Sistema de HRM - corporativo aplicación web

Hemos creado un ecosistema interno de gestión de recursos humanos que agiliza procesos como el seguimiento del personal, las prestaciones, la contratación, la incorporación, el aprendizaje y el desarrollo, etc.

Cliente

Industria

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Cliente desde

2007

Innowise es una empresa global de servicios integrales de desarrollo de software personalizado que ofrece ideas digitales inteligentes a clientes de todo el mundo. En los últimos 15 años, la empresa ha implementado unos 600 proyectos en diversos sectores y se ha ganado la confianza de decenas de clientes. En 2022, Innowise ha crecido hasta contar con más de 1.000 profesionales de IT de primera categoría, varios centros de desarrollo y oficinas de representación en Europa y Norteamérica.

Desafío

El personal de HR es responsable de multitud de tareas minúsculas pero de gran impacto. Un retraso en dichas tareas impedirá el flujo operativo de la organización. Nuestra empresa estaba creciendo rápidamente, pero la única preocupación que teníamos era la gestión y el manejo de las cuestiones de personal. El departamento de RRHH necesitaba una solución automatizada para aliviar su carga en la gestión de tareas administrativas rutinarias, como la asistencia, las vacaciones y las bajas por enfermedad.

Nos dimos cuenta de que sería estupendo que toda la información se almacenara de forma centralizada en el sistema, pero sería aún más potente si toda esta información pudiera actualizarse de forma rápida y sencilla.

Nuestro objetivo era crear una solución web del tipo "admin first" con una base de datos flexible que permitiera una gestión de los recursos humanos fácil y fiable:

almacenar y actualizar toda la información sobre los empleados;
crear nuevos flujos de trabajo y ajustar los actuales;
gestionar usuarios;
integrarse perfectamente con otros sistemas.

Necesitábamos desarrollar una solución de software HR web modular con un módulo de control de usuarios y accesos, un módulo de control de procesos y un módulo de gestión de datos que fueran resistentes y adaptables a cualquier cambio externo e interno. Otro reto era integrar cuadros de mando informativos con análisis, en los que los usuarios pudieran hacer un seguimiento de los parámetros operativos.

Nos vimos obligados a crear un sistema no fijo, sino flexible, con capacidad para añadir nuevas funciones sin grandes retoques (comentarios sobre la actividad profesional del empleado, asignación de llamadas uno a uno, comentarios sobre el periodo de prueba, etc.) y, al mismo tiempo, asignar a la persona responsable la finalización de un proceso concreto.

Nos centramos en posibilitar la centralización de los datos en un único sistema, integrando y modificando los procesos empresariales existentes, al tiempo que se optimizaban los flujos de trabajo y se reducían los costes operativos corporativos.

Solución

Hemos desarrollado un sistema modular basado en web que almacena la información sobre los empleados y la estructura de la empresa en un único lugar.
Además, la aplicación web permite crear cualquier proceso empresarial para elaborar un itinerario de desarrollo personal, solicitar o aprobar vacaciones, documentar un periodo de prueba, ampliar el contrato, etc.

Página del empleado

Faltaba una base de empleados centralizada con toda la información necesaria. Por ejemplo, un plan de desarrollo personal debe ser aprobado por cuatro personas autorizadas que deben presentar sus comentarios por escrito o por correo. Como toda la información relacionada estaba descentralizada, resultaba difícil entender por qué se tomaba una decisión así.

El sistema de gestión de recursos humanos que hemos desarrollado permite almacenar todos los procesos en un único sistema. Permite asignar cualquier tarea a la persona responsable de la toma de decisiones y dejar comentarios sobre la decisión. Además, el sistema permite filtrar datos por empleados, guardar los resultados de los filtros en hojas de cálculo y generar informes analíticos y estadísticos.

Hemos implementado esta funcionalidad a través de la pestaña Perfil del empleado con las siguientes secciones:

Información con los datos generales del empleado, unidades organizativas, un superior jerárquico, etc.
Posibilidad de añadir competencias duras, de dominio y blandas a los campos correspondientes, como evaluaciones lingüísticas y fechas de exámenes.
Plan de desarrollo para ver el progreso del empleado.
Uno a uno para programar llamadas con los responsables de RRHH y los superiores jerárquicos y recabar su opinión.
Enlaces útiles con la posibilidad de añadir los enlaces a cualquier documento que pueda ser útil para cada empleado en particular.

