HRM-systeem - corporate webapplicatie

Wij hebben een intern HRM-ecosysteem opgebouwd dat HR-processen stroomlijnt, zoals het volgen van personeel, voordelen, aanwerving, onboarding, leren en ontwikkelen, en meer.

Klant

Industrie

Informatie Technologie

Regio

Klant sinds

2007

Innowise is een wereldwijd volledig uitgeruste maatwerk software ontwikkelingsbedrijf dat slimme digitale ideeën levert aan klanten wereldwijd. In de afgelopen 15 jaar heeft het bedrijf ongeveer 600 projecten in verschillende sectoren uitgevoerd en het vertrouwen van tientallen klanten gewonnen. In 2022 is Innowise uitgegroeid tot meer dan 1.000 top-notch IT-professionals, verschillende ontwikkelingscentra en representatieve kantoren in Europa en Noord-Amerika.

Uitdaging

HR-personeel is verantwoordelijk voor een groot aantal kleine maar impactvolle taken. Een vertraging in dergelijke taken belemmert de operationele stroom van de organisatie. Ons bedrijf groeide snel, maar de enige zorg die we hadden was het beheren en afhandelen van personeelszaken. De HR-afdeling had een geautomatiseerde oplossing nodig om de administratieve routinetaken, zoals aanwezigheid, vakanties en ziekteverlof, vlotter te laten verlopen.

Wij realiseerden ons dat het geweldig zou zijn als alle informatie centraal in het systeem werd opgeslagen, maar het zou nog krachtiger zijn als al deze informatie snel en gemakkelijk kon worden bijgewerkt.

Wij wilden een weboplossing van het type "admin eerst" creëren met een flexibele database die een eenvoudig en betrouwbaar personeelsbeheer mogelijk maakt:

alle informatie over werknemers op te slaan en bij te werken;
nieuwe werkstromen creëren en bestaande werkstromen aanpassen;
gebruikers beheren;
naadloos integreren met andere systemen.

We moesten een modulaire web HR softwareoplossing ontwikkelen met een gebruikers- en toegangscontrolemodule, een procescontrolemodule en een gegevensbeheermodule die bestand zijn tegen en aanpasbaar zijn aan alle externe en interne veranderingen. Een andere uitdaging was het integreren van informatieve dashboards met analytics, waar gebruikers bedrijfsparameters kunnen volgen.

Wij waren verplicht om geen vast maar een flexibel systeem te creëren, met de mogelijkheid om zonder grote aanpassingen nieuwe functies toe te voegen (feedback over de beroepsactiviteit van de werknemer, toewijzing van één-op-één gesprekken, commentaar op de proeftijd, enz.

Wij richtten ons op het mogelijk maken van gegevenscentralisatie binnen één systeem door bestaande bedrijfsprocessen te integreren en aan te passen, terwijl de werkstromen werden geoptimaliseerd en de bedrijfskosten werden verlaagd.

Oplossing

Wij hebben een modulair webgebaseerde systeem ontwikkeld dat informatie over werknemers en bedrijfsstructuren op één plaats opslaat.
Bovendien kan met de webapp elk bedrijfsproces worden gecreëerd om een persoonlijk ontwikkelingstraject op te stellen, vakantie aan te vragen of goed te keuren, een proeftijd te documenteren, het contract te verlengen, enz.

Werknemer pagina

Het ontbrak aan een gecentraliseerd werknemersbestand met alle benodigde informatie. Zo moet een persoonlijk ontwikkelingsplan worden goedgekeurd door vier bevoegde personen die schriftelijk of per post commentaar moeten leveren. Omdat alle desbetreffende informatie gedecentraliseerd was, was het moeilijk te begrijpen waarom een dergelijke beslissing werd genomen.

Het door ons ontwikkelde HRM-systeem maakt het mogelijk alle processen in één systeem op te slaan. Het maakt het mogelijk elke taak toe te wijzen aan de persoon die verantwoordelijk is voor de besluitvorming en commentaar te geven op de beslissing. Bovendien kan het systeem gegevens filteren op werknemers, filterresultaten opslaan in spreadsheets en analytische en statistische rapporten genereren.

