10 vantaggi chiave di SharePoint e 12 casi d'uso reali

28 agosto 2025 14 minuti di lettura

SharePoint consente di accedere rapidamente alle informazioni più importanti, di automatizzare le attività ripetitive, di supportare la collaborazione tra team di diverse sedi e di mantenere tutto tracciabile e sicuro. Grandi nomi come Nestlé, Ardent Mill e Kraft Heinz si affidano a questo strumento per organizzare i flussi di lavoro interni, gestire i contenuti e mantenere le operazioni aziendali in modo rigoroso.Se il vostro team utilizza SharePoint solo per archiviare i file, allora siete essenzialmente seduti su una Ferrari ma state usando solo la radio. Il vero valore di SharePoint si manifesta quando diventa la spina dorsale delle operazioni aziendali: la vostra intranet, la vostra base di conoscenza, il vostro motore di processo, il vostro centro di controllo dei documenti.In questo articolo, vi illustrerò i punti più importanti Vantaggi di SharePoint per le aziendee i principali casi d'uso. Condividerò Perché usare SharePointdove vacilla, e come approcciarsi Sviluppo di intranet SharePoint senza perdere mesi per la ricostruzione cose che non hanno mai funzionato.Considerate questo documento come una verifica della realtà e una guida pratica per chiunque voglia utilizzare seriamente SharePoint nel modo in cui è stato concepito.

I vantaggi più essenziali di SharePoint per le aziende

I vantaggi più importanti di SharePoint si riducono a tre cose: migliore visibilità, meno attività manuali e strumenti che rispecchiano effettivamente il modo in cui i vostri team lavorano. Se configurato correttamente, SharePoint diventa un sistema nervoso centrale per l'organizzazione.

SharePoint semplifica le operazioni tra team

Uno dei vantaggi più sottovalutati di SharePoint è il modo in cui costringe i team a lavorare su una struttura condivisa. E come questa struttura riduca l'attrito.

La maggior parte delle aziende non si rende conto di quanto tempo spreca per rintracciare i file, per cercare le approvazioni o per indovinare quale sia la versione definitiva. SharePoint offre un modo per standardizzare la collaborazione senza costringere le persone in rigidi flussi di lavoro.

Ad esempio, è possibile sostituire cinque tracker Excel scollegati e approvazioni basate sulla posta in arrivo con un elenco SharePoint legato a un flusso Power Automate. Tutti lavorano con lo stesso sistema e le cose si svolgono più rapidamente senza bisogno di ulteriori riunioni.

Sicurezza e conformità di livello aziendale

SharePoint offre alle aziende un ambiente sicuro e centralizzato per la collaborazione e la governance. È possibile ottenere autorizzazioni granulari fino al livello del documento, audit trail per ogni interazione e funzioni native di conformità come etichette di conservazione, eDiscovery e impostazioni di sensibilità. Il tutto supportato dal framework di sicurezza di Microsoft 365.

Se avete a che fare con politiche interne o normative di settore, SharePoint vi aiuta a mantenere il controllo senza aggiungere livelli di complessità. È costruito per supportare la residenza dei dati in più regioni, proteggere le informazioni riservate con l'accesso condizionato e fornire la trasparenza necessaria ai team legali e di sicurezza informatica.

SharePoint si adatta alla vostra crescita

SharePoint non ha bisogno di un lancio in grande stile. È possibile iniziare con un singolo sito del team e costruire verso l'esterno, che è esattamente ciò che raccomandiamo per la maggior parte dei clienti.

Le startup possono iniziare con una sola libreria di documenti e successivamente espandersi in portali specifici per i vari reparti, homepage intranet e dashboard Power BI collegati. SharePoint supporta questo tipo di crescita modulare. Non è necessario riprogettare l'intero sistema ogni sei mesi, basta aggiungere livelli in base all'evoluzione delle esigenze.

I contenuti rimangono strutturati e ricercabili

È qui che SharePoint vince su strumenti come Dropbox o Google Drive: metadati.

La maggior parte dei team scarica i file nelle cartelle. Poi qualcuno cambia la convenzione di denominazione. Poi non si riesce a trovare nulla. SharePoint offre tag, tipi di contenuto e visualizzazioni filtrate. Volete trovare tutti i contratti firmati nel secondo trimestre da un determinato manager? Bastano due clic se i dati sono strutturati.

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I dati sono centralizzati e accessibili

Tutte le aziende si trovano prima o poi di fronte allo stesso problema: qualcuno è assente, una scadenza incombe e nessuno sa dove sia un file necessario.

