e o stock diretamente no CRM
  • O departamento financeiro vê as encomendas Web ou CRM chegarem ao ERP sem necessidade de redigitar
  • O apoio pode verificar o estado das entregas e dos pagamentos sem enviar mensagens de correio eletrónico para outras equipas

Destaque o que eles já não precisam de fazer: copiar dados, procurar actualizações e manter folhas de cálculo secundárias. E torne os benefícios muito concretos.

Além disso, recomendo que escolha uma altura sensata para o arranque. Evite horas de ponta ou períodos críticos de fecho sempre que possível. E tenha a sua equipa interna ou o seu parceiro de desenvolvimento de integração à disposição para os primeiros dias.

Verifique alguns fluxos-chave na produção: novos clientes, novas encomendas, alterações de endereço e actualizações de pagamento. Se algo parecer estranho, corrija-o rapidamente e explique a alteração às pessoas afectadas. Isso mantém a confiança no sistema e nos dados.

Monitorizar, melhorar e expandir

Depois de entrar em funcionamento, observe como a integração se comporta nas suas soluções ERP e CRM. Trate-a como uma parte contínua das suas operações e verifique-a regularmente:

  • Registos de erros ou painéis de controlo para sincronizações falhadas ou atrasadas
  • A rapidez com que as actualizações importantes circulam entre sistemas
  • Feedback dos utilizadores sobre o que ainda parece complicado ou manual

Utilize esta informação para efetuar pequenas melhorias. Ajuste os mapeamentos, melhore as regras de validação e aperfeiçoe o tratamento de erros. As pequenas correcções aplicadas regularmente mantêm a configuração estável. Quando os fluxos principais funcionarem sem problemas, comece a ligar mais áreas, por exemplo, ligue os bilhetes de apoio às expedições ou alinhe as campanhas de marketing com os dados de vendas.

Recomendo também que se estabeleça uma rotina de revisão simples. Uma verificação trimestral é normalmente suficiente. Analise a qualidade dos dados, as tendências de desempenho e a forma como as equipas utilizam a integração em comparação com a conceção original. Estas verificações ajudá-lo-ão a manter a configuração alinhada à medida que os processos mudam e surgem novas necessidades.

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Como escolher o parceiro certo para a integração de ERP e CRM

A escolha de um parceiro de integração é uma das decisões mais importantes num projeto de ERP e CRM. A equipa que escolher irá moldar a forma como a configuração funciona no dia a dia, desde as chamadas de vendas até ao fecho do mês. Procure pessoas que compreendam a tecnologia e que possam falar facilmente com as suas equipas comerciais sobre a forma como o trabalho é realmente realizado.

Eis os aspectos fundamentais que eu faria ao escolher um parceiro de integração:

  • Procure uma experiência real com a sua pilha. Peça exemplos concretos com o seu CRM e o seu ERP. Por exemplo, projectos que envolvam a integração do CRM com as opções do Oracle ERP, o Dynamics ligado ao Odoo ou o Zoho emparelhado com um ERP específico. Um parceiro que já tenha feito isto antes já conhece as partes complicadas, os limites e os atalhos habituais, o que o pode poupar a meses de tentativas e erros.
  • Preste atenção nas primeiras conversas. Explicam as opções e os compromissos numa linguagem simples? Conseguem responder a uma pergunta de um líder de vendas e de um arquiteto IT na mesma chamada sem perder ninguém? Se cada resposta soar como um manual técnico, a colaboração será difícil.
  • Pergunte sobre a conceção e a propriedade dos dados. As equipas de integração fortes pensam nos dados desde o início. Por isso, pergunte como é que decidem qual o sistema que detém os dados dos clientes, como é que os IDs são correspondidos, como é que os duplicados são tratados e com que frequência é que os dados são sincronizados. Se as respostas parecerem vagas, é de esperar que surjam problemas mais tarde com relatórios desencontrados ou registos confusos.
  • Verificar o seu plano de testes, monitorização e falhas. As integrações fiáveis pressupõem que, por vezes, as coisas correm mal. Pergunte como lidam com novas tentativas, registo e detalhes de erros, filas de erros, alertas, volume e picos de carga.
  • Procurar um entendimento interfuncional. O ERP e o CRM estão ligados às vendas, finanças, operações, apoio e IT. Um parceiro forte pode realizar um workshop com todos eles, fazer perguntas específicas e transformar o que ouviram num design prático. Envolvem os utilizadores desde o início, em vez de conceberem no vazio.
  • Espera-se um plano de execução faseado e transparente. Pergunte como é que eles implementam as integrações. As equipas maduras começam normalmente com um fluxo pequeno mas importante, provam que funciona e depois alargam-no. Esta abordagem mantém o risco e o custo sob controlo e facilita a adoção pelos utilizadores. Se alguém insistir numa implementação em grande escala sem um motivo claro, vá mais fundo.
  • Esclarecer o que acontece após o lançamento. Os bons parceiros mantêm-se presentes após o lançamento e oferecem monitorização e alertas, caminhos de suporte claros, documentação que a sua equipa pode realmente utilizar e um plano para pequenas melhorias contínuas.

