10 belangrijke SharePoint-voordelen en 12 praktijkvoorbeelden

28 aug 2025 14 min gelezen

SharePoint geeft u snelle toegang tot kritieke informatie, automatiseert repetitieve taken, ondersteunt samenwerking tussen teams op verschillende locaties en houdt alles traceerbaar en veilig. Grote namen zoals Nestlé, Ardent Mills en Kraft Heinz vertrouwen erop om interne workflows te organiseren, inhoud te beheren en strakke bedrijfsvoering te handhaven.Als uw team SharePoint alleen gebruikt om bestanden op te slaan, dan zit u in feite in een Ferrari maar gebruikt u alleen de radio. SharePoint wordt pas echt waardevol als het de ruggengraat van uw bedrijfsactiviteiten wordt: uw intranet, uw kennisbank, uw procesmotor, uw documentcontrolecentrum.In dit artikel geef ik een overzicht van de belangrijkste Voordelen van SharePoint voor bedrijvenes en belangrijke use cases. Ik deel waarom SharePoint gebruikenwaar het hapert, en hoe het aan te pakken SharePoint-intranetontwikkeling zonder maanden verspillen aan wederopbouw dingen die nooit gewerkt hebben.Zie dit als een realiteitscheck en een praktische gids voor iedereen die SharePoint serieus wil gaan gebruiken zoals het bedoeld is.

De belangrijkste voordelen van SharePoint voor bedrijven

De belangrijkste voordelen van SharePoint komen neer op drie dingen: beter overzicht, minder handmatige taken en tools die daadwerkelijk weerspiegelen hoe uw teams werken. Als SharePoint goed is ingesteld, wordt het een centraal zenuwstelsel voor uw organisatie.

SharePoint vereenvoudigt teamoverschrijdende activiteiten

Een van de meest onderschatte voordelen van SharePoint is hoe het dwingt teams om vanuit een gedeelde structuur te werken. En hoe die structuur wrijving vermindert.

De meeste bedrijven realiseren zich niet hoeveel tijd ze verspillen aan het opsporen van bestanden, het najagen van goedkeuringen of het gissen welke versie definitief is. SharePoint biedt u een manier om samenwerking te standaardiseren zonder mensen vast te zetten in starre workflows.

Je kunt bijvoorbeeld vijf losgekoppelde Excel-trackers en goedkeuringen op basis van inboxen vervangen door één SharePoint-lijst die is gekoppeld aan een Power Automate-flow. Iedereen werkt vanuit hetzelfde systeem en alles gaat sneller zonder extra vergaderingen.

Bedrijfsbeveiliging en compliance

SharePoint geeft bedrijven een veilige, gecentraliseerde omgeving voor samenwerking en governance. Je krijgt granulaire machtigingen tot op documentniveau, audit trails voor elke interactie en native compliance functies zoals retentielabels, eDiscovery en gevoeligheidsinstellingen. Dit alles wordt ondersteund door het Microsoft 365 beveiligingsraamwerk.

Als u te maken hebt met interne beleidsregels of bedrijfsvoorschriften, helpt SharePoint u de controle te behouden zonder lagen van complexiteit toe te voegen. Het is gebouwd om gegevensresidentie in meerdere regio's te ondersteunen, vertrouwelijke informatie te beschermen met voorwaardelijke toegang en de transparantie te bieden die uw juridische en InfoSec-teams nodig hebben.

SharePoint schaalt mee met uw groei

SharePoint heeft geen grote uitrol nodig. Je kunt beginnen met één teamsite en naar buiten toe uitbreiden, wat precies is wat we aanraden voor de meeste klanten.

Startups kunnen beginnen met slechts één documentbibliotheek en later uitbreiden naar afdelingsspecifieke portals, intranet homepages en gekoppelde Power BI dashboards. SharePoint ondersteunt dat soort modulaire groei. U hoeft niet elk half jaar uw hele systeem opnieuw te ontwerpen, u voegt gewoon lagen toe naarmate uw behoeften evolueren.

Inhoud blijft gestructureerd en doorzoekbaar

Dit is waar SharePoint het wint van tools zoals Dropbox of Google Drive: metagegevens.

