Système de HRM - entreprise application web

Nous avons construit un écosystème interne de HRM qui rationalise les processus HR tels que le suivi du personnel, les avantages sociaux, le recrutement, l'accueil, la formation et le développement, etc.

Client

Industrie

Technologies de l'information

Région

Client depuis

2007

Innowise est une société internationale de développement de logiciels personnalisés à service complet qui propose des idées numériques intelligentes à des clients du monde entier. Au cours des 15 dernières années, l'entreprise a mis en œuvre environ 600 projets dans divers secteurs et a gagné la confiance de dizaines de clients. En 2022, Innowise s'est développé pour atteindre plus de 1 000 professionnels de l'informatique de haut niveau, plusieurs centres de développement et des bureaux de représentation en Europe et en Amérique du Nord.

Défi

Le personnel des HR est responsable d'une multitude de tâches infimes mais importantes. Un retard dans ces tâches entrave le flux opérationnel de l'organisation. Notre entreprise se développait rapidement, mais notre seule préoccupation était de gérer et de traiter les questions de personnel. Le département HR avait besoin d'une solution automatisée pour alléger sa charge de travail dans la gestion des tâches administratives de routine, telles que les présences, les vacances et les congés de maladie.

Nous avons réalisé qu'il serait formidable que toutes les informations soient stockées de manière centralisée dans le système, mais que ce serait encore plus puissant si toutes ces informations pouvaient être rapidement et facilement mises à jour.

Notre objectif était de créer une solution web de type "admin first" avec une base de données flexible permettant une gestion des ressources humaines facile et fiable:

stocker et mettre à jour toutes les informations sur les employés;
créer de nouveaux flux de travail et adapter les flux actuels;
gérer les utilisateurs;
s'intégrer de manière transparente à d'autres systèmes.

Nous devions développer une solution logicielle web HR modulaire avec un module de contrôle des utilisateurs et des accès, un module de contrôle des processus et un module de gestion des données qui soient résistants et adaptables à tout changement externe et interne. Un autre défi était d'intégrer des tableaux de bord informatifs avec des analyses, où les utilisateurs peuvent suivre les paramètres de fonctionnement.

Nous avons été obligés de créer un système non pas stable mais flexible, avec la possibilité d'ajouter de nouvelles fonctionnalités sans grands raffinements (feedback sur l'activité professionnelle de l'employé, attribution d'appels individuels, commentaires sur la probation, etc.

Notre objectif était de permettre la centralisation des données au sein d'un seul système en intégrant et en modifiant les processus commerciaux existants tout en optimisant les flux de travail et en réduisant les coûts d'exploitation de l'entreprise.

Solution

Nous avons développé un système modulaire basé sur le web qui stocke les informations relatives aux employés et à la structure de l'entreprise en un seul endroit.
En outre, l'application web permet de créer n'importe quel processus métier pour établir un parcours de développement personnel, demander ou approuver des vacances, documenter une période d'essai, prolonger le contrat, etc.

Page des employés

Il n'y avait pas de base centralisée pour les employés avec toutes les informations nécessaires. Par exemple, un plan de développement personnel doit être approuvé par quatre personnes autorisées qui doivent soumettre leurs commentaires par écrit ou par courrier. Comme toutes les informations connexes étaient décentralisées, il était difficile de comprendre pourquoi une telle décision avait été prise.

Le système de HRM que nous avons développé permet de stocker tous les processus dans un seul système. Il permet d'assigner toute tâche à la personne responsable de la prise de décision et de laisser des commentaires sur la décision. En outre, le système permet de filtrer les données par employé, de sauvegarder les résultats des filtres dans des feuilles de calcul et de générer des rapports analytiques et statistiques.

Nous avons mis en place cette fonctionnalité dans l'onglet Profil de l'employé avec les sections suivantes:

Informations avec le salarié: informations générales, unités organisationnelles, un supérieur hiérarchique, etc.
Possibilité d'ajouter des compétences dures, des domaines et des compétences non techniques aux champs correspondants, comme les évaluations linguistiques et les dates d'examen.
Plan de développement permettant de visualiser les progrès de l'employé.
One-to-one pour programmer des appels avec les responsables HR et les responsables hiérarchiques et recueillir leurs commentaires.
Liens utiles avec la possibilité d'ajouter les liens vers tout document qui peut être utile pour chaque employé en particulier.

