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Wir haben ein internes HRM-Ökosystem erstellt, das Prozesse wie Personalnachverfolgung, Sozialleistungen, Rekrutierung, Onboarding, Weiterbildung und Entwicklung optimiert.
Innowise is a global full-service custom software development company that delivers smart digital ideas to customers worldwide. Over the past 18+ years, the company has implemented about 1300+ projects in various industries and won the trust of dozens of customers. By 2022, Innowise has grown to over 2500+ top-notch IT professionals, several development centers, and representative offices across Europe and North America.
Die Mitarbeiter der Personalabteilung sind für viele kleinen, aber wichtige Aufgaben zuständig. Verzögerungen dabei können den Betriebsablauf einer Organisation behindern. Unser Unternehmen war schnell gewachsen, weshalb wir uns Sorgen um die Verwaltung und Handhabung von Personalfragen machten. Die Personalabteilung benötigte eine automatisierte Lösung, die sie bei der Verwaltung von administrativen Routineaufgaben wie Anwesenheit, Urlaub und Krankmeldungen unterstützte.
Wir erkannten, dass es vorteilhaft wäre, wenn alle Informationen in einem zentralen System gespeichert wären, aber die Lösung noch leistungsfähiger wäre, wenn sämtliche Informationen schnell und einfach aktualisiert werden könnten.
Unser Ziel war es, eine Webanwendung mit einer flexiblen Datenbank zu schaffen, die eine bequeme und zuverlässige Personalverwaltung ermöglicht:
Die Softwarelösung sollte Module für die Benutzer- und Zugangskontrolle, die Prozesskontrolle und die Datenverwaltung enthalten, die robust und anpassungsfähig für externe und interne Änderungen sind. Eine weitere Herausforderung bestand darin, informative Dashboards mit Analysen zu integrieren, in denen die Mitarbeiter Betriebsparameter verfolgen können.
Wir wollten ein flexibles System schaffen, in dem ohne größeren Aufwand neue Funktionen hinzugefügt werden können (Feedback zur beruflichen Tätigkeit des Mitarbeiters, Vereinbarung von Einzelgesprächen, Kommentare zur Probezeit usw.), und gleichzeitig der Verantwortliche für den Abschluss eines bestimmten Prozesses bestimmt werden kann.
Wir haben uns darauf konzentriert, die Daten in einem System zu zentralisieren, indem wir die bestehenden Geschäftsprozesse integriert und modifiziert haben, während wir die Arbeitsabläufe optimiert und die Betriebskosten des Unternehmens gesenkt haben.
Wir haben ein modulares, webbasiertes System entwickelt, das Informationen zur Mitarbeiter- und Unternehmensstruktur an zentraler Stelle speichert.
Außerdem ermöglicht die Webanwendung die Erstellung von Geschäftsprozessen, um persönliche Entwicklungspfade zu entwerfen, Urlaub zu beantragen oder zu genehmigen, Probezeiten zu dokumentieren, Verträge zu verlängern usw.
MITARBEITERSEITE
Es fehlte eine zentrale Mitarbeiterdatenbank mit allen erforderlichen Informationen. So musste beispielsweise ein Personalentwicklungsplan von vier befugten Personen genehmigt werden, die ihre Kommentare schriftlich oder per Post einreichten. Da alle damit verbundenen Informationen dezentralisiert waren, war es schwierig nachzuvollziehen, warum eine Entscheidung getroffen worden war.
Das HRM-System ermöglicht die Speicherung aller Prozesse an zentraler Stelle. Aufgaben können der für die Entscheidungsfindung zuständigen Person zugewiesen werden und Kommentare zu der Entscheidung hinterlassen werden. Darüber hinaus ermöglicht das System das Filtern von Daten nach Mitarbeitern, das Speichern von Filterergebnissen in Tabellenkalkulationen und das Erstellen von Analyse- und Statistikberichten.
Wir haben diese Funktionalität auf der Registerkarte Mitarbeiterprofil mit den folgenden Abschnitten implementiert:
UNTERNEHMENSSTRUKTUR
Die dezentrale Informationsspeicherung hatte es fast unmöglich gemacht, erforderliche Daten sofort zu erhalten. Für die Vertriebsleiter stellte es eine große Herausforderung dar, geeignete Kandidaten für ein Projekt zu finden. Außerdem waren die Mitarbeiter aufgrund häufiger Änderungen in der Organisationsstruktur, den Funktionen oder den Geschäftsprozessen nicht ausreichend über die Vorgänge im Unternehmen informiert. Wir haben die Unternehmensinformationen für die Vertriebsleiter besonders hilfreich gestaltet, indem wir folgende Funktionen erstellt haben:
Insbesondere haben wir die folgenden Funktionen in der HRM-Anwendung implementiert:
PROZESSE
Verschiedene Länder haben spezifische Geschäftsprozesse: Urlaubsverwaltung, Probezeit, Kalenderpläne, Vertragsmodelle usw. Je mehr Niederlassungen in anderen Ländern existieren, desto mehr müssen solche Besonderheiten berücksichtigt und im System abgebildet werden.
