Sistema HRM - empresarial aplicação web

Criámos um ecossistema interno de gestão de recursos humanos que simplifica os processos de RH, como o acompanhamento do pessoal, benefícios, recrutamento, integração, aprendizagem e desenvolvimento, entre outros.

Cliente

Indústria

Tecnologia da informação

Região

Cliente desde

2007

Innowise é uma empresa global de desenvolvimento de software personalizado de serviço completo que fornece ideias digitais inteligentes para clientes em todo o mundo. Nos últimos 15 anos, a empresa implementou cerca de 600 projectos em vários sectores e conquistou a confiança de dezenas de clientes. Em 2022, o Innowise cresceu para mais de 1.000 profissionais de TI de alto nível, vários centros de desenvolvimento e escritórios de representação em toda a Europa e América do Norte.

Desafio

O pessoal de RH é responsável por uma multiplicidade de tarefas minúsculas, mas de grande impacto. Um atraso nessas tarefas impedirá o fluxo operacional da organização. A nossa empresa estava a crescer rapidamente, mas a única preocupação que tínhamos era gerir e lidar com questões de pessoal. O departamento de RH precisava de uma solução automatizada para aliviar o seu fardo na gestão de tarefas administrativas de rotina, tais como assiduidade, férias e baixas por doença.

Percebemos que seria ótimo se todas as informações fossem armazenadas centralmente no sistema, mas seria ainda mais poderoso se todas essas informações pudessem ser rápida e facilmente actualizadas.

O nosso objetivo era criar uma solução web do tipo "admin first" com uma base de dados flexível que permitisse uma gestão fácil e fiável dos recursos humanos:

armazenar e atualizar todas as informações sobre os empregados;
criar novos fluxos de trabalho e ajustar os actuais;
gerir utilizadores;
integrar-se perfeitamente com outros sistemas.

Precisávamos de desenvolver uma solução modular de software de RH na Web com um módulo de controlo de acesso e de utilizadores, um módulo de controlo de processos e um módulo de gestão de dados que fossem resistentes e adaptáveis a quaisquer alterações externas e internas. Outro desafio foi a integração de painéis informativos com análises, onde os utilizadores podem acompanhar os parâmetros operacionais.

Fomos obrigados a criar um sistema não estável, mas flexível, com a capacidade de acrescentar novas funcionalidades sem grandes aperfeiçoamentos (feedback sobre a atividade profissional do empregado, atribuição de chamadas individuais, comentários sobre o estágio, etc.), atribuindo ao mesmo tempo a pessoa responsável pela conclusão de um determinado processo.

O nosso objetivo era permitir a centralização de dados num único sistema, integrando e modificando os processos comerciais existentes, optimizando os fluxos de trabalho e reduzindo os custos operacionais da empresa.

Solução

Desenvolvemos um sistema modular baseado na Web que armazena informações sobre os empregados e a estrutura da empresa num único local.
Além disso, a aplicação Web permite criar qualquer processo empresarial para elaborar um percurso de desenvolvimento pessoal, pedir ou aprovar férias, documentar um período probatório, prorrogar o contrato, etc.

Seguinte

Página do empregado

Faltava uma base centralizada de funcionários com todas as informações necessárias. Por exemplo, um plano de desenvolvimento pessoal deve ser aprovado por quatro pessoas autorizadas que têm de apresentar comentários por escrito ou por correio. Uma vez que toda a informação relacionada estava descentralizada, era difícil compreender por que razão se tomava tal decisão.

O sistema de gestão de recursos humanos que desenvolvemos permite armazenar todos os processos num único sistema. Permite atribuir qualquer tarefa à pessoa responsável pela tomada de decisões e deixar comentários sobre a decisão. Além disso, o sistema permite filtrar dados por funcionários, guardar os resultados dos filtros em folhas de cálculo e gerar relatórios analíticos e estatísticos.

Implementámos esta funcionalidade através do separador Perfil do colaborador com as seguintes secções:

Informações com os dados gerais do empregado, unidades organizacionais, um superior hierárquico, etc.
Possibilidade de acrescentar competências técnicas, de domínio e transversais aos campos correspondentes, como avaliações linguísticas e datas de exames.
Plano de desenvolvimento para acompanhar a evolução do trabalhador.
Um-para-um para agendar chamadas com gestores de RH e gestores de linha e recolher o seu feedback.
Ligações úteis com a possibilidade de adicionar as ligações a qualquer documento que possa ser útil para cada colaborador em particular.

