46% reducción de los suministros caducados tras la creación de un software avanzado para controlar proactivamente los medicamentos.

Innowise ha creado una solución de gestión de fechas de caducidad (EDMS) para gestionar suministros médicos de alto coste y agilizar la adquisición basada en pruebas.

Cliente

Industria

Farmacia, Sanidad

Región

Cliente desde

2023

Nuestro cliente es un gran centro clínico con una red de hospitales que ofrece atención médica, incluida ayuda de urgencia 24 horas al día, 7 días a la semana, cardiología, neurocirugía, rehabilitación, servicios de diagnóstico y laboratorio, etc.

La información detallada sobre el cliente no puede divulgarse en virtud de las disposiciones del acuerdo de confidencialidad.

Desafío

El cliente necesitaba un software de gestión de fechas de caducidad que le permitiera mejorar la eficacia de las compras.

En el sector sanitario, los departamentos de la cadena de suministro se enfrentan a numerosos retos que repercuten en la atención al paciente. Las fechas de caducidad de los suministros médicos son uno de los problemas más importantes, sobre todo en los departamentos especializados, donde las consecuencias económicas del despilfarro son especialmente graves. Por ejemplo, los implantes quirúrgicos, los fármacos de quimioterapia y otros consumibles de alto coste tienen un elevado valor monetario y estrictos requisitos de uso, lo que resulta crítico para el tratamiento de los pacientes.

Aunque las soluciones existentes pueden realizar un seguimiento de las fechas de caducidad, carecen de funciones proactivas para garantizar que los suministros se utilicen antes de que caduquen. En consecuencia, el cliente quería desarrollar desde cero un software de gestión de fechas de caducidad que no solo pudiera catalogar, sino también gestionar las fechas de caducidad de los suministros médicos de alto coste y, en última instancia, mejorar la eficiencia de las adquisiciones.

Solución

Software de gestión de la fecha de caducidad para supervisar de forma proactiva los suministros médicos

Innowise ha creado un software avanzado que incluye web y aplicaciones móviles para controlar rápidamente los suministros médicos y prevenir proactivamente su caducidad.

Sistema de etiquetado

Empezamos diseñando un sistema de etiquetado muy intuitivo basado en pegatinas codificadas por colores que indican la fecha de caducidad de cada material médico. Las pegatinas tienen una marca para que el personal del hospital la marque una vez utilizado el artículo y un espacio para que la enfermera ponga sus iniciales, lo que facilita el seguimiento de los suministros a punto de caducar. Integramos el sistema de codificación por colores tanto en la aplicación móvil EDMS como en el hub central, garantizando la coherencia entre los sistemas de inventario físico y digital.

Aplicación móvil EDMS

Desarrollamos una aplicación móvil repleta de funciones para garantizar la proactividad. gestión de datos en sanidad. El personal del hospital se registra con distintos derechos de acceso, lo que garantiza que sólo los usuarios autorizados acceden a la información sobre medicamentos y equipos. Nuestro equipo implementó una función de creación de esquemas que permite a los usuarios crear un mapa detallado e interactivo de las salas de suministros de los hospitales, especificando dónde se almacena cada artículo. El constructor genera un código de barras de ubicación único que se coloca cerca del lugar de almacenamiento del artículo. Este código de barras enlaza directamente con el perfil del medicamento en el sistema, garantizando que, al escanearlo, los usuarios puedan acceder instantáneamente a toda la información relevante sobre los medicamentos, incluidas las fechas de caducidad y las ubicaciones exactas. Como resultado, esta funcionalidad simplifica el proceso de recuperación, reduce el tiempo de búsqueda y minimiza el riesgo de extraviar los suministros.Todos los artículos médicos se clasifican por plazos de caducidad (90, 60 o 30 días) o un plazo personalizado. Los usuarios pueden hacer fotos de los suministros médicos y adjuntarlas a los perfiles de producto correspondientes dentro de la aplicación. Esta funcionalidad es útil para mantener registros precisos, ya que proporciona una referencia visual para cada artículo, ayudando a su rápida identificación y verificación. Los usuarios pueden realizar búsquedas detalladas utilizando parámetros como el nombre del producto, la categoría, la ubicación o la fecha de caducidad. El motor de búsqueda de la aplicación permite clasificar y filtrar los resultados para acotar rápidamente los artículos necesarios. El personal del hospital también puede marcar como favoritos determinados suministros, añadiéndolos a una lista priorizada para facilitar su recuperación, mantener niveles óptimos de inventario y minimizar las pérdidas económicas por plazos caducados.

Notificaciones del sistema

Con el software de gestión de fechas de caducidad, los usuarios pueden configurar notificaciones personalizadas para diversos escenarios, como la caducidad de suministros, artículos favoritos o solicitudes de otros usuarios. Por ejemplo, el personal del hospital puede recibir resúmenes diarios o semanales sobre los artículos que caducan o alertas cuando los medicamentos de alta prioridad alcanzan una fecha específica. Esta función garantiza que los gestores de la cadena de suministro estén siempre al tanto de las actualizaciones críticas del inventario, lo que les permite tomar medidas oportunas para gestionar los suministros con eficacia.

Eje central EDMS

Además, Innowise ha diseñado un aplicación web para proporcionar a los responsables del área logística (LAM) y de la cadena de suministro (SCM) del cliente una visión de inventario completa y de alto nivel. El sistema ofrece al personal del hospital una visión organizada de todos los suministros médicos catalogados, que pueden clasificarse en función de la fecha de caducidad, la ubicación, el departamento o la categoría del producto. Además, las notificaciones garantizan que los usuarios estén siempre informados de los cambios en el inventario, como los nuevos artículos añadidos o los suministros próximos a caducar. Este enfoque integral garantiza que cada artículo se contabilice y gestione de forma eficiente, minimizando el riesgo de desabastecimiento o exceso de existencias.

