10 min läsning

Automatiserad fakturahantering: allt du behöver veta

AI & ML

FinTech

Avdelningen för leverantörsreskontra (AP) hanterar hundratals, ibland tusentals, fakturor varje månad. De kommer i alla former och storlekar - PDF-filer, e-post, papper - och ofta är de en enda röra. Det leder till sena betalningar, försenade leveranser, böter och ett utmattat team som drunknar i pappersarbete.

Välkommen till automatiseringens tidsålder - där tråkiga, repetitiva uppgifter försvinner. Automatiserad fakturahantering eliminerar manuell inmatning, minskar fel, snabbar upp saker och rensar kommunikationsproblem. Låt oss dyka in och se hur det fungerar!

Vad är automatisering av fakturahantering?

Automatiserad fakturahantering använder programvara för att ta bort besväret med att hantera fakturor. Fakturadata hämtas direkt in i ERP- och CRM-systemen, vilket sparar tid och pengar och minskar antalet fel. Till skillnad från manuell hantering får automatiseringen fakturorna att gå igenom arbetsflödet mycket snabbare eftersom den tar hand om alla de repetitiva uppgifter som ditt AP-team måste hantera - som prismatchning, verifiering av inköpsorder och datainmatning.

Men du kanske undrar, hur händer allt detta? Låt oss ta en titt på nyckeltekniken som driver automatiserad programvara för fakturahantering.

Optisk teckenigenkänning (OCR)

OCR-teknik hjälper till att mata in data från fysiska dokument genom att skanna digitala bilder. Den fångar snabbt upp bokstäver, siffror och symboler och matar in dem i ett digitalt fakturahanteringssystem. Grundläggande OCR tar bara tag i texten men behåller den som en bild. Mer avancerad OCR omvandlar dock dessa tecken till redigerbar text. Sedan finns det AI-driven OCR med ICR (Intelligent Character Recognition), som till och med kan känna igen språk och olika handstilsstilar. Den behåller textstorlek, formatering och layout intakt, allt som redigerbar text. Allt detta gör datainmatning mycket enklare: istället för att fylla arkivskåp kan du lagra allt digitalt och ge ditt team enkel åtkomst till alla dina dokument när som helst och var som helst.

ML-algoritmer

Medan AI-verktyg kan extrahera och sortera data från fakturor, vilket minskar manuell inmatning och misstag, gör ML mycket mer än så. ML kan faktiskt lära sig din godkännandeprocess och börja fatta smarta beslut - som att automatiskt godkänna fakturor baserat på fastställda regler. Det hjälper också till att upptäcka bedrägerier genom att plocka upp ovanliga mönster och kan till och med förutsäga dina kassaflödesbehov genom avancerad analys.

Automatisering av robotiserade processer (RPA)

RPA fungerar i princip som en människa inuti en programvara och hanterar repetitiva uppgifter som följer specifika regler. RPA är utmärkt för att fylla luckorna mellan olika programvarusystem: i stället för att en person hoppar mellan olika appar kan du ha en RPA-bot som loggar in på en leverantörs webbplats, hämtar fakturadata och sedan släpper den i en mapp där OCR- eller ML-verktyg kan skanna och ta fram detaljerna. Det snabbar upp arbetet en hel del.

Så fungerar automatiserad fakturahantering

Med automatiserad fakturahantering kan du alltså hantera hela ditt finansiella arbetsflöde från ett och samma ställe - du får snabba betalningsgodkännanden, tydliga kassaflödesinsikter och starkare leverantörsrelationer - allt med snabbhet och effektivitet.

Men hur behandlas fakturorna egentligen?

Låt oss se hur ett typiskt arbetsflöde för automatiserad fakturahantering ser ut.

Fakturan anlände

Ditt AP-team får en faktura och OCR-tekniken går in för att fånga upp uppgifterna. Den översätter allt till digital text och matar in det i ditt system - snabbt och enkelt!

Faktura kontrollerad

Automationsprogrammet dubbelkontrollerar att alla uppgifter är korrekta och att allt du behöver finns med. Den jämför informationen med dina fastställda standarder och matchar den med leverantörens register.

Fakturan är auktoriserad

Fakturan går till ditt redovisningsteam för godkännande. Beroende på beloppet kan det godkännas av en chef eller så kan det krävas ett godkännande från en högre chef.

Betalning skickad

Efter godkännande behandlas betalningen och en bekräftelse skickas ut för att meddela säljaren att pengarna är på väg via elektronisk överföring.