Wij hebben deze functionaliteit geïmplementeerd via het tabblad Werknemersprofiel met de volgende secties:

Informatie met de werknemer algemene informatie, organisatorische eenheden, een lijnbeheerder, enz.
Mogelijkheid om harde, domein- en zachte vaardigheden toe te voegen aan de overeenkomstige velden, zoals taalbeoordelingen en examendata.
Ontwikkelingsplan om de vooruitgang van de werknemer te bekijken.
Eén-op-één gesprekken plannen met HR-beheerders en lijnbeheerders en hun feedback verzamelen.
Nuttige links met de mogelijkheid om de links toe te voegen aan elk document dat nuttig kan zijn voor elke specifieke werknemer.

Structuur van het bedrijf

Door de gedecentraliseerde opslag van informatie was het bijna onmogelijk om onmiddellijk over de nodige gegevens te beschikken. Daardoor werd het voor verkoopmanagers een uitdaging om de juiste kandidaten voor een project te vinden. Bovendien waren de medewerkers onvoldoende op de hoogte van wat er in het bedrijf gebeurde door de frequente veranderingen in de structuur, functies of bedrijfsprocessen van de organisatie. We hebben de bedrijfsinformatie vooral nuttig gemaakt voor verkoopmanagers met de opties om:

Toegang tot de organisatiestructuur;
Filter werknemers op beroepsniveau, vaardigheden, enz;
Zoeken naar werknemers met behulp van filters op naam, organisatie-eenheden, functies, beheerders, enz;
Bekijk de profielen van collega's.

In het bijzonder hebben wij de volgende functionaliteit in de HRM-applicatie geïmplementeerd:

Tabblad bedrijfsstructuur;
Organisatiestructuur in twee representatievormen (boom/lijst);
Lijst van alle medewerkers met filteropties (functietitel, beroepsniveau, leidinggevend niveau, afdeling, enz;)
Zoeken en bekijken van profielen van werknemers met algemene informatie.

Processen

Verschillende landen hebben specifieke bedrijfsprocessen: vakantiebeheer, proeftijd, kalenderplannen, contractmodellen, enz. Hoe meer kantoren wij in andere landen hebben, hoe meer dergelijke bijzonderheden in aanmerking moeten worden genomen en door het systeem moeten worden weerspiegeld.

Wij hebben een flexibel mechanisme gelanceerd voor de lokalisatie van bedrijfsprocessen voor verschillende landen. De door ons ontwikkelde HRM-softwareoplossing heeft een modulaire structuur waarmee elk gewenst proces binnen het systeem kan worden gecreëerd zonder wijzigingen in het systeem zelf.

Daardoor is de weboplossing verrijkt met de volgende functies:

Het tabblad Processen met de mogelijkheid om procesontwerpen te maken en bestaande processen gemakkelijk te beheren;
Automatische kennisgeving aan alle medewerkers over de proceswijzigingen wanneer de definitieve versie klaar is en gepubliceerd wordt;
Het systeem ondersteunt verschillende talen.

Vrije tijd

Afhankelijk van de kantoorlocatie zijn er specifieke wettelijke normen of de processen voor het opnemen van vakantie, proeftijdvoorwaarden, het aantal vrije dagen, enz. Behalve dat werknemers vakantie kunnen aanvragen, kunnen leiders van hun kant dat in dit systeem goedkeuren. Het is eerder voorgekomen dat werknemers bij een verhuizing niet op de hoogte waren van de specifieke lokale processen/wetten, en van andere bijzonderheden die voor extra uitdagingen zorgden.

Als onderdeel van de systeemfunctionaliteit hebben wij het verzenden van aanvragen voor ziektedagen mogelijk gemaakt, evenals het weergeven van het huidige saldo van vrije dagen, de komende vrije dagen en een algemene geschiedenis van alle aanvragen.