De meeste teams dumpen bestanden in mappen. Dan verandert iemand de naamgevingsconventie. Dan kunt u niets meer vinden. SharePoint biedt u tagging, inhoudstypen en gefilterde weergaven. Wil je elk contract opvragen dat in Q2 door een specifieke manager werd ondertekend? Dat is twee klikken als uw gegevens gestructureerd zijn.

Bekijk welke gerelateerde diensten we aanbieden

Gegevens zijn gecentraliseerd en toegankelijk

Elk bedrijf heeft wel eens met hetzelfde pijnpunt te maken: iemand is afwezig, een deadline komt eraan en niemand weet waar een nodig bestand is.

SharePoint lost dat op door een centrale hub worden voor operationele gegevensDocumenten, lijsten, pagina's, taakvolgsystemen en zelfs dashboards. En omdat het geïntegreerd is met Microsoft 365, kun je die gegevens opvragen in Teams, Outlook of Power BI zonder van tool te wisselen. Als u gewend bent om uitzonderingen op afleveringen bij te houden in e-mail threads, zal een SharePoint-lijst met filters, statuslogica en meldingen u helpen om archeologie van de inbox te voorkomen.

Leuk weetje

McKinsey ontdekten dat werknemers bijna 20% van hun tijd alleen maar bezig zijn met het zoeken naar interne informatie of het opsporen van collega's. Dat is elke week een volle dag. Wanneer gegevens in een gecentraliseerd, doorzoekbaar systeem zoals SharePoint staan, verdwijnt die tijd niet maar wordt hij opnieuw gebruikt voor het eigenlijke werk.

Beheerders krijgen volledige controle zonder micromanaging

Gecentraliseerde administratie geeft de juiste mensen de juiste mate van controle.

SharePoint geeft IT-teams een duidelijk overzicht: wie wat bezit, waar de toegang is verslechterd, welke inhoud oud is en hoe het gebruik zich ontwikkelt. Maar het laat site-eigenaars ook hun eigen ruimte beheren. Die balans is belangrijk. Zelfs bij een wereldwijde uitrol kunt u een beheerbeleid instellen zodat elke afdeling zijn eigen structuur kan hebben, maar toch consistente naamgevings-, retentie- en machtigingsmodellen kan volgen.

Je hoeft geen ontwikkelaar te zijn om iets nuttigs te bouwen

SharePoint geeft niet-technische teams echte tools om werk gedaan te krijgen. HR kan bijvoorbeeld onboarding checklists maken, inkoop kan leveranciersgegevens beheren en financiën kunnen maandelijkse afsluitingsworkflows uitvoeren. Dit alles met behulp van ingebouwde lijsten, formulieren, weergaven en Power Automate. Met de juiste structuur worden teams onafhankelijker en kunnen ze sneller werken.

Opmerking

Voor stabiliteit op lange termijn loont het om alles vanaf het begin goed op te zetten. Een duidelijke site-architectuur, naamgevingsconventies en toestemmingsstrategie - dit zijn de onderdelen die SharePoint bruikbaar houden op schaal. Dat is waar wij om de hoek komen kijken. Bij Innowise helpen we bedrijven SharePoint-oplossingen uitrollen die werken nu en blijf werken terwijl ze groeien.

Samenwerking wordt een bijproduct van een goede structuur

Samenwerking werkt het beste wanneer informatie daar leeft waar mensen het verwachten te vinden: niet in iemands hoofd of verloren in een chat thread. SharePoint helpt teams om gedeelde werkruimten met echte logica erachterTaken, kalenders, documenten, statusupdates en sjablonen. En dit alles in één omgeving.

Een marketingteam kan bijvoorbeeld een site opzetten waar campagnebriefings, feedbackrondes, definitieve middelen en lanceringschecklists naast elkaar staan. Iedereen ziet dezelfde informatie, gebruikt dezelfde tools en blijft op één lijn zonder achter links aan te hollen of rond te vragen. Wanneer samenwerking makkelijker aanvoelt dan het wisselen van context tussen vijf platforms, zijn mensen geneigd om het ook echt te gebruiken.

Productiviteit verbetert omdat wrijving daalt

SharePoint maakt teams niet op magische wijze productiever. Het verwijdert alleen de troep dat hen vertraagt.

