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In über 50 Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich bereits vorgeschrieben, und in mehr als 70 Ländern sind strukturierte elektronische Rechnungen in irgendeiner Form vorgeschrieben. Für CFOs und Unternehmensleiter ist dies nun ein globales operatives Risiko, das jede Rechnung, jeden Markt und jedes ERP-System betrifft. Eine kleine Regeländerung in einem Land kann leicht ein gemeinsames Finanz- oder ERP-Modell stören und einen Dominoeffekt auslösen.
In der EU ist die Paket "Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter" (ViDA) wird die elektronische Rechnungsstellung und die nahezu in Echtzeit erfolgende Berichterstattung in den nächsten zehn Jahren noch viel weiter vorantreiben. Sie wurde im März 2025 formell verabschiedet und wird bis 2035 schrittweise eingeführt werden. Gleichzeitig arbeiten Länder wie Italien, Frankreich und Deutschland an ihren eigenen B2B-Modellen mit jeweils unterschiedlichen Formaten, Plattformen, Einführungsprozessen und Zeitplänen. Mit diesem Flickenteppich Schritt zu halten, ist eine ständige Herausforderung für jedes zentrale Finanzteam.
In diesem Fall wird die SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC elektronische Rechnungsstellung) ist zu einem wichtigen Teil des Puzzles geworden. Es hilft die Ausstellung von elektronischen Rechnungen zu automatisieren, Sie können sich mit lokalen Netzwerken oder Steuerbehörden verbinden und die sich ständig ändernden Vorschriften in verschiedenen Ländern einhalten - und das alles innerhalb von SAP.
In diesem Artikel gehe ich darauf ein, was SAP DRC für die elektronische Rechnungsstellung bietet, wie es in SAP S/4HANA und SAP ECC passt und welche geschäftlichen Auswirkungen Sie realistischerweise erwarten können, wenn Sie es richtig machen.
SAP Document and Reporting Compliance, kurz SAP DRC, ist ein integriertes SAP-Modul, das den gesamten Ablauf der Erstellung, Validierung und des Austauschs von E-Dokumenten standardisiert und automatisiert. So können Sie eine einzige Einrichtung für die elektronische Rechnungsstellung verwenden, e-Reporting und gesetzliche Berichterstattung anstatt jede Anforderung als separates Miniprojekt zu behandeln.
Vor SAP DRC mussten die Unternehmen ihre Systeme für jedes Land und jede Funktion trennen.. Ein Anschluss für Italiens SDI. Ein weiterer für das mexikanische CFDI. Eine maßgeschneiderte Lösung für ein lokales Mehrwertsteuerportal. Wie Sie sich vielleicht vorstellen können, ist dies ein logistischer Albtraum, der alles auf ein Schneckentempo herunterzieht. DRC fasst all dies in einem einzigen eDocument-Cockpit, damit Ihre Finanz- und Entwicklungsteams nicht mehr mit verschiedenen Systemen jonglieren müssen, sondern aus einer einheitlichen Sicht arbeiten können.
Die eigentliche Magie findet unter der Haube statt. DRC übernimmt Ihre SAP-Transaktionsdaten, z. B. Rechnungsbelege in SD oder FI, und wandelt sie automatisch in das gesetzlich vorgeschriebene XML- oder JSON-Format um. Anschließend sendet er die Datei direkt an das nationale E-Invoicing-System wie KSeF oder ein Netzwerk wie das PEPPOL-Netz, und behält den Status im Auge, ohne die Benutzer aus SAP herauszuholen. In der Praxis fühlt sich das Ganze viel sauberer an, da der gesamte Ablauf an einem Ort stattfindet und nicht über mehrere Tools.
Zu verstehen das DRC-Modul in SAP Aus technischer Sicht hilft es, mit seiner hybriden Architektur zu beginnen. Die Lösung verbindet Ihren stabilen ERP-Kern mit den sich schnell ändernden, cloudbasierten Anforderungen von Steuerbehörden und E-Invoicing-Netzwerken.
In einem typischen Fall ist die SAP DRC-Architektur besteht aus zwei Hauptebenen, die wie eine einzige funktionieren.
