10 ventajas clave de SharePoint y 12 casos de uso reales

28 de agosto de 2025 14 min leer

SharePoint le ofrece un acceso rápido a la información crítica, automatiza las tareas repetitivas, facilita la colaboración en equipo entre distintas ubicaciones y mantiene la trazabilidad y la seguridad. Grandes nombres como Nestlé, Ardent Mills y Kraft Heinz confían en ella para organizar los flujos de trabajo internos, gestionar contenidos y mantener unas operaciones empresariales rigurosas.Si su equipo utiliza SharePoint sólo para almacenar archivos, entonces está sentado en un Ferrari pero sólo utiliza la radio. El valor real de SharePoint surge cuando se convierte en la columna vertebral de sus operaciones empresariales: su intranet, su base de conocimientos, su motor de procesos, su centro de control de documentos.En este artículo, desglosaré lo más esencial Ventajas de SharePoint para las empresases y los principales casos de uso. Compartiré por qué utilizar SharePointen qué flaquea y cómo abordarlo. Desarrollo de la intranet SharePoint sin perder meses reconstruyendo cosas que nunca funcionaron en primer lugar.Piense en esto como una revisión de la realidad y una guía práctica para cualquiera que quiera tomarse en serio el uso de SharePoint de la forma en que fue concebido.

Las ventajas más esenciales de SharePoint para las empresas

Las ventajas más importantes de SharePoint se reducen a tres cosas: mejor visibilidad, menos tareas manuales y herramientas que reflejan realmente cómo trabajan sus equipos. Cuando se configura correctamente, SharePoint se convierte en un sistema nervioso central para su organización.

SharePoint simplifica las operaciones entre equipos

Una de las ventajas más infravaloradas de SharePoint es cómo obliga a los equipos a trabajar a partir de una estructura compartida. Y cómo esa estructura reduce la fricción.

La mayoría de las empresas no se dan cuenta del tiempo que pierden rastreando archivos, buscando aprobaciones o adivinando qué versión es la definitiva. SharePoint le ofrece una forma de estandarizar la colaboración sin encerrar a las personas en flujos de trabajo rígidos.

Por ejemplo, puede sustituir cinco rastreadores de Excel desconectados y aprobaciones basadas en la bandeja de entrada por una lista de SharePoint vinculada a un flujo de Power Automate. Todo el mundo trabaja desde el mismo sistema, y las cosas avanzan más rápido sin necesidad de reuniones adicionales.

Seguridad y conformidad de nivel empresarial

SharePoint ofrece a las empresas entorno seguro y centralizado para la colaboración y la gobernanza. Obtendrá permisos granulares hasta el nivel de documento, registros de auditoría para cada interacción y funciones de cumplimiento nativas como etiquetas de retención, eDiscovery y ajustes de sensibilidad. Todo ello respaldado por el marco de seguridad de Microsoft 365.

Si tiene que lidiar con políticas internas o normativas del sector, SharePoint le ayuda a mantener el control sin añadir capas de complejidad. Está diseñado para admitir la residencia de datos en varias regiones, proteger la información confidencial con acceso condicional y proporcionar la transparencia que necesitan sus equipos jurídicos y de seguridad de la información.

SharePoint se adapta a su crecimiento

SharePoint no necesita un gran despliegue. Puede empezar con un único sitio de equipo e ir creciendo, que es exactamente lo que recomendamos a la mayoría de los clientes.

Las empresas de nueva creación pueden empezar con una sola biblioteca de documentos y ampliarla más tarde a portales específicos de departamento, páginas de inicio de intranet y cuadros de mando Power BI conectados. SharePoint admite este tipo de crecimiento modular. No es necesario rediseñar todo el sistema cada seis meses, basta con ir añadiendo capas a medida que evolucionan las necesidades.

Los contenidos se mantienen estructurados y se pueden buscar

Aquí es donde SharePoint gana a herramientas como Dropbox o Google Drive: metadatos.

La mayoría de los equipos vuelcan los archivos en carpetas. Entonces alguien cambia la convención de nomenclatura. Entonces no puedes encontrar nada. SharePoint te ofrece etiquetado, tipos de contenido y vistas filtradas. ¿Quieres ver todos los contratos firmados en el segundo trimestre por un directivo concreto? Con dos clics, si los datos están estructurados.

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Los datos están centralizados y son accesibles

En algún momento, todas las empresas se encuentran con el mismo problema: alguien está de baja, se acerca una fecha límite y nadie sabe dónde está un archivo necesario.