Estructura de la empresa

El almacenamiento descentralizado de la información hacía casi imposible obtener inmediatamente los datos necesarios. Por lo tanto, planteaba dificultades a los responsables de ventas a la hora de encontrar a los candidatos adecuados para un proyecto. Además, los empleados no estaban suficientemente informados de lo que ocurría en la empresa debido a los frecuentes cambios en la estructura, las funciones o los procesos empresariales de la organización. Hemos hecho que la información de la empresa sea especialmente útil para los jefes de ventas con las opciones de:

Acceso a la estructura organizativa;
Filtre a los empleados por nivel profesional, competencias, etc;
Búsqueda de empleados mediante filtros por nombre, unidades organizativas, cargos, responsables, etc;
Ver los perfiles de los colegas.

En concreto, hemos implementado la siguiente funcionalidad en la aplicación HRM:

Ficha Estructura de la empresa;
Estructura organizativa en dos formas de representación (árbol/lista);
Lista de todos los empleados con opciones de filtrado (cargo, nivel profesional, nivel directivo, departamento, etc.);
Búsqueda y visualización de perfiles de empleados con información general.

Procesos

Los distintos países tienen procesos empresariales específicos: gestión de vacaciones, libertad condicional, planes de calendario, modelos de contrato, etc. Cuantas más oficinas tengamos en otros países, más habrá que tener en cuenta estas peculiaridades y reflejarlas en el sistema.

Hemos puesto en marcha un mecanismo flexible para la localización de procesos empresariales para distintos países. La solución de software de gestión de recursos humanos que hemos desarrollado tiene una estructura modular que permite crear cualquier proceso necesario dentro del sistema sin cambios en el propio sistema.

Como resultado, la solución web se ha enriquecido con las siguientes características:

La pestaña Procesos permite crear borradores de procesos y gestionar fácilmente los procesos existentes;
Notificación automática a todos los empleados sobre los cambios en el proceso cuando la versión final esté lista y publicada;
El sistema admite varios idiomas.

Tiempo libre

Dependiendo de la ubicación de la oficina, existen normas legales específicas o los procesos de toma de vacaciones, los plazos del periodo de prueba, el número de días libres, etc. Además de permitir a los empleados solicitar vacaciones, los jefes, por su parte, pueden aprobarlas en este sistema. Ha ocurrido anteriormente que cuando los empleados se trasladaban no conocían los procesos locales / especificidades de la legislación, así como otras peculiaridades que causaban retos adicionales.

Como parte de la funcionalidad del sistema, hemos habilitado el envío de solicitudes de días libres por enfermedad, así como la visualización del saldo actual de tiempo libre, los próximos días libres y un historial general de todas las solicitudes.

Nuestro equipo ha añadido la pestaña Tiempo libre con las siguientes secciones:

Mi saldo con los días libres actuales, próximos y pasados;
Mis solicitudes con la información sobre el tipo de tiempo libre, la fecha, el periodo, la cantidad y el estado;
Solicitudes de subordinados con el nombre de los subordinados y su tipo de tiempo libre, fecha, periodo, cantidad y estado;
Carga de datos en los programas de contabilidad.

Configuración del sistema

Era importante que la futura solución mostrara una gran flexibilidad en su configuración debido a los frecuentes cambios en la estructura de la empresa, las funciones de los empleados o los procesos empresariales. Nos dimos cuenta de que sería estupendo que toda la información se almacenara de forma centralizada en el sistema, pero sería aún más potente si toda esta información pudiera actualizarse de forma rápida y sencilla.

Hemos implementado la opción de cambio masivo y el filtrado inteligente en la sección de estructura de la empresa. Esto permite mover con un solo clic a algunos empleados a la nueva ubicación o departamento si se trasladan. El filtrado inteligente se refiere a la selección múltiple de varios parámetros para obtener la información relevante en un par de clics.

Hemos implementado la pestaña Configuración del sistema con las siguientes secciones:

Estructura de la empresa con la posibilidad de filtrar la información por unidad, división, departamento, equipo, grupo, etc;
Cambio masivo para aplicar cambios en la estructura organizativa de una sola vez;
La posibilidad de cambiar la estructura simplemente a través de la interfaz de usuario.