SharePoint verwerkt goedkeuringen, versiebeheer, terugkerende updates en het bijhouden van de voortgang als het eenmaal correct is geconfigureerd. Een productiebedrijf dat bijvoorbeeld gewend is om productieafwijkingen in Excel te beheren, kan het proces migreren naar SharePoint met een aangepast formulier, statuslogica en automatische waarschuwingen. Het resultaat: geen gemiste invoer of handmatige herinneringen meer en een snellere oplossing.

Je kunt aanpassen zonder een monster te maken

SharePoint is flexibelMaar dat betekent niet dat je elke instelling moet aanraken.

Een team dat bijvoorbeeld een intern trainingsportaal bouwt, kan moderne pagina's, Power Apps en lijsten gebruiken om inhoud te leveren, voltooiingen bij te houden en feedback te verzamelen, zonder code te schrijven. Die aanpak houdt de site onderhoudbaar, schaalbaar en eenvoudig over te dragen. Als maatwerk een duidelijk bedrijfsdoel ondersteunt en binnen de grenzen van het platform past, blijft het ook na verloop van tijd nuttig.

Als je een migratie plant of een half voltooide migratie herstelt, kunnen wij je ondersteunen

De belangrijkste gebruikssituaties van SharePoint

Dus waar wordt SharePoint voor gebruikt in bedrijven? Teams gebruiken het om verspreide tools te vervangen, kennis te centraliseren, repetitieve taken te automatiseren en afdelingen meer controle te geven zonder structuur te verliezen.

In dit gedeelte zal ik de kern bespreken SharePoint-gebruiksgevallen die steeds weer terugkomen. Laten we het eens van dichterbij bekijken.

1. SharePoint gebruiken als intranetportaal

SharePoint werkt goed als bedrijfsbreed intranet wanneer het mensen geeft wat ze nodig hebben: updates, documenten, links, kalenders en pagina's die weerspiegelen hoe het bedrijf werkt.

Bedrijven zoals Cummins bouwde hun intranet, Cummins aansluitenop SharePoint Online om samenwerking in meer dan 100 landen te ondersteunen. Marketingteams gebruiken het om samen plannen te maken voor 25 bedrijfssegmenten. Leidinggevenden hebben er mobiel toegang toe tijdens het reizen. Dankzij de structuur kunnen teams samenwerken aan hetzelfde document zonder versieconflicten en zonder afhankelijk te zijn van externe tools.

Een ander voorbeeld is Douglas Elliman. Zij hun nieuwe intranet gelanceerd, DouglasSharePoint Online om agenten in 113 kantoren toegang te geven tot tools, gegevens en apps vanuit één hub. Het omvat een app store, aanpasbare tools en een chatbot met de naam AskDouglas. Ze zijn allemaal op maat gemaakt om de manier waarop agenten hun bedrijf runnen te ondersteunen.

2. SharePoint gebruiken als documentbeheersysteem

SharePoint behandelt documentbeheer met structuur en traceerbaarheid. Versiegeschiedenis, permissies, metadata en toegangslogs maken al deel uit van het systeem, dus je hoeft ze er niet aan vast te schroeven.

Op Ardent MillsZo begon een interne bedrijfsarchitect met het gebruik van SharePoint-lijsten als gegevenslaag voor aangepaste Power Apps. Wat begon als één vervangend formulier groeide uit tot een netwerk van tools voor meer dan 35 vestigingen, die alles omvatten van kwaliteitscontroles tot logistieke feedback en voertuiginspecties. SharePoint bood een vertrouwde omgeving om vanuit te bouwen. En toen het team volwassener werd, begonnen ze over te stappen op Dataverse. Maar SharePoint was de poort die deze transformatie mogelijk maakte.

3. SharePoint gebruiken om projecten te beheren

SharePoint ondersteunt projectwerk management wanneer teams zichtbaarheid nodig hebben, niet nog een app. Takenlijsten, documentbibliotheken, tijdlijnen, agenda's en dashboards kunnen allemaal in dezelfde ruimte staan, gekoppeld aan het eigenlijke projectwerk.

