Reduction in the workload of medical staff with a custom electronic patient record system

O Innowise desenvolveu um software personalizado de registo eletrónico de pacientes com gestão de consultas, perfil de pacientes, tele-saúde, faturação e funcionalidades de integração de laboratórios.

Cliente

Indústria

Cuidados de saúde

Região

Alemanha

Cliente desde

2020

Our customer is a leading MedTech company based in Germany, delivering innovative software solutions for doctors and medical clinics.

As informações pormenorizadas sobre o cliente não podem ser divulgadas ao abrigo das disposições do NDA.

Desafio

O principal desafio do projeto consistia em resolver o problema da sobrecarga do pessoal médico com tarefas administrativas e papelada, reduzindo assim o tempo que podem dedicar à prestação de cuidados individualizados aos seus pacientes.

As clínicas também enfrentam um desafio significativo quando avaliam as soluções prontas a utilizar disponíveis no mercado. Estas soluções carecem frequentemente de funcionalidades essenciais que satisfaçam as suas necessidades específicas e podem também incluir funcionalidades excessivas que não podem ser adaptadas ou eliminadas para se adequarem às suas práticas individuais.

O objetivo do nosso cliente era criar uma plataforma EHR flexível que permitisse às organizações médicas dar prioridade aos cuidados dos pacientes, simplificando as tarefas administrativas. Este projeto visa oferecer um software de registo eletrónico de pacientes ajustável para clínicas privadas e prestadores de serviços médicos individuais para gerir eficazmente as comunicações com os pacientes, as finanças, os pedidos de seguro e outras tarefas administrativas.

O Grupo Innowise foi confrontado com o desafio de construir um sistema de EHR personalizado a partir do zero. Isto incluiu a criação de versões web e móveis de fácil utilização para os pacientes e a conceção de um painel de administração escalável com funções configuráveis para satisfazer as diversas necessidades do pessoal médico.

Solução

O Grupo Innowise desenvolveu um sistema de registo eletrónico de doentes para a gestão eficaz dos registos dos doentes, relatórios médicos, consultas, sistemas de faturação e outras funcionalidades para automatizar os procedimentos regulares e garantir uma melhor qualidade dos cuidados prestados aos doentes.

Perfis de doentes e secção de notícias

O perfil do doente permite aos utilizadores gerir facilmente os seus dados pessoais de saúde e as suas consultas. Através desta funcionalidade, os doentes podem criar uma conta fornecendo os seus dados pessoais e aceder ao seu historial de consultas médicas, informações sobre pagamentos e seguros, receitas médicas, resultados de exames, etc. Além disso, os doentes podem marcar consultas com os seus prestadores de cuidados de saúde e receber lembretes automáticos para reduzir as faltas de comparência e os cancelamentos.

O sistema EHR oferece um módulo de comunicação e apoio ao doente que facilita a comunicação entre os doentes e os prestadores de cuidados de saúde. Inclui um módulo de notícias e uma funcionalidade de chat que permite aos doentes receberem informações comerciais e técnicas, colocarem questões gerais e manterem-se em contacto com os seus médicos.

A secção de notícias apresenta aos doentes informações comerciais e técnicas, incluindo promoções nas clínicas, rastreios gratuitos, apresentações médicas, actualizações dos pacotes de cuidados médicos ou dos seguros e informações actualizadas sobre o horário de funcionamento das clínicas.

Programação e gestão de compromissos

A solução EHR que criámos oferece uma gestão perfeita de marcações e consultas, tanto para médicos como para pacientes. O sistema fornece ao pessoal um painel de controlo de gestão de tarefas que se integra facilmente com os horários das consultas. A plataforma aborda a questão das faltas de comparência e dos cancelamentos, oferecendo lembretes automáticos e personalizáveis das consultas. Os lembretes podem ser enviados aos pacientes através de SMS ou notificações móveis 24 ou 48 horas antes da sua consulta ou procedimento agendado, ou numa altura determinada pela clínica.

Esta funcionalidade permite que os médicos organizem as informações da clínica, incluindo os dados dos pacientes e o inventário, para uma gestão cómoda e fácil. Além disso, a solução minimiza a necessidade de os pacientes telefonarem para as clínicas, apresentando as vagas de consultas disponíveis dos médicos.

Comunicação com os doentes e tele-saúde

A conversação com um bot inteligente permite aos doentes melhorar a comunicação com os seus prestadores de cuidados de saúde, resolver problemas técnicos ou colocar questões gerais. O chatbot começa por contactar o doente quando este precisa de marcar uma consulta numa clínica ou necessita de uma consulta médica.

