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Oltre 50 Paesi richiedono già la fatturazione elettronica B2B e più di 70 regolamentano in qualche modo le fatture elettroniche strutturate. Per i CFO e i responsabili aziendali, questo è ormai un rischio operativo globale che riguarda ogni fattura, ogni mercato e ogni sistema ERP. Una piccola modifica delle regole in un paese può facilmente sconvolgere un modello finanziario o ERP condiviso, creando un effetto a catena.
Nell'UE, il Pacchetto IVA nell'era digitale (ViDA) spingerà la fatturazione elettronica e la rendicontazione quasi in tempo reale molto più in là nel prossimo decennio. È stata adottata formalmente nel marzo 2025 e sarà diffusa gradualmente fino al 2035. Allo stesso tempo, Paesi come l'Italia, la Francia e la Germania stanno procedendo con i propri modelli B2B, ognuno con formati, piattaforme, processi di onboarding e tempistiche diverse. Tenere il passo con questo mosaico è una sfida costante per qualsiasi team finanziario centrale.
In questo caso, SAP Document and Reporting Compliance (Fatturazione elettronica SAP DRC) è diventato un pezzo fondamentale del puzzle. Aiuta automatizzare l'emissione della fattura elettronica, Collegarsi alle reti locali o alle autorità fiscali e rimanere conformi alle norme in continua evoluzione in diverse giurisdizioni, il tutto dall'interno di SAP.
In questo articolo illustrerò cosa offre SAP DRC per la fatturazione elettronica, come si inserisce in SAP S/4HANA e SAP ECC e qual è l'impatto aziendale che ci si può realisticamente aspettare da una sua corretta applicazione.
SAP Document and Reporting Compliance, o in breve SAP DRC, è un modulo SAP integrato che standardizza e automatizza l'intero flusso di creazione, convalida e scambio di documenti elettronici. In questo modo è possibile utilizzare un'unica configurazione per la fatturazione elettronica, e-reporting e reporting statutario piuttosto che trattare ogni requisito come un mini-progetto separato.
Prima di SAP DRC, le aziende dovevano segregare i loro sistemi per ogni paese e funzione.. Un connettore per lo SDI italiano. Un altro per il CFDI del Messico. Una soluzione personalizzata per un portale IVA locale. Come si può immaginare, si tratta di un incubo logistico che trascina tutto a passo di lumaca. DRC riunisce tutto questo in un unico eDocument cockpit, in modo che i team finanziari e di sviluppo smettano di destreggiarsi tra sistemi diversi e inizino a lavorare da un'unica visione coerente.
La vera magia avviene sotto il cofano. DRC prende i dati transazionali SAP, come i documenti di fatturazione in SD o FI, e li trasforma automaticamente nel formato XML o JSON richiesto dalla legge. Il file viene quindi inviato direttamente al sistema nazionale di fatturazione elettronica, come KSeF o a una rete come la Rete PEPPOL, e tiene traccia dello stato senza far uscire gli utenti da SAP. In pratica è molto più pulito, perché l'intero flusso si svolge in un unico luogo anziché in più strumenti.
Per capire il modulo DRC in SAP Da un punto di vista tecnico, è utile partire dalla sua architettura ibrida. La soluzione collega il vostro nucleo ERP stabile con i requisiti in rapida evoluzione, basati sul cloud, delle autorità fiscali e delle reti di fatturazione elettronica.
In una configurazione tipica, il Architettura SAP DRC ha due strati principali che funzionano come un tutt'uno.
Lasciate che vi mostri come La RDC in SAP funziona davvero in uno scenario reale, invece di discuterne in astratto. La Polonia è un caso di prova ben riuscito. Il Sistema nazionale di fatturazione elettronica (KSeF) renderà obbligatoria la fatturazione elettronica: da febbraio 2026 per le grandi imprese e da aprile 2026 per gli altri contribuenti IVA. In termini quotidiani, la maggior parte delle fatture passerà attraverso un hub governativo centrale invece di passare direttamente tra voi e i vostri clienti o fornitori.
Se gestite SAP in Polonia, la vera sfida è mantenere questo flusso affidabile senza dover codificare a mano un mucchio di integrazioni locali. KSeF è dotato di un proprio formato XML e di una propria API. SAP Document and Reporting Compliance offre uno scenario KSeF già pronto che copre l'intero percorso.
Ecco come una fattura in uscita passa attraverso SAP DRC e KSeF.
Le regole della fatturazione elettronica sono sempre più rigide, i portali cambiano continuamente e le autorità fiscali sono sempre meno clementi con gli errori. Basta un formato sbagliato o un campo mancante e improvvisamente ci si ritrova con fatture rifiutate, spedizioni in ritardo e un lavoro di pulizia che il team non aveva previsto. SAP DRC interviene come livello di controllo per evitare che questi problemi si ripercuotano sulle operazioni quotidiane.
