Il nostro cliente è un produttore europeo di frigoriferi, congelatori e lavatrici. Distribuisce i suoi prodotti in tutta l'Unione Europea attraverso vari centri di consegna e rivenditori di proprietà.

Le informazioni dettagliate sul cliente non possono essere divulgate in base alle disposizioni dell NDA.

Sfida

Problemi con l'elaborazione degli ordini, l'invio delle fatture e la tracciabilità delle spedizioni

L'azienda produttrice ha affrontato una sfida pressante con il processo di approvvigionamento, alle prese con una serie di attività complesse e lunghe che richiedevano uno sforzo manuale. I processi manuali causavano ulteriori difficoltà, come l'incoerenza dei dati e la mancanza di visibilità in tempo reale sullo stato degli acquisti. Piuttosto che conquistare nuovi mercati e dare priorità alla crescita aziendale, avevano bisogno di aiuto per elaborare gli ordini, presentare le fatture e tracciare le spedizioni in modo accurato, con conseguenti errori nei dati di inventario.

Il nostro cliente cercava una soluzione dirompente per eliminare l'ingombrante inserimento manuale dei dati, le richieste di approvazione e la generazione delle fatture per snellire le operazioni, ridurre gli errori e risparmiare tempo.

Soluzione

RPA nel settore manifatturiero per automatizzare la gestione degli ordini, dell'inventario e delle fatture

Grazie alla nostra esperienza nell'automazione dei processi, abbiamo ideato una soluzione completa per affrontare le sfide del cliente. Il nostro team di progetto ha consigliato di sviluppare un sistema RPA per automatizzare la gestione degli ordini, dell'inventario e delle fatture.

Script RPA

Abbiamo sviluppato script RPA personalizzati utilizzando UiPath Studio, UiPath Robot, UiPath Orchestrator e UiPath Activities per imitare le interazioni umane nella gestione dei flussi di lavoro operativi, ottenendo risultati più rapidi e accurati. Questi script eseguono attività come la creazione di ordini di acquisto e l'elaborazione di fatture, garantendo una pianificazione precisa e prevedibile degli acquisti e delle liquidazioni con i contraenti.

Gestione degli ordini

Una delle nostre principali aree di interesse era l'automazione del processo di inserimento e convalida degli ordini. Abbiamo integrato il nostro Soluzione RPA nel sistema di gestione degli ordini dell'azienda. Estrae le informazioni sugli ordini dalle e-mail e inserisce correttamente i dati nel sistema, compresi prezzi, quantità e frequenza di acquisto. Abbiamo implementato le funzionalità OCR per "leggere" il testo degli ordini, convertendo i caratteri stampati o scritti a mano in testo leggibile dalla macchina.

Elaborazione delle fatture

Il nostro team di progetto ha impiegato l'RPA anche per automatizzare l'inserimento dei dati delle fatture. Il software robotizzato ha estratto le informazioni rilevanti dalle nuove fatture, come i numeri ID, i dettagli del fornitore, le date e le voci di riga, eliminando la necessità di inserire manualmente i dati. I nostri esperti sviluppatori hanno fatto in modo che l'RPA utilizzasse regole aziendali predefinite per convalidare le informazioni estratte. In caso di discrepanze, il sistema emette avvisi o invia la fattura a una revisione manuale.

Tracciabilità della spedizione

Oltre a supervisionare l'approvvigionamento, abbiamo implementato l'RPA per il settore manifatturiero per automatizzare il tracciamento delle spedizioni, in modo da recuperare gli aggiornamenti sullo stato in tempo reale e mantenere una consegna senza problemi. I bot automatizzati accedono alle informazioni di tracciamento da varie fonti, come i siti web dei vettori, le API e i database interni del cliente, monitorando il movimento delle merci e prevenendo i ritardi di consegna. Ad esempio, se una spedizione incontra un problema o devia dal percorso previsto, il bot RPA invia avvisi automatici alle parti interessate.

Integrazione CRM

In definitiva, il nostro team ha integrato gli algoritmi RPA nel CRM proprietario del cliente, per trarre vantaggio da un processo decisionale e di pianificazione approfondito, estraendo i dati da e-mail, fogli di calcolo e database. Ad esempio, quando si riceve una richiesta di informazioni da parte di un nuovo cliente via e-mail, l'RPA può estrarre e inserire i dati nel sistema CRM, eliminando l'inserimento manuale dei dati e innescando azioni di approvvigionamento. Questo ecosistema coeso e interconnesso facilita lo scambio di dati in tempo reale e offre al cliente una visione olistica delle operazioni di approvvigionamento, dall'ordine alla fatturazione.