O chatbot tem a capacidade de responder às preocupações do paciente, resolvendo os seus problemas, encaminhando-o para um assistente médico ou facilitando a comunicação direta entre o paciente e o médico através de chat ou de tele-saúde, permitindo a interação em tempo real através de ligação vídeo.

Esta funcionalidade garante que os doentes podem aceder facilmente aos cuidados médicos de que necessitam e receber assistência remota dos seus médicos. O sistema permite que os doentes deixem comentários e classifiquem a consulta ou o serviço recebido no final de cada conversa ou consulta. Também dá voz aos doentes para partilharem as suas experiências e ajuda os médicos a melhorarem a qualidade dos serviços.

Painel de administração flexível

O sistema EHR possui um painel de administração flexível baseado na Web com diferentes níveis de acesso para o pessoal médico e os médicos. O painel permite a configuração fácil de vários aspectos, tais como tipos de marcação, opções de pagamento, códigos de marcação, categorias de especialistas, entre outros.

Através do painel de administração, os médicos acedem aos cartões de paciente e de consulta, aos dados de saúde, ao histórico de conversação, às informações do seguro e a outros detalhes que podem ser úteis durante as consultas. Além disso, os médicos podem planear as férias e definir a sua frequência de trabalho através do construtor de agendamento e calendário flexível.

O painel de administração permite que os médicos definam os preços dos seus serviços, calculem os custos em função das necessidades individuais de cada paciente e configurem perguntas relacionadas com as consultas para os pacientes.

Além disso, as clínicas podem definir políticas de cancelamento que anulam automaticamente o dinheiro em caso de não comparência ou de cancelamento de consultas. Esta funcionalidade ajuda a minimizam o tempo perdido pelos médicos e reduzem as faltas de comparência, melhorando a eficiência geral da clínica.

Sistema de faturação

A nossa equipa implementou um sistema de faturação robusto para agilizar o processo de pagamento dos doentes e dos estabelecimentos de saúde no âmbito do EHR. O sistema de registo eletrónico do doente foi concebido para se integrar perfeitamente com vários fornecedores de dados que recolhem informações sobre os seguros dos doentes, para calcular com precisão o custo dos serviços médicos.

Para garantir aos pacientes transacções simples e flexíveis, integrámos o Stripe como serviço de pagamento. Uma vez processado o pagamento, o sistema gera uma transcrição pormenorizada que inclui a discriminação dos serviços prestados e o montante cobrado. Esta informação é vital para manter a transparência no processo de faturação e ajudar os pacientes a compreender melhor o custo dos seus cuidados de saúde. O sistema também envia os recibos de pagamento aos doentes por correio eletrónico, fornecendo-lhes um registo completo das despesas de saúde.

Integração em laboratório

Adicionámos a funcionalidade de integração de laboratório que permite um acompanhamento fácil dos resultados dos testes. Esta integração permite que as clínicas recebam resultados de testes de laboratórios parceiros ou internos diretamente no sistema EHR, simplificando o processo de atualização dos registos dos doentes e fornecendo aos médicos as informações mais recentes.

O sistema EHR recebe os resultados dos testes automaticamente, eliminando a necessidade de introdução manual de dados. Os médicos recebem notificações dos resultados dos doentes em cartões de avaliação separados nos seus painéis de controlo, o que lhes permite manterem-se informados e tomarem decisões sobre os planos de saúde dos seus doentes antes das consultas.

Os doentes mantêm-se informados sobre os resultados dos seus testes através da aplicação ou de notificações por correio eletrónico. Além disso, a plataforma permite que os doentes partilhem sem esforço os resultados dos testes laboratoriais com os seus prestadores de cuidados de saúde, permitindo-lhes esclarecer quaisquer dúvidas que possam ter ou fornecer contexto sobre a investigação realizada noutras clínicas, tudo através da funcionalidade de conversação.

Segurança de dados reforçada

A nossa equipa utilizou a infraestrutura de nuvem da Amazon Web Services (AWS) para as necessidades de armazenamento de dados, uma vez que oferece uma gama de funcionalidades de segurança e conformidade com normas rigorosas da indústria.

Implementámos um sistema de autenticação de dois factores para garantir a segurança dos dados dos doentes no sistema EHR. Este sistema aumenta a segurança das informações dos doentes através da implementação de uma camada adicional de proteção. Os utilizadores são obrigados a verificar a sua identidade utilizando um segundo fator, em conjunto com o seu nome de utilizador, número de telefone e palavra-passe.

