Sistema automatizado de processamento de extractos bancários

Para ajudar o nosso cliente a reduzir a reconciliação manual e a aumentar a precisão financeira, a Innowise desenvolveu um sistema automatizado de processamento de extractos bancários com base no Odoo ERP.*

80%

menos erros de registo manual

20+

horas poupadas semanalmente graças à automatização

Indústria Retalho

Empregados 250-500

Região Alemanha

Serviços Personalização do Odoo, integrações de API, DevOps, suporte contínuo

Cliente desde 2024

Visão geral do cliente

Resumir o artigo com AI

O cliente é um retalhista alemão em rápido crescimento que oferece produtos contemporâneos para a casa, decoração e estilo de vida. Com lojas nas principais cidades e uma plataforma de comércio eletrónico em expansão, destacam-se pela sua seleção cuidadosamente selecionada e orientada para o design da vida moderna.

À medida que os volumes aumentavam, a reconciliação manual em vários bancos começou a atrasar os relatórios e a sobrecarregar a equipa financeira. O objetivo da liderança era uma visibilidade de caixa mais rápida e pronta para auditoria e um fechamento mais curto no final do mês dentro do Odoo. A empresa não tinha experiência interna no módulo Odoo para integrações bancárias seguras, por isso fez uma parceria com a Innowise para fornecer uma camada de automação escalável.

As informações pormenorizadas sobre o cliente não podem ser divulgadas ao abrigo das disposições do NDA.

Desafio

O rápido crescimento do cliente colocou uma grande pressão sobre a equipa financeira. Com as transacções a chegarem dos sistemas POS de retalho, pagamentos online e transferências bancárias diretas, a reconciliação manual tornou-se um grande estrangulamento, consumindo quase metade da capacidade semanal da equipa. Os fechos de mês atrasavam-se constantemente, o que dificultava a obtenção de relatórios financeiros atempados ou o acompanhamento do fluxo de caixa. Os erros tornaram-se comuns, pelo que os números deixaram de ser fiáveis e a confiança nas decisões comerciais foi afetada.

O ERP Odoo existente lidava bem com as operações diárias, mas ficava aquém quando se tratava de automatizar a importação e reconciliação de extractos bancários. A equipa financeira entrava em vários portais bancários, descarregava manualmente os extractos em diversos formatos (CSV, XLS, PDF, CAMT) e introduzia as linhas de transação no Odoo. Sem integração incorporada ou capacidades de análise de dados, os erros eram frequentes, a reconciliação atrasava-se e a conformidade com a auditoria interna era difícil. Além disso, o cliente não tinha especialistas internos para criar e manter módulos personalizados do Odoo ou conexões bancárias seguras.

Elimine os estrangulamentos do fluxo de trabalho com o Odoo

Solução que fornecemos

Descoberta e planeamento

A nossa equipa começou com uma fase de descoberta. Trabalhando em estreita colaboração com as equipas financeiras e de TI do cliente, investigámos a forma como os extractos bancários eram processados em diferentes canais e sistemas. Além disso, os nossos especialistas auditaram o fluxo de reconciliação no Odoo, documentaram todos os formatos de ficheiro utilizados e mapearam a forma como os dados eram transferidos do extrato para o livro-razão.

O que descobrimos confirmou as suas preocupações: formatos de ficheiro inconsistentes e regras de reconciliação desajustadas estavam a criar grandes atrasos. Cada banco utilizava o seu próprio formato e a lógica de correspondência das transacções variava entre canais.

Colocámos tudo no papel, trabalhámos com a equipa financeira para definir regras de reconciliação claras e unificadas e sincronizámos com as TI os requisitos de segurança. Todas as tarefas foram adicionadas a uma lista de pendências partilhada, com prioridades revistas semanalmente durante o planeamento de sprint e sessões de demonstração.

Conceção da solução

Propusemos uma extensão modular à configuração existente do Odoo 18 Enterprise do cliente. Não se trata de uma reconstrução ou migração completa, mas sim de uma camada de automatização específica que se integra diretamente nos seus fluxos de trabalho financeiros actuais. A solução foi concebida para funcionar em produção rapidamente, mantendo-se escalável e fácil de manter.

As nossas decisões técnicas basearam-se em três princípios:

Escalabilidade. O sistema precisava de lidar com volumes de transacções diárias que variavam entre alguns milhares e mais de 100.000 sem quebras de desempenho
Modularidade. Construímos a camada de integração bancária para ser fracamente acoplada, de modo que novos bancos pudessem ser adicionados sem tocar na lógica central
Rapidez operacional e transparência. Processamento de lotes com registo limpo e regras de reconciliação que as finanças podem rastrear e ajustar

Escolhemos uma arquitetura em contêineres usando o Docker para escalonamento horizontal e usamos o ORM nativo do Odoo para gravações em lote seguras e eficientes. Todas as integrações dependem de APIs REST seguras ou interfaces de upload no Odoo, e tudo é executado na nuvem privada do cliente, minimizando as alterações de infraestrutura e preservando o controlo.

Funcionalidade chave fornecida

Sistema de dupla entrada. Para as instituições com suporte API, a nossa equipa construiu integrações API seguras que vão buscar automaticamente novos extractos bancários numa agenda diária. Para os bancos sem capacidades de API, criámos uma interface limpa, de arrastar e largar, diretamente no Odoo, permitindo à equipa carregar manualmente os ficheiros de extractos.
Analisador de formato universal. O sistema analisa automaticamente uma vasta gama de formatos, incluindo CAMT, OFX, QIF, CSV, XML e XLS/XLSX, e transforma todos os dados numa estrutura unificada e pronta a processar.
Painel de gestão centralizado. Todos os extractos, quer sejam obtidos através da API ou carregados manualmente, são apresentados num único e intuitivo painel de controlo do Odoo. A equipa financeira obtém uma visão unificada de cada transação, completa com indicadores de estado (pendente, processado, reconciliado, erro), carimbos de data/hora e detalhes de origem para uma clareza instantânea e uma resolução de problemas mais rápida.

