Onze klant is een Europese fabrikant van koelkasten, vriezers en wasmachines. In de hele Europese Unie distribueren ze hun producten via verschillende eigen leveringscentra en dealers.

Gedetailleerde informatie over de klant kan niet openbaar worden gemaakt krachtens de bepalingen van de NDA.

Uitdaging

Problemen met het verwerken van bestellingen, het indienen van facturen en het volgen van verzendingen

Het productiebedrijf kampte met een dringende uitdaging op het gebied van inkoopprocessen en worstelde met allerlei tijdrovende, ingewikkelde taken die handmatige inspanning vereisten. Handmatige processen veroorzaakten extra problemen, zoals inconsistente gegevens en een gebrek aan real-time inzicht in de inkoopstatus. In plaats van nieuwe markten te veroveren en prioriteit te geven aan bedrijfsgroei, hadden ze hulp nodig bij het verwerken van bestellingen, het indienen van facturen en het nauwkeurig volgen van zendingen, wat resulteerde in fouten in de voorraadgegevens.

Onze klant zocht naar een oplossing om omslachtige handmatige gegevensinvoer, goedkeuringsaanvragen en het genereren van facturen te elimineren en zo de activiteiten te stroomlijnen, het aantal fouten te verminderen en tijd te besparen.

Oplossing

RPA in productie om het beheer van bestellingen, voorraden en facturen te automatiseren

Op basis van onze expertise in procesautomatisering bedachten we een allesomvattende oplossing die de uitdagingen van de klant direct aanpakte. Ons projectteam adviseerde een RPA-systeem te ontwikkelen om het beheer van bestellingen, voorraden en facturen te automatiseren.

RPA scripts

We ontwikkelden aangepaste RPA-scripts met behulp van UiPath Studio, UiPath Robot, UiPath Orchestrator en UiPath Activities om menselijke interacties na te bootsen bij het beheren van operationele workflows, met snellere en nauwkeurigere resultaten als resultaat. Deze scripts voeren taken uit zoals het aanmaken van inkooporders en het verwerken van facturen, waardoor een nauwkeurige en voorspelbare inkoopplanning en afrekeningen met aannemers worden gegarandeerd.

Beheer van bestellingen

Een van onze belangrijkste aandachtspunten was het automatiseren van het orderinvoer- en validatieproces. We integreerden onze RPA-oplossing in het orderbeheersysteem van het bedrijf. Het haalt informatie over bestellingen uit e-mails en voert gegevens correct in het systeem in, inclusief prijzen, hoeveelheden en aankoopfrequentie. Daar hebben we OCR-mogelijkheden geïmplementeerd om tekst uit orders te "lezen", waarbij gedrukte of handgeschreven tekens worden omgezet in machineleesbare tekst.

Factuurverwerking

Ons projectteam maakte ook gebruik van RPA om het invoeren van factuurgegevens te automatiseren. De robotische software extraheerde relevante informatie van nieuwe facturen, zoals ID-nummers, gegevens van leveranciers, datums en regelitems, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig werd. Onze ervaren ontwikkelaars zorgden ervoor dat RPA vooraf gedefinieerde bedrijfsregels gebruikt om de geëxtraheerde informatie te valideren. Het systeem activeert waarschuwingen of stuurt de factuur door voor handmatige controle als er afwijkingen worden gevonden.

Verzending volgen

Naast het toezicht houden op de inkoop, hebben we RPA voor productie geïmplementeerd om het volgen van zendingen te automatiseren, zodat statusupdates in realtime kunnen worden opgehaald en een probleemloze levering kan worden gegarandeerd. Geautomatiseerde bots hebben toegang tot trackinginformatie uit verschillende bronnen, zoals de websites van vervoerders, API's en de interne databases van de klant, waardoor de bewegingen van de goederen worden gevolgd en vertragingen bij de levering worden voorkomen. Als een zending bijvoorbeeld een probleem ondervindt of afwijkt van de verwachte route, stuurt de RPA-bot geautomatiseerde waarschuwingen naar belanghebbenden.

CRM-integratie

Uiteindelijk integreerde ons team RPA-algoritmen in het eigen CRM van de klant om te profiteren van inzichtelijke besluitvorming en planning door gegevens te extraheren uit e-mails, spreadsheets en databases. Wanneer bijvoorbeeld een nieuwe klantvraag via e-mail binnenkomt, kan RPA de gegevens extraheren en invoeren in het CRM-systeem, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt en inkoopacties in gang worden gezet. Dit samenhangende, onderling verbonden ecosysteem maakt real-time gegevensuitwisseling mogelijk en geeft de klant een holistisch beeld van zijn inkoopactiviteiten, van bestelling tot facturatie.

Technologieën

RPA

Python, Java, Groovy, RegEx, Bash, PowerShell, JavaScript, HTML, CSS, UiPath Studio, UiPath Data Service, UiPath Document Understanding, UiPath Test Suite, UiPath Automation Hub, UiPath Insights

Proces

Op basis van onze expertise in het domein voerden we een uitgebreide analyse uit van de bestaande inkoopworkflows van de klant. Dankzij dit diepgaande onderzoek konden we knelpunten en inefficiënties identificeren die hun activiteiten belemmerden en de daaropvolgende RPA-oplossing afstemmen op hun specifieke behoeften. We voerden initiële gesprekken om vereisten te verzamelen en de pijnpunten van de klant te begrijpen, en presenteerden een Visie- en Scope-document waarin we onze voorgestelde oplossing schetsten.

