Implementação do Odoo ERP para uma companhia de seguros

Innowise desenvolveu uma solução Odoo ERP tudo-em-um para uma agência de seguros para unificar a administração de apólices, a gestão de clientes e as operações financeiras.

31.47%

redução do tempo entre a cotação e a emissão

15%

diminuição dos custos de funcionamento

Indústria Seguros

Região Reino Unido

Empregados 150-300

Serviços Consultoria Odoo, implementação ERP, migração de dados, desenvolvimento de módulos personalizados

Cliente desde 2024

Visão geral do cliente

Resumir o artigo com AI

O cliente é uma agência de seguros sediada no Reino Unido que fornece soluções personalizadas de seguros comerciais e pessoais. A empresa serve pequenas empresas, grandes corporações e segurados individuais através de redes de corretores de confiança e de uma plataforma digital em rápida expansão. A empresa destaca-se pela combinação de consultas personalizadas com análises baseadas em dados para oferecer uma cobertura adequada às necessidades exactas de cada cliente.

As informações pormenorizadas sobre o cliente não podem ser divulgadas ao abrigo das disposições do NDA.

Desafio

Os processos desactualizados estavam a atrasar a empresa. A emissão manual de apólices e as renovações causavam frequentemente atrasos e riscos de conformidade, o que frustrava tanto os clientes como a equipa. Sem um fluxo de trabalho adequado para a criação de oportunidades, a equipa de vendas tinha dificuldade em converter pedidos de informação e não existia uma forma fiável de acompanhar o ROI. Os líderes não conseguiam ter uma visão clara e em tempo real das operações, o que dificultava a tomada de decisões rápidas e baseadas em dados.

As operações principais funcionavam com uma manta de retalhos de sistemas: um CRM autónomo, folhas de cálculo de controlo de comissões e uma base de dados de políticas desactualizada. Esses silos levaram à duplicação da entrada de dados, relatórios inconsistentes e falta de visibilidade. Sem automação ou sincronização em tempo real, os funcionários passavam demasiado tempo a alternar entre ferramentas em vez de se concentrarem nos clientes, e a equipa de TI interna não tinha uma forma fiável de garantir a integridade dos dados em toda a organização.

Acelerar os pedidos de indemnização com a automatização do Odoo

Solução que fornecemos

Descoberta e planeamento

Começámos com workshops que envolveram subscritores, agentes, equipas financeiras e de TI para mapear as operações diárias em pormenor. O nosso analista de negócios analisou e documentou todos os processos, desde a criação de orçamentos até ao tratamento de sinistros.

A partir daí, transformámos esses conhecimentos em histórias de utilizador claras e demos-lhes prioridade em função do impacto comercial. Essa etapa nos deu um roteiro sólido para a implementação e preparou o terreno para uma entrega ágil. Também desenvolvemos uma estratégia de migração de dados desde o início, para que os registos de políticas e clientes antigos pudessem ser limpos, normalizados e preparados antes do fim do primeiro sprint.

Conceção da solução

A Innowise forneceu uma solução Odoo 17 Enterprise personalizada para operações de seguros, integrando gestão de apólices, CRM, geração de leads, contabilidade e análise num único sistema. O sistema automatiza os fluxos de trabalho, melhora a precisão dos dados e fornece informações em tempo real. A arquitetura foi concebida em torno de três princípios fundamentais:

Escalabilidade. O sistema suporta elevados volumes de transacções e picos de carga durante as épocas de renovação sem degradação do desempenho.
Segurança e conformidade. As permissões baseadas em funções, a autenticação multi-fator e a encriptação total dos dados em trânsito e em repouso garantem a conformidade com o RGPD e a norma ISO 27001. Todas as alterações são registadas para uma auditabilidade completa.
Prontidão de integração. As APIs RESTful permitem ligações perfeitas com motores de subscrição, ferramentas de assinatura eletrónica e plataformas de automatização de marketing. A camada de API é dimensionada horizontalmente, pelo que as integrações podem ser expandidas sem alterar a lógica central.

Esta conceção criou uma plataforma preparada para o futuro que automatiza os fluxos de trabalho, melhora a integridade dos dados e fornece à liderança informações em tempo real para decisões estratégicas.

Funcionalidade chave fornecida

Integração e transformação de dados

Migrámos cerca de 9 milhões de linhas de dados antigos de apólices e clientes para o backend PostgreSQL do Odoo, executando scripts ETL para organizar formatos inconsistentes, preencher campos em falta e padronizar IDs. A nossa equipa mapeou transacções históricas para novas entidades para obter pistas de auditoria completas e criou verificações de validação para detetar duplicados ou incompatibilidades antes de chegarem ao sistema.

Painel de controlo centralizado das operações

Os agentes dispõem agora de uma única interface para verificar o estado das apólices, o historial de sinistros e os calendários de renovação em tempo real. A geração de orçamentos, as verificações de subscrição e o acompanhamento de envios são efectuados num único local, enquanto o acesso baseado em funções garante a segurança dos dados. Com o armazenamento integrado de documentos, os agentes podem aceder instantaneamente a contratos ou formulários de sinistros.

APIs escaláveis

Através de APIs RESTful, a nossa equipa ligou o Odoo a ferramentas de terceiros, como serviços de assinatura eletrónica, motores de subscrição externos e plataformas de automatização de marketing. A camada de API é dimensionada horizontalmente, de modo que o sistema lida facilmente com picos de tráfego durante períodos de renovação movimentados e grandes campanhas de marketing sem diminuir a velocidade.