Motor de reconciliação inteligente. Assim que os dados entram no Odoo, o motor de reconciliação do sistema faz corresponder automaticamente as linhas do extrato às facturas, pagamentos e outros registos financeiros correspondentes, utilizando regras configuráveis como números de facturas, nomes de clientes ou números de transacções. Esta automatização proporciona lançamentos de elevada precisão e reduz a necessidade de intervenção manual.
Modos de falha e alertas. Criámos uma estrutura de erros à prova de bala: As falhas da API são repetidas automaticamente com backoff exponencial e, em seguida, entram numa fila de cartas mortas vigiadas por verificações de integridade programadas. Os soluços do analisador ou as transacções não correspondentes desencadeiam mensagens de chatter, alertas de e-mail e entradas num painel de erros dedicado. Todos os registos são transmitidos através da estrutura de registo do Odoo e para o Grafana através do Prometheus para visibilidade em tempo real e resolução instantânea de problemas.
Processamento em lote de alto rendimento. As transacções são agrupadas em lotes de 1.000 e confirmadas em massa através do ORM do Odoo, reduzindo as despesas gerais da base de dados. Em testes de esforço com 100.000 transacções diárias, a importação e a reconciliação foram concluídas em menos de 15 minutos. Para cargas regulares (5.000 a 20.000 linhas por dia), tudo é resolvido em 3 a 5 minutos. E quando a demanda aumenta, nós ativamos contêineres de trabalho Docker extras para processar lotes em paralelo.
Camada de integração modular. A camada de integração API modular do sistema facilita a adição de novas ligações bancárias à medida que o cliente expande as parcerias financeiras. Esta abordagem mantém a solução flexível e garante que continua a ser um ativo a longo prazo que se adapta às suas operações.

Abordagem de entrega

Os nossos especialistas executaram o desenvolvimento em sprints de duas semanas, em estreita coordenação com as equipas do cliente. Cada sprint começava com um plano claro e terminava com uma sessão de revisão, onde o cliente podia testar novas funcionalidades e dar feedback imediato.

A maioria das decisões de implementação e o trabalho técnico diário foram tratados de forma autónoma pela nossa equipa, mas contactámos o cliente para as principais regras comerciais, requisitos de conformidade e quaisquer alterações importantes. A nossa equipa trabalhou numa base Time & Materials com um limite não excedente, o que manteve o orçamento previsível apesar das alterações nos formatos ou regras bancárias.

Mantivemos tudo organizado através de uma lista de pendências partilhada e de reuniões regulares. Os riscos, como alterações à API bancária, formatos de ficheiro inconsistentes ou actualizações da lógica de reconciliação, foram assinalados antecipadamente e resolvidos no sprint. Para suportar lançamentos rápidos e de baixo risco, criámos pipelines CI/CD para implementar diretamente na nuvem privada do cliente.

Segurança e controlo de acesso melhorados

A segurança é incorporada em todas as camadas. Todas as ligações API utilizam OAuth 2.0 com tokens rotativos e de âmbito limitado, enquanto o TLS protege os dados em trânsito e o AES-256 bloqueia-os em repouso.

No Odoo, implementamos permissões granulares baseadas em funções para que apenas os utilizadores financeiros autorizados possam ver, carregar ou aprovar extractos bancários. Todos os carregamentos, edições e aprovações são registados com data e hora no registo de auditoria e a autenticação de dois factores protege todas as acções críticas para uma linha extra de defesa.

O nosso objetivo era tornar a reconciliação indolor para a equipa financeira e à prova de bala para os auditores. Criámos uma solução que processa grandes volumes, mantém os dados seguros e coloca os números em tempo real na ponta dos dedos. Agora, o cliente pode concentrar-se no crescimento sem se preocupar com erros manuais ou atrasos no final do mês.

Kiryl Drabysheuski Líderes de consultores ERP

Tecnologias utilizadas

Odoo

Python

JavaScript

PostgreSQL

Docker

Prometheus

Grafana

Git

GitHub

Equipa

Gestor de projectos

Analista de negócios

Engenheiro de QA

Programadores Odoo

Resultado

Duração do projecto

setembro - dezembro de 2024

A nossa equipa entregou a solução completa em menos de 12 semanas. No primeiro mês de utilização em produção, a equipa financeira reduzir o tempo de reconciliação por 50%o que lhes dá mais de 20 horas suplementares por semana para análise e planeamento estratégico. O fecho mensal é agora concluído mais rapidamente e sem atrasos manuais ou de comunicação.

A exatidão aumentou muito. O lançamento automático reduziu os erros de registo manual em 80%, e mais 95% de linhas de extrato passam agora diretamente da importação para o ledger sem intervenção humana. O sistema processa diariamente 5.000 a 20.000 transacções em 3 a 5 minutos e testes de esforço de 100.000 linhas em menos de 15 minutos.

A visibilidade diária da tesouraria melhorou a tomada de decisões dos executivos e o feedback interno da equipa financeira tem sido consistentemente positivo. O cliente estendeu o contrato para trabalhos adicionais de automação do ERP, e o sistema continua a funcionar em produção com o suporte contínuo da Innowise.

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