Nuestro cliente es un fabricante europeo de frigoríficos, congeladores y lavadoras. En toda la Unión Europea, distribuyen sus productos a través de varios centros de entrega y distribuidores propios.

La información detallada sobre el cliente no puede divulgarse en virtud de las disposiciones del acuerdo de confidencialidad.

Desafío

Problemas con la tramitación de pedidos, la presentación de facturas y el seguimiento de los envíos

La empresa fabricante se enfrentaba a un reto acuciante con el proceso de aprovisionamiento, luchando con una variedad de tareas intrincadas que consumían mucho tiempo y requerían un esfuerzo manual. Los procesos manuales causaban dificultades adicionales, como incoherencias en los datos y falta de visibilidad en tiempo real del estado de las adquisiciones. En lugar de conquistar nuevos mercados y priorizar el crecimiento del negocio, necesitaban ayuda para procesar pedidos, presentar facturas y realizar un seguimiento preciso de los envíos, lo que provocaba errores en los datos de inventario.

Nuestro cliente buscaba una solución disruptiva para eliminar la engorrosa introducción manual de datos, las solicitudes de aprobación y la generación de facturas, con el fin de agilizar las operaciones, reducir los errores y ahorrar tiempo.

Solución

RPA en la fabricación para automatizar la gestión de pedidos, inventarios y facturas

Basándonos en nuestra experiencia en automatización de procesos, ideamos una solución integral que abordaba de frente los retos del cliente. Nuestro equipo de proyecto recomendó desarrollar un sistema RPA para automatizar la gestión de pedidos, inventarios y facturas.

Guiones RPA

Desarrollamos scripts RPA personalizados utilizando UiPath Studio, UiPath Robot, UiPath Orchestrator y UiPath Activities para imitar las interacciones humanas en la gestión de los flujos de trabajo operativos, lo que se traduce en resultados más rápidos y precisos. Estos scripts ejecutan tareas como la creación de órdenes de compra y el procesamiento de facturas, garantizando una planificación precisa y predecible de las adquisiciones y las liquidaciones con los contratistas.

Gestión de pedidos

Uno de nuestros principales objetivos era automatizar la entrada de pedidos y el proceso de validación. Integramos nuestro Solución RPA en el sistema de gestión de pedidos de la empresa. Extrae la información sobre los pedidos de los correos electrónicos e introduce correctamente los datos en el sistema, incluidos los precios, la cantidad y la frecuencia de compra. Allí implementamos funciones de OCR para "leer" el texto de los pedidos, convirtiendo caracteres impresos o manuscritos en texto legible por máquina.

Tramitación de facturas

Nuestro equipo de proyecto también empleó RPA para automatizar la introducción de datos de las facturas. El software robótico extrajo información relevante de las nuevas facturas, como números de identificación, detalles del proveedor, fechas y partidas, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente. Nuestros expertos desarrolladores se aseguraron de que el RPA utilizara reglas empresariales predefinidas para validar la información extraída. Si se detectan discrepancias, el sistema activa alertas o envía la factura a revisión manual.

Seguimiento del envío

Además de supervisar el aprovisionamiento, implementamos RPA para la fabricación con el fin de automatizar el seguimiento de los envíos para recuperar actualizaciones de estado en tiempo real y mantener una entrega sin problemas. Los robots automatizados acceden a la información de seguimiento de diversas fuentes, como los sitios web de los transportistas, las API y las bases de datos internas del cliente, supervisan el movimiento de las mercancías y evitan retrasos en las entregas. Por ejemplo, si un envío encuentra un problema o se desvía de la ruta prevista, el bot RPA envía alertas automáticas a las partes interesadas.

Integración de CRM

En última instancia, nuestro equipo integró algoritmos de RPA en el CRM patentado del cliente para beneficiarse de una toma de decisiones y una planificación perspicaces mediante la extracción de datos de correos electrónicos, hojas de cálculo y bases de datos. Por ejemplo, cuando se recibe una consulta de un nuevo cliente por correo electrónico, la RPA puede extraer e introducir los datos en el sistema CRM, eliminando la introducción manual de datos y desencadenando acciones de aprovisionamiento. Este ecosistema cohesionado e interconectado facilita el intercambio de datos en tiempo real y ofrece al cliente una visión holística de sus operaciones de aprovisionamiento, desde los pedidos hasta la facturación.

