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Die wichtigsten Vorteile von SharePoint lassen sich auf drei Dinge reduzieren: bessere Transparenz, weniger manuelle Aufgaben und Tools, die die Arbeitsweise Ihrer Teams tatsächlich widerspiegeln. Wenn SharePoint richtig eingerichtet ist, wird es zum zentralen Nervensystem Ihres Unternehmens.
Einer der am meisten unterschätzten Vorteile von SharePoint ist, wie es zwingt die Teams, auf der Grundlage einer gemeinsamen Struktur zu arbeiten. Und wie diese Struktur die Reibung verringert.
Die meisten Unternehmen sind sich nicht bewusst, wie viel Zeit sie damit verschwenden, Dateien aufzuspüren, Genehmigungen einzuholen oder zu raten, welche Version die endgültige ist. SharePoint bietet Ihnen die Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu standardisieren, ohne die Mitarbeiter in starre Arbeitsabläufe einzusperren.
So können Sie beispielsweise fünf unverbundene Excel-Tracker und posteingangsbasierte Genehmigungen durch eine SharePoint-Liste ersetzen, die mit einem Power Automate-Ablauf verbunden ist. Alle arbeiten mit demselben System, und die Dinge laufen schneller und ohne zusätzliche Meetings.
SharePoint bietet Unternehmen eine sichere, zentralisierte Umgebung für Zusammenarbeit und Governance. Sie erhalten granulare Berechtigungen bis hin zur Dokumentebene, Prüfpfade für jede Interaktion und native Compliance-Funktionen wie Aufbewahrungsetiketten, eDiscovery und Empfindlichkeitseinstellungen. All dies wird durch den Sicherheitsrahmen von Microsoft 365 unterstützt.
Wenn Sie mit internen Richtlinien oder Branchenvorschriften zu tun haben, hilft SharePoint dabei, die Kontrolle zu behalten, ohne die Komplexität zu erhöhen. Die Lösung unterstützt die Datenhaltung in mehreren Regionen, schützt vertrauliche Informationen mit bedingtem Zugriff und bietet die Transparenz, die Ihre Rechts- und InfoSec-Teams benötigen.
SharePoint braucht keine groß angelegte Markteinführung. Sie können mit einer einzigen Team-Site beginnen und diese nach außen hin ausbauen, was wir den meisten Kunden auch empfehlen.
Startups können mit einer einzigen Dokumentenbibliothek beginnen und später auf abteilungsspezifische Portale, Intranet-Homepages und verknüpfte Power BI-Dashboards erweitern. SharePoint unterstützt diese Art des modularen Wachstums. Sie müssen nicht alle sechs Monate Ihr gesamtes System umgestalten, sondern fügen einfach Schichten hinzu, wenn sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln.
Hier gewinnt SharePoint gegenüber Tools wie Dropbox oder Google Drive: Metadaten.
Die meisten Teams legen Dateien in Ordnern ab. Dann ändert jemand die Benennungskonvention. Dann kann man nichts mehr finden. SharePoint bietet Ihnen Markierungen, Inhaltstypen und gefilterte Ansichten. Sie möchten alle Verträge abrufen, die im zweiten Quartal von einem bestimmten Manager unterzeichnet wurden? Das sind zwei Klicks, wenn Ihre Daten strukturiert sind.
Jedes Unternehmen stößt irgendwann auf den gleichen Schmerzpunkt: Jemand hat frei, eine Frist droht, und niemand weiß, wo eine benötigte Datei ist.
SharePoint löst dieses Problem durch zu einer zentralen Drehscheibe für Betriebsdaten werden: Dokumente, Listen, Seiten, Aufgabentracker und sogar Dashboards. Und da es in Microsoft 365 integriert ist, können Sie diese Daten in Teams, Outlook oder Power BI anzeigen, ohne das Tool zu wechseln. Wenn Sie daran gewöhnt sind, Zustellungsausnahmen in E-Mail-Threads zu verfolgen, hilft Ihnen eine SharePoint-Liste mit Filtern, Statuslogik und Benachrichtigungen, die Archäologie des Posteingangs zu vermeiden.
McKinsey ergab, dass die Arbeitnehmer fast 20% ihrer Zeit mit der Suche nach internen Informationen oder dem Aufspüren von Kollegen verbringen. Das ist einen ganzen Tag pro Woche. Wenn Daten in einem zentralisierten, durchsuchbaren System wie SharePoint gespeichert sind, geht diese Zeit nicht verloren, sondern wird für die eigentliche Arbeit genutzt.