Ons team heeft het tabblad Vrije tijd toegevoegd met de volgende secties:

Mijn balans met huidige, komende en afgelopen vrije dagen;
Mijn aanvragen met de informatie over het type verlof, de datum, de periode, de hoeveelheid en de status;
Verzoeken van ondergeschikten met naam van de ondergeschikten en hun verloftype, datum, periode, hoeveelheid en status;
Gegevens uploaden naar de boekhoudprogramma's.

Systeeminstellingen

Het was belangrijk dat een toekomstige oplossing een hoge flexibiliteit in de instellingen zou vertonen als gevolg van frequente veranderingen in de bedrijfsstructuur, functies van werknemers of bedrijfsprocessen. Wij realiseerden ons dat het geweldig zou zijn als alle informatie centraal in het systeem werd opgeslagen, maar het zou nog krachtiger zijn als al deze informatie snel en gemakkelijk kon worden bijgewerkt.

We hebben de optie voor bulkwijzigingen en slim filteren in de sectie bedrijfsstructuur geïmplementeerd. Dit maakt het mogelijk om met één klik enkele werknemers te verplaatsen naar de nieuwe locatie of afdeling als ze verhuizen. Slim filteren verwijst naar het multi-selecteren van verschillende parameters om in een paar klikken de relevante informatie te krijgen.

Wij hebben het tabblad Systeeminstellingen geïmplementeerd met de volgende secties:

Bedrijfsstructuur met de mogelijkheid om de informatie te filteren op eenheid, divisie, afdeling, team, groep, enz;
Bulkwijziging voor het in één keer toepassen van wijzigingen in de organisatiestructuur;
De mogelijkheid om de structuur eenvoudig via UI te veranderen.

Integratie met een mobiele bedrijfsapplicatie

Er zijn veel manieren waarop gebruikers werken: op desktop computers, op mobiele apparaten (vanwege het vele reizen), of een combinatie van beide. We hebben er een prioriteit van gemaakt om bedrijfsinformatie zo toegankelijk mogelijk te maken, zodat we ook onderweg efficiënt kunnen werken.

Wij hebben de systeemintegratie mogelijk gemaakt met een mobiele bedrijfsapplicatie die een deel van de functionaliteit van het HRM-hoofdsysteem dupliceert.

De oplossing wordt vervolgens als volgt in de toepassing geïmplementeerd:

Integratie met een zakelijke mobiele HR-app voor werknemers;
Vrije tijd verwerking;
De mogelijkheid om de bedrijfsstructuur te bekijken;
De mogelijkheid om werknemersprofielen te bekijken.

Technologieën en hulpmiddelen

Back-end

Java 17, WebFlux / Reactor, Lombok, MapStruct, Spring Boot, Spring Security, Spring Data R2DBC, Spring Data Mongo, WebSockets / gRPC / REST, Redis, Firebase, Kafka, Debezium, ElasticSearch, Camunda Modeler.

Front-end

React, Redux, Redux-Saga, Reselect, Mui5, React-Final-Form (voor compatibiliteit met React-Admin), React-i18next, Axios

Databases

MongoDB, PostgreSQL

Platform

Web

Naadloze integratie

Bitbucket pipelines, Helm

Configuratiebeheer

K8S configmaps

Containerisatie en
containerbeheer

AWS EKS

Serverbewaking

Prometheus, Grafana

Beheer van het gebeurtenissenlogboek

ELK

Proces

Na het definiëren van de functionaliteit van de applicatie en het aanpakken van de problemen binnen het ontwikkelingsproces, kwamen we tot het volgende:

het ontwerpen van de applicatie en de architectuur ervan;
de uitvoering van de ideeën over de functionaliteit van de applicatie;
het onderhouden van de applicatie na de release.