SharePoint risolve questo problema diventando un hub centrale per i dati operatividocumenti, elenchi, pagine, tracker di attività e persino dashboard. E poiché è integrato con Microsoft 365, è possibile visualizzare i dati in Teams, Outlook o Power BI senza dover cambiare strumento. Se siete abituati a monitorare le eccezioni di consegna nei thread di posta elettronica, un elenco SharePoint con filtri, logica di stato e notifiche vi aiuterà a evitare l'archeologia della posta in arrivo.

Fatto divertente

McKinsey ha rilevato che i dipendenti spendono quasi 20% del loro tempo alla ricerca di informazioni interne o per rintracciare i colleghi.. Questo è un giorno intero alla settimana. Quando i dati vivono in un sistema centralizzato e ricercabile come SharePoint, quel tempo non svanisce, ma viene riutilizzato per il lavoro effettivo.

Gli amministratori ottengono il pieno controllo senza fare da micromanager

Amministrazione centralizzata dà alle persone giuste il giusto livello di controllo.

SharePoint offre ai team IT una panoramica chiara: chi possiede cosa, dove l'accesso si è spostato, quali contenuti sono obsoleti e come si sta evolvendo l'utilizzo. Ma permette anche ai proprietari dei siti di gestire il proprio spazio. Questo equilibrio è importante. Anche in un'implementazione globale, è possibile impostare politiche di governance in modo che ogni reparto possa possedere la propria struttura, pur seguendo modelli coerenti di denominazione, conservazione e autorizzazioni.

Non è necessario essere uno sviluppatore per costruire qualcosa di utile

SharePoint offre ai team non tecnici strumenti reali per svolgere il lavoro. Ad esempio, le risorse umane possono creare liste di controllo per l'inserimento, gli acquisti possono gestire i dati dei fornitori e la finanza può eseguire flussi di lavoro per la chiusura mensile. Il tutto utilizzando elenchi, moduli, viste e Power Automate integrati. Con la giusta struttura, i team diventano indipendenti e si muovono più velocemente.

Nota

Per ottenere una stabilità a lungo termine, conviene impostare le cose nel modo giusto fin dall'inizio. Un'architettura del sito chiara, convenzioni di denominazione e strategia di autorizzazione: sono questi gli elementi che rendono SharePoint utilizzabile su scala. È qui che entriamo in gioco noi. Noi di Innowise aiutiamo le aziende a implementare soluzioni SharePoint che funzionano ora e continuare a lavorare mentre crescono.

La collaborazione diventa un sottoprodotto di una buona struttura

La collaborazione funziona meglio quando le informazioni vivono dove le persone si aspettano di trovarle: non nella testa di qualcuno o perse in un thread di chat. SharePoint aiuta i team a creare spazi di lavoro condivisi con una logica realeAttività, calendari, documenti, aggiornamenti di stato e modelli. Il tutto in un unico ambiente.

Ad esempio, un team di marketing può creare un sito in cui i brief della campagna, i cicli di feedback, gli asset finali e le checklist di lancio vivono fianco a fianco. Tutti vedono le stesse informazioni, usano gli stessi strumenti e restano allineati senza dover cercare link o chiedere in giro. Quando la collaborazione sembra più facile che passare da una piattaforma all'altra, le persone tendono a usarla davvero.

La produttività aumenta perché l'attrito diminuisce

SharePoint non rende magicamente i team più produttivi. Rimuove solo la spazzatura che li rallenta.

Una volta configurato correttamente, SharePoint gestisce le approvazioni, il controllo delle versioni, gli aggiornamenti ricorrenti e il monitoraggio dei progressi. Ad esempio, un'azienda manifatturiera abituata a gestire le deviazioni di produzione in Excel può migrare il processo in SharePoint con un modulo personalizzato, una logica di stato e avvisi automatici. Di conseguenza, niente più inserimenti mancati o promemoria manuali, e tempi di risoluzione più rapidi.

È possibile personalizzare senza creare un mostro

SharePoint è flessibilema questo non significa che si debba toccare ogni impostazione.

Ad esempio, un team che sta costruendo un portale di formazione interna può utilizzare pagine moderne, Power Apps ed Elenchi per fornire contenuti, tenere traccia dei completamenti e raccogliere feedback, senza scrivere codice. Questo approccio mantiene il sito manutenibile, scalabile e facile da gestire. Quando la personalizzazione supporta un chiaro obiettivo aziendale e rientra nei limiti della piattaforma, rimane utile nel tempo.