Ich möchte Ihnen zeigen, wie DRC in SAP tatsächlich in einem realen Szenario funktioniert, anstatt nur abstrakt darüber zu diskutieren. Polen ist ein guter Testfall. Die Nationales System für die elektronische Rechnungsstellung (KSeF) wird die elektronische Rechnungsstellung verbindlich vorgeschrieben: ab Februar 2026 für Großunternehmen und ab April 2026 für andere Mehrwertsteuerpflichtige. Im Alltag werden die meisten Rechnungen über ein zentrales Regierungszentrum laufen, anstatt direkt zwischen Ihnen und Ihren Kunden oder Lieferanten zu verkehren.
Wenn Sie SAP in Polen betreiben, besteht die eigentliche Herausforderung darin, diesen Fluss zuverlässig zu halten, ohne einen Haufen lokaler Integrationen von Hand zu programmieren. KSeF verfügt über ein eigenes XML-Format und eine eigene API. Mit SAP Document and Reporting Compliance erhalten Sie ein fertiges KSeF-Szenario, das die gesamte Strecke abdeckt.
Im Folgenden wird der Weg einer Ausgangsrechnung durch SAP DRC und KSeF dargestellt.
Die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung werden immer strenger, die Portale ändern sich ständig, und die Steuerbehörden verzeihen immer weniger Fehler. Ein falsches Format oder ein fehlendes Feld, und schon haben Sie es mit abgelehnten Rechnungen, verzögerten Lieferungen und Aufräumarbeiten zu tun, die Ihr Team nicht eingeplant hat. SAP DRC ist die Kontrollinstanz, die verhindert, dass diese Probleme in das Tagesgeschäft einfließen.
Ohne DRC wird die länderübergreifende elektronische Rechnungsstellung in der Regel zu einer Mischung aus lokalen Tools, benutzerdefinierten Skripten und staatlichen Portalen. Das funktioniert, ist aber anfällig. Mit dem DRC verwendet Ihr Team ein einziges Cockpit in SAP, um verschiedene Flüsse zu bearbeiten, ob es sich um Polens KSeF, Italiens FatturaPA oder Mexikos CFDI handelt. Gleicher Ort, gleiches Erscheinungsbild, unterschiedliche Länderinhalte hinter den Kulissen.
Die Benutzer arbeiten weiterhin in SD, MM oder FI, wie sie es immer getan haben. Wenn sie eine Rechnung, eine Gutschrift oder einen anderen relevanten Beleg buchen, kann DRC automatisch das eDokument und das für die Einhaltung der Vorschriften erforderliche XML oder JSON erstellen. Dadurch entfällt die doppelte Dateneingabe und der Schritt “Exportieren Sie das später”, der häufig zu Fehlern führt.
Mit dem DRC-Cockpit erhalten Sie eine Live-Liste aller Dokumente und ihres Status. Sie sehen, was auf den Versand wartet, was bereits freigegeben wurde und was noch bearbeitet werden muss. Wenn eine Steuerplattform eine Rechnung ablehnt, kennzeichnet DRC sie, zeigt den Fehler an und ermöglicht es den Anwendern, die Daten in SAP zu korrigieren und vom selben Bildschirm aus erneut zu senden. Sie müssen nicht mehr raten, was in einem externen Portal passiert ist.
Jede Steuerbehörde hat ihre eigenen Vorstellungen von Formaten, Feldern und Arbeitsabläufen. DRC wird mit länderspezifischen Inhalten ausgeliefert, die SAP auf dem neuesten Stand hält. Wenn sich Regeln ändern, passen Sie die Konfiguration an und testen sie, anstatt eine neue Integration von Grund auf zu erstellen oder jedes neue Schema selbst zu entschlüsseln.
Immer mehr Länder erwarten, dass Rechnungen in Echtzeit über ihre Plattformen laufen, manchmal bevor die Waren versandt werden können. DRC ist für diese Abfertigung und Kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTC) Modelle. Es sendet die Rechnungsdaten aus, kümmert sich um die Validierung und Signaturen, wo dies erforderlich ist, und schreibt die Antwort zurück in das ursprüngliche SAP-Dokument, so dass der Status im ERP immer klar ist.
DRC liest die Daten direkt aus Ihren SAP-Belegen, leitet sie für das Mapping und die Kommunikation durch die SAP Business Technology Platform und bringt die Antworten dann zurück in SAP. Für eingehende Ströme kann DRC auch elektronische Lieferantenrechnungen von Behördenportalen abrufen, sie in SAP-Strukturen konvertieren und die Buchung von Kreditoren unterstützen. Der gesamte Kreislauf bleibt innerhalb Ihrer Landschaft, anstatt über manuelle Uploads und Tabellenkalkulationen verstreut zu sein.