Toyota gebruikt SharePoint voor het beheer van een breed scala aan interne projecten, waaronder voertuigontwikkeling, procesoptimalisatie en kwaliteitscontrole. Ze bouwden aangepaste projectsites in SharePoint om teams gecentraliseerde toegang te geven tot taken, documentatie en tijdlijnen. Deze SharePoint-workspaces hielpen hen om afdelingsoverschrijdende inspanningen op elkaar af te stemmen en ervoor te zorgen dat interne processen werden nageleefd, en dat alles met behulp van tools waarmee hun werknemers al vertrouwd waren via Microsoft 365. Dit resulteerde in een vlottere communicatie tussen afdelingen en een betere zichtbaarheid van de projectvoortgang in elke fase.

4. SharePoint gebruiken als contentmanagementsysteem

SharePoint helpt interne content op schaal te beherenmet ingebouwde goedkeuringsworkflows, sjablonen, tagging en eigenaarschap. Inhoudsteams kunnen bijhouden wie wat heeft gepubliceerd, wanneer het is bijgewerkt en waar het past in de grotere structuur.

Pro tip

Microsoft's richtlijnen voor enterprise content management beschrijft hoe je beheerde metadata kunt gebruikenInhoudstypen en documentensets om inhoud consistent te houden tussen verschillende bedrijfsonderdelen. Deze opzet werkt goed voor interne beleidsbibliotheken, trainingsmateriaal, onderzoeksarchieven en operationele documentatie - overal waar versiebeheer en consistentie van belang zijn.

5. SharePoint gebruiken als kennisbank

Kennisbanken werken alleen als ze gemakkelijk doorzoekbaar zijn en als er iemand verantwoordelijk is om ze nuttig te houden. SharePoint ondersteunt beide. Het geeft teams een plek om how-tos, SOP's, trainingsdocumenten en stappen voor probleemoplossing te verzamelen met de juiste filters en rechten.

Inhoud Formule deelt voorbeelden van SharePoint-kennisbanken die zijn opgebouwd met duidelijke categorisatie, workflows voor medewerkers en mappen met experts. Dat soort structuur geeft nieuwe medewerkers een voorsprong en voorkomt dat senior medewerkers twee keer dezelfde vragen moeten beantwoorden.

6. SharePoint gebruiken als ticketsysteem

Interne ticketing werkt het best als de soorten verzoeken bekend zijn en het volume beheersbaar is. SharePoint kan dit goed aan, vooral in combinatie met Power Automate en Forms. Medewerkers dienen verzoeken in via een formulier, statusupdates worden bijgehouden in een lijst en meldingen worden automatisch verzonden.

Universiteit van Oxford een SharePoint-zelfbedieningsportaal gebruikt voor IT-ondersteuning, waardoor medewerkers en studenten problemen direct kunnen aanmelden via formulieren die gekoppeld zijn aan hun SSO. Dat portaal routeert tickets naar een centrale site waar ondersteuningsteams verzoeken in real-time volgen, waarbij zelfs vertragingen worden gemarkeerd en terugbelverzoeken voor dringende gevallen worden geïntegreerd.

7. SharePoint als CRM gebruiken

SharePoint kan functioneren als een lichtgewicht CRM voor het bijhouden van contacten, kansen en communicatie met klanten. Het is niet gemaakt voor complexe deal pipelines, maar het dekt de basis: contactmappen, activiteitenlogboeken, bijlagen en herinneringen.

Ik kwam ooit een case tegen waarin een Microsoft-partner beschreef hoe een Duitse fabrikant, Liebherr, een CRM-achtige setup bouwde met behulp van SharePoint en Dynamics 365. Het belangrijkste detail? Ze synchroniseerden rechten tussen de twee, zodat klantdocumenten werden opgeslagen in SharePoint, maar onder dezelfde regels vielen als in het CRM. Op die manier konden teams samenwerken aan verkoop- en projectbestanden zonder zich zorgen te maken over toegangsproblemen.

Als mensen vragen, "Waar wordt SharePoint voor gebruikt buiten het opslaan van documenten?", is dit een goed voorbeeld. Deze opzet werkt goed als je interne accounts volgt, contacten met leveranciers beheert of partnerrelaties onderhoudt waarbij strakke coördinatie belangrijker is dan een complexe verkooppijplijn.