SharePoint lo soluciona convertirse en un eje central de datos operativosdocumentos, listas, páginas, seguimiento de tareas e incluso cuadros de mando. Además, al estar integrado con Microsoft 365, puedes utilizar esos datos en Teams, Outlook o Power BI sin cambiar de herramienta. Si estás acostumbrado a hacer un seguimiento de las excepciones de entrega en hilos de correo electrónico, una lista de SharePoint con filtros, lógica de estado y notificaciones te ayudará a evitar la arqueología de la bandeja de entrada.

Dato curioso

McKinsey descubrió que los empleados gastan casi 20% de su tiempo sólo buscando información interna o localizando a colegas. Eso es un día completo a la semana. Cuando los datos se almacenan en un sistema centralizado y con capacidad de búsqueda como SharePoint, ese tiempo no desaparece, sino que se reutiliza en trabajo real.

Los administradores obtienen un control total sin microgestión

Administración centralizada da a las personas adecuadas el nivel adecuado de control.

SharePoint ofrece a los equipos de TI una visión general clara: quién es propietario de qué, dónde se ha desviado el acceso, qué contenido está obsoleto y cuál es la tendencia de uso. Pero también permite a los propietarios de los sitios gestionar su propio espacio. Ese equilibrio es importante. Incluso en un despliegue global, puede establecer políticas de gobierno para que cada departamento sea dueño de su propia estructura, sin dejar de seguir modelos coherentes de nombres, retención y permisos.

No hace falta ser desarrollador para construir algo útil

SharePoint ofrece a los equipos no técnicos herramientas reales para realizar el trabajo. Por ejemplo, RR.HH. puede crear listas de control de incorporación, compras puede gestionar datos de proveedores y finanzas puede ejecutar flujos de trabajo de cierre mensual. Todo ello mediante listas, formularios, vistas y Power Automate integrados. Con la estructura adecuada, los equipos ganan independencia y avanzan más rápido.

Nota

Para conseguir estabilidad a largo plazo, merece la pena configurar las cosas bien desde el principio. Una arquitectura de sitios, unas convenciones de nomenclatura y una estrategia de permisos claras son las piezas que hacen que SharePoint pueda utilizarse a gran escala. Ahí es donde entramos nosotros. En Innowise ayudamos a las empresas a implantar soluciones SharePoint que funcionen ahora y seguir trabajando mientras crecen.

La colaboración se convierte en un subproducto de una buena estructura

La colaboración funciona mejor cuando la información vive donde la gente espera encontrarla: no en la cabeza de alguien o perdida en un hilo de chat. SharePoint ayuda a los equipos a crear espacios de trabajo compartidos con una lógica realtareas, calendarios, documentos, actualizaciones de estado y plantillas. Y todo ello en un único entorno.

Por ejemplo, un equipo de marketing puede crear un sitio en el que convivan los resúmenes de campaña, las rondas de comentarios, los activos finales y las listas de comprobación de lanzamiento. Todo el mundo ve la misma información, utiliza las mismas herramientas y se mantiene alineado sin necesidad de buscar enlaces o preguntar. Cuando la colaboración resulta más fácil que cambiar de contexto entre cinco plataformas, la gente tiende a utilizarla.

La productividad mejora porque disminuye la fricción

SharePoint no hace que los equipos sean más productivos por arte de magia. Sólo elimina la basura que los ralentiza.

SharePoint gestiona las aprobaciones, el control de versiones, las actualizaciones recurrentes y el seguimiento del progreso una vez configurado correctamente. Por ejemplo, una empresa de fabricación acostumbrada a gestionar las desviaciones de producción en Excel puede migrar el proceso a SharePoint con un formulario personalizado, lógica de estado y alertas automatizadas. Como resultado, se acabaron las entradas omitidas y los recordatorios manuales, y se agiliza el tiempo de resolución.

Puedes personalizar sin crear un monstruo

SharePoint es flexiblepero eso no significa que debas tocar todos los ajustes.

Por ejemplo, un equipo que está creando un portal de formación interna puede utilizar páginas modernas, Power Apps y listas para ofrecer contenidos, realizar un seguimiento de las finalizaciones y recopilar comentarios, sin necesidad de escribir código. Este enfoque permite que el sitio se mantenga, sea escalable y fácil de transferir. Cuando la personalización es compatible con un objetivo empresarial claro y se ajusta a los límites de la plataforma, sigue siendo útil con el paso del tiempo.