Op basis van onze analyse ontwikkelden we de RPA-scripts, integreerden ze met bestaande operationele processen en testten elke automatiseringsworkflow grondig. Ons projectteam gebruikte UiPath als de primaire RPA-toolkit vanwege de robuuste mogelijkheden en gebruiksvriendelijke interface, waarmee we op efficiënte wijze automatiseringsworkflows konden ontwerpen, ontwikkelen en implementeren. Voor de factuurverwerking werd gebruik gemaakt van OCR-technologie (optische tekenherkenning) om relevante gegevens te extraheren zonder menselijke tussenkomst.

Na de ontwikkelingsfase documenteerde ons team de RPA-scripts, automatiseringsworkflows en integratieprocessen. Deze documentatie diende als waardevolle bron voor het team van de klant en zorgde voor de duurzaamheid van de oplossing. Daarnaast zorgden de uitgebreide praktische kennis en ervaring van ons team ervoor dat de oplossing grondig werd getest en verfijnd om aan de hoogste prestatie- en betrouwbaarheidsnormen te voldoen.

Communicatiekanalen waren onder andere regelmatige videoconferenties en e-mailupdates om de klant te informeren over de voortgang van het project en wijzigingen in de scope. Via Jira wezen we de verantwoordelijkheid voor deliverables toe, stelden we deadlines vast en zorgden we voor transparantie om de tijdlijnen van het project te halen en een marktklare oplossing te lanceren. Momenteel bevindt het project zich in een actieve releasefase, waarbij onze specialisten zorgen voor een foutloze uitrol binnen vooraf bepaalde tijdlijnen.

Team

RPA-ontwikkelaars

RPA bedrijfsanalist

RPA Oplossingsarchitect

UiPath Orchestrator beheerder

UiPath bedrijfsprocesanalist

RPA Infrastructuur Ingenieur

UiPath QA/Test ingenieur

RPA projectmanager

Manager RPA-expertisecentrum (CoE)

RPA ondersteuningsanalist

Resultaten

6 FTE besparing na implementatie van RPA in de productie-industrie

Innowise automatiseerde het inkoopproces van de klant, van orderbeheer tot factuurverwerking door middel van RPA-scripts. We voorzagen de oplossing van de OCR-functie om handgeschreven elementen te identificeren, deze om te zetten in machineleesbare tekst en gegevens te extraheren uit verschillende bronnen.

Als gevolg hiervan werd de tijd die nodig was om inkooporders aan te maken en te verwerken aanzienlijk verkort, wat leidde tot snellere orderverwerking en verbeterde relaties met leveranciers. De verwerking van facturen werd nauwkeuriger en efficiënter, waardoor fouten door handmatige gegevensinvoer werden geminimaliseerd en een beter financieel beheer werd bevorderd. De medewerkers van de klant kunnen zich nu concentreren op taken die meer waarde toevoegen en ingewikkelder zijn in plaats van tijdrovende handmatige invoer.

Ondertussen stelde RPA in de productie het bedrijf in staat om real-time updates te geven aan klanten en de voorraad effectiever te beheren, wat resulteerde in gestroomlijnde activiteiten. In totaal bespaarde de automatiseringsoplossing het bedrijf meer dan zes fulltime equivalente (FTE) functies, wat leidde tot aanzienlijke kostenbesparingen en een betere toewijzing van middelen.

Duur van het project

September 2022 - Doorlopend

27%

snellere inkoop

FTE besparingen na RPA

Gerelateerde gevallen

Neem contact met ons op!

Boek een gesprek of vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met je op zodra we je aanvraag hebben verwerkt.

Naam

Bedrijf

E-mail

Telefoon

Bericht Voeg projectgegevens alsjeblieft, duur, technische stapel, IT-professionals nodig en andere relevante informatie toe

Neem een spraakbericht over uw
project op om het ons beter te helpen begrijpen

Voeg indien nodig aanvullende documenten bij

Bestand uploaden

Je kunt maximaal 1 bestand van 2MB bijvoegen. Geldige bestanden: pdf, jpg, jpeg, png

Wij wijzen u erop dat wanneer u op de verzendknop klikt, Innowise uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met ons Privacybeleid om u van de juiste informatie te voorzien.

Wat gebeurt er nu?

Na ontvangst en verwerking van uw aanvraag, nemen wij binnenkort contact met u op om uw projectbehoeften in detail te beschrijven en een NDA te ondertekenen om de vertrouwelijkheid van informatie te garanderen.

Na het bestuderen van de vereisten, stellen onze analisten en ontwikkelaars een projectvoorstel met de omvang van de werkzaamheden, teamgrootte, tijd en kosten schattingen.

Wij regelen een ontmoeting met u om het aanbod te bespreken en tot een overeenkomst.

We tekenen een contract en beginnen zo snel mogelijk aan uw project te werken mogelijk.

RPA voor productie: 27% snellere inkoop en gestroomlijnd voorraadbeheer

Klant

Uitdaging

Problemen met het verwerken van bestellingen, het indienen van facturen en het volgen van verzendingen

Oplossing