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I casi d'uso più importanti di SharePoint

Quindi A cosa serve SharePoint in azienda? I team lo utilizzano per sostituire strumenti dispersi, centralizzare le conoscenze, automatizzare le attività ripetitive e dare ai reparti un maggiore controllo senza perdere la struttura.

In questa sezione, si analizzerà il cuore Casi d'uso di SharePoint che si ripresentano continuamente. Guardiamo più da vicino.

1. Utilizzo di SharePoint come portale intranet

SharePoint funziona bene come intranet aziendale quando offre alle persone ciò di cui hanno bisogno: aggiornamenti, documenti, link, calendari e pagine che riflettono il funzionamento dell'azienda.

Aziende come Cummins ha costruito la sua intranet, Cummins Connectsu SharePoint Online per supportare la collaborazione in più di 100 Paesi. I team di marketing lo usano per co-creare piani in 25 segmenti aziendali. I dirigenti vi accedono da mobile durante i viaggi. La struttura consente ai team di collaborare sullo stesso documento senza conflitti di versione e senza ricorrere a strumenti esterni.

Un altro esempio è Douglas Elliman. Loro ha lanciato la sua nuova intranet, Douglassu SharePoint Online per consentire agli agenti di 113 uffici di accedere a strumenti, dati e applicazioni da un unico hub. Include un app store, strumenti personalizzabili e un chatbot chiamato Chiedi a Douglas. Tutti questi strumenti sono stati concepiti per supportare il modo in cui gli agenti gestiscono le loro attività.

2. Utilizzo di SharePoint come sistema di gestione dei documenti

SharePoint gestisce la gestione dei documenti con struttura e tracciabilità. La cronologia delle versioni, le autorizzazioni, i metadati e i registri degli accessi fanno già parte del sistema, quindi non è necessario aggiungerli.

A Ardent MillsUn architetto aziendale interno, ad esempio, ha iniziato a utilizzare gli elenchi di SharePoint come livello di dati per le Power App personalizzate. Quello che era iniziato come un singolo modulo sostitutivo si è trasformato in una rete di strumenti per più di 35 strutture, che coprono tutto, dai controlli di qualità al feedback sulla logistica e alle ispezioni dei veicoli. SharePoint offriva un ambiente familiare da cui partire. E quando il team è maturato, ha iniziato a passare al Dataverse. Ma SharePoint è stata la porta d'accesso che ha sbloccato questa trasformazione.

3. Utilizzo di SharePoint per la gestione dei progetti

SharePoint supporta il lavoro di progetto quando i team hanno bisogno di visibilità, non di un'altra applicazione. Elenchi di attività, librerie di documenti, scadenze, calendari e dashboard possono vivere nello stesso spazio, legati al lavoro effettivo del progetto.

Toyota utilizza SharePoint per la gestione di un'ampia gamma di progetti interni, tra cui lo sviluppo di veicoli, l'ottimizzazione dei processi e il controllo qualità. Hanno creato siti di progetto personalizzati in SharePoint per fornire ai team un accesso centralizzato alle attività, alla documentazione e alle tempistiche. Questi spazi di lavoro SharePoint li hanno aiutati ad allineare le attività tra i vari reparti e a garantire la conformità con i processi interni, il tutto utilizzando strumenti con cui i dipendenti avevano già familiarità grazie a Microsoft 365. Il risultato è stato una comunicazione più fluida tra i vari reparti e una migliore visibilità sull'avanzamento del progetto in ogni fase.

4. Utilizzo di SharePoint come sistema di gestione dei contenuti

SharePoint aiuta a gestire i contenuti interni su scalacon flussi di lavoro di approvazione, modelli, tag e proprietà incorporati. I team che si occupano dei contenuti possono tenere traccia di chi ha pubblicato cosa, quando è stato aggiornato e dove si inserisce nella struttura più ampia.

Suggerimento professionale

Guida alla gestione dei contenuti aziendali di Microsoft illustra come utilizzare i metadati gestiti, tipi di contenuto e set di documenti per mantenere i contenuti coerenti tra le varie unità aziendali. Questa configurazione funziona bene per le librerie di policy interne, i materiali di formazione, gli archivi di ricerca e la documentazione operativa, ovunque siano importanti il controllo delle versioni e la coerenza.

5. Utilizzo di SharePoint come base di conoscenza

Le basi di conoscenza funzionano solo se sono facili da cercare e se qualcuno è responsabile di mantenerle utili. SharePoint supporta entrambe le cose. E I team hanno a disposizione un luogo in cui raccogliere le istruzioni per l'uso, le SOP, i documenti di formazione e le fasi di risoluzione dei problemi. con i giusti filtri e permessi.