Wenn ein neues lokales Mandat auftaucht und es noch keine Standardinhalte gibt, bietet Ihnen DRC einen Rahmen für die Erweiterbarkeit. Kunden oder Partner können neue Szenarien mit demselben Cockpit und Monitoring modellieren, so dass Sie alles an einem Ort behalten, anstatt eine weitere Punktlösung hinzuzufügen.
“Wenn Sie SAP DRC einführen, stellen Sie die Art und Weise, wie Rechnungen und Cashflow durch Ihr Unternehmen fließen, neu ein. Unser Team konzentriert sich darauf, diese Umstellung berechenbar zu machen: solide Daten, ein Cockpit, dem Ihr Finanzteam vertraut, und Produktivsetzungen, die den Cashflow nicht gefährden.”
Direktor, Leiter von Java, ERP-Lösungen
Sobald Sie in mehreren Ländern arbeiten, ist die elektronische Rechnungsstellung kein lokales Projekt mehr. Plötzlich haben Sie es mit unterschiedlichen Formaten, Portalen und Regeln für jeden Markt zu tun. SAP DRC bietet Ihnen einen Rahmen, der viele dieser Anforderungen abdeckt, sodass Sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden müssen.
Die Implementierung von SAP DRC ist nicht nur eine kleine Konfigurationsanpassung. Sie ändern die Art und Weise, wie Rechnungen SAP verlassen, wie schnell Bestellungen ausgeliefert werden können und wohin sich Mitarbeiter wenden, um Probleme zu beheben. Es bedarf eines klaren Einführungsplans, den sowohl die Finanzabteilung als auch die IT-Abteilung verstehen und tatsächlich befolgen können.
Hier sind klare Schritte, die sich in realen Projekten bewährt haben.
Beginnen Sie damit, sich ein klares Bild von Ihren Verpflichtungen zu machen, anstatt sofort mit der Konfiguration zu beginnen. Setzen Sie sich mit den Finanz- und Steuerabteilungen zusammen und schreiben Sie auf, in welchen Ländern Sie tätig sind und welche Anforderungen in den einzelnen Ländern gelten (elektronische Rechnungen, Abrechnungsmodelle, Echtzeit-Berichterstattung, MwSt.-Erklärungen, SAF-T und so weiter).
Prüfen Sie dann, welche dieser Länder bereits von SAP DRC abgedeckt sind. SAP veröffentlicht die vollständige Länderliste im Hilfeportal, so dass Sie sich vergewissern können, was standardmäßig verfügbar ist.
Sobald man alles auf einer Seite sieht, werden die Prioritäten offensichtlich. Die meisten Teams beginnen mit den Ländern, die das höchste Rechnungsvolumen oder die knappsten Fristen haben, anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen.
Mit SAP DRC ändert sich für Ihr Finanzteam eine einfache Sache: Es kann nachsehen, ob eine Rechnung wirklich eingegangen ist. Anstelle von E-Mail-Threads oder Screenshots aus einem Portal wird das DRC-Cockpit zur Quelle der Wahrheit.
Führen Sie kurze, praktische Sitzungen mit den Mitarbeitern durch, die Kundenrechnungen erstellen und Lieferantenrechnungen bearbeiten. Zeigen Sie ihnen, wo sie das Cockpit finden, wie sie Status wie "Erstellt", "Gesendet", "Angenommen", "Abgelehnt" lesen und wie sie eine abgelehnte Rechnung durchgängig korrigieren und erneut senden können. Verwenden Sie reale Beispiele aus Ihrer Testphase, damit es greifbar wird.
Vereinbaren Sie dann, dass jemand einmal am Tag im Cockpit Fehler überprüft und dass Sie am Monatsende schnell bestätigen, dass alle Rechnungen, die gemeldet werden sollten, einen endgültigen Status haben. Ist dieser Rhythmus erst einmal etabliert, wird der DRC das übliche Werkzeug, das jeder überprüft, wenn etwas nicht stimmt.
Sobald DRC in Betrieb ist, besteht das Ziel darin, den Datenfluss sauber zu halten und Probleme zu erkennen, bevor sie Ihre Kunden oder die Steuerbehörde erreichen.
