RPA para o fabrico: 27% aquisição mais rápida e gestão de inventário simplificada

A Innowise implementou a RPA na indústria transformadora para simplificar as aquisições, desde a gestão de encomendas até ao processamento de facturas.

Cliente

Indústria

Fabricação, Enterprise

Região

Cliente desde

2022

O nosso cliente é um fabricante europeu de frigoríficos, congeladores e máquinas de lavar roupa. A nível da União Europeia, distribui os seus produtos através de vários centros de distribuição e revendedores próprios.

As informações pormenorizadas sobre o cliente não podem ser divulgadas ao abrigo das disposições do NDA.

Desafio

Problemas com o processamento de encomendas, apresentação de facturas e acompanhamento de envios

A empresa de fabrico enfrentou um desafio premente com o processo de aquisição, debatendo-se com uma variedade de tarefas morosas e complexas que exigiam esforço manual. Os processos manuais causavam dificuldades adicionais, como inconsistências de dados e falta de visibilidade em tempo real do estado das aquisições. Em vez de conquistarem novos mercados e darem prioridade ao crescimento do negócio, precisavam de ajuda para processar encomendas, apresentar facturas e acompanhar as expedições com precisão, o que resultava em erros nos dados do inventário.

O nosso cliente procurava uma solução inovadora para eliminar a complicada introdução manual de dados, os pedidos de aprovação e a geração de facturas para simplificar as operações, reduzir os erros e poupar tempo.

Solução

RPA na indústria transformadora para automatizar a gestão de encomendas, inventários e facturas

Com base na nossa experiência em automatização de processos, concebemos uma solução abrangente que abordou os desafios do cliente. A nossa equipa de projeto recomendou o desenvolvimento de um sistema RPA para automatizar a gestão de encomendas, inventário e facturas.

Scripts RPA

Desenvolvemos scripts de RPA personalizados utilizando o UiPath Studio, o UiPath Robot, o UiPath Orchestrator e o UiPath Activities para imitar as interacções humanas na gestão de fluxos de trabalho operacionais, o que resulta em resultados mais rápidos e mais precisos. Estes scripts executam tarefas como a criação de ordens de compra e o processamento de facturas, assegurando um planeamento preciso e previsível das aquisições e liquidações com os contratantes.

Gestão de encomendas

Uma das nossas principais áreas de concentração foi a automatização do processo de entrada e validação de encomendas. Integrámos o nosso Solução RPA no sistema de gestão de encomendas da empresa. Extrai informações sobre encomendas de e-mails e introduz corretamente os dados no sistema, incluindo preços, quantidade e frequência de compra. Aí, implementámos capacidades de OCR para "ler" o texto das encomendas, convertendo caracteres impressos ou manuscritos em texto legível por máquina.

Processamento de facturas

A nossa equipa de projeto também utilizou a RPA para automatizar a introdução de dados de facturas. O software robótico extraiu informações relevantes de novas facturas, tais como números de identificação, detalhes do fornecedor, datas e itens de linha, eliminando a necessidade de introdução manual de dados. Os nossos programadores experientes garantiram que a RPA utiliza regras comerciais predefinidas para validar as informações extraídas. O sistema acciona alertas ou encaminha a fatura para revisão manual se forem encontradas discrepâncias.

Acompanhamento da expedição

Além de supervisionar o aprovisionamento, implementámos a RPA para o fabrico para automatizar o seguimento de envios, de modo a obter actualizações de estado em tempo real e manter uma entrega sem problemas. Os bots automatizados acedem a informações de seguimento de várias fontes, como os sítios Web das transportadoras, APIs e bases de dados internas do cliente, monitorizando o movimento das mercadorias e evitando atrasos na entrega. Por exemplo, se um envio se deparar com um problema ou se desviar da rota prevista, o bot RPA envia alertas automáticos às partes interessadas.

Integração CRM

Em última análise, a nossa equipa integrou algoritmos de RPA no CRM proprietário do cliente para beneficiar de uma tomada de decisões e de um planeamento criteriosos, extraindo dados de e-mails, folhas de cálculo e bases de dados. Por exemplo, quando um novo pedido de informação de um cliente é recebido por correio eletrónico, a RPA pode extrair e introduzir os dados no sistema de CRM, eliminando a introdução manual de dados e desencadeando acções de aquisição. Este ecossistema coeso e interligado facilita a troca de dados em tempo real e dá ao cliente uma visão holística das suas operações de aquisição, desde a encomenda à faturação.

