Kunden vår er en europeisk produsent av kjøleskap, frysere og vaskemaskiner. De distribuerer produktene sine i hele EU gjennom ulike egne leveringssentre og forhandlere.

Detaljert informasjon om kunden kan ikke utleveres i henhold til bestemmelsene i NDA.

Utfordring

Problemer med ordrebehandling, fakturering og sporing av forsendelser

Produksjonsselskapet hadde store utfordringer med innkjøpsprosessen og slet med en rekke tidkrevende og kompliserte oppgaver som krevde manuelt arbeid. De manuelle prosessene førte til ytterligere problemer, som inkonsekvente data og manglende sanntidsoversikt over innkjøpsstatusen. I stedet for å erobre nye markeder og prioritere vekst, trengte de hjelp til å behandle bestillinger, sende fakturaer og spore forsendelser nøyaktig, noe som førte til feil i lagerdataene.

Kunden vår var på jakt etter en løsning som kunne eliminere tungvint manuell dataregistrering, godkjenningsforespørsler og fakturagenerering for å effektivisere driften, redusere antall feil og spare tid.

Løsning

RPA i industrien for å automatisere ordre-, lager- og fakturahåndtering

Med utgangspunkt i vår ekspertise innen prosessautomatisering utarbeidet vi en omfattende løsning som tok tak i kundens utfordringer. Prosjektteamet vårt anbefalte å utvikle et RPA-system for å automatisere ordre-, lager- og fakturahåndtering.

RPA-skript

Vi utviklet tilpassede RPA-skript ved hjelp av UiPath Studio, UiPath Robot, UiPath Orchestrator og UiPath Activities for å etterligne menneskelige interaksjoner i håndteringen av operasjonelle arbeidsflyter, noe som gir raskere og mer nøyaktige resultater. Disse skriptene utfører oppgaver som oppretting av innkjøpsordre og fakturabehandling, noe som sikrer presis og forutsigbar innkjøpsplanlegging og oppgjør med leverandører.

Håndtering av bestillinger

Et av våre viktigste fokusområder var å automatisere ordreinngangs- og valideringsprosessen. Vi integrerte vår RPA-løsning inn i selskapets ordrehåndteringssystem. Den henter informasjon om bestillinger fra e-poster og legger inn korrekte data i systemet, inkludert priser, antall og kjøpsfrekvens. Der implementerte vi OCR-funksjoner for å "lese" tekst fra bestillinger og konvertere trykte eller håndskrevne tegn til maskinlesbar tekst.

Fakturabehandling

Prosjektteamet vårt brukte også RPA til å automatisere dataregistrering av fakturaer. Robotprogramvaren hentet ut relevant informasjon fra nye fakturaer, for eksempel ID-nummer, leverandøropplysninger, datoer og varelinjer, noe som eliminerte behovet for manuell dataregistrering. Våre erfarne utviklere sørget for at RPA bruker forhåndsdefinerte forretningsregler for å validere informasjonen som hentes ut. Systemet utløser varsler eller sender fakturaen til manuell gjennomgang hvis det oppdages avvik.

Sporing av forsendelser

I tillegg til å overvåke innkjøpene implementerte vi RPA for produksjon for å automatisere sporing av forsendelser, hente statusoppdateringer i sanntid og sørge for problemfri levering. Automatiserte roboter får tilgang til sporingsinformasjon fra ulike kilder, for eksempel transportørenes nettsteder, API-er og kundens interne databaser, og overvåker varebevegelser og forhindrer leveringsforsinkelser. Hvis en forsendelse for eksempel støter på problemer eller avviker fra den forventede ruten, sender RPA-roboten automatiske varsler til interessentene.

CRM-integrasjon

Til slutt integrerte teamet vårt RPA-algoritmer i kundens egenutviklede CRM-system, slik at de kunne ta innsiktsfulle beslutninger og planlegge ved å hente ut data fra e-poster, regneark og databaser. Når for eksempel en ny kundehenvendelse mottas via e-post, kan RPA hente ut og legge inn dataene i CRM-systemet, noe som eliminerer manuell dataregistrering og utløser innkjøpstiltak. Dette sammenhengende, sammenkoblede økosystemet muliggjør datautveksling i sanntid og gir kunden en helhetlig oversikt over innkjøpsvirksomheten, fra bestilling til fakturering.

Teknologier

RPA

Python, Java, Groovy, RegEx, Bash, PowerShell, JavaScript, HTML, CSS, UiPath Studio, UiPath Data Service, UiPath Document Understanding, UiPath Test Suite, UiPath Automation Hub, UiPath Insights

Prosess

Med utgangspunkt i vår ekspertise på området gjennomførte vi en omfattende analyse av kundens eksisterende innkjøpsarbeidsflyt. Denne grundige undersøkelsen gjorde det mulig for oss å identifisere flaskehalser og ineffektivitet som hindret driften, og skreddersy den påfølgende RPA-løsningen til kundens spesifikke behov. Vi gjennomførte innledende diskusjoner for å samle inn krav og forstå kundens utfordringer, og la frem et visjons- og omfangsdokument som beskrev løsningsforslaget vårt.