Si está planeando una migración o arreglando una a medio terminar, podemos ayudarle

Los casos de uso más importantes de SharePoint

Así que para qué sirve SharePoint en la empresa? Los equipos lo utilizan para sustituir herramientas dispersas, centralizar conocimientos, automatizar tareas repetitivas y dar más control a los departamentos sin perder estructura.

En esta sección, repasaré el núcleo Casos de uso de SharePoint que surgen una y otra vez. Veámoslo más de cerca.

1. Uso de SharePoint como portal de intranet

SharePoint funciona bien como intranet para toda la empresa cuando ofrece a las personas lo que necesitan: actualizaciones, documentos, enlaces, calendarios y páginas que reflejen el funcionamiento de la empresa.

Empresas como Cummins creó su intranet, Cummins Connecten SharePoint Online para facilitar la colaboración en más de 100 países. Los equipos de marketing lo utilizan para co-crear planes en 25 segmentos de negocio. Los ejecutivos acceden a ella desde el móvil durante sus viajes. La estructura permite a los equipos colaborar en el mismo documento sin conflictos de versiones y sin depender de herramientas externas.

Otro ejemplo es Douglas Elliman. Ellos lanzó su nueva intranet, DouglasLa solución de gestión de la red de SharePoint, basada en SharePoint Online, permite a los agentes de 113 oficinas acceder a herramientas, datos y aplicaciones desde un único centro. Incluye una tienda de aplicaciones, herramientas personalizables y un chatbot llamado AskDouglas. Todos ellos están adaptados para apoyar la forma en que los agentes gestionan sus negocios.

2. Uso de SharePoint como sistema de gestión de documentos

SharePoint se encarga de la gestión de documentos con estructura y trazabilidad. El historial de versiones, los permisos, los metadatos y los registros de acceso ya forman parte del sistema, por lo que no es necesario añadirlos.

En Ardent MillsPor ejemplo, un arquitecto empresarial interno empezó utilizando listas de SharePoint como capa de datos para Power Apps personalizadas. Lo que empezó como un único formulario de sustitución se convirtió en una red de herramientas en más de 35 instalaciones, que abarcaban desde comprobaciones de calidad hasta comentarios sobre logística e inspecciones de vehículos. SharePoint ofrecía un entorno familiar sobre el que construir. Y una vez que el equipo maduró, empezaron a pasar a Dataverse. Pero SharePoint fue la puerta que abrió esta transformación.

3. Uso de SharePoint para gestionar proyectos

SharePoint apoya el trabajo de los proyectos cuando los equipos necesitan visibilidad, no otra aplicación. Las listas de tareas, las bibliotecas de documentos, los plazos, los calendarios y los cuadros de mando pueden convivir en el mismo espacio, vinculados al trabajo real del proyecto.

Toyota utiliza SharePoint para gestionar una amplia gama de proyectos internos, como el desarrollo de vehículos, la optimización de procesos y el control de calidad. Crearon sitios de proyecto personalizados en SharePoint para proporcionar a los equipos un acceso centralizado a las tareas, la documentación y los plazos. Estos espacios de trabajo de SharePoint les ayudaron a alinear los esfuerzos interdepartamentales y garantizar el cumplimiento de los procesos internos, todo ello utilizando herramientas con las que sus empleados ya estaban familiarizados a través de Microsoft 365. El resultado fue una comunicación más fluida entre departamentos y una mejor visibilidad del progreso del proyecto en cada fase.

4. Uso de SharePoint como sistema de gestión de contenidos

SharePoint ayuda a gestionar los contenidos internos a escalacon flujos de trabajo de aprobación, plantillas, etiquetado y propiedad incorporados. Los equipos de contenidos pueden saber quién publicó qué, cuándo se actualizó y qué lugar ocupa en la estructura general.

Consejo profesional

Orientaciones de Microsoft sobre gestión de contenidos empresariales describe cómo utilizar metadatos gestionadosEl sistema de control de versiones permite a los usuarios controlar las versiones, los tipos de contenido y los conjuntos de documentos para mantener la coherencia de los contenidos en todas las unidades de negocio. Esta configuración funciona bien para bibliotecas de políticas internas, materiales de formación, archivos de investigación y documentación operativa, en cualquier lugar donde el control de versiones y la coherencia sean importantes.

