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O Innowise é uma empresa internacional de desenvolvimento de software de ciclo completo fundada em 2007. Somos uma equipa de mais de 1600+ profissionais de TI que desenvolvem software para outros profissionais em todo o mundo.
Sobre nós
O Innowise é uma empresa internacional de desenvolvimento de software de ciclo completo fundada em 2007. Somos uma equipa de mais de 1600+ profissionais de TI que desenvolvem software para outros profissionais em todo o mundo.

Como o software de reserva de mesa baseado na Web optimizou o 40% dos locais de trabalho

O Innowise criou um sistema de reserva de secretária que permite aos funcionários escolherem onde e quando trabalhar, proporcionando um ambiente de trabalho sem interrupções.

Cliente

Indústria
Tecnologia da informação
Região
UE
Cliente desde
2007

Innowise é uma empresa global de desenvolvimento de software de serviço completo que fornece soluções digitais inovadoras para clientes em todo o mundo. Nos últimos 16 anos, a empresa implementou cerca de 600 projectos em vários sectores e conquistou a confiança de dezenas de clientes. Temos prazer em fornecer serviços de desenvolvimento de aplicações web para empresas e testemunhar o impacto transformador que tem em organizações inteiras.

Em 2023, o Innowise cresceu para mais de 1500 profissionais de TI de topo, vários centros de desenvolvimento e escritórios de representação na Europa e na América do Norte.

Desafio: Ultrapassar os desafios das reservas no local de trabalho com um software de reserva de mesa de escritório

O problema com o ambiente de trabalho tradicional é que ele não atende às necessidades flexíveis dos funcionários. O Innowise está a crescer continuamente e a abrir novos escritórios em todo o mundo, pelo que havia uma necessidade crescente de uma solução que permitisse uma reserva flexível do espaço de trabalho.

Os membros do nosso pessoal estavam confinados a postos de trabalho designados, com opções limitadas para encontrar espaços de trabalho alternativos quando necessário. Esta situação resultava frequentemente em interrupções e redução da produtividade. Além disso, o processo manual de reserva de uma secretária era moroso e podia levar a duplas reservas, causando mais problemas.

O Innowise pretendia resolver estes problemas desenvolvendo um sistema de reserva de secretária que permitisse aos nossos funcionários encontrar e reservar facilmente um local de trabalho que melhor se adaptasse às suas necessidades, resultando num ambiente de trabalho sem interrupções.

Se for gerida corretamente, esta alternativa aos assentos fixos pode trazer as seguintes vantagens

  • maior produtividade e empenhamento devido a um equilíbrio perfeito entre a vida profissional e a vida privada;
  • encontrar espaços para trabalhar em conjunto facilita a colaboração;
  • maior capacidade de resistência da empresa a eventuais perturbações no trabalho;
  • uma melhor utilização do espaço de escritórios;
  • otimização dos custos de manutenção do escritório.

Por isso, fomos desafiados a criar um sistema de reservas eficaz que fosse fácil de utilizar, rápido de implementar e que não interferisse com as operações em curso.

Solução: Software avançado de reserva de espaços de trabalho para abrir caminho à agilidade do local de trabalho e ao aumento da produtividade

Tirando partido da nossa experiência no desenvolvimento de aplicações Web para empresas, desenvolvemos um sistema baseado na Web para gerir os escritórios da empresa, a disposição dos lugares dos funcionários e otimizar os custos de manutenção dos escritórios. Este software de reserva de espaços de trabalho permite que os nossos funcionários visualizem dados sobre os lugares existentes e vejam quantos deles estão disponíveis para reserva. Uma vasta gama de oportunidades de reserva pode acomodar quaisquer alterações na atividade. Os administradores têm um conjunto alargado de funcionalidades: podem adicionar e editar secretárias de escritório e a sua colocação no plano arquitetónico.

Limpar estatísticas

O separador Escritórios apresenta uma lista de países onde o Innowise tem escritórios, bem como gráficos coloridos com estatísticas sobre os lugares e o seu estado (livre, reservado, reservado, ocupado ou remoto), dando aos funcionários uma visão geral rápida da atividade do escritório. 

Os funcionários podem utilizar estes dados para determinar quando e onde é mais movimentado no escritório para os ajudar a planear eficazmente os seus horários, especialmente quando viajam por motivos profissionais. O departamento de RH pode utilizar as métricas de utilização das secretárias para gerir melhor e de forma mais económica os espaços de trabalho.

Este sítio Web oferece uma navegação intuitiva e funcionalidades interactivas que permitem aos utilizadores encontrar informações mais detalhadas sobre uma determinada localização, incluindo um endereço, o número de pisos e a sua ocupação, e até os nomes dos gestores dos escritórios. Uma funcionalidade de pesquisa também permite que os utilizadores localizem rapidamente os seus colegas de trabalho, tornando a colaboração offline com os seus colegas de equipa muito mais fácil.

Ferramentas de administração melhoradas

O software de reserva de mesa fornece aos administradores uma série de funcionalidades avançadas que lhes permitem personalizar as listas de escritórios. Estas incluem a adição, edição e eliminação de novos lugares, o carregamento de planos de arquitetura, a colocação de postos de trabalho e a sua atribuição a empregados. Para além disso, a nossa plataforma permite criar espaços de trabalho em novos escritórios em novas localizações. 

Gestão fácil dos pedidos de reserva de mesa

Os administradores recebem pedidos de reserva de lugares específicos dos utilizadores, que podem aceitar ou recusar. Esta abordagem garante que não haverá problemas com a reserva de um local de trabalho e que o funcionamento da empresa decorrerá sem problemas. 