Conclusão

O CRM e o ERP desempenham papéis diferentes numa empresa. Um ajuda-o a encontrar clientes e a mantê-los envolvidos. O outro mantém as suas operações a funcionar de forma previsível e estável. Quando estes sistemas se comunicam entre si, é possível ver os processos em tempo real, os orçamentos passam a facturas mais rapidamente e todas as equipas trabalham com os mesmos números.

Mas há sempre um pouco de preparação envolvida. É necessário mapear a forma como o trabalho se move atualmente, falar com as pessoas que dependem destes sistemas e limpar os dados quando necessário. O esforço compensa. Quando os dois sistemas se sincronizam, as tarefas deixam de ficar bloqueadas, a informação aparece onde deve aparecer e ninguém perde tempo a introduzir a mesma coisa duas vezes.

Se pretender o apoio de pessoas que já o fizeram muitas vezes, o Innowise pode ajudá-lo a elaborar um plano prático, a evitar erros comuns e a criar uma integração que seja natural para a sua equipa utilizar dia após dia.

FAQ

Os custos dependem do âmbito, das ferramentas e da complexidade. Os conectores pré-construídos ou iPaaS significam normalmente um esforço inicial menor e uma taxa de subscrição. Uma solução totalmente personalizada custa mais para começar e para manter ao longo do tempo. Uma boa forma de controlar o orçamento é começar com alguns fluxos de elevado valor, provar que funcionam e depois expandir a partir daí.

Os projectos simples baseados em conectores podem ser concluídos em poucas semanas. As configurações de vários sistemas, de grande volume ou personalizadas demoram mais tempo devido à limpeza de dados, testes e gestão de alterações.

Sim, isto é muito comum. Pode ligá-los com ligações de rede seguras, APIs ou uma plataforma de integração que suporte sistemas na nuvem e no local. Planeie a autenticação, as firewalls e a residência de dados, e certifique-se de que a monitorização e o tratamento de erros abrangem ambos os lados.

Escolha o momento com base na forma como os dados são utilizados. As cotações, as encomendas e o estado das encomendas beneficiam normalmente de uma sincronização em tempo real ou quase real. Os dados de referência, tais como listas de preços ou catálogos de produtos, podem ser actualizados de acordo com um calendário.

Utilize ligações encriptadas e acesso restrito para que a integração apenas toque no que é realmente necessário. Confie em ferramentas fiáveis, registe acções importantes e deixe que a sua equipa de segurança verifique a conformidade e o risco antes de a ativar.

Se está a pensar no significado de CRM e ERP em termos simples, aqui está. O ERP gere as suas operações internas como finanças, inventário, produção e RH. O CRM ajuda as suas equipas de vendas, marketing e apoio a gerir os contactos, fechar negócios e criar relações com os clientes. Em conjunto, cobrem todo o fluxo, desde o primeiro contacto até à entrega e ao pagamento.

Comece com contas e contactos, produtos e listas de preços, cotações para encomendas e facturas e estado de pagamento. Adicione o inventário e as devoluções quando os fluxos principais estiverem estáveis.

Kiryl Drabysheuski
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Líderes de consultores ERP

Kiryl conhece o SAP por dentro e por fora. É a pessoa indicada quando um cliente precisa não só de implementação, mas também de uma configuração inteligente que se adapte aos seus processos únicos - com um caminho claro da complexidade para a clareza.

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    2

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    3

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    4

    Por fim, assinaremos um contrato e começaremos a trabalhar no seu projeto imediatamente.

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