Senza il DRC, la fatturazione elettronica multinazionale diventa di solito un mix di strumenti locali, script personalizzati e portali governativi. Funziona, ma è fragile. Con il DRC, il team utilizza un unico cockpit in SAP per gestire i diversi flussi, che si tratti del KSeF della Polonia, della FatturaPA dell'Italia o del CFDI del Messico. Stesso posto, stesso aspetto, ma contenuti diversi per paese dietro le quinte.
Gli utenti continuano a lavorare in SD, MM o FI come hanno sempre fatto. Quando pubblicano una fattura, una nota di credito o un altro documento rilevante, DRC può creare automaticamente l'eDocument e l'XML o il JSON necessari per la conformità. In questo modo si eliminano le duplicazioni nell'inserimento dei dati e si elimina la fase “esporta questo dopo” che spesso porta a errori.
Il cockpit DRC fornisce un elenco in tempo reale di ogni documento e del suo stato. È possibile vedere cosa è in attesa di essere inviato, cosa è stato liquidato e cosa richiede attenzione. Se una piattaforma fiscale rifiuta una fattura, DRC la segnala, mostra l'errore e consente agli utenti di correggere i dati in SAP e di inviarla nuovamente dalla stessa schermata. Non è più necessario indovinare cosa è successo in un portale esterno.
Ogni autorità fiscale ha le proprie idee su formati, campi e flussi di lavoro. DRC viene fornito con contenuti specifici per paese che SAP mantiene aggiornati. Quando le regole cambiano, è possibile modificare la configurazione e testare, invece di creare una nuova integrazione da zero o decodificare ogni nuovo schema.
Sempre più Paesi si aspettano che le fatture passino attraverso le loro piattaforme in tempo reale, a volte prima che le merci possano essere spedite. DRC è stato progettato per queste operazioni di Controlli continui delle transazioni (CTC) modelli. Invia i dati della fattura all'esterno, gestisce la convalida e le firme dove richiesto e scrive la risposta nel documento SAP originale, in modo che lo stato sia sempre chiaro all'interno dell'ERP.
DRC legge i dati direttamente dai documenti SAP, li fa passare attraverso SAP Business Technology Platform per la mappatura e la comunicazione, quindi riporta le risposte in SAP. Per i flussi in entrata, può anche estrarre le fatture elettroniche dei fornitori dai portali governativi, convertirle in strutture SAP e supportare la postalizzazione della PA. L'intero ciclo rimane all'interno del vostro ambiente, invece di essere disperso in caricamenti manuali e fogli di calcolo.
Se compare un nuovo mandato locale e i contenuti standard non sono ancora disponibili, DRC offre un quadro di estensibilità. I clienti o i partner possono modellare nuovi scenari utilizzando lo stesso cockpit e lo stesso monitoraggio, in modo da mantenere tutto in un unico posto piuttosto che aggiungere un'altra soluzione puntuale.
“Quando si implementa SAP DRC, si ricabla il modo in cui le fatture e il flusso di cassa si muovono all'interno dell'azienda. Il nostro team si concentra sulla prevedibilità di questo passaggio: dati solidi, una cabina di pilotaggio di cui il team finanziario si fida, e lanci che non mettono a rischio il flusso di cassa”.”
Direttore, responsabile Java, soluzioni ERP
Quando si lavora in diversi Paesi, la fatturazione elettronica smette di essere un progetto locale. Si ha a che fare con formati, portali e regole diverse per ogni mercato. SAP DRC vi offre un unico framework in grado di coprire molti di questi mandati, in modo da non dover reinventare la ruota ogni volta.
L'implementazione di SAP DRC non è una piccola modifica della configurazione. Si tratta di cambiare il modo in cui le fatture escono da SAP, la velocità di spedizione degli ordini e il luogo in cui le persone vanno a risolvere i problemi. È necessario un piano di implementazione chiaro che sia la finanza che l'IT comprendano e possano effettivamente seguire.
Ecco alcuni passi chiari che si sono dimostrati affidabili in progetti reali.
Iniziate ad avere un quadro chiaro dei vostri obblighi, invece di passare subito alla configurazione. Sedetevi con i responsabili finanziari e fiscali e scrivete quali sono i Paesi in cui operate e quali requisiti si applicano in ciascuno di essi (fatture elettroniche, modelli di compensazione, reportistica in tempo reale, dichiarazioni IVA, SAF-T e così via).
Verificate quindi quali di questi sono già coperti da SAP DRC. SAP pubblica l'elenco completo dei Paesi sul Portale della Guida, in modo da poter confermare ciò che è disponibile in partenza.
Una volta che si vede tutto in un'unica pagina, le priorità diventano ovvie. La maggior parte dei team inizia con i Paesi che hanno il volume di fatture più alto o le scadenze più strette, invece di cercare di attivare tutto in una volta.
SAP DRC cambia una cosa semplice per il vostro team finanziario: dove guardare per vedere se una fattura è stata realmente pagata. Al posto delle e-mail o delle schermate di un portale, la fonte della verità diventa il cockpit del DRC.