Structure de l'entreprise

Le stockage décentralisé des informations rendait presque impossible l'obtention immédiate des données nécessaires. Ainsi, les directeurs commerciaux avaient du mal à trouver les candidats appropriés pour un projet. En outre, les employés n'étaient pas suffisamment au courant de ce qui se passait dans l'entreprise en raison des changements fréquents dans la structure, les fonctions ou les processus commerciaux de l'organisation. Nous avons fait en sorte que les informations sur l'entreprise soient particulièrement utiles pour les directeurs commerciaux en leur offrant les options suivantes:

Accès à la structure organisationnelle;
Filtrer les employés par niveau professionnel, compétences, etc;
Recherchez des employés en utilisant des filtres par nom, unités d'organisation, postes, responsables, etc;
Consultez les profils de vos collègues.

En particulier, nous avons implémenté la fonctionnalité suivante dans l'application HRM:

Onglet Structure de l'entreprise;
Structure organisationnelle sous deux formes de représentation (arbre/liste);
Liste de tous les employés avec des options de filtrage (titre du poste, niveau professionnel, niveau de gestion, département, etc ;)
Recherche et consultation des profils des employés avec des informations générales.

Processus

Les différents pays ont des processus d'affaires spécifiques : gestion des vacances, probation, plans de calendrier, modèles de contrat, etc. Plus nous avons de bureaux dans d'autres pays, plus ces particularités doivent être prises en compte et reflétées par le système.

Nous avons lancé un mécanisme flexible pour la localisation des processus d'affaires pour différents pays. La solution logicielle de HRM que nous avons développée a une structure modulaire qui permet de créer n'importe quel processus nécessaire au sein du système sans modifier le système lui-même.

En conséquence, la solution web a été enrichie des fonctionnalités suivantes:

L'onglet Processus permet de créer des projets de processus et de gérer facilement les processus existants;
Notification automatique à tous les employés des modifications apportées au processus lorsque la version finale est prête et publiée;
Le système permet de prendre en charge différentes langues.

Temps libre

En fonction de l'emplacement du bureau, il existe des normes juridiques spécifiques ou des processus de prise de vacances, des périodes d'essai, le nombre de jours de congé, etc. En plus de permettre aux employés de demander des congés, ce système permet aux managers de les approuver. Il est déjà arrivé que, lors d'une relocalisation, des employés ne soient pas au courant des processus locaux ou des spécificités de la législation, ainsi que d'autres particularités, ce qui a entraîné des difficultés supplémentaires.

Dans le cadre de la fonctionnalité du système, nous avons permis l'envoi de demandes de congés de maladie, ainsi que l'affichage du solde actuel des congés, des jours de congé à venir et d'un historique de toutes les demandes.

Notre équipe a ajouté l'onglet Temps libre avec les sections suivantes:

Mon solde avec les jours de congé actuels, à venir et passés;
Mes demandes avec les informations sur le type de congé, la date, la période, la quantité et le statut;
Demandes de subordonnés avec le nom des subordonnés et leur type de congé, la date, la période, la quantité et le statut;
Téléchargement des données vers les programmes de comptabilité.

Paramètres du système

Il était important qu'une solution future fasse preuve d'une grande flexibilité dans ses paramètres en raison des changements fréquents dans la structure de l'entreprise, les fonctions des employés ou les processus commerciaux. Nous avons réalisé que ce serait formidable si toutes les informations étaient stockées de manière centralisée dans le système, mais que ce serait encore plus puissant si toutes ces informations pouvaient être rapidement et facilement mises à jour.

Nous avons mis en place l'option de changement en bloc et le filtrage intelligent dans la section de la structure de l'entreprise. Cela permet de déplacer en un clic certains employés vers le nouveau site ou le nouveau département en cas de déménagement. Le filtrage intelligent fait référence à la sélection multiple de divers paramètres pour obtenir les informations pertinentes en quelques clics.

Nous avons implémenté l'onglet Paramètres du système avec les sections suivantes:

Structure de l'entreprise avec la possibilité de filtrer les informations sur l'unité, la division, le département, l'équipe, le groupe, etc;
Changement en bloc pour appliquer en une seule fois les modifications de l'organigramme;
La possibilité de modifier la structure simplement via l'interface utilisateur.