Zentralisierte Verwaltung gibt den richtigen Leuten das richtige Maß an Kontrolle.
SharePoint verschafft IT-Teams einen klaren Überblick: wem gehört was, wohin ist der Zugriff gewandert, welche Inhalte sind veraltet und wie entwickelt sich die Nutzung. Aber es ermöglicht den Website-Besitzern auch, ihren eigenen Bereich zu verwalten. Dieses Gleichgewicht ist wichtig. Selbst bei einem globalen Rollout können Sie Governance-Richtlinien einrichten, damit jede Abteilung ihre eigene Struktur besitzt, aber dennoch konsistente Benennungs-, Aufbewahrungs- und Berechtigungsmodelle befolgen kann.
SharePoint gibt nichttechnischen Teams echte Werkzeuge an die Hand um die Arbeit zu erledigen. So kann beispielsweise die Personalabteilung Checklisten für die Aufnahme neuer Mitarbeiter erstellen, die Beschaffungsabteilung kann Lieferantendaten verwalten und die Finanzabteilung kann Workflows für den Monatsabschluss durchführen. Und das alles mit integrierten Listen, Formularen, Ansichten und Power Automate. Mit der richtigen Struktur gewinnen die Teams an Unabhängigkeit und kommen schneller voran.
Für eine langfristige Stabilität zahlt es sich aus, die Dinge von Anfang an richtig einzurichten. Eine klare Website-Architektur, Benennungskonventionen und eine Berechtigungsstrategie - das sind die Elemente, die SharePoint in großem Umfang nutzbar machen. Hier kommen wir ins Spiel. Bei Innowise helfen wir Unternehmen SharePoint-Lösungen einführen, die funktionieren jetzt und arbeiten weiter, während sie wachsen.
Die Zusammenarbeit funktioniert am besten, wenn die Informationen dort sind, wo man sie erwartet: nicht im Kopf eines Mitarbeiters oder in einem Chat-Thread. SharePoint hilft Teams beim Aufbau gemeinsame Arbeitsbereiche mit echter Logik dahinter: Aufgaben, Kalender, Dokumente, Statusaktualisierungen und Vorlagen. Und das alles in einer einzigen Umgebung.
Ein Marketingteam kann zum Beispiel eine Website einrichten, auf der Kampagnenbriefings, Feedback-Runden, endgültige Assets und Launch-Checklisten nebeneinander stehen. Jeder sieht dieselben Informationen, verwendet dieselben Tools und bleibt auf dem gleichen Stand, ohne Links zu suchen oder herumzufragen. Wenn sich die Zusammenarbeit einfacher anfühlt, als wenn man zwischen fünf Plattformen hin- und herschalten muss, wird sie auch tatsächlich genutzt.
SharePoint macht Teams nicht auf magische Weise produktiver. Es entfernt nur den Müll das sie verlangsamt.
SharePoint übernimmt Genehmigungen, Versionskontrolle, wiederkehrende Aktualisierungen und Fortschrittsverfolgung, sobald es richtig konfiguriert ist. Ein Fertigungsunternehmen, das Produktionsabweichungen bisher in Excel verwaltet hat, kann diesen Prozess mit einem benutzerdefinierten Formular, einer Statuslogik und automatischen Warnmeldungen auf SharePoint übertragen. Das Ergebnis: keine verpassten Einträge oder manuellen Erinnerungen mehr und schnellere Problemlösung.
SharePoint ist flexibelDas heißt aber nicht, dass Sie jede Einstellung anfassen sollten.
Ein Team, das ein internes Schulungsportal erstellt, kann beispielsweise moderne Seiten, Power Apps und Listen verwenden, um Inhalte bereitzustellen, Abschlüsse zu verfolgen und Feedback zu sammeln, ohne Code zu schreiben. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass die Website wartbar, skalierbar und leicht weiterzugeben ist. Wenn die Anpassung ein klares Geschäftsziel unterstützt und sich in die Grenzen der Plattform einfügt, bleibt sie auf lange Sicht nützlich.
Also Wofür wird SharePoint in Unternehmen eingesetzt?? Teams nutzen es, um verstreute Tools zu ersetzen, Wissen zu zentralisieren, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Abteilungen mehr Kontrolle zu geben, ohne die Struktur zu verlieren.