Tecnologias

RPA

Python, Java, Groovy, RegEx, Bash, PowerShell, JavaScript, HTML, CSS, UiPath Studio, UiPath Data Service, UiPath Document Understanding, UiPath Test Suite, UiPath Automation Hub, UiPath Insights

Processo

Com base na nossa experiência no domínio, efectuámos uma análise exaustiva dos fluxos de trabalho de aquisição existentes no cliente. Este exame aprofundado permitiu-nos identificar estrangulamentos e ineficiências que dificultavam as suas operações e adaptar a solução RPA subsequente às suas necessidades específicas. Realizámos discussões iniciais para reunir requisitos e compreender os pontos problemáticos do cliente, apresentando um documento de Visão e Âmbito que descreve a nossa solução proposta.

Com base na nossa análise, desenvolvemos os scripts RPA, integrámo-los nos processos operacionais existentes e testámos exaustivamente cada fluxo de trabalho de automatização. A nossa equipa de projeto utilizou o UiPath como o principal kit de ferramentas RPA devido às suas capacidades robustas e interface de fácil utilização, o que nos permitiu conceber, desenvolver e implementar fluxos de trabalho de automatização de forma eficiente. A tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) foi utilizada no processamento de facturas para extrair dados relevantes sem intervenção humana.

Após a fase de desenvolvimento, a nossa equipa documentou os scripts RPA, os fluxos de trabalho de automatização e os processos de integração. Esta documentação serviu como um recurso valioso para a equipa do cliente e assegurou a sustentabilidade da solução. Além disso, os vastos conhecimentos práticos e a experiência da nossa equipa garantiram que a solução fosse exaustivamente testada e aperfeiçoada para cumprir os mais elevados padrões de desempenho e fiabilidade.

Os canais de comunicação incluíram videoconferências regulares e actualizações por correio eletrónico para informar o cliente sobre o progresso do projeto e as alterações ao âmbito. Através do Jira, atribuímos responsabilidades pelos resultados, definimos prazos e assegurámos a transparência para cumprir os prazos do projeto e lançar uma solução pronta para o mercado. Atualmente, o projeto está a passar por uma fase de lançamento ativa, com os nossos especialistas a garantirem uma implementação sem erros dentro de prazos pré-determinados.

Equipa

Programadores de RPA

Analista de Negócios RPA

Arquiteto de soluções RPA

Administrador do UiPath Orchestrator

Analista de processos empresariais UiPath

Engenheiro de infra-estruturas RPA

Engenheiro de QA/Teste UiPath

Gestor de projectos RPA

Gestor do Centro de Excelência (CoE) da RPA

Analista de suporte RPA

Resultados

6 poupanças de FTE após a implementação da RPA na indústria transformadora

O Innowise automatizou o processo de aquisição do cliente, desde a gestão de encomendas até ao processamento de facturas através de scripts RPA. Capacitámos a solução com a funcionalidade OCR para identificar elementos manuscritos, convertê-los em texto legível por máquina e extrair dados de várias fontes.

Como resultado, o tempo necessário para criar e processar ordens de compra foi reduzido significativamente, levando a um cumprimento mais rápido das encomendas e a melhores relações com os fornecedores. O processamento de facturas tornou-se mais preciso e eficiente, minimizando os erros causados pela introdução manual de dados e promovendo uma melhor gestão financeira. Os funcionários do cliente podem agora concentrar-se em tarefas mais valiosas e complicadas, em vez de se ocuparem com a introdução manual de dados, que consome muito tempo.

Entretanto, a RPA no fabrico permitiu à empresa fornecer actualizações em tempo real aos clientes e gerir o inventário de forma mais eficaz, resultando em operações simplificadas. No geral, a solução de automatização poupou à empresa mais de seis posições equivalentes a tempo inteiro (FTE), conduzindo a poupanças de custos significativas e a uma melhor afetação de recursos.

Duração do projecto

setembro de 2022 - Em curso

27%

aquisição mais rápida

Poupanças em ETI após RPA

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