Intégration avec une application mobile d'entreprise

Les utilisateurs travaillent de différentes manières : sur des ordinateurs de bureau, sur des appareils mobiles (en raison des fréquents déplacements professionnels), ou une combinaison des deux. Nous nous sommes fixé comme priorité de rendre les informations de l'entreprise aussi accessibles que possible afin de pouvoir travailler efficacement en déplacement.

Nous avons permis l'intégration du système avec une application mobile d'entreprise qui reproduit une partie des fonctionnalités du système principal de HRM.

La solution est ensuite mise en œuvre dans l'application comme suit:

Intégration avec une application HR mobile d'entreprise pour les employés;
Traitement des congés;
L'option permettant de visualiser la structure de l'entreprise;
La possibilité de consulter les profils des employés.

Technologies et outils

Back-end

Java 17, WebFlux / Reactor, Lombok, MapStruct, Spring Boot, Spring Security, Spring Data R2DBC, Spring Data Mongo, WebSockets / gRPC / REST, Redis, Firebase, Kafka, Debezium, ElasticSearch, Camunda Modeler

Front-end

React, Redux, Redux-Saga, Reselect, Mui5, React-Final-Form (pour la compatibilité avec React-Admin), React-i18next, Axios

Bases de données

MongoDB, PostgreSQL

Plate-forme

Web

Intégration transparente

Pipelines Bitbucket, Helm

Management de la configuration

K8S configmaps

Conteneurisation et gestion des conteneurs

AWS EKS

Surveillance du serveur

Prometheus, Grafana

Gestion du journal des événements

ELK

Processus

Après avoir défini la fonctionnalité de l'application et abordé les problèmes dans le cadre du processus de développement, nous avons abouti à ce qui suit:

créer le design de l'application et son architecture;
la mise en œuvre des idées sur les fonctionnalités de l'application;
la maintenance de l'application après la libération.

Découverte

Dans un premier temps, notre équipe a analysé les points sensibles des employés et a déterminé les meilleures solutions technologiques possibles. Nous avons conçu l'architecture de base de l'application HR pour les employés et créé des maquettes pour calculer le coût de développement. Pour obtenir une estimation plus précise, nous avons créé un plan détaillé pour le développement de chaque module.

Choix de la technologie

Il est important de choisir des technologies qui facilitent le développement et le déploiement rapides des applications, tout en assurant une maintenance et un perfectionnement faciles. Dans ce cas, le développement multiplateforme est nécessaire. Il est également essentiel de permettre l'intégration avec des systèmes tiers, tels que Friendwork, Jira, Atlassian, Google Calendar, etc.

Sécurité

MVP development

Nous avons livré module par module en utilisant une approche itérative et incrémentale, discuté des tâches sur Slack et assuré le suivi des tâches sur Jira. Des tests unitaires et manuels ont été effectués à la fin de chaque phase de développement pour détecter et corriger les plus petits bogues.

Maintenance et amélioration

Après avoir présenté le MVP, nous l'avons mis en service pour effectuer des tests auprès des employés. Après quelques semaines d'utilisation de ce système, notre personnel a recueilli des commentaires. Sur cette base, nous avons corrigé tous les problèmes, puis mis en œuvre le système dans son intégralité. Par conséquent, nos employés disposent désormais d'une application multiplateforme pour rationaliser tous les flux de travail. Nous améliorons constamment notre application, en ajoutant de nouvelles fonctionnalités et en améliorant les processus.

Équipe

Chef de projet

Analyste commercial

Concepteur UI/UX

Développeurs Back-End

Développeurs Front-End

Ingénieurs QA

Spécialiste DevOps

Résultats

HRM est une base de données centralisée, une source d'informations unifiées pour tous les autres départements (finances, ventes, HR, etc.).

Nous avons réussi à fournir l'une des meilleures solutions logicielles HR du marché, dotée d'un riche ensemble d'options, notamment l'intégration et la mise à l'échelle rapide des fonctionnalités, ainsi que des caractéristiques et un accès personnalisés en fonction des rôles des utilisateurs.

Même si le nombre d'utilisateurs du système augmente et que de nombreux processus changent constamment, ses performances et sa sécurité restent inchangées.

Il a déjà permis d'améliorer les flux de travail et de réduire les coûts d'exploitation de cette société internationale comptant plus de 1 000 employés et des bureaux dispersés dans le monde entier.

Durée du projet

6 mois pour MVP
Le projet se poursuit, à ce stade nous assurons le support de la plateforme et mettons en place de nouvelles fonctionnalités.

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