Formula del contenuto condivide esempi di basi di conoscenza SharePoint costruite con una chiara categorizzazione, flussi di lavoro per i collaboratori e directory di esperti. Questo tipo di struttura offre un vantaggio ai nuovi dipendenti ed evita al personale senior di rispondere due volte alle stesse domande.

6. Utilizzo di SharePoint come sistema di ticketing

Il ticketing interno funziona meglio quando i tipi di richiesta sono noti e il volume è gestibile. SharePoint gestisce bene questo aspetto, soprattutto se abbinato a Power Automate e Forms. I dipendenti inviano le richieste tramite un modulo, gli aggiornamenti di stato vengono monitorati in un elenco e le notifiche vengono inviate automaticamente.

Università di Oxford utilizza un portale self-service alimentato da SharePoint per l'assistenza IT, consentendo al personale e agli studenti di registrare i problemi direttamente attraverso moduli legati al loro SSO. Il portale indirizza i ticket in un sito centrale dove i team di supporto tengono traccia delle richieste in tempo reale, segnalando anche i ritardi e integrando le opzioni di richiesta telefonica per i casi urgenti.

7. Utilizzo di SharePoint come CRM

SharePoint può funzionare come CRM leggero per il monitoraggio di contatti, opportunità e comunicazioni con i clienti. Non è pensato per pipeline di trattative complesse, ma copre le basi: directory di contatti, registri di attività, allegati e promemoria.

Una volta mi sono imbattuto in un caso in cui un partner Microsoft descriveva il modo in cui un produttore tedesco, Liebherr, aveva realizzato una configurazione simile a un CRM utilizzando SharePoint e Dynamics 365. Il dettaglio chiave? La sincronizzazione delle autorizzazioni tra i due sistemi, in modo che i documenti dei clienti fossero archiviati in SharePoint ma regolati dalle stesse regole del CRM. In questo modo, i team potevano collaborare sui file di vendita e di progetto senza preoccuparsi dei problemi di accesso.

Quando le persone chiedono: "A cosa serve SharePoint oltre l'archiviazione dei documenti?", questo è un buon esempio. L'impostazione funziona bene quando si tratta di tenere traccia dei conti interni, di gestire i contatti con i fornitori o di gestire le relazioni con i partner, dove un coordinamento stretto è più importante di una pipeline di vendita complessa.

8. Utilizzo di SharePoint insieme ai sistemi ERP

SharePoint non sostituisce i sistemi ERP, ma li integra.. Molte aziende utilizzano SharePoint per visualizzare i dati ERP in modo più semplice: con dashboard, viste filtrate e funzioni di collaborazione che non sono disponibili nella maggior parte delle interfacce ERP.

In uno dei nostri progetti di automazione per una banca statunitenseAbbiamo lavorato all'integrazione di una piattaforma di automazione robotica dei processi con i sistemi finanziari, gli strumenti interni e gli hub di documentazione del cliente. Oltre ai sistemi ERP di base, abbiamo integrato SharePoint come punto centrale per la documentazione interna e la guida alla manutenzione a lungo termine. In questo modo i team distribuiti della banca hanno potuto accedere più facilmente ai flussi di lavoro RPA, alle specifiche di integrazione e alle conoscenze sulla conformità da un unico punto. E tutto questo senza dover cercare tra le e-mail o affidarsi a PDF obsoleti.

9. Utilizzo di SharePoint per gestire le richieste di acquisto

Il monitoraggio delle richieste di acquisto spesso inizia via e-mail e rimane lì finché non si rompe qualcosa. SharePoint offre un percorso migliore: moduli strutturati, flussi di approvazione automatizzati e tracciabilità in tempo reale.

Ho visto questa configurazione funzionare bene in aziende in cui i team avevano bisogno di maggiore struttura ma non avevano il budget o la scala per un sistema di approvvigionamento completo. Quando tutti usano lo stesso modulo e le approvazioni sono legate ai ruoli, si riducono i ritardi e si eliminano le congetture. Non è un sistema sofisticato, ma offre visibilità: i team finanziari sanno cosa sta arrivando, i manager sanno cosa è in sospeso e i richiedenti non devono rincorrere gli aggiornamenti nelle e-mail.

10. Utilizzo di SharePoint per le newsletter interne

Le newsletter interne vengono spesso inviate per e-mail, ma SharePoint li rende più facili da organizzare e ritrovare in seguito. Le pagine possono includere annunci, resoconti di eventi, video incorporati o sondaggi. Il tutto con uno stile coerente e pubblicato secondo un calendario prevedibile.