Tecnologie

RPA

Python, Java, Groovy, RegEx, Bash, PowerShell, JavaScript, HTML, CSS, UiPath Studio, UiPath Data Service, UiPath Document Understanding, UiPath Test Suite, UiPath Automation Hub, UiPath Insights

Processo

Grazie alla nostra esperienza nel settore, abbiamo condotto un'analisi completa dei flussi di lavoro di approvvigionamento esistenti del cliente. Questo esame approfondito ci ha permesso di identificare i colli di bottiglia e le inefficienze che ostacolavano le loro operazioni e di adattare la successiva soluzione RPA alle loro esigenze specifiche. Abbiamo condotto discussioni iniziali per raccogliere i requisiti e comprendere i punti dolenti del cliente, presentando un documento di Vision e Scope che delinea la nostra soluzione proposta.

Sulla base della nostra analisi, abbiamo sviluppato gli script RPA, li abbiamo integrati con i processi operativi esistenti e abbiamo testato a fondo ogni flusso di lavoro di automazione. Il nostro team di progetto ha utilizzato UiPath come toolkit RPA principale grazie alle sue solide capacità e all'interfaccia user-friendly, che ci hanno permesso di progettare, sviluppare e distribuire i flussi di lavoro di automazione in modo efficiente. Per l'elaborazione delle fatture è stata utilizzata la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), per estrarre i dati rilevanti senza l'intervento umano.

Dopo la fase di sviluppo, il nostro team ha documentato gli script RPA, i flussi di lavoro di automazione e i processi di integrazione. Questa documentazione è stata una risorsa preziosa per il team del cliente e ha garantito la sostenibilità della soluzione. Inoltre, l'ampia conoscenza pratica e l'esperienza del nostro team hanno garantito che la soluzione fosse accuratamente testata e perfezionata per soddisfare i più elevati standard di prestazioni e affidabilità.

I canali di comunicazione comprendevano videoconferenze regolari e aggiornamenti via e-mail per informare il cliente sull'avanzamento del progetto e sulle modifiche dell'ambito. Tramite Jira, abbiamo assegnato le responsabilità per le consegne, fissato le scadenze e garantito la trasparenza per rispettare i tempi del progetto e lanciare una soluzione pronta per il mercato. Attualmente il progetto è in fase di rilascio attivo, con i nostri specialisti che assicurano un roll-out privo di errori entro i tempi prestabiliti.

Team

Sviluppatori RPA

Analista aziendale RPA

Architetto di soluzioni RPA

Amministratore di UiPath Orchestrator

Analista di processi aziendali UiPath

Ingegnere dell'infrastruttura RPA

Ingegnere UiPath QA/Test

Responsabile di progetto RPA

Responsabile del centro di eccellenza (CoE) RPA

Analista di supporto RPA

Risultati

6 risparmi di FTE dopo l'implementazione della RPA nell'industria manifatturiera

Innowise ha automatizzato il processo di approvvigionamento del cliente, dalla gestione degli ordini all'elaborazione delle fatture, attraverso script RPA. Abbiamo dotato la soluzione della funzione OCR per identificare gli elementi scritti a mano, convertirli in testo leggibile dalla macchina ed estrarre i dati da varie fonti.

Di conseguenza, il tempo necessario per creare ed elaborare gli ordini di acquisto si è ridotto in modo significativo, portando a una più rapida evasione degli ordini e a un miglioramento delle relazioni con i fornitori. L'elaborazione delle fatture è diventata più accurata ed efficiente, riducendo al minimo gli errori causati dall'inserimento manuale dei dati e favorendo una migliore gestione finanziaria. I dipendenti del cliente possono ora concentrarsi su attività più preziose e complesse, anziché su un'attività manuale che richiede molto tempo.

Nel frattempo, l'RPA nella produzione ha permesso all'azienda di fornire aggiornamenti in tempo reale ai clienti e di gestire l'inventario in modo più efficace, con conseguente ottimizzazione delle operazioni. Complessivamente, la soluzione di automazione ha consentito all'azienda di risparmiare più di sei posizioni equivalenti a tempo pieno (FTE), con significativi risparmi sui costi e una migliore allocazione delle risorse.

Durata del progetto

Settembre 2022 - In corso

27%

approvvigionamento più rapido

Risparmio di FTE dopo la RPA

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RPA per il settore manifatturiero: 27% approvvigionamento più rapido e gestione semplificata delle scorte

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