Painéis de controlo e experiência do utilizador

Os dashboards interactivos dão aos agentes acesso instantâneo a KPIs como novos contactos, taxas de conversão, volumes de emissão de apólices e renovações pendentes. Incluímos toques personalizados de UX, como dicas de ferramentas contextuais, assistentes de cotação passo a passo e layouts compatíveis com dispositivos móveis para aumentar a produtividade dos agentes e facilitar o autoatendimento para os clientes. Os alertas automáticos sinalizam imediatamente as apólices que estão a expirar e as aprovações pendentes, para que nada seja perdido.

Análises e relatórios

Os nossos especialistas em Odoo criaram módulos analíticos diretamente na plataforma, permitindo que a equipa acompanhe em tempo real as principais métricas, como os tempos de resposta das cotações, as velocidades de processamento dos sinistros e as receitas por tipo de apólice. Os relatórios personalizados ajudam o cliente a tomar decisões mais inteligentes sobre produtos e estratégias de marketing. A direção recebe os números de que necessita com relatórios programados entregues nas suas caixas de correio todas as semanas, para que estejam sempre prontos a tomar decisões baseadas em dados.

Formação e apoio aos trabalhadores

O Innowise deu formação prática aos funcionários e forneceu guias específicos para cada função, para que as equipas pudessem dominar rapidamente o novo sistema. Após o lançamento, disponibilizámos canais de apoio dedicados e um portal de feedback, permitindo que os funcionários assinalassem problemas, sugerissem melhorias e nos ajudassem a afinar continuamente os fluxos de trabalho e as funcionalidades com base nas necessidades reais dos utilizadores.

Abordagem de entrega

Este projeto necessitava de precisão porque mesmo pequenos erros nos dados ou fluxos de trabalho das apólices poderiam levar a problemas de conformidade. Começámos com workshops aprofundados para mapear exatamente como as políticas eram criadas, renovadas e geridas em toda a agência. Estas sessões ajudaram-nos a detetar estrangulamentos ocultos e a dar prioridade às correcções que teriam o maior impacto operacional.

A partir daí, adoptámos um ciclo de sprint de duas semanas, mas com uma diferença. Os primeiros sprints centraram-se quase exclusivamente em módulos críticos para a conformidade. Isto deu ao cliente uma forma segura de validar os principais fluxos de trabalho antes de passarmos para as funcionalidades de automatização de vendas e de análise. As partes interessadas reviram cada incremento num ambiente de teste, fornecendo feedback em tempo real.

O lançamento não foi um momento de "virar a chave". Os nossos especialistas fasearam o lançamento: primeiro as equipas internas, depois os corretores, algumas semanas mais tarde. Só durante a fase piloto, mais de 3.000 apólices activas foram processadas através do novo sistema sem uma única falha de conformidade. Esse sucesso inicial deu à agência a confiança necessária para o alargar a toda a empresa.

Uma vez que os regulamentos e requisitos estavam a mudar à medida que construíamos, um modelo Time & Materials fazia sentido. Permitiu ao cliente ajustar as prioridades, como a integração de novas verificações de conformidade a meio do projeto, sem atrasar a entrega ou aumentar os custos desnecessariamente.

Segurança e autenticação

Configuramos o acesso com base em funções para que os agentes, subscritores e equipas financeiras vejam apenas os dados relevantes para as suas funções. Os logins remotos requerem autenticação multi-fator para proteção extra.

Além disso, todos os dados são encriptados, tanto em repouso como em trânsito, mantendo a plataforma em conformidade com o RGPD e as normas da indústria, como a ISO 27001. Todas as alterações aos termos das apólices ou aos registos dos clientes são registadas, o que dá à empresa um histórico completo e rastreável para total tranquilidade.

A prioridade era simples: criar um sistema em que a agência pudesse confiar para todas as apólices, sempre. Desde as verificações de conformidade até às renovações, tudo funciona sem problemas e de forma segura. Agora, as suas equipas processam as apólices mais rapidamente, acompanham os contactos de forma mais eficaz e tomam decisões com dados em tempo real, sem erros ou falhas de conformidade.

Kiryl Drabysheuski Líderes de consultores ERP

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Gestor de projectos

Analista de negócios

Consultor Odoo

Programadores Odoo

Engenheiro de QA

Resultado

Duração do projecto

março - novembro de 2024

Odoo agora executa todos os processos principais de ponta a ponta. Os agentes já não mudam de sistema nem voltam a introduzir dados, pelo que o tempo médio de primeira resposta ao cliente desceu 31,47%, de 3h 03m para 2h 05m no primeiro trimestre completo após o arranque, com base nos relatórios de tempo de resposta do CRM. As novas políticas são publicadas mais rapidamente graças aos fluxos de trabalho automatizados e às aprovações claras que eliminam os estrangulamentos.
O acompanhamento dos contactos é totalmente transparente. Cada pedido de informação passa por uma única conduta com acompanhamento automático, aumentando as conversões em 20% no primeiro trimestre pós-lançamento em comparação com o último trimestre pré-lançamento.
Atualmente, as finanças fazem parte das operações diárias. A faturação automatizada, o acompanhamento dos pagamentos e os relatórios em tempo real simplificaram as tarefas contabilísticas e reduziram os custos operacionais de back-office por apólice em 15%.
Com painéis de controlo em tempo real, os gestores e executivos podem agora ver o que está a funcionar e o que precisa de atenção, e agir de imediato.

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