Microsoft consiglia di utilizzare SharePoint siti di comunicazione per creare hub di notizie interni. I team possono gestire gli archivi, monitorare i lettori e prelevare i contenuti da altre parti della intranet senza doverli riscrivere.

11. Utilizzare SharePoint per supportare la produttività personale

La produttività personale in SharePoint inizia con la visibilità. Quando i dipendenti sanno dove trovare ciò di cui hanno bisogno e non passano metà della giornata a cercare file o aggiornamenti di stato, tutto diventa più facile.

Librerie di documenti, elenchi di attività, calendari condivisi e segnalibri di pagina aiutano le persone a rimanere concentrate. SharePoint inoltre si collega a OneDrive, Teams e Outlookin modo che le persone possano gestire attività e documenti attraverso gli strumenti che già utilizzano.

12. Utilizzo di SharePoint per supportare l'innovazione guidata dai dipendenti

Il miglioramento continuo dipende dall'accesso sia ai documenti interni che alle idee degli altri. SharePoint offre alle aziende un piattaforma per far emergere, discutere ed evolvere queste idee. nel tempo.

Flex utilizza SharePoint Online come base per un portale di ideazione in cui i dipendenti presentano, votano e perfezionano proposte per migliorare le operazioni o la fornitura di servizi. Questo tipo di visibilità dà potere ai singoli, ma è anche scalabile. E le idee migliori vengono inserite in flussi di lavoro utilizzati a livello globale dai vari team.

Come l'Innowise può aiutarvi con SharePoint

SharePoint non è difficile da usare, ma è facile sbagliare. Ho visto team perdere settimane di lavoro a causa di autorizzazioni errate, librerie duplicate e migrazioni che sembravano perfette finché qualcuno non ha notato la mancanza di metadati. I tempi morti, la confusione e l'adozione disordinata da parte degli utenti non sono rari, ma sono ciò che accade quando la pianificazione passa in secondo piano.È per questo che aziende come Ardent Mills, Cummins e Douglas Elliman investono per ottenere le giuste fondamenta di SharePoint. Non sono alla ricerca di funzioni sofisticate, ma piuttosto si assicurano che le basi (collaborazione, controllo dei documenti e fiducia nel sistema) reggano correttamente su scala.È qui che di solito entra in gioco il mio team. A volte inizia con Consulenza SharePointIn questo caso si tratta di capire cosa si ha già, cosa vale la pena di mantenere e cosa invece deve essere ripensato completamente. Altre volte, l'obiettivo è muoversi rapidamente: sostituire le condivisioni di file, ricostruire una intranet o ripulire anni di dispersione di SharePoint. In questi casi, ci affidiamo a Sharegate. Gestisce il lavoro più pesante durante la migrazione (dalla mappatura dei contenuti al trasferimento dei permessi) senza far saltare tutto a metà processo.Quando si costruisce qualcosa di nuovo, di solito consiglio di iniziare in piccolo. Un progetto ben strutturato intranet pagina. Un processo automatizzato con un elenco e un flusso di Power Automate. Qualcosa di concreto che il team può usare subito, non solo un piano in un documento.

Se la vostra configurazione di SharePoint sembra gonfia, fragile o adottata a metà, probabilmente c'è un motivo. Abbiamo visto come Utilizzo di SharePoint porta più confusione che chiarezza. Se volete essere aiutati a fare chiarezza, iniziate con il nostro Servizi di sviluppo SharePoint. O semplicemente contattate. A volte bastano poche decisioni per risolvere ciò che non funziona.

Ivan Shatukha

Direttore Sviluppo Globale

Ivan Shatukha è il Direttore dello sviluppo globale di Innowise, con oltre 8 anni di esperienza nella crescita di team di sviluppo software e nell'assicurarsi che i progetti tecnologici abbiano successo sia dal punto di vista commerciale che tecnico. Dopo aver iniziato come ingegnere capo di Python, Ivan ha fatto crescere il team da poche persone a oltre mille, con un'attenzione particolare alla scalabilità e al miglioramento dell'efficienza. È noto per la sua capacità di combinare una forte conoscenza tecnica con una chiara visione strategica, costruendo al contempo i sistemi che consentono di mantenere i progetti in linea con i tempi e il budget. Ha svolto un ruolo chiave nella scalata delle operazioni di Innowise, dall'automazione dei processi principali all'introduzione di nuove direzioni tecnologiche che hanno favorito la crescita.

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