Faktura arkiverad

När betalningen är gjord lagras fakturan på ett säkert sätt i ditt digitala AP-bibliotek. Där sparas den permanent, vilket gör att du enkelt kan komma åt den när du behöver den i framtiden.

01 Fakturan anlände

Ditt AP-team får en faktura och OCR-tekniken för att fånga upp uppgifterna. Den översätter allt till digital text och matar in den i ditt system - snabbt och enkelt!

02 Faktura kontrollerad

Automationsprogrammet dubbelkollar att alla data är uppgifterna är korrekta och att allt du behöver finns där. Den jämför informationen mot dina fastställda standarder och matchar den med leverantörens register.

03 Fakturan är auktoriserad

Fakturan skickas till ditt redovisningsteam för godkännande. Beroende på beloppet kan den godkännas av en chef eller så kan den behöva godkännas av en högre upp.

04 Betalning skickad

Efter godkännande behandlas betalningen och en bekräftelse skickas ut för att meddela säljaren att pengarna är på väg via elektronisk överföring.

05 Faktura arkiverad

När betalningen är genomförd lagras fakturan säkert lagrad i ditt digitala AP-bibliotek. Där ligger den permanent och du har enkel tillgång till den när du behöver den behöver den i framtiden.

Kostnadsfaktorer: automatiserad fakturahantering jämfört med manuell hantering

Enligt IOFM:s rapport World Class AP Performance 2021 betalade företag på den lägsta mognadsnivån utan automatisering $6,20 per faktura, medan de på den högsta nivån betalade $1,83.

För företag som använder fullständig automatisering av fakturering minskade kostnaderna för de med lägst mognadsnivå till $3,03, och de mest effektiva betalade bara $1,45 per faktura. Stor skillnad, eller hur?

Redovisad fakturakostnad för företag utan automatisering

$6.20

På den lägsta mognadsnivån

$1.83

På den högsta mognadsnivån

Redovisad fakturakostnad för företag med automatisering

$3.03

På den lägsta mognadsnivån

$1.45

På den högsta mognadsnivån

Vi vet hur du effektiviserar dina arbetsflöden för fakturor.

Fördelar med automatiserad fakturahantering

Förutom högre kostnader tvingar manuell datafångst av fakturor ditt AP-team att spendera otaliga timmar med att ta fram och skriva in data. Automatiserad programvara för fakturahantering verkar vara ett mycket effektivare alternativ på den fronten, eftersom det sparar både pengar och tid för repetitivt arbete och godkännanden i flera lager. Här är några andra förmåner som det ger till bordet.

Mindre pappersförvaring

Med automatiserad datainmatning finns det inte längre något behov av fysiskt lagringsutrymme. Med smarta OCR-verktyg kan företag sortera och spara allt online - antingen i molnet eller lokalt. Med ordentliga säkerhetskopior är dina data dessutom säkra och lätta att dela med andra när det behövs.

Förenklade digitala arbetsflöden

Uppgifter som att ta emot och registrera fakturauppgifter, som vanligtvis är repetitiva och felkänsliga, kan sorteras automatiskt utifrån fastställda regler. De skickas till rätt team för godkännande och betalning, utan krångel.

Minskad risk för dubbla betalningar

Med ett automatiseringsprogram för fakturahantering får du tvåvägs- eller trevägsmatchning, där systemet jämför fakturan med inköpsordern och varumottagningen. Den här processen förbättrar noggrannheten och minskar risken för felaktiga eller dubbla betalningar.

Ökad noggrannhet

Med AI-driven fakturahantering fångar smarta algoritmer upp och åtgärdar skrivfel och misstag innan de orsakar problem. Du uppnår nästan perfekt noggrannhet, slipper besväret med sena eller uteblivna betalningar och kan hålla verksamheten på rätt spår.

Bättre relationer med leverantörer

Om du betalar i tid och får ordning på detaljerna kommer dina leverantörer att lita mer på dig. Färre förseningar, färre misstag och smidigare kommunikation kommer att göra det mycket enklare att arbeta med dem.

Lägre kostnader

Med automatiserad fakturahantering kan du minska dina omkostnader och sänka dina utbildningskostnader. Färre manuella uppgifter innebär färre misstag, så du undviker kostsamma fel som t.ex. osäkra fordringar som orsakas av att felaktiga fakturauppgifter hamnar i ditt system.