8. SharePoint gebruiken naast ERP-systemen

SharePoint vervangt ERP-systemen niet, maar vult ze aan. Veel bedrijven gebruiken SharePoint om ERP-gegevens op een gebruiksvriendelijkere manier weer te geven: met dashboards, gefilterde weergaven en samenwerkingsfuncties die in de meeste ERP-interfaces niet beschikbaar zijn.

In een van onze automatiseringsprojecten voor een bank in de VSwerkten we aan de integratie van een robotisch procesautomatiseringsplatform met de financiële systemen, interne tools en documentatiecentra van de klant. Naast de ERP-achtige kernsystemen integreerden we ook SharePoint om te dienen als centraal punt voor interne documentatie en begeleiding voor langetermijnonderhoud. Dat maakte het voor de verspreide teams van de bank eenvoudiger om vanaf één plek toegang te krijgen tot RPA-workflows, integratiespecificaties en kennis over naleving. En dat alles zonder e-mails door te spitten of te vertrouwen op verouderde PDF's.

9. SharePoint gebruiken om inkoopaanvragen te beheren

Het traceren van aankoopaanvragen begint vaak in e-mail en blijft daar totdat er iets stuk gaat. SharePoint biedt een beter pad: gestructureerde formulieren, geautomatiseerde goedkeuringsstromen en real-time tracering.

Ik heb deze opzet goed zien werken in bedrijven waar teams meer structuur nodig hadden, maar niet het budget of de schaalgrootte hadden voor een volledig inkoopsysteem. Als iedereen hetzelfde formulier gebruikt en goedkeuringen zijn gekoppeld aan rollen, worden vertragingen beperkt en wordt giswerk vermeden. Het is niet chic, maar het zorgt voor zichtbaarheid: financiële teams weten wat er aankomt, managers weten wat er in behandeling is en aanvragers hoeven niet achter updates aan te jagen in e-mail threads.

10. SharePoint gebruiken voor interne nieuwsbrieven

Interne nieuwsbrieven staan vaak in e-mail, maar SharePoint maakt ze gemakkelijker te organiseren en later terug te vinden. Pagina's kunnen aankondigingen, verslagen van evenementen, ingesloten video's of enquêtes bevatten. Alles wordt consistent vormgegeven en volgens een voorspelbaar schema gepubliceerd.

Microsoft raadt aan SharePoint te gebruiken communicatiesites om interne nieuwsknooppunten te bouwen. Teams kunnen archieven beheren, het lezerspubliek bijhouden en inhoud uit andere delen van het intranet halen zonder deze te herschrijven.

11. SharePoint gebruiken om persoonlijke productiviteit te ondersteunen

Persoonlijke productiviteit in SharePoint begint met zichtbaarheid. Wanneer werknemers weten waar ze kunnen vinden wat ze nodig hebben en niet de halve dag bezig zijn met het najagen van bestanden of statusupdates, wordt alles eenvoudiger.

Documentbibliotheken, takenlijsten, gedeelde agenda's en bladwijzers helpen mensen om geconcentreerd te blijven. SharePoint ook koppelt met OneDrive, Teams en Outlookzodat mensen taken en documenten kunnen beheren met de tools die ze al gebruiken.

12. SharePoint gebruiken om werknemergestuurde innovatie te ondersteunen

Voortdurende verbetering is afhankelijk van toegang tot zowel interne documenten als elkaars ideeën. SharePoint geeft bedrijven een platform om deze ideeën naar boven te halen, te bespreken en te ontwikkelen na verloop van tijd.

Flex gebruikt SharePoint Online als basis voor een ideeënportaal waar medewerkers voorstellen indienen, erop stemmen en deze verfijnen om de activiteiten of dienstverlening te verbeteren. Dit soort zichtbaarheid geeft individuen meer macht, maar is ook schaalbaar. En de beste ideeën worden opgenomen in workflows die wereldwijd door alle teams worden gebruikt.