Integração com chatbot e HRM

Para garantir que o estado do local de trabalho está sempre atualizado, implementámos um chatbot corporativo que monitoriza o estado atual dos funcionários (escritório, remotamente, dia de baixa, licença sem vencimento, lista de doentes, auto-isolamento).

Além disso, a nossa aplicação Web integra-se perfeitamente com a nossa Sistema de gestão de recursos humanos, obter informações fiáveis sobre os trabalhadores, incluindo os seus departamentos e outras características relevantes.

Solução totalmente personalizável

Criámos uma plataforma que pode ser facilmente personalizada de acordo com as necessidades de qualquer empresa. Com a nossa experiência em desenvolvimento de aplicações web empresariais e uma forte ênfase na personalização, a nossa plataforma foi especificamente concebida para ser adaptável às diversas necessidades das empresas de vários sectores, tais como restaurantes, aeroportos, cinemas e muito mais. A plataforma é de fácil utilização, permitindo às organizações gerir o seu espaço de trabalho de uma forma simples e eficiente, ao mesmo tempo que fornece todas as funcionalidades de que necessitam para manter a produtividade dos funcionários. Além disso, a sua natureza móvel permite aos utilizadores reservar convenientemente uma secretária diretamente a partir do seu telemóvel.

Assim, o solução de software de reservas de mesa oferecido pelo Innowise é a solução ideal para melhorar a gestão das reservas, otimizar a disposição dos lugares e melhorar a eficiência do local de trabalho.

Tecnologias

Front-end
React, TypeScript, RxJS, InversifyJS, React-Flow-Renderer, Socket.io
Back-end
Python, Django, Django Rest Framework, Celery, Redis, Django-channels (Websockets), S3
Estruturas
Django, Django Rest, React
Bases de dados
PostgreSQL
Implementação contínua
Bitbucket Pipelines
Gestão de contentores
AWS
Outras integrações
Keycloack, InnowiseBot, ITS HRMS, G-suite

Processo

Depois de analisarmos todos os requisitos do projeto, elaborámos um plano das funções que devem ser implementadas no futuro software de reserva de espaços de trabalho.

Descoberta
Começámos por identificar os principais obstáculos que impedem a criação de um ambiente de trabalho ideal. Posteriormente, concebemos a arquitetura básica e determinámos os custos de desenvolvimento associados. Dedicámos uma atenção especial a cada módulo individual da plataforma, assegurando um exame minucioso e a consideração dos seus requisitos.
Escolha da tecnologia
Seleccionámos cuidadosamente as tecnologias para acelerar a implementação da aplicação, assegurando simultaneamente uma manutenção fácil e o aperfeiçoamento de novas funcionalidades no futuro. Além disso, considerámos a integração da solução com o HRM e o chatbot, tendo em conta a sua compatibilidade e interoperabilidade contínuas.
Criação de MVP, Produto Viável
Utilizámos uma abordagem iterativa e incremental para desenvolver o MVP. Para garantir a mais alta qualidade, realizámos testes abrangentes, incluindo testes unitários e testes manuais no final de cada fase de desenvolvimento para detetar e resolver até os erros mais pequenos. A comunicação e as discussões de tarefas foram facilitadas através do Slack, enquanto o controlo de tarefas foi gerido de forma eficiente utilizando o Jira.
Manutenção e melhoramento
Após a introdução do MVP, realizámos testes exaustivos do sistema e procurámos ativamente obter feedback dos nossos funcionários. Com base nos seus valiosos contributos, efectuámos os ajustes necessários e finalizámos a funcionalidade do software de reserva de secretária. Como resultado, os nossos funcionários dispõem agora de uma ferramenta cómoda e eficiente para utilizar eficazmente o espaço de trabalho.

Equipa

3
Programadores back-end
2
Programadores front-end
2
Engenheiros de GQ

Resultados: Melhor trabalho em equipa e redução de 22% nas despesas de manutenção do escritório através da solução de software de reservas de mesa

Atualmente, mais de 1500 funcionários do Innowise utilizam diariamente o sistema de hotelaria de escritório, que lhes permite desfrutar de um ambiente de trabalho flexível e colaborar facilmente com os colegas de equipa. 

Além disso, o sistema modular baseado na Web desenvolvido fornece as informações necessárias sobre a forma como o espaço de trabalho está a ser utilizado. Estes dados ajudarão a empresa a afetar os recursos de forma mais eficiente no futuro. Até à data, os custos da empresa diminuíram em 22% desde a implementação do sistema.

Duração do projecto
  • 4 meses para MVP
  • O projeto ainda está em curso. Nesta fase, estamos a apoiar ativamente a plataforma, ao mesmo tempo que trabalhamos na introdução de novas funcionalidades, como a possibilidade de os utilizadores marcarem reuniões não só por dias, mas também por horas.

22%

diminuição dos custos de manutenção dos escritórios

17%

aumento da eficiência do fluxo de trabalho

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    O que é que acontece a seguir?

    1

    Após termos recebido e processado o seu pedido, entraremos em contacto consigo para detalhar as necessidades do seu projecto e assinar um NDA para garantir a confidencialidade das informações.

    2

    Após a análise dos requisitos, os nossos analistas e programadores elaboram uma proposta de projecto com o âmbito dos trabalhos, tamanho da equipa, tempo e custos e custos.

    3

    Marcamos uma reunião consigo para discutir a oferta e chegar a um acordo.

    4

    Assinamos um contrato e começamos a trabalhar no seu projecto o mais rapidamente possível.

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