In diesem Abschnitt gehe ich auf die wichtigsten SharePoint Anwendungsfälle die immer wieder auftauchen. Schauen wir uns das mal genauer an.
SharePoint funktioniert gut als unternehmensweites Intranet, wenn es den Menschen gibt, was sie brauchen: Aktualisierungen, Dokumente, Links, Kalender und Seiten die widerspiegeln, wie das Unternehmen arbeitet.
Unternehmen wie Cummins hat sein Intranet aufgebaut, Cummins Verbindenauf SharePoint Online, um die Zusammenarbeit in mehr als 100 Ländern zu unterstützen. Marketingteams nutzen es zur gemeinsamen Erstellung von Plänen in 25 Geschäftsbereichen. Führungskräfte greifen von unterwegs über ihr Handy darauf zu. Die Struktur ermöglicht es den Teams, ohne Versionskonflikte an demselben Dokument zusammenzuarbeiten, ohne auf externe Tools angewiesen zu sein.
Ein weiteres Beispiel ist Douglas Elliman. Sie ihr neues Intranet eingeführt, Douglasauf SharePoint Online, um Agenten in 113 Niederlassungen den Zugriff auf Tools, Daten und Apps über einen einzigen Hub zu ermöglichen. Es umfasst einen App-Store, anpassbare Tools und einen Chatbot namens FragDouglas. Sie sind alle darauf zugeschnitten, die Art und Weise zu unterstützen, wie Agenten ihre Geschäfte führen.
SharePoint übernimmt die Dokumentenverwaltung mit Struktur und Nachvollziehbarkeit. Versionshistorie, Berechtigungen, Metadaten und Zugriffsprotokolle sind bereits Teil des Systems, so dass sie nicht extra angehängt werden müssen.
Wir gehen bei Ardent MillsEin interner Unternehmensarchitekt begann beispielsweise damit, SharePoint-Listen als Datenebene für benutzerdefinierte Power Apps zu verwenden. Was als Ersatz für ein einziges Formular begann, wuchs zu einem Netzwerk von Tools für mehr als 35 Standorte, die alles von Qualitätskontrollen über Logistik-Feedback bis hin zu Fahrzeuginspektionen abdeckten. SharePoint bot eine vertraute Umgebung, auf der man aufbauen konnte. Und als das Team reifer wurde, begann man, auf Dataverse umzusteigen. Aber SharePoint war das Tor, das diese Transformation ermöglichte.
SharePoint unterstützt die Projektarbeit Management, wenn Teams Sichtbarkeit brauchen, nicht eine weitere App. Aufgabenlisten, Dokumentenbibliotheken, Zeitpläne, Kalender und Dashboards können alle im selben Bereich untergebracht werden und sind mit der eigentlichen Projektarbeit verbunden.
Toyota verwendet SharePoint für die Verwaltung eines breiten Spektrums interner Projekte, einschließlich Fahrzeugentwicklung, Prozessoptimierung und Qualitätskontrolle. Sie erstellten angepasste Projektseiten in SharePoint, um den Teams einen zentralen Zugriff auf Aufgaben, Dokumentation und Zeitpläne zu ermöglichen. Diese SharePoint-Arbeitsbereiche halfen ihnen dabei, abteilungsübergreifende Bemühungen aufeinander abzustimmen und die Einhaltung interner Prozesse zu gewährleisten - und das alles unter Verwendung von Tools, mit denen die Mitarbeiter über Microsoft 365 bereits vertraut waren. Dies führte zu einer reibungsloseren Kommunikation zwischen den Abteilungen und einer besseren Übersicht über den Projektfortschritt in jeder Phase.
SharePoint hilft bei der Verwaltung interner Inhalte in großem Umfang: mit integrierten Genehmigungsworkflows, Vorlagen, Markierungen und Eigentumsrechten. Inhaltsteams können nachverfolgen, wer was veröffentlicht hat, wann es aktualisiert wurde und wo es in die Gesamtstruktur passt.
Microsofts Leitfaden für die Verwaltung von Unternehmensinhalten beschreibt, wie man verwaltete Metadaten verwendet, Inhaltstypen und Dokumentensätze, um die Konsistenz von Inhalten in verschiedenen Geschäftsbereichen zu gewährleisten. Dieses System eignet sich gut für interne Richtlinienbibliotheken, Schulungsmaterialien, Forschungsarchive und betriebliche Dokumentation - überall dort, wo Versionskontrolle und Konsistenz wichtig sind.