Basert på analysen utviklet vi RPA-skript, integrerte dem med eksisterende driftsprosesser og testet hver enkelt automatiseringsarbeidsflyt grundig. Prosjektteamet vårt brukte UiPath som det primære RPA-verktøyet på grunn av dets robuste funksjoner og brukervennlige grensesnitt, noe som gjorde det mulig for oss å designe, utvikle og distribuere automatiserte arbeidsflyter på en effektiv måte. Optisk tegngjenkjenningsteknologi (OCR) ble brukt til fakturabehandling for å trekke ut relevante data uten menneskelig inngripen.

Etter utviklingsfasen dokumenterte teamet vårt RPA-skriptene, automatiseringsarbeidsflytene og integrasjonsprosessene. Denne dokumentasjonen fungerte som en verdifull ressurs for kundens team og sikret løsningens bærekraft. I tillegg sørget teamets omfattende praktiske kunnskap og erfaring for at løsningen ble grundig testet og forbedret for å oppfylle de høyeste standarder for ytelse og pålitelighet.

Kommunikasjonskanalene inkluderte regelmessige videokonferanser og e-postoppdateringer for å informere kunden om prosjektets fremdrift og endringer i omfanget. Ved hjelp av Jira fordelte vi ansvaret for leveransene, satte tidsfrister og sørget for åpenhet for å overholde prosjektets tidsfrister og lansere en markedsklar løsning. For øyeblikket er prosjektet inne i en aktiv lanseringsfase, der våre spesialister sørger for feilfri utrulling innenfor fastsatte tidsfrister.

Team

RPA-utviklere

RPA-forretningsanalytiker

RPA-løsningsarkitekt

UiPath Orchestrator-administrator

UiPath forretningsprosessanalytiker

RPA-infrastrukturingeniør

UiPath QA/Testingeniør

RPA-prosjektleder

Leder for RPA Center of Excellence (CoE)

RPA-støtteanalytiker

Resultater

6 årsverk spart etter implementering av RPA i produksjonsindustrien

Innowise automatiserte kundens innkjøpsprosess, fra ordrehåndtering til fakturabehandling, ved hjelp av RPA-skript. Vi utstyrte løsningen med OCR-funksjonen for å identifisere håndskrevne elementer, konvertere dem til maskinlesbar tekst og hente ut data fra ulike kilder.

Som et resultat ble tiden det tar å opprette og behandle innkjøpsordrer betydelig redusert, noe som førte til raskere ordreoppfyllelse og bedre leverandørrelasjoner. Fakturabehandlingen ble mer nøyaktig og effektiv, noe som minimerte feil forårsaket av manuell dataregistrering og bidro til bedre økonomistyring. Kundens ansatte kan nå konsentrere seg om mer verdiskapende og kompliserte oppgaver i stedet for tidkrevende manuell inntasting.

Samtidig gjorde RPA i produksjonen det mulig for selskapet å gi sanntidsoppdateringer til kundene og administrere lagerbeholdningen mer effektivt, noe som resulterte i en strømlinjeformet drift. Totalt sett sparte automatiseringsløsningen selskapet mer enn seks årsverk, noe som førte til betydelige kostnadsbesparelser og bedre ressursallokering.

Prosjektets varighet

September 2022 - Løpende

27%

raskere innkjøp

Besparelser i årsverk etter RPA

Relaterte saker

Ta kontakt med oss!

Bestill en samtale eller fyll ut skjemaet nedenfor, så kontakter vi deg så snart vi har behandlet forespørselen din.

Hva skjer videre?

Etter at vi har mottatt og behandlet forespørselen din, vil vi komme tilbake til deg innen kort tid for å beskrive prosjektbehovene dine og undertegne en taushetserklæring for å sikre informasjonens konfidensialitet.

Etter å ha undersøkt kravene, utarbeider våre analytikere og utviklere en prosjektforslag med arbeidsomfang, teamstørrelse, tid og kostnader estimater.

Vi arrangerer et møte med deg for å diskutere tilbudet og komme til en avtale.

Vi signerer en kontrakt og begynner å jobbe med prosjektet ditt så raskt som mulig.

RPA for produksjon: 27% raskere innkjøp og strømlinjeformet lagerstyring

Kunde

Utfordring

Problemer med ordrebehandling, fakturering og sporing av forsendelser

Løsning