"Fakturamisstag händer, men det behöver inte hända. Med RPA som hanterar processen dubbelkollas varje detalj - från datainmatning till godkännanden - så att inget faller mellan stolarna. Det snabbar upp processen, minskar antalet fel och besparar dig huvudvärken med missade deadlines. "

Dzianis Kryvitski

Leveranschef inom FinTech

De bästa RPA-lösningarna för automatiserad fakturahantering

RPA-lösningar är en stor produktivitetshöjare för fakturahantering. De fungerar som en bro mellan programvarusystem och hämtar automatiskt data från fakturor, kontrollerar dem mot databaser eller ERP-system och flyttar dem smidigt mellan redovisnings- och betalningssystem.

Det finns många RPA-leverantörer att välja mellan och det är viktigt att hitta rätt lösning utifrån ditt företags storlek, behov och processer. Här är vårt toppval.

Med UiPath Intelligent Document Processing kan du automatisera hela ditt dokumentarbetsflöde från början till slut genom att blanda RPA med AI. Dokumentförståelse är det främsta verktyget här - ett användarvänligt ramverk utan kod som använder både specialiserade och generativa modeller för att hämta och tolka data från alla typer av dokument.

Den är mycket mångsidig och kan hantera allt från strukturerade formulär till röriga handskrivna anteckningar, kryssrutor, signaturer och till och med skeva eller lågupplösta filer. UiPath Robots klarar av vad som helst.

Och det bästa av allt? Den inbyggda AI:n, som drivs av förutbildade maskininlärningsmodeller, gör att dina bots lär sig och blir smartare med tiden, vilket gör hela processen ännu smidigare.

Blue Prism gör mycket mer än att bara automatisera inmatning av data. Det kan hantera fakturor från alla typer av källor och läser automatiskt både strukturerad och ostrukturerad data. Med hjälp av smart OCR-teknik och Intelligent Document Processing (IDP) läser den av olika format och fält med precision.

Det bästa är att Blue Prism för en detaljerad logg över varje steg, så att du alltid är skyddad när det gäller efterlevnad. Den spårar allt och ser till att du har en fullständig verifieringskedja för framtida referens. Om något saknas eller är felaktigt flaggas det direkt och skickas till rätt person för granskning.

Blue Prism integreras sömlöst med de bästa affärssystemen som SAP, Oracle, Microsoft Dynamics och QuickBooks, så att dina finansiella system hålls uppdaterade i realtid utan extra manuellt arbete.

Power Automates AI Builder är ett verktyg med låg kod som gör att du enkelt kan automatisera fakturadatautvinning - och du behöver inte vara en teknisk expert för att ställa in det. Dessutom integreras det sömlöst med hela Microsofts ekosystem - Office 365, SharePoint, Teams, Power BI - vilket gör dokumentdelning, samarbete i realtid och rapportering supersmidigt.

Har du gamla system som inte är kompatibla med automation? Inga problem med det! Power Automates skrivbordsflöden kan automatisera uppgifter även i äldre, icke-webbbaserade applikationer. Och med Power Virtual Agents kan du använda chatbottar för att hantera fakturaförfrågningar, så att leverantörerna snabbt och enkelt kan kontrollera fakturastatus.

Det fungerar också med Microsoft Dataverse, en centraliserad plattform där du kan hantera alla dina fakturadata, bygga mer komplexa arbetsflöden och ansluta olika delar av ditt företag utöver leverantörsreskontran.

WorkFusion gör fakturahantering till en barnlek genom att automatiskt hämta data från alla typer av fakturor och organisera dem för ditt AP-system. Och det bästa av allt? Ditt AP-team kan konfigurera det utan att behöva IT-hjälp. Så här fungerar det:

Samlar in och digitaliserar text från fakturor
Extraherar viktig information med hjälp av smarta ML-botar
Flaggar för eventuella saknade eller oklara detaljer och skickar dem vidare för granskning
Skicka godkända betalningsbegäran direkt till ditt AP-team för behandling

Oavsett om det är leverantörsfakturor, mäklarfakturor, konossement, sjukhusräkningar eller kreditnotor, har WorkFusion dig täckt. Dessutom kan det enkelt anslutas till system som NetSuite, SAP, QuickBooks och andra ERP-system, så att du kan automatisera din fakturahantering utan problem.

Förvandla timmar av datautvinning till minuter.