Wissensdatenbanken funktionieren nur, wenn sie leicht zu durchsuchen sind und jemand dafür verantwortlich ist, dass sie nützlich bleiben. SharePoint unterstützt beides. Es bietet Teams einen Ort zum Sammeln von Anleitungen, SOPs, Schulungsunterlagen und Schritten zur Fehlerbehebung mit den richtigen Filtern und Berechtigungen.
Inhalt Formel zeigt Beispiele für SharePoint-Wissensdatenbanken, die mit einer klaren Kategorisierung, Workflows für Mitarbeiter und Expertenverzeichnissen aufgebaut sind. Diese Art von Struktur verschafft neuen Mitarbeitern einen Vorsprung und erspart es den leitenden Angestellten, dieselben Fragen zweimal zu beantworten.
Internes Ticketing funktioniert am besten, wenn die Anfragearten bekannt sind und das Volumen überschaubar ist. SharePoint kann dies gut bewältigen, insbesondere in Verbindung mit Power Automate und Forms. Mitarbeiter reichen Anfragen über ein Formular ein, Statusaktualisierungen werden in einer Liste verfolgt, und Benachrichtigungen gehen automatisch raus.
Die Universität von Oxford verwendet ein SharePoint-gestütztes Selbstbedienungsportal für den IT-Support, das es Mitarbeitern und Studenten ermöglicht, Probleme direkt über Formulare zu erfassen, die mit ihrem SSO verbunden sind. Das Portal leitet die Tickets an eine zentrale Website weiter, wo die Support-Teams die Anfragen in Echtzeit verfolgen, sogar Verzögerungen anzeigen und Rückrufoptionen für dringende Fälle integrieren
SharePoint kann die Funktion eines leichtgewichtiges CRM für die Verfolgung von Kontakten, Opportunities und Kundenkommunikation. Es ist nicht für komplexe Geschäftsabläufe konzipiert, deckt aber die Grundlagen ab: Kontaktverzeichnisse, Aktivitätsprotokolle, Anhänge und Erinnerungen.
Ich bin einmal auf einen Fall gestoßen, in dem ein Microsoft-Partner beschrieb, wie ein deutscher Hersteller, Liebherr, mit SharePoint und Dynamics 365 ein CRM-ähnliches System aufbaute. Das wichtigste Detail? Die Berechtigungen wurden zwischen den beiden Systemen synchronisiert, so dass Kundendokumente in SharePoint gespeichert wurden, aber den gleichen Regeln unterlagen wie im CRM. Auf diese Weise konnten die Teams gemeinsam an Vertriebs- und Projektdateien arbeiten, ohne sich Gedanken über Zugriffsprobleme machen zu müssen.
Wenn die Leute fragen: "Wofür wird SharePoint verwendet? Dies ist ein gutes Beispiel dafür, dass es nicht nur um die Speicherung von Dokumenten geht. Die Einrichtung funktioniert gut, wenn Sie interne Konten verfolgen, Lieferantenkontakte verwalten oder Partnerbeziehungen pflegen, bei denen eine enge Koordination wichtiger ist als eine komplexe Vertriebskette.
SharePoint ersetzt nicht die ERP-Systeme, sondern ergänzt sie. Viele Unternehmen nutzen SharePoint, um ERP-Daten auf benutzerfreundlichere Weise darzustellen: mit Dashboards, gefilterten Ansichten und Funktionen für die Zusammenarbeit, die in den meisten ERP-Schnittstellen nicht verfügbar sind.
In einem unserer Automatisierungsprojekte für eine US-BankIn diesem Projekt arbeiteten wir an der Integration einer Plattform zur Automatisierung robotergestützter Prozesse mit den Finanzsystemen, internen Tools und Dokumentationszentren des Kunden. Neben den ERP-ähnlichen Kernsystemen integrierten wir auch SharePoint, das als zentraler Punkt für die interne Dokumentation und langfristige Wartungsanleitungen diente. Dies erleichterte den verteilten Teams der Bank den Zugriff auf RPA-Workflows, Integrationsspezifikationen und Compliance-Wissen von einem zentralen Ort aus. Und das alles, ohne sich durch E-Mails wühlen oder auf veraltete PDFs zurückgreifen zu müssen.