Ontdekking

Eerst analyseerde ons team de pijnpunten van de werknemers en zocht naar de best mogelijke technologische oplossingen. We ontwierpen de basisarchitectuur van de HR-app voor werknemers en maakten mock-ups om de ontwikkelingskosten te berekenen. Voor een meer exacte schatting maakten we een gedetailleerd plan voor de ontwikkeling van elke module.

Technologie keuze

Het is belangrijk technologieën te kiezen die een snelle ontwikkeling en invoering van toepassingen mogelijk maken, en tevens zorgen voor eenvoudig onderhoud en verfijning. In dit geval is platformoverschrijdende ontwikkeling noodzakelijk. Ook integratie met systemen van derden, zoals Friendwork, Jira, Atlassian, Google Calendar, enz. is essentieel.

Beveiliging

MVP ontwikkeling

We leverden module voor module op met een iteratieve en incrementele aanpak, bespraken taken op Slack en volgden taken in Jira. Aan het einde van elke ontwikkelingsfase werden unit- en handmatige tests uitgevoerd om zelfs de kleinste bugs op te sporen en te verhelpen.

Onderhoud en verbetering

Na de introductie van het MVP hebben we het in gebruik genomen om de medewerkers te testen. Na een paar weken gebruik van het systeem verzamelden onze medewerkers feedback. Op basis daarvan hebben we alle problemen verholpen en het systeem vervolgens volledig geïmplementeerd. Daardoor beschikken onze medewerkers nu over een platformonafhankelijke applicatie om alle werkstromen te stroomlijnen. We verbeteren onze app voortdurend en voegen nieuwe functies toe en verbeteren de processen.

Team

Project
Manager

Bedrijfsanalist

UI/UX Ontwerper

Back-End Ontwikkelaars

Front-End Ontwikkelaars

QA Engineers

DevOps Specialist

Resultaten

HRM is een gecentraliseerde database, een bron van uniforme informatie voor alle andere afdelingen (financieel, verkoop, HR, enz.).

We zijn erin geslaagd een van de beste HR-softwareoplossingen op de markt te leveren met een rijke set opties, waaronder de integratie en snelle schaalbaarheid van functionaliteit; en gepersonaliseerde functies en toegang op basis van gebruikersrollen.

Hoewel het aantal gebruikers van het systeem toeneemt en veel processen blijven veranderen, blijven de prestaties en de veiligheid onaangetast.

Voor het internationale bedrijf met meer dan 1000 werknemers en kantoren verspreid over de hele wereld heeft het de werkstromen al verbeterd en de bedrijfskosten verlaagd.

Duur van het project

6 maanden voor MVP
Het project gaat door, in dit stadium ondersteunen we het platform en implementeren we nieuwe functionaliteiten

Gerelateerde gevallen

Neem contact met ons op!

Boek een gesprek of vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met je op zodra we je aanvraag hebben verwerkt.

Naam

Bedrijf

E-mail

Telefoon

Bericht Voeg projectgegevens alsjeblieft, duur, technische stapel, IT-professionals nodig en andere relevante informatie toe

Neem een spraakbericht over uw
project op om het ons beter te helpen begrijpen

Voeg indien nodig aanvullende documenten bij

Bestand uploaden

Je kunt maximaal 1 bestand van 2MB bijvoegen. Geldige bestanden: pdf, jpg, jpeg, png

Wij wijzen u erop dat wanneer u op de verzendknop klikt, Innowise uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met ons Privacybeleid om u van de juiste informatie te voorzien.

Wat gebeurt er nu?

Na ontvangst en verwerking van uw aanvraag, nemen wij binnenkort contact met u op om uw projectbehoeften in detail te beschrijven en een NDA te ondertekenen om de vertrouwelijkheid van informatie te garanderen.

Na het bestuderen van de vereisten, stellen onze analisten en ontwikkelaars een projectvoorstel met de omvang van de werkzaamheden, teamgrootte, tijd en kosten schattingen.

Wij regelen een ontmoeting met u om het aanbod te bespreken en tot een overeenkomst.

We tekenen een contract en beginnen zo snel mogelijk aan uw project te werken.