Integración con una aplicación móvil corporativa

Los usuarios trabajan de muchas formas: en ordenadores de sobremesa, en dispositivos móviles (debido a los frecuentes viajes de negocios) o una combinación de ambas. Para nosotros era prioritario que la información corporativa fuera lo más accesible posible para poder trabajar de forma eficiente sobre la marcha.

Hemos habilitado la integración del sistema con una aplicación móvil corporativa que duplica parte de la funcionalidad del sistema principal de gestión de recursos humanos.

A continuación, la solución se implementa en la aplicación del siguiente modo:

Integración con una aplicación móvil corporativa de RRHH para empleados;
Tramitación del tiempo libre;
La opción de ver la estructura de la empresa;
La opción de ver los perfiles de los empleados.

Tecnologías y herramientas

Back-end

Java 17, WebFlux / Reactor, Lombok, MapStruct, Spring Boot, Spring Security, Spring Data R2DBC, Spring Data Mongo, WebSockets / gRPC / REST, Redis, Firebase, Kafka, Debezium, ElasticSearch, Camunda Modeler

Front-end

React, Redux, Redux-Saga, Reselect, Mui5, React-Final-Form (para compatibilidad con React-Admin), React-i18next, Axios

Bases de datos

MongoDB, PostgreSQL

Platform

Web

Integración perfecta

Bitbucket pipelines, Helm

Gestión de la configuración

K8S configmaps

Containerización y gestión de contenedores

AWS EKS

Supervisión de servidores

Prometheus, Grafana

Gestión del registro de sucesos

ELK

Proceso

Tras definir la funcionalidad de la aplicación y abordar los problemas en el proceso de desarrollo, llegamos a lo siguiente:

crear el diseño de la aplicación y su arquitectura;
aplicación de las ideas sobre la funcionalidad de la aplicación;
mantener la aplicación después de la liberación.

Descubrimiento

Al principio, nuestro equipo analizó los puntos débiles de los empleados e ideó las mejores soluciones tecnológicas posibles. Diseñamos la arquitectura básica de la aplicación de RRHH para empleados y creamos maquetas para calcular el coste de desarrollo. Para obtener una estimación más exacta, creamos un plan detallado para el desarrollo de cada módulo.

Elección de tecnología

Es importante elegir tecnologías que faciliten el rápido desarrollo y despliegue de aplicaciones, así como garantizar su fácil mantenimiento y perfeccionamiento. En este caso, el desarrollo multiplataforma es necesario. También es esencial permitir la integración con sistemas de terceros, como Friendwork, Jira, Atlassian, Google Calendar, etc.

Seguridad

MVP development

Entregamos módulo a módulo utilizando un enfoque iterativo e incremental, discutimos las tareas en Slack y realizamos un seguimiento de las mismas en Jira. Se realizaron pruebas unitarias y manuales al final de cada fase de desarrollo para detectar y corregir hasta los errores más pequeños.

Mantenimiento y mejora

Tras presentar el MVP, lo pusimos en marcha para realizar pruebas entre los empleados. Tras unas semanas utilizando el sistema, nuestros empleados recogieron sus opiniones. A partir de ahí, solucionamos todos los problemas e implantamos el sistema por completo. Como resultado, nuestros empleados disponen ahora de una aplicación multiplataforma para agilizar todos los flujos de trabajo. Mejoramos constantemente nuestra aplicación, añadimos nuevas funciones y mejoramos los procesos.

Equipo

Jefe de proyecto

Analista de negocio

Diseñador UI/UX

Desarrolladores de Back-end

Desarrolladores de Front-end

Ingenieros de QA

Especialista en DevOps

Resultados

HRM es una base de datos centralizada, una fuente de información unificada para todos los demás departamentos (Financiero, Ventas, HR, etc.).

Conseguimos ofrecer una de las mejores soluciones de software de RR.HH. del mercado, con un rico conjunto de opciones que incluyen la integración y el rápido escalado de funcionalidades; así como características y accesos personalizados basados en los roles de los usuarios.

Aunque el número de usuarios del sistema crece y muchos procesos cambian constantemente, su rendimiento y seguridad no se ven afectados.

Ya ha mejorado los flujos de trabajo y reducido los costes operativos de esta empresa internacional con más de 1.000 empleados y oficinas repartidas por todo el mundo.

Duración del proyecto

6 meses para MVP
El proyecto continúa, en esta fase damos soporte a la plataforma e implementamos nuevas funcionalidades

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