5. Uso de SharePoint como base de conocimientos

Las bases de conocimiento sólo funcionan cuando son fáciles de buscar y alguien se encarga de mantenerlas útiles. SharePoint admite ambas cosas. En Ofrece a los equipos un lugar donde recopilar procedimientos, procedimientos normalizados de trabajo, documentos de formación y pasos para la resolución de problemas. con los filtros y permisos adecuados.

Fórmula de contenido comparte ejemplos de bases de conocimientos de SharePoint creadas con una categorización clara, flujos de trabajo de colaboradores y directorios de expertos. Este tipo de estructura da ventaja a los nuevos empleados y evita que los veteranos tengan que responder dos veces a las mismas preguntas.

6. Uso de SharePoint como sistema de tickets

La gestión interna de tickets funciona mejor cuando se conocen los tipos de solicitud y el volumen es manejable. SharePoint lo hace muy bien, especialmente cuando se combina con Power Automate y Forms. Los empleados envían solicitudes a través de un formulario, las actualizaciones de estado se registran en una lista y las notificaciones se envían automáticamente.

Universidad de Oxford utiliza un portal de autoservicio basado en SharePoint para el soporte de TI, que permite al personal y a los estudiantes registrar los problemas directamente a través de formularios vinculados a su SSO. Este portal envía las incidencias a un sitio central donde los equipos de asistencia realizan el seguimiento de las solicitudes en tiempo real, incluso señalando retrasos e integrando opciones de solicitud telefónica para casos urgentes.

7. Uso de SharePoint como CRM

SharePoint puede funcionar como CRM ligero para el seguimiento de contactos, oportunidades y comunicaciones con clientes. No está diseñado para canalizar operaciones complejas, pero cubre los aspectos básicos: directorios de contactos, registros de actividad, archivos adjuntos y recordatorios.

Una vez me encontré con un caso en el que un partner de Microsoft describía cómo un fabricante alemán, Liebherr, construyó una configuración similar a CRM utilizando SharePoint y Dynamics 365. ¿El detalle clave? Sincronizaron los permisos entre ambos, de modo que los documentos de los clientes se almacenaban en SharePoint pero se regían por las mismas reglas que en el CRM. De este modo, los equipos podían colaborar en los archivos de ventas y proyectos sin preocuparse por los problemas de acceso.

Cuando la gente pregunta "¿Para qué sirve SharePoint? más allá del almacenamiento de documentos", éste es un buen ejemplo. La configuración funciona bien cuando se hace un seguimiento de cuentas internas, se gestionan contactos de proveedores o se manejan relaciones con socios en las que una coordinación estrecha importa más que un complejo pipeline de ventas.

8. Uso de SharePoint junto con sistemas ERP

SharePoint no sustituye a los sistemas ERP, sino que los complementa. Muchas empresas utilizan SharePoint para presentar los datos de ERP de una forma más sencilla: con cuadros de mando, vistas filtradas y funciones de colaboración que no están disponibles en la mayoría de las interfaces de ERP.

En uno de nuestros proyectos de automatización para un banco estadounidenseTrabajamos en la integración de una plataforma de automatización robótica de procesos con los sistemas financieros, las herramientas internas y los centros de documentación del cliente. Además de los principales sistemas de tipo ERP, también integramos SharePoint para que sirviera de punto central de documentación interna y orientación para el mantenimiento a largo plazo. Esto facilitó a los equipos distribuidos del banco el acceso a los flujos de trabajo de RPA, las especificaciones de integración y los conocimientos sobre cumplimiento desde un único lugar. Todo ello sin tener que rebuscar en correos electrónicos ni recurrir a PDF obsoletos.

9. Uso de SharePoint para gestionar las solicitudes de compra

El seguimiento de las solicitudes de compra suele comenzar en el correo electrónico y se queda ahí hasta que algo se rompe. SharePoint ofrece un camino mejor: formularios estructurados, flujos de aprobación automatizados y seguimiento en tiempo real.

He visto esta configuración funcionar bien en empresas en las que los equipos necesitaban más estructura, pero no tenían el presupuesto o la escala para un sistema de compras completo. Cuando todo el mundo utiliza el mismo formulario y las aprobaciones están vinculadas a funciones, se reducen los retrasos y se eliminan las conjeturas. No es sofisticado, pero aporta visibilidad: los equipos financieros saben lo que está por llegar, los gestores saben lo que está pendiente y los solicitantes no tienen que buscar actualizaciones en hilos de correo electrónico.

10. Uso de SharePoint para boletines internos

Los boletines internos suelen enviarse por correo electrónico, pero SharePoint facilita su organización y localización posterior. Las páginas pueden incluir anuncios, resúmenes de eventos, vídeos incrustados o encuestas. Todo ello con un estilo coherente y un calendario de publicación predecible.