Wir haben einen flexiblen Mechanismus für die Lokalisierung von Geschäftsprozessen für verschiedene Länder eingeführt. Die HRM-Softwarelösung hat eine modulare Struktur, die es ermöglicht, beliebige Prozesse zu erstellen, ohne das System zu verändern.
Im Ergebnis wurde die Weblösung um die folgenden Funktionen erweitert:
URLAUB
Je nach Bürostandort gibt es spezielle gesetzliche Normen oder Prozesse für die Inanspruchnahme von Urlaub, Probezeiten, freie Tage usw. In diesem System können die Mitarbeiter ihren Urlaub beantragen, und ihre Vorgesetzten können ihn genehmigen. In der Vergangenheit ist es vorgekommen, dass Mitarbeiter bei einem Standortwechsel nicht mit den lokalen Prozessen oder gesetzlichen Besonderheiten vertraut waren, was zusätzliche Herausforderungen mit sich brachte.
Als Teil der Systemfunktionalität haben wir das Beantragen von Krankheitstagen sowie die Anzeige des aktuellen Urlaubssaldos, der verfügbaren freien Tage und der Historie aller Anträge ermöglicht.
Unser Team hat die Registerkarte Freizeit mit den folgenden Abschnitten hinzugefügt:
Systemeinstellungen
Für eine zukunftssichere Lösung war es wichtig, dass sie hohe Flexibilität aufweist, um sich an Änderungen der Unternehmensstruktur, Mitarbeiterfunktionen oder Geschäftsprozesse anzupassen. Deshalb war es von entscheidender Wichtigkeit, dass sämtliche Informationen schnell und einfach aktualisiert werden können.
Zu diesem Zweck haben wir die Möglichkeit der massiven Datenänderung und der intelligenten Filterung im Abschnitt Unternehmensstruktur implementiert. Dadurch können Mitarbeiter mit einem Klick an einen neuen Standort oder in eine neue Abteilung verschoben werden, wenn sie umziehen. Die intelligente Filterung bezieht sich auf die Mehrfachauswahl verschiedener Parameter, um die relevanten Informationen mit wenigen Klicks zu erhalten.
Wir haben die Registerkarte Systemeinstellungen mit den folgenden Abschnitten implementiert:
INTEGRATION MIT EINER MOBILEN APP FÜR DAS UNTERNEHMEN
Mitarbeiter arbeiten auf verschiedene Weise: mit Desktop-Computern, mobilen Geräten (auf Geschäftsreisen) oder einer Kombination aus beidem. Wir haben es uns zur Priorität gemacht, Unternehmensinformationen so zugänglich wie möglich zu machen, damit die Mitarbeiter auch unterwegs effizient arbeiten können.
Wir haben die Systemintegration mit einer mobilen App für das Unternehmen ermöglicht, die einen Teil der Funktionen des HRM-Systems dupliziert.
Die Lösung ist wie folgt in der Anwendung implementiert:
Nachdem wir die Funktionalität der Anwendung definiert und Probleme im Entwicklungsprozess geklärt haben, konnten wir folgende Aufgaben festlegen:
HRM ist eine zentralisierte Datenbank, die als Quelle einheitlicher Informationen aller Abteilungen (Finanzen, Vertrieb, Personalwesen usw.) dient.
Es ist uns gelungen, eine der besten HR-Softwarelösungen auf dem Markt zu entwickeln, die eine Vielzahl von Optionen bietet, darunter die Integration und schnelle Skalierung von Funktionen, personalisierte Funktionen sowie einen auf Nutzerrollen basierenden Zugang.
Obwohl die Zahl der Systembenutzer wächst und sich die Prozesse ständig ändern, bleiben Leistung und Sicherheit des Systems erhalten.
Für das internationale Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern und Niederlassungen auf der ganzen Welt hat es bereits die Arbeitsabläufe verbessert und die Betriebskosten gesenkt.
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