Hoe Innowise je kan helpen met SharePoint

SharePoint is niet moeilijk om te gebruiken, maar het is wel makkelijk om fouten te maken. Ik heb teams weken werk zien verliezen door gebroken machtigingen, dubbele bibliotheken en migraties die er prima uitzagen totdat iemand metadata miste. Stilstand, verwarring en rommelige gebruikersadoptie zijn geen zeldzaamheid, maar wat er gebeurt als planning op de achtergrond raakt.Daarom investeren bedrijven als Ardent Mills, Cummins en Douglas Elliman in de juiste basis van SharePoint. Ze jagen geen fancy functies na, maar zorgen ervoor dat de basis (samenwerking, documentbeheer en vertrouwen in het systeem) op schaal goed blijft werken.Daar komt mijn team meestal om de hoek kijken. Soms begint het met SharePoint-adviesHet doel is om uit te zoeken wat u al hebt, wat het waard is om te behouden en wat helemaal opnieuw moet worden overwogen. Andere keren is het doel om snel te handelen: bestandsshares vervangen, een intranet opnieuw opbouwen of de jarenlange wildgroei van SharePoint opruimen. In die gevallen leunen we op Sharegate. Het regelt het zware werk tijdens de migratie (van het in kaart brengen van inhoud tot het overbrengen van rechten) zonder de boel halverwege het proces op te blazen.Als je iets nieuws aan het bouwen bent, raad ik meestal aan om klein te beginnen. Eén goed gestructureerde intranet pagina. Een proces geautomatiseerd met een lijst en een Power Automate flow. Iets echts dat een team meteen kan gebruiken, niet alleen een plan in een document.

Als uw SharePoint-setup opgeblazen, broos of half aangepast aanvoelt, is daar waarschijnlijk een reden voor. We hebben gezien hoe SharePoint-gebruik leidt tot meer verwarring dan duidelijkheid. Als je hulp wilt bij het uitzoeken, begin dan met onze SharePoint-ontwikkelingsdiensten. Of reik gewoon de hand. Soms zijn er maar een paar beslissingen nodig om te herstellen wat niet werkt.

Ivan Shatukha

Directeur wereldwijde ontwikkeling

Ivan Shatukha is de Global Development Director bij Innowise, met meer dan 8 jaar ervaring in het laten groeien van software ontwikkelteams en ervoor te zorgen dat technische projecten zowel de zakelijke als de technische kant opleveren. Begonnen als een Lead Python ingenieur, Ivan groeide het team van slechts een paar mensen tot meer dan duizend, met een scherpe focus op schaalvergroting en het verbeteren van de efficiëntie. Hij staat bekend om het combineren van sterke technische kennis met een duidelijke strategische visie, terwijl hij tegelijkertijd de systemen bouwt die projecten op schema en binnen budget houden. Hij heeft een sleutelrol gespeeld bij het schalen van de activiteiten van Innowise, van het automatiseren van kernprocessen tot het introduceren van nieuwe technische richtingen die groei stimuleren.

Meer lezen

Inhoudsopgave

Contacteer ons

Boek een gesprek of vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met je op zodra we je aanvraag hebben verwerkt.

Naam

Bedrijf

E-mail

Telefoon

Bericht

Stuur ons een spraakbericht

Documenten bijvoegen

Bestand uploaden

Je kunt 1 bestand van maximaal 2 MB bijvoegen. Geldige bestandsformaten: pdf, jpg, jpeg, png.

Door op Verzenden te klikken, stemt u ermee in dat Innowise uw persoonsgegevens verwerkt volgens onze Privacybeleid om u van relevante informatie te voorzien. Door je telefoonnummer op te geven, ga je ermee akkoord dat we contact met je opnemen via telefoongesprekken, sms en messaging-apps. Bellen, berichten en datatarieven kunnen van toepassing zijn.

U kunt ons ook uw verzoek sturen
naar contact@innowise.com

Wat gebeurt er nu?

Zodra we je aanvraag hebben ontvangen en verwerkt, nemen we contact met je op om de details van je projectbehoeften en tekenen we een NDA om vertrouwelijkheid te garanderen.

Na het bestuderen van uw wensen, behoeften en verwachtingen zal ons team een projectvoorstel opstellen met de omvang van het werk, de teamgrootte, de tijd en de geschatte kosten voorstel met de omvang van het werk, de grootte van het team, de tijd en de geschatte kosten.

We zullen een afspraak met je maken om het aanbod te bespreken en de details vast te leggen.

Tot slot tekenen we een contract en gaan we meteen aan de slag met je project.

10 belangrijke SharePoint-voordelen en 12 praktijkvoorbeelden

De belangrijkste voordelen van SharePoint voor bedrijven