Microsoft recomienda utilizar SharePoint para crear centros de noticias internos. Los equipos pueden gestionar archivos, hacer un seguimiento de los lectores y extraer contenidos de otras partes de la intranet sin tener que reescribirlos.

11. Utilizar SharePoint para apoyar la productividad personal

La productividad personal en SharePoint empieza por la visibilidad. Cuando los empleados saben dónde encontrar lo que necesitan y no se pasan medio día buscando archivos o actualizaciones de estado, todo resulta más fácil.

Las bibliotecas de documentos, las listas de tareas, los calendarios compartidos y los marcadores de páginas ayudan a las personas a mantener la concentración. SharePoint también se vincula a OneDrive, Teams y Outlookpara que los usuarios puedan gestionar tareas y documentos a través de las herramientas que ya utilizan.

12. Uso de SharePoint para apoyar la innovación impulsada por los empleados

La mejora continua depende del acceso tanto a los documentos internos como a las ideas de los demás. SharePoint ofrece a las empresas plataforma para sacar a la luz, debatir y hacer evolucionar esas ideas. a lo largo del tiempo.

Flex utiliza SharePoint Online como base de un portal de ideas en el que los empleados presentan, votan y perfeccionan propuestas para mejorar las operaciones o la prestación de servicios. Este tipo de visibilidad empodera a los individuos, pero también se amplía. Y las mejores ideas se integran en flujos de trabajo que se utilizan globalmente en todos los equipos.

Cómo puede ayudarle Innowise con SharePoint

SharePoint no es difícil de usar, pero es fácil equivocarse. He visto a equipos perder semanas de trabajo por culpa de permisos rotos, bibliotecas duplicadas y migraciones que parecían estar bien hasta que alguien se dio cuenta de que faltaban metadatos. El tiempo de inactividad, la confusión y la adopción desordenada de los usuarios no son raros, son lo que sucede cuando la planificación pasa a un segundo plano.Por eso, empresas como Ardent Mills, Cummins y Douglas Elliman invierten en sentar bien las bases de SharePoint. No buscan funciones extravagantes, sino asegurarse de que los aspectos básicos (colaboración, control de documentos y confianza en el sistema) se mantienen a escala.Ahí es donde suele entrar mi equipo. A veces empieza con Consultoría SharePointEn otras ocasiones, el objetivo es actuar con rapidez: sustituir los archivos compartidos, reconstruir una intranet o limpiar años de SharePoint. Otras veces, el objetivo es actuar con rapidez: sustituir archivos compartidos, reconstruir una intranet o limpiar años de SharePoint. En esos casos, nos apoyamos en Sharegate. Se encarga del trabajo pesado durante la migración (desde la asignación de contenidos hasta la transferencia de permisos) sin hacer estallar las cosas a mitad del proceso.Cuando se construye algo nuevo, suelo recomendar empezar poco a poco. Uno bien estructurado intranet página. Un proceso automatizado con una lista y un flujo de Power Automate. Algo real que un equipo pueda utilizar de inmediato, no solo un plan guardado en un documento.

Si su configuración de SharePoint parece hinchada, frágil o a medio hacer, probablemente haya una razón. Hemos visto cómo Uso de SharePoint lleva más a la confusión que a la claridad. Si quiere que le ayudemos a aclararlo, empiece por nuestro Servicios de desarrollo de SharePoint. O simplemente tiende la mano. A veces solo hacen falta unas pocas decisiones para arreglar lo que no funciona.

Ivan Shatukha

Director de Desarrollo Global

Ivan Shatukha es el Director de Desarrollo Global de Innowise, con más de 8 años de experiencia haciendo crecer equipos de desarrollo de software y asegurándose de que los proyectos tecnológicos cumplen tanto en el aspecto empresarial como en el técnico. Tras comenzar como ingeniero jefe de Python, Ivan hizo crecer el equipo de unas pocas personas a más de mil, centrándose especialmente en la ampliación y la mejora de la eficiencia. Es conocido por combinar sólidos conocimientos técnicos con una clara visión estratégica, al tiempo que crea los sistemas que mantienen los proyectos en marcha y dentro del presupuesto. Ha desempeñado un papel clave en la ampliación de las operaciones de Innowise, desde la automatización de los procesos básicos hasta la introducción de nuevas direcciones tecnológicas que impulsaron el crecimiento.

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