Die Nachverfolgung von Kaufanfragen beginnt oft in E-Mails und bleibt dort, bis etwas kaputt geht. SharePoint bietet einen besseren Weg: strukturierte Formulare, automatisierte Genehmigungsabläufe und Verfolgung in Echtzeit.
Ich habe gesehen, dass dieses System in Unternehmen gut funktioniert, in denen Teams mehr Struktur brauchten, aber nicht das Budget oder den Umfang für ein vollständiges Beschaffungssystem hatten. Wenn alle dasselbe Formular verwenden und Genehmigungen an Rollen gebunden sind, werden Verzögerungen reduziert und Rätselraten vermieden. Es ist nicht schick, aber es schafft Transparenz: Finanzteams wissen, was ansteht, Manager wissen, was anhängig ist, und Antragsteller müssen nicht in E-Mail-Threads nach Updates suchen.
Interne Newsletter werden oft per E-Mail verschickt, aber SharePoint erleichtert die Organisation und das spätere Auffinden der Daten. Die Seiten können Ankündigungen, Veranstaltungsrückblicke, eingebettete Videos oder Umfragen enthalten. Alles wird einheitlich gestaltet und nach einem vorhersehbaren Zeitplan veröffentlicht.
Microsoft empfiehlt die Verwendung von SharePoint Kommunikations-Websites, um interne News-Hubs zu erstellen. Teams können Archive verwalten, die Leserschaft verfolgen und Inhalte aus anderen Teilen des Intranets abrufen, ohne sie neu zu schreiben.
Persönliche Produktivität in SharePoint beginnt mit Transparenz. Wenn Mitarbeiter wissen, wo sie finden, was sie brauchen, und nicht den halben Tag mit der Suche nach Dateien oder Statusaktualisierungen verbringen, wird alles einfacher.
Dokumentenbibliotheken, Aufgabenlisten, gemeinsame Kalender und Seitenlesezeichen helfen den Mitarbeitern, sich zu konzentrieren. SharePoint auch Verknüpfung mit OneDrive, Teams und Outlookso dass die Mitarbeiter Aufgaben und Dokumente über die von ihnen bereits verwendeten Tools verwalten können.
Die kontinuierliche Verbesserung hängt vom Zugang zu internen Dokumenten und zu den Ideen der anderen ab. SharePoint bietet Unternehmen eine eine Plattform, um diese Ideen aufzugreifen, zu diskutieren und weiterzuentwickeln im Laufe der Zeit.
Flex verwendet SharePoint Online als Grundlage für ein Ideenportal, in dem Mitarbeiter Vorschläge zur Verbesserung von Abläufen oder Dienstleistungen einreichen, darüber abstimmen und sie verfeinern können. Diese Art von Transparenz stärkt den Einzelnen, aber sie ist auch skalierbar. Und die besten Ideen werden in Arbeitsabläufe integriert, die global und teamübergreifend genutzt werden.
Wenn sich Ihre SharePoint-Installation aufgebläht, spröde oder halbherzig anfühlt, gibt es dafür wahrscheinlich einen Grund. Wir haben gesehen, wie SharePoint-Verwendung führt zu mehr Verwirrung als Klarheit. Wenn Sie Hilfe beim Sortieren benötigen, beginnen Sie mit unserem SharePoint-Entwicklungsdienste. Oder einfach die Hand ausstrecken. Manchmal braucht es nur ein paar Entscheidungen, um etwas zu reparieren, was nicht funktioniert.
Direktor für globale Entwicklung
Ivan Shatukha ist Global Development Director bei Innowise. Er verfügt über mehr als 8 Jahre Erfahrung im Aufbau von Software-Entwicklungsteams und stellt sicher, dass technische Projekte sowohl auf der geschäftlichen als auch auf der technischen Seite erfolgreich sind. Ivan Shatukha begann als leitender Ingenieur bei Python und baute das Team von einigen wenigen Mitarbeitern auf über tausend auf, wobei er sich besonders auf Skalierung und Effizienzsteigerung konzentrierte. Er ist dafür bekannt, dass er fundierte technische Kenntnisse mit einer klaren strategischen Vision verbindet und gleichzeitig Systeme entwickelt, die dafür sorgen, dass die Projekte im Zeit- und Kostenrahmen bleiben. Er spielte eine Schlüsselrolle bei der Skalierung des Betriebs von Innowise, von der Automatisierung von Kernprozessen bis hin zur Einführung neuer technischer Entwicklungen, die das Wachstum vorantrieben.
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