Unser Kunde ist ein europäischer Hersteller von Kühl- und Gefriergeräten sowie Waschmaschinen. Er vertreibt seine Produkte EU-weit über verschiedene eigene Lieferzentren und Händler.

Detaillierte Informationen über den Kunden können aufgrund der Bestimmungen des NDA nicht veröffentlicht werden.

Herausforderung

Probleme bei der Bearbeitung von Bestellungen, der Übermittlung von Rechnungen und der Sendungsverfolgung

Das produzierende Unternehmen stand vor einer dringenden Herausforderung im Beschaffungsprozess und kämpfte mit einer Vielzahl zeitaufwändiger, komplizierter Aufgaben, die manuellen Aufwand erforderten. Manuelle Prozesse verursachten zusätzliche Schwierigkeiten, wie z. B. Dateninkonsistenzen und mangelnde Echtzeit-Sichtbarkeit des Beschaffungsstatus. Anstatt neue Märkte zu erobern und das Unternehmenswachstum in den Vordergrund zu stellen, benötigte das Unternehmen Hilfe bei der Bearbeitung von Bestellungen, der Einreichung von Rechnungen und der genauen Verfolgung von Lieferungen, was zu Fehlern bei den Bestandsdaten führte.

Unser Kunde suchte nach einer revolutionären Lösung, um die umständliche manuelle Dateneingabe, Genehmigungsanfragen und Rechnungserstellung zu eliminieren und so die Betriebe zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen.

Lösung

RPA in der Fertigung zur Automatisierung der Auftrags-, Bestands- und Rechnungsverwaltung

Auf der Grundlage unseres Fachwissens im Bereich der Prozessautomatisierung entwickelten wir eine umfassende Lösung, die die Herausforderungen des Kunden direkt in Angriff nahm. Unser Projektteam empfahl die Entwicklung eines RPA-Systems zur Automatisierung der Auftrags-, Bestands- und Rechnungsverwaltung.

RPA-Skripte

Wir haben benutzerdefinierte RPA-Skripte mit UiPath Studio, UiPath Robot, UiPath Orchestrator und UiPath Activities entwickelt, um menschliche Interaktionen bei der Verwaltung betrieblicher Arbeitsabläufe zu imitieren, was zu schnelleren und präziseren Ergebnissen führt. Diese Skripte führen Aufgaben wie die Erstellung von Bestellungen und die Bearbeitung von Rechnungen aus und gewährleisten eine präzise und vorhersehbare Beschaffungsplanung und Abrechnung mit Auftragnehmern.

Bestellverwaltung

Einer unserer Hauptschwerpunkte war die Automatisierung der Auftragserfassung und -validierung. Wir haben unsere RPA-Lösung in das Auftragsverwaltungssystem des Unternehmens integriert. Es extrahiert Informationen über Bestellungen aus E-Mails und gibt die Daten korrekt in das System ein, einschließlich Preis, Menge und Bestellhäufigkeit. Dort haben wir OCR-Funktionen implementiert, um Text aus Bestellungen zu "lesen" und gedruckte oder handschriftliche Zeichen in maschinenlesbaren Text zu konvertieren.

Rechnungsbearbeitung

Unser Projektteam setzte RPA auch zur Automatisierung der Rechnungsdateneingabe ein. Die Robotersoftware extrahierte relevante Informationen aus neuen Rechnungen, wie z. B. ID-Nummern, Kreditorendetails, Daten und Einzelposten, wodurch die manuelle Dateneingabe überflüssig wurde. Unsere erfahrenen Entwickler stellten sicher, dass RPA vordefinierte Geschäftsregeln verwendet, um die extrahierten Informationen zu validieren. Das System löst Warnungen aus oder leitet die Rechnung zur manuellen Überprüfung weiter, wenn Unstimmigkeiten gefunden werden.

Sendungsverfolgung

Neben der Überwachung der Beschaffung haben wir RPA für die Fertigung implementiert, um die Sendungsverfolgung zu automatisieren, Statusaktualisierungen in Echtzeit abzurufen und eine problemlose Lieferung zu gewährleisten. Automatisierte Bots greifen auf Tracking-Informationen aus verschiedenen Quellen zu, wie z. B. Websites von Spediteuren, APIs und internen Datenbanken des Kunden, und überwachen so die Bewegung der Waren und verhindern Lieferverzögerungen. Wenn zum Beispiel bei einer Sendung ein Problem auftritt oder sie von der erwarteten Route abweicht, sendet der RPA-Bot automatische Warnungen an die Beteiligten.

CRM-Integration

Letztendlich integrierte unser Team RPA-Algorithmen in das kundeneigene CRM-System, um durch die Extraktion von Daten aus E-Mails, Tabellenkalkulationen und Datenbanken von einer aufschlussreichen Entscheidungsfindung und Planung zu profitieren. Wenn zum Beispiel eine neue Kundenanfrage per E-Mail eingeht, kann RPA die Daten extrahieren und in das CRM-System eingeben, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und Beschaffungsmaßnahmen ausgelöst werden. Dieses zusammenhängende, vernetzte Ökosystem erleichtert den Datenaustausch in Echtzeit und gibt dem Kunden einen ganzheitlichen Überblick über seine Beschaffungsvorgänge, von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung.