Tecnologías

RPA

Python, Java, Groovy, RegEx, Bash, PowerShell, JavaScript, HTML, CSS, UiPath Studio, UiPath Data Service, UiPath Document Understanding, UiPath Test Suite, UiPath Automation Hub, UiPath Insights

Proceso

Aprovechando nuestra experiencia en el sector, realizamos un análisis exhaustivo de los flujos de trabajo de aprovisionamiento del cliente. Este examen en profundidad nos permitió identificar los cuellos de botella y las ineficiencias que obstaculizaban sus operaciones y adaptar la posterior solución de RPA a sus necesidades específicas. Mantuvimos conversaciones iniciales para recopilar los requisitos y comprender los puntos débiles del cliente, presentando un documento de visión y alcance en el que se esbozaba nuestra solución propuesta.

Basándonos en nuestro análisis, desarrollamos los scripts de RPA, los integramos con los procesos operativos existentes y probamos exhaustivamente cada flujo de trabajo de automatización. Nuestro equipo de proyecto utilizó UiPath como principal conjunto de herramientas de RPA debido a sus sólidas capacidades y a su interfaz fácil de usar, que nos permitió diseñar, desarrollar e implantar flujos de trabajo de automatización de forma eficiente. La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se empleó en el procesamiento de facturas para extraer datos relevantes sin intervención humana.

Tras la fase de desarrollo, nuestro equipo documentó los scripts de RPA, los flujos de trabajo de automatización y los procesos de integración. Esta documentación sirvió como valioso recurso para el equipo del cliente y garantizó la sostenibilidad de la solución. Además, los amplios conocimientos prácticos y la experiencia de nuestro equipo garantizaron que la solución se probara a fondo y se perfeccionara para cumplir los más altos estándares de rendimiento y fiabilidad.

Los canales de comunicación incluían videoconferencias periódicas y actualizaciones por correo electrónico para informar al cliente sobre los avances del proyecto y los cambios de alcance. A través de Jira, asignamos la responsabilidad de los entregables, fijamos plazos y garantizamos la transparencia para cumplir los plazos del proyecto y lanzar una solución lista para el mercado. Actualmente, el proyecto se encuentra en una fase de lanzamiento activa, en la que nuestros especialistas garantizan una puesta en marcha sin errores dentro de unos plazos predeterminados.

Equipo

Desarrolladores de RPA

Analista de negocio de RPA

Arquitecto de soluciones RPA

Administrador de UiPath Orchestrator

Analista de procesos empresariales de UiPath

Ingeniero de infraestructuras de RPA

Ingeniero de pruebas/QA de UiPath

Gestor de proyectos de RPA

Director del Centro de Excelencia (CoE) de RPA

Analista de soporte RPA

Resultados

Ahorro de 6 ETC tras implantar RPA en la industria manufacturera

Innowise automatizó el proceso de adquisición del cliente, desde la gestión de pedidos hasta el procesamiento de facturas a través de scripts RPA. Potenciamos la solución con la función OCR para identificar elementos manuscritos, convertirlos en texto legible por máquina y extraer datos de diversas fuentes.

Como resultado, el tiempo necesario para crear y procesar los pedidos de compra se redujo considerablemente, lo que aceleró la tramitación de los pedidos y mejoró las relaciones con los proveedores. El procesamiento de facturas se hizo más preciso y eficiente, minimizando los errores causados por la introducción manual de datos y fomentando una mejor gestión financiera. Los empleados del cliente pueden concentrarse ahora en tareas más valiosas y complicadas, en lugar de tener que dedicar tiempo a la introducción manual de datos.

Mientras tanto, la RPA en la fabricación permitió a la empresa proporcionar actualizaciones en tiempo real a los clientes y gestionar el inventario de manera más eficaz, lo que dio lugar a operaciones racionalizadas. En conjunto, la solución de automatización ahorró a la empresa más de seis puestos equivalentes a tiempo completo (ETC), lo que se tradujo en un importante ahorro de costes y una mejor asignación de recursos.

Duración del proyecto

Septiembre 2022 - En curso

27%

compras más rápidas

Ahorro de ETC tras RPA

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RPA para la fabricación: 27% compras más rápidas y gestión de inventarios racionalizada

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Desafío

Problemas con la tramitación de pedidos, la presentación de facturas y el seguimiento de los envíos

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