Escaneado por lotes y realidad aumentada

Además, hemos implantado el escaneado por lotes, que permite a los usuarios escanear varios artículos a la vez, lo que acelera los procesos de suministro, sobre todo al auditar grandes inventarios o reponer existencias.

Además, hemos añadido Funcionalidad AR al EDMS para proporcionar una superposición visual que destaque los artículos que están a punto de caducar. Al utilizar la cámara de la aplicación, el personal del hospital puede visualizar los medicamentos y el equipo médico, lo que facilita la identificación de los suministros que necesitan atención inmediata.

Cuadros de mando, KPI e informes

El núcleo central de EDMS permite a los usuarios crear cuadros de mando personalizados que ofrecen rápidamente una visión general de las métricas de inventario más importantes, como el año fiscal, la ubicación, el departamento, los plazos y otros. Los gestores pueden ver los puntos de datos clave de un vistazo, lo que les ayuda a supervisar los niveles de inventario, realizar un seguimiento de las fechas de caducidad y evaluar el rendimiento de la cadena de suministro. Además, pueden ver una selección de indicadores clave de rendimiento generados previamente, que proporcionan información sobre los índices de rotación de inventario, el cumplimiento de las fechas de caducidad y el ahorro de costes derivado de la reducción de residuos. Los usuarios pueden seleccionar los cuadros de mando guardados, los KPI y los archivos cargados para incluirlos en sus informes, garantizando así que se captura toda la información relevante. Estos informes se adaptan a las necesidades específicas, ya sea para revisiones internas, auditorías o fines de cumplimiento, garantizando la transparencia y la responsabilidad en la gestión del inventario y una mejor comunicación y colaboración dentro de la organización.

Tecnologías

Frontend

Angular, TypeScript, Arquitectura modular, TSLint

Backend

Python, Django

Base de datos

PostgreSQL, Caché Redis

Cloud

AWS

Mobile

Flutter, Dart, CleanArchitecture, BLoC, Flutter Async, GetIt, Navigator 2.0, Dio, MultiPackages, Firebase, Linter

Selenium, Appium, JUnit, TestNG, Postman

CI/CD

BitBucket, Docker, Kubernetes

Proceso

Nuestro equipo siguió el marco Scrum con sprints quincenales, garantizando la flexibilidad y la mejora continua durante todo el proyecto. Durante la fase de descubrimiento, nuestros analistas de negocio realizaron talleres con las principales partes interesadas para comprender sus puntos débiles y expectativas y crear un sistema de gestión de la cadena de suministro de caducidad proactiva con un amplio conjunto de funciones.

Nuestros especialistas crearon interfaces intuitivas y fáciles de usar tanto para la aplicación móvil como para el eje central web, incluyendo wireframes, maquetas y prototipos interactivos para visualizar la experiencia del usuario.

Construimos el constructor de esquemas, el escaneado por lotes, la funcionalidad AR, las capacidades de búsqueda y las notificaciones del sistema a lo largo de la fase de desarrollo. Además, integramos el SDK de Scandit para la funcionalidad de escaneado y garantizamos una interacción perfecta entre las aplicaciones móviles y web. Tras el concurso, nuestro ingenieros de QA realizó pruebas exhaustivas del sistema para validar el EDMS con respecto a los requisitos definidos.

Por último, desplegamos las soluciones móviles y web en el entorno del cliente, asegurándonos de que todos los componentes estuvieran correctamente configurados. Además, nuestro equipo de proyecto impartió sesiones de formación exhaustivas con guías de usuario para que el personal del hospital mantuviera un rendimiento impecable y sin fallos.

A partir de ahora, Innowise proporciona asistencia y mejoras continuas para garantizar que el EDMS siga siendo eficaz y esté actualizado.

Equipo

Propietarios de productos

Responsable técnico

Analista de negocio

Diseñadores UI/UX

Desarrolladores de Back-end

Desarrolladores de Front-end

Desarrollador móvil

Ingeniero de RA/Diseñador 3D

Ingeniero DevOps

Ingenieros de QA

Resultados

500.000$ ahorro anual de costes gracias a una mejor utilización de las existencias y menos reposiciones de emergencia

Implantar una caducidad avanzada solución de gestión de fechas ha mejorado considerablemente la gestión del inventario y la eficacia operativa del cliente. La capacidad del sistema para supervisar en tiempo real los artículos próximos a caducar ha reducido el despilfarro de suministros médicos de alto coste. Gracias a este enfoque proactivo, los suministros se utilizan de forma eficiente, lo que se traduce en un ahorro directo de costes de aproximadamente $500.000 al año debido a una mejor utilización del inventario y a una menor reposición de emergencia.

Además, el personal de nuestro cliente ha declarado haber ahorrado una media de 15 horas semanales que antes se dedicaban a comprobaciones manuales del inventario y búsquedas de artículos. Esto permite al personal sanitario centrarse más en la atención al paciente y otras tareas críticas. Además, la interfaz de usuario intuitiva y los perfiles de inventario detallados mejoran el flujo de trabajo general, reduciendo los errores y mejorando la rendición de cuentas.

Gracias a la mejora de la gestión del inventario, los suministros críticos están siempre a mano cuando los médicos los necesitan, lo que evita retrasos en el tratamiento. Como resultado, nuestro cliente puede dedicar más tiempo y recursos a la atención directa al paciente.

Duración del proyecto

Marzo 2023 - En curso

46%

reducción de los suministros caducados

$500,000

ahorro de costes anual

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Desafío

El cliente necesitaba un software de gestión de fechas de caducidad que le permitiera mejorar la eficacia de las compras.

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