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Estrutura da empresa

O armazenamento descentralizado de informações tornava quase impossível a obtenção imediata dos dados necessários. Assim, os gestores de vendas tinham dificuldade em encontrar os candidatos adequados para um projeto. Além disso, os funcionários não estavam suficientemente informados sobre o que se estava a passar na empresa devido às frequentes alterações na estrutura, funções ou processos empresariais da organização. Tornámos a informação da empresa especialmente útil para os gestores de vendas, com as opções de:

Acesso à estrutura organizacional;
Filtrar os empregados por nível profissional, competências, etc;
Pesquise empregados utilizando filtros por nome, unidades organizacionais, cargos, gestores, etc;
Ver os perfis dos colegas.

Em particular, implementámos a seguinte funcionalidade na aplicação HRM:

Separador Estrutura da empresa;
Estrutura organizacional em duas formas de representação (árvore/lista);
Lista de todos os empregados com opções de filtragem (cargo, nível profissional, nível de direção, departamento, etc.);
Pesquisa e visualização dos perfis dos empregados com informações gerais.

Processos

Os diferentes países têm processos empresariais específicos: gestão de férias, liberdade condicional, planos de calendário, modelos de contrato, etc. Quanto mais escritórios tivermos noutros países, mais essas particularidades devem ser tidas em conta e reflectidas no sistema.

Lançámos um mecanismo flexível para a localização de processos empresariais para diferentes países. A solução de software de gestão de recursos humanos que desenvolvemos tem uma estrutura modular que permite criar qualquer processo necessário dentro do sistema, sem alterações no próprio sistema.

Como resultado, a solução Web foi enriquecida com as seguintes características

O separador Processos permite criar projectos de processos e gerir facilmente os processos existentes;
Notificação automática de todos os empregados sobre as alterações ao processo quando a versão final estiver pronta e publicada;
O sistema permite o suporte de diferentes línguas.

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Tempo livre

Consoante o local de trabalho, existem normas legais específicas ou processos de gozo de férias, prazos de estágio, número de dias de férias, etc. Para além de permitir que os empregados peçam férias, os gestores, por seu lado, podem aprová-las neste sistema. Já aconteceu anteriormente que, aquando da mudança de instalações, os colaboradores não tinham conhecimento dos processos locais / especificidades da legislação, bem como de outras particularidades que causavam desafios adicionais.

Como parte da funcionalidade do sistema, permitimos o envio de pedidos de dias de baixa por doença, bem como a apresentação do saldo atual de faltas, dos próximos dias de baixa e de um histórico geral de todos os pedidos.

A nossa equipa adicionou o separador Tempo livre com as seguintes secções:

O meu saldo com os dias de folga actuais, futuros e passados;
Os meus pedidos com as informações sobre o tipo, data, período, quantidade e estado das folgas;
Pedidos de subordinados com o nome dos subordinados e o seu tipo de folga, data, período, quantidade e estado;
Carregamento de dados para os programas de contabilidade.

Definições do sistema

Era importante que uma solução futura apresentasse uma elevada flexibilidade nas suas definições, devido a alterações frequentes na estrutura da empresa, nas funções dos funcionários ou nos processos empresariais. Percebemos que seria ótimo se toda a informação fosse armazenada centralmente no sistema, mas seria ainda mais poderoso se toda esta informação pudesse ser rápida e facilmente actualizada.

Implementámos a opção de alteração em massa e a filtragem inteligente na secção de estrutura da empresa. Isto permite a deslocação com um clique de alguns empregados para a nova localização ou departamento, caso sejam transferidos. A filtragem inteligente refere-se à seleção múltipla de vários parâmetros para obter as informações relevantes com apenas alguns cliques.

Implementámos o separador Definições do sistema com as seguintes secções:

Estrutura da empresa com a possibilidade de filtrar a informação por unidade, divisão, departamento, equipa, grupo, etc;
Modificação em massa para aplicar modificações na estrutura organizacional de uma só vez;
A capacidade de alterar a estrutura simplesmente através da IU.

Integração com uma aplicação móvel da empresa

Há muitas formas de os utilizadores trabalharem: em computadores de secretária, em dispositivos móveis (devido às frequentes viagens de negócios) ou uma combinação de ambos. Tornámos prioritário tornar a informação empresarial tão acessível quanto possível para que pudéssemos trabalhar eficientemente em movimento.