Eseguite brevi sessioni pratiche con le persone che creano le fatture dei clienti ed elaborano le fatture dei fornitori. Mostrate loro dove trovare il cockpit, come leggere stati come Creato, Inviato, Accettato, Rifiutato e come correggere una fattura rifiutata end-to-end e reinviarla. Utilizzate esempi reali tratti dalla fase di test, in modo che il tutto risulti tangibile.
Da lì, concordate che qualcuno controlli gli errori nella cabina di pilotaggio una volta al giorno e che a fine mese confermiate rapidamente che tutte le fatture che dovrebbero essere segnalate hanno uno stato finale. Una volta stabilito questo ritmo, il DRC diventa lo strumento abituale che tutti controllano quando qualcosa non quadra.
Una volta che il DRC è attivo, l'obiettivo è mantenere il flusso pulito e individuare i problemi prima che colpiscano i clienti o l'autorità fiscale.
La fatturazione elettronica continuerà a cambiare. Questa parte è fuori dal vostro controllo. Ciò che potete controllare è la qualità della vostra configurazione SAP, la chiarezza dei vostri processi e la rapidità con cui il vostro team individua e risolve i problemi. SAP DRC vi fornisce il livello tecnico per questo, ma il vero impatto deriva dal modo in cui lo implementate, lo testate nei flussi reali e supportate le persone che lavorano nella cabina di pilotaggio ogni giorno.
Noi di Innowise aiutiamo le aziende a esaminare il loro panorama attuale, a definire una roadmap realistica per il DRC, a implementarlo in SAP S/4HANA o ECC e a supportarlo come parte delle operazioni quotidiane. Se non sapete da dove cominciare, di solito basta un breve esame dei vostri Paesi, dei vostri sistemi e delle vostre scadenze per definire un passo successivo concreto. Da lì si può passare dalle soluzioni tattiche per la fatturazione elettronica a una configurazione stabile su cui il team può fare affidamento.
SAP DRC viene concesso in licenza come prodotto separato che viene eseguito insieme a SAP S/4HANA o ECC. SAP DRC mantiene l'eDocument Cockpit e le regole all'interno del vostro ERP, mentre SAP BTP gestisce la comunicazione con le autorità fiscali nel cloud, in genere attraverso un modello di abbonamento legato al volume dei documenti.
Certo. Pur essendo ottimizzato per la conformità a SAP S/4HANA, DRC è compatibile con SAP ECC per la fatturazione elettronica. Il framework eDocument viene fornito attraverso pacchetti di supporto o componenti aggiuntivi e si collega all'integrazione cloud di SAP, in modo che possiate soddisfare i mandati di conformità fiscale globale ora e passare a S/4HANA in un secondo momento secondo le vostre tempistiche.
La SAP Business Technology Platform (BTP) funge da ponte di comunicazione sicuro. Ospita i pacchetti di integrazione che formattano i dati e gestiscono la connessione tecnica ai portali governativi o alla rete PEPPOL, garantendo la sicurezza del vostro ERP interno.
Sì, avete bisogno di SAP BTP perché DRC utilizza i contenuti di integrazione BTP per connettersi alle piattaforme governative. I dati passano attraverso canali crittografati e controllati, con accesso basato sui ruoli e registrazione completa, il che è spesso più sicuro dei caricamenti manuali, degli scambi di e-mail o degli strumenti sparsi di terze parti.
I prezzi di SAP DRC dipendono dai volumi di documenti, dai Paesi da supportare e dalla portata dell'implementazione e del supporto. Il ritorno sull'investimento è dato dalla riduzione delle sanzioni e delle archiviazioni rifiutate, dalla diminuzione del lavoro manuale sul portale e dalla velocizzazione dell'elaborazione delle fatture e dei cicli di pagamento. Per i team con volumi crescenti o mandati multinazionali, il ritorno dell'investimento è spesso breve.
La fatturazione elettronica SAP DRC include mappature preconsegnate per il formato ZUGFeRD (PDF/XML ibrido). Il SAP Application Interface Framework (AIF) mappa automaticamente i dati di fatturazione allo standard ZUGFeRD, garantendo la conformità alle normative tedesche.
L'implementazione della fatturazione elettronica in un singolo Paese con contenuti standard di SAP DRC spesso rientra in una finestra di 4-8 settimane. I programmi multinazionali con diversi scenari si svolgono solitamente in fasi da 3 a 6 mesi, con tempi dedicati alla preparazione dei dati, alla configurazione dell'integrazione, ai test e alla formazione degli utenti.
Guida dei consulenti ERP
Kiryl conosce SAP dentro e fuori. È il punto di riferimento quando un cliente ha bisogno non solo di un'implementazione, ma anche di una configurazione intelligente che si adatti ai suoi processi unici, con un percorso chiaro dalla complessità alla chiarezza.