Die elektronische Rechnungsstellung wird sich weiter verändern. Dieser Teil liegt nicht in Ihrer Hand. Was Sie kontrollieren können, ist, wie gut Ihre SAP-Einrichtung ist, wie klar Ihre Prozesse sind und wie schnell Ihr Team Probleme erkennt und behebt. SAP DRC bietet Ihnen die technische Grundlage dafür, aber die wirkliche Wirkung kommt von der Art und Weise, wie Sie die Lösung einführen, sie in realen Abläufen testen und die Mitarbeiter unterstützen, die jeden Tag im Cockpit arbeiten.
Wir von Innowise helfen Unternehmen dabei, ihre aktuelle Landschaft zu überprüfen, eine realistische DRC-Roadmap zu entwerfen, sie in SAP S/4HANA oder ECC zu implementieren und sie dann im Rahmen des Tagesgeschäfts zu unterstützen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, genügt in der Regel ein kurzer Blick auf Ihre Länder, Systeme und Fristen, um einen konkreten nächsten Schritt zu definieren. Von dort aus können Sie sich von taktischen E-Invoicing-Korrekturen hin zu einer stabilen Einrichtung bewegen, auf die sich Ihr Team verlassen kann.
SAP DRC wird als separates Produkt lizenziert, das neben SAP S/4HANA oder ECC läuft. Das eDocument Cockpit und die Regeln verbleiben in Ihrem ERP, während SAP BTP die Kommunikation mit den Steuerbehörden in der Cloud abwickelt, in der Regel über ein an das Dokumentenvolumen gebundenes Abonnementmodell.
DRC ist zwar für die Einhaltung von SAP S/4HANA-Vorschriften optimiert, aber auch mit SAP ECC für die elektronische Rechnungsstellung kompatibel. Das eDocument-Framework ist in Form von Support-Paketen oder Add-ons erhältlich und lässt sich mit der Cloud-Integration von SAP verbinden. So können Sie die globalen Steuervorschriften jetzt erfüllen und später nach Ihrem eigenen Zeitplan auf S/4HANA umsteigen.
Die SAP Business Technology Platform (BTP) fungiert als sichere Kommunikationsbrücke. Sie hostet die Integrationspakete, die Ihre Daten formatieren, und verwaltet die technische Verbindung zu Behördenportalen oder dem PEPPOL-Netzwerk, so dass Ihr internes ERP sicher bleibt.
Ja, Sie brauchen SAP BTP, denn DRC verwendet BTP-Integrationsinhalte für die Verbindung mit Behördenplattformen. Die Daten werden über verschlüsselte, kontrollierte Kanäle mit rollenbasiertem Zugriff und vollständiger Protokollierung übertragen, was oft sicherer ist als manuelle Uploads, E-Mail-Austausch oder verstreute Drittanbieter-Tools.
Die Preise für SAP DRC hängen von Ihrem Dokumentenvolumen, den zu unterstützenden Ländern sowie dem Umfang der Implementierung und des Supports ab. Der ROI ergibt sich aus weniger Strafen und abgelehnten Einreichungen, weniger manueller Portalarbeit und einer schnelleren Rechnungsbearbeitung und Zahlungszyklen. Für Teams mit steigenden Volumina oder länderübergreifenden Mandaten ist die Amortisation oft kurz.
Die elektronische Rechnungsstellung mit SAP DRC umfasst vordefinierte Mappings für das ZUGFeRD-Format (Hybrid-PDF/XML). Das SAP Application Interface Framework (AIF) bildet die Rechnungsdaten automatisch auf den ZUGFeRD-Standard ab und gewährleistet so die Einhaltung der deutschen Vorschriften.
Die Einführung von E-Invoicing in einem einzelnen Land mit Standard-SAP DRC-Inhalten lässt sich oft in einem Zeitfenster von 4 bis 8 Wochen durchführen. Mehrländerprogramme mit mehreren Szenarien laufen in der Regel in Phasen von 3 bis 6 Monaten ab, mit entsprechender Zeit für die Datenvorbereitung, die Einrichtung der Integration, die Tests und die Benutzerschulung.
Leitung von ERP-Beratern
Kiryl kennt SAP in- und auswendig. Er ist die erste Adresse, wenn ein Kunde nicht nur eine Implementierung, sondern eine intelligente Konfiguration benötigt, die zu seinen einzigartigen Prozessen passt - mit einem klaren Weg von der Komplexität zur Klarheit.