Permitimos a integração do sistema com uma aplicação móvel da empresa que duplica parte da funcionalidade do sistema principal de gestão de recursos humanos.

A solução é então implementada na aplicação da seguinte forma:

Integração com uma aplicação móvel de RH para funcionários da empresa;
Processamento de tempo livre;
A opção de visualizar a estrutura da empresa;
A opção de visualizar os perfis dos empregados.

Tecnologias e ferramentas

Back-end

Java 17, WebFlux / Reator, Lombok, MapStruct, Spring Boot, Spring Security, Spring Data R2DBC, Spring Data Mongo, WebSockets / gRPC / REST, Redis, Firebase, Kafka, Debezium, ElasticSearch, Camunda Modeler

Front-end

React, Redux, Redux-Saga, Reselect, Mui5, React-Final-Form (para compatibilidade com React-Admin), React-i18next, Axios

Bases de dados

MongoDB, PostgreSQL

Plataforma

Web

Integração perfeita

Pipelines do Bitbucket, Helm

Gestão da configuração

K8S configmaps

Contentorização e
gestão de contentores

AWS EKS

Monitorização do servidor

Prometheus, Grafana

Gestão do registo de eventos

ELK

Processo

Depois de definir a funcionalidade da aplicação e de abordar as questões no âmbito do processo de desenvolvimento, chegámos ao seguinte:

criar a conceção da aplicação e a sua arquitetura;
implementar as ideias sobre a funcionalidade da aplicação;
manter a aplicação após o lançamento.

Descoberta

Numa primeira fase, a nossa equipa analisou os pontos fracos dos trabalhadores e descobriu as melhores soluções tecnológicas possíveis. Concebemos a arquitetura básica da aplicação de RH para colaboradores e criámos maquetas para calcular o custo de desenvolvimento. Para obter uma estimativa mais exacta, criámos um plano detalhado para o desenvolvimento de cada módulo.

Escolha da tecnologia

É importante escolher tecnologias que facilitem o desenvolvimento e a implementação rápidos de aplicações, bem como assegurar uma manutenção e um aperfeiçoamento fáceis. Neste caso, é necessário o desenvolvimento multiplataforma. É também essencial permitir a integração com sistemas de terceiros, como o Friendwork, Jira, Atlassian, Google Calendar, etc.

Segurança

Criação de MVP, Produto Viável

Entregámos módulo a módulo utilizando uma abordagem iterativa e incremental, discutimos tarefas no Slack e acompanhámos tarefas no Jira. Foram efectuados testes unitários e manuais no final de cada fase de desenvolvimento para detetar e corrigir até os erros mais pequenos.

Manutenção e melhoramento

Após a introdução do MVP, colocámo-lo em funcionamento para realizar testes com os funcionários. Após algumas semanas de utilização do sistema, a nossa equipa recolheu feedback. Com base nisso, corrigimos todos os problemas e, em seguida, implementámos o sistema na íntegra. Como resultado, os nossos funcionários dispõem agora de uma aplicação multiplataforma para otimizar todos os fluxos de trabalho. Estamos constantemente a melhorar a nossa aplicação, acrescentando novas funcionalidades e melhorando os processos.

Equipa

Gestor de projectos

Analista de negócios

Designer UI/UX

Programadores back-end

Programadores front-end

Engenheiros de GQ

Especialista em DevOps

Resultados

A GRH é uma base de dados centralizada, uma fonte de informação unificada para todos os outros departamentos (Financeiro, Vendas, RH, etc.).

Conseguimos fornecer uma das melhores soluções de software de RH do mercado, com um vasto conjunto de opções, incluindo a integração e a rápida expansão da funcionalidade, bem como características e acesso personalizados com base nas funções do utilizador.

Embora o número de utilizadores do sistema esteja a aumentar e muitos processos estejam em constante mudança, o seu desempenho e segurança não são afectados.

Já melhorou os fluxos de trabalho e reduziu os custos operacionais da empresa internacional com mais de 1000 funcionários e escritórios espalhados por todo o mundo.

Duração do projecto

6 meses para MVP
O projeto continua, nesta fase apoiamos a plataforma e implementamos novas funcionalidades

Casos relacionados

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