Framtida trender inom automatiserad fakturahantering

Automatiseringen av fakturahanteringen fortsätter att utvecklas i stadig takt. Flera nya trender kommer sannolikt att forma framtidens fakturahantering och erbjuda ytterligare förbättringar av effektivitet och noggrannhet. Här är en titt på några av de viktigaste trenderna på horisonten.

Bredare användning av blockkedjor

Användningen av blockchain kommer att påskynda gränsöverskridande betalningar genom att skära bort valutaväxlingar och bankavgifter. Eftersom blockkedjans register inte kan ändras får du dessutom en tydlig verifieringskedja, vilket gör det lättare att lösa eventuella betalningstvister och låsa in säkra transaktionsregister för att minska bedrägerier.

Ökningen av prediktiv analys

Prediktiv analys håller på att bli en stor sak inom automatiserad fakturahantering. Genom att analysera tidigare fakturauppgifter och upptäcka trender kan man förutse framtida betalningar och kassaflödesbehov. Det hjälper också till att fånga upp potentiella betalningsförseningar eller avvikelser innan de blir till större problem.

Miljövänliga metoder

Genom att automatisera fakturahanteringen och införa digital fakturering kan företag minska pappersanvändningen, minska sitt koldioxidavtryck och effektivisera arbetsflödena. Med ökande påtryckningar från konsumenter och tillsynsmyndigheter blir det snabbt ett smart och ansvarsfullt drag för företag att automatisera sin fakturahantering med miljövänliga lösningar.

Automatisering genom smarta kontrakt

Smarta kontrakt kan göra faktureringen mycket enklare genom att automatisera betalningar när vissa villkor är uppfyllda. Du kan till exempel skapa ett smart kontrakt som betalar en leverantör så snart leveransen har bekräftats. Det är ett enkelt sätt att påskynda betalningar och avlasta ditt team genom att minska allt administrativt arbete.

Lokalisering och global efterlevnad

När utvecklare bygger programvara för automatiserad fakturahantering kommer de i allt högre grad att anpassa sina lösningar för att hantera alla olika globala skatteregler. De tar hand om de komplicerade skattelagarna och efterlevnadsaspekterna så att dina fakturor behandlas korrekt oavsett vilket land du arbetar med.

Vanliga frågor

Varför ska jag automatisera fakturor?

Manuella processer medför en hel del huvudvärk - kostsamma misstag, frustrerade medarbetare och ansträngda leverantörsrelationer. Det är där automatiseringen av fakturor kommer in i bilden. Den hanterar rutinmässiga saker som datainmatning, påskyndar betalningar, ger dig en tydlig bild av ditt kassaflöde och sparar pengar över tid.

Vilka är de vanligaste utmaningarna vid implementering av automatiserad fakturahantering?

En vanlig utmaning med automatiserad fakturahantering är den initiala kostnaden. Att integrera programvaran kan bli dyrt, särskilt om du behöver anpassa den. Men tänk på det - hur mycket lägger du på att åtgärda fakturafel eller felaktiga betalningar? I det långa loppet brukar besparingarna göra investeringen värd det.

Hur kan företag välja rätt lösning för automatiserad fakturahantering?

Först och främst bör du fundera på vad du verkligen behöver - är du ute efter något enkelt eller behöver du ett verktyg som är mer anpassningsbart? Se till att den lösning du väljer enkelt kan integreras med dina befintliga system, till exempel ditt affärssystem eller din bokföringsprogramvara. Och glöm inte att tänka på skalbarheten - kommer plattformen att växa med ditt företag när det expanderar?

Siarhei Sukhadolski FinTech-expert

Datum: 15 december 2024

Siarhei Sukhadolski FinTech-expert

Datum: 15 december 2024

Innehållsförteckning

Kontakta oss

Boka ett samtal eller fyll i formuläret nedan så återkommer vi till dig när vi har behandlat din förfrågan.

Namn

Företag

E-post

Telefon

Meddelande

Skicka ett röstmeddelande till oss

Bifoga dokument

Ladda upp filen

Du kan bifoga 1 fil på upp till 2 MB. Giltiga filformat: pdf, jpg, jpeg, png.

Genom att klicka på Skicka samtycker du till att Innowise behandlar dina personuppgifter enligt våra Integritetspolicy för att förse dig med relevant information. Genom att lämna ditt telefonnummer samtycker du till att vi kan kontakta dig via röstsamtal, SMS och meddelandeappar. Samtals-, meddelande- och datataxor kan gälla.