Technologien

RPA

Python, Java, Groovy, RegEx, Bash, PowerShell, JavaScript, HTML, CSS, UiPath Studio, UiPath Data Service, UiPath Document Understanding, UiPath Test Suite, UiPath Automation Hub, UiPath Insights

Prozess

Auf der Grundlage unserer Fachkenntnisse in diesem Bereich führten wir eine umfassende Analyse der bestehenden Beschaffungsabläufe des Kunden durch. Diese eingehende Untersuchung ermöglichte es uns, Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren, die die Abläufe behinderten, und die anschließende RPA-Lösung auf die spezifischen Bedürfnisse des Kunden zuzuschneiden. Wir führten erste Gespräche, um die Anforderungen zu erfassen und die Probleme des Kunden zu verstehen, und legten ein Dokument mit Vision und Umfang vor, in dem wir unsere vorgeschlagene Lösung skizzierten.

Auf der Grundlage unserer Analyse entwickelten wir die RPA-Skripte, integrierten sie in bestehende betriebliche Prozesse und testeten jeden Automatisierungsworkflow gründlich. Unser Projektteam nutzte UiPath als primäres RPA-Toolkit aufgrund seiner robusten Funktionen und benutzerfreundlichen Oberfläche, die es uns ermöglichte, Automatisierungsworkflows effizient zu entwerfen, zu entwickeln und einzusetzen. Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) wurde für die Rechnungsverarbeitung eingesetzt, um relevante Daten ohne menschliches Zutun zu extrahieren.

Nach der Entwicklungsphase dokumentierte unser Team die RPA-Skripte, Automatisierungsworkflows und Integrationsprozesse. Diese Dokumentation diente als wertvolle Ressource für das Team des Kunden und stellte die Nachhaltigkeit der Lösung sicher. Darüber hinaus sorgten die umfangreichen praktischen Kenntnisse und Erfahrungen unseres Teams dafür, dass die Lösung gründlich getestet und verfeinert wurde, um die höchsten Leistungs- und Zuverlässigkeitsstandards zu erfüllen.

Zu den Kommunikationskanälen gehörten regelmäßige Videokonferenzen und E-Mail-Updates, um den Kunden über den Projektfortschritt und Umfangsänderungen zu informieren. Mit Hilfe von Jira haben wir die Verantwortung für die zu erbringenden Leistungen zugewiesen, Fristen gesetzt und für Transparenz gesorgt, um die Projektfristen einzuhalten und eine marktreife Lösung einzuführen. Derzeit befindet sich das Projekt in einer aktiven Release-Phase, in der unsere Spezialisten für eine fehlerfreie Einführung innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens sorgen.

Team

RPA-Entwickler

RPA-Business-Analyst

RPA-Lösungsarchitekt

UiPath Orchestrator Administrator

UiPath Geschäftsprozess-Analyst

RPA-Infrastruktur-Ingenieur

UiPath QA/Test Ingenieur

RPA-Projektleiter

Leiter des RPA-Kompetenzzentrums (CoE)

RPA Support Analyst

Ergebnisse

6 FTE-Einsparungen nach der Implementierung von RPA in der Fertigungsindustrie

Innowise automatisierte den Beschaffungsprozess des Kunden, von der Auftragsverwaltung bis zur Rechnungsbearbeitung durch RPA-Skripte. Wir statteten die Lösung mit der OCR-Funktion aus, um handschriftliche Elemente zu identifizieren, sie in maschinenlesbaren Text umzuwandeln und Daten aus verschiedenen Quellen zu extrahieren.

Infolgedessen konnte der Zeitaufwand für die Erstellung und Bearbeitung von Bestellungen erheblich reduziert werden, was zu einer schnelleren Auftragserfüllung und besseren Lieferantenbeziehungen führte. Die Rechnungsverarbeitung wurde präziser und effizienter, wodurch die durch manuelle Dateneingabe verursachten Fehler minimiert und ein besseres Finanzmanagement gefördert wurde. Die Mitarbeiter des Kunden können sich nun auf wertvollere und kompliziertere Aufgaben konzentrieren, anstatt zeitraubende manuelle Eingaben vorzunehmen.

Dank RPA in der Fertigung konnte das Unternehmen seinen Kunden Echtzeit-Updates zur Verfügung stellen und den Lagerbestand effektiver verwalten, was zu einer Rationalisierung der Abläufe führte. Insgesamt konnte das Unternehmen durch die Automatisierungslösung mehr als sechs Vollzeitstellen einsparen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen und einer verbesserten Ressourcenzuweisung führte.

Projektdauer

September 2022 - Fortlaufend

27%

schnellere Beschaffung

FTE-Einsparungen nach RPA

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RPA für die Fertigung: 27% schnellere Beschaffung und optimierte Bestandsverwaltung

Der Kunde

Herausforderung

Probleme bei der Bearbeitung von Bestellungen, der Übermittlung von Rechnungen und der Sendungsverfolgung

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