Para implementar este sistema, utilizámos uma combinação de autenticação biométrica e verificação por SMS. A autenticação biométrica utiliza as características físicas únicas do doente, como as suas impressões digitais, para verificar a sua identidade. O sistema é intuitivo e direto, com instruções claras fornecidas para orientar os doentes ao longo do processo. A verificação por SMS envolve o envio de um código único para o número de telemóvel registado do doente, que este deve introduzir para ter acesso à sua conta.

Ao implementar este sistema de autenticação de dois factores, reduzimos significativamente o risco de acesso não autorizado aos dados dos doentes. Isto é particularmente importante, dada a natureza sensível das informações sobre cuidados de saúde, que devem ser mantidas seguras e confidenciais em todos os momentos.

Tecnologias

Front-end

React, TypeScript, Redux, Redux-toolkit, Material-UI, Jest, React Testing Library, Cypress.js, Chart.js, Stripe, Socket.io

Back-end

Python, Flask, SQLAlchemy, Pydantic, Boto3, Flask-Admin, Flask-Login, Flasgger, Flask-Bcrypt, AWS SNS, AWS SES

Android

Android Studio, Kotlin, Android Jetpack, NavComponent, Hilt, Room, Retrofit, Moshi, Glide, WebRTC, Kotlin Coroutines, Google Play Services (Firebase e etc.), Jetpack Compose / XML, MVVM, Clean Architecture

iOS

Xcode, Swift, UIKit, SwiftUI, MVVM, Foundation, CoreData, Keychain, WebSocket, WebRTC, AVFoundation, CallKit, async/await, Rest API, Apple Pay, Push Notifications

Cloud

AWS

DevOps

Docker, pipelines GitLab CI/Bitbucket/ArgoCD/GitHub Actions, Kubernetes (+Helm)

Processo

O processo de desenvolvimento do sistema de registo médico consistiu em várias fases, incluindo a descoberta, o desenvolvimento e a implementação. Ao longo das fases de desenvolvimento, utilizámos o Jira para acompanhar as tarefas e o progresso em tempo real e o Google Chat e o Zoom para facilitar a comunicação diária com o cliente e garantir que quaisquer questões ou preocupações eram prontamente abordadas.

Durante a fase de descoberta, trabalhámos em estreita colaboração com o nosso cliente para compreender os seus requisitos para a arquitetura do sistema, o design básico e as principais funcionalidades. Identificámos quais os fluxos de trabalho de EHR que deveriam ser totalmente automatizados e qual o aspeto da interface para ser de fácil utilização para médicos e doentes com diferentes conhecimentos técnicos.

The development phase took around 17 months to complete. We started by creating a detailed roadmap with well-defined development milestones. Our team followed the Agile methodology, wherein we released a working EHR prototype at the end of the last sprint. We prioritized the creation of crucial modules such as patient profiles and specialist authorizations, while simultaneously introducing the capability for various integrations. This approach facilitated valuable feedback from the client’s team, enabling adjustments to be made to the core system functions when necessary.

Durante o processo de desenvolvimento, realizámos testes funcionais e não funcionais para garantir a fiabilidade e a segurança do sistema EHR. Como o sistema personalizado de registo eletrónico de pacientes armazena informações sensíveis, garantimos a sua conformidade com os regulamentos relevantes, como a HIPAA, o RGPD e outras normas.

Depois de o sistema EHR personalizado ter sido meticulosamente desenvolvido, testado exaustivamente e incorporado o valioso feedback dos médicos, procedemos à integração do sistema em vários ecossistemas hospitalares. Esta integração tinha como objetivo assegurar a sua compatibilidade com outros sistemas software médicopromover um ambiente de cuidados de saúde coeso e interligado.

Equipa

Programadores back-end

Programadores front-end

Programador Android

Programador iOS

Engenheiro de QA

Especialista em DevOps

Gestor de projectos

Designers

Analista de negócios

Expected results

We have developed a custom electronic patient record software that has significantly enhanced the efficiency and quality of patient care across multiple healthcare facilities. With streamlined access to records, real-time updates, and integrated tools for communication and billing, healthcare providers can spend more time with patients and less on paperwork. The cloud-based system supports remote consultations and telemedicine, making it easier for providers to deliver care regardless of location.

Furthermore, the flexible EHR setup also helps reduce scheduling conflicts, improve billing transparency, and support better data-driven decisions for both clinicians and admins. Currently, we continue to enhance the system and implement new functionalities to ensure that it can be adopted by a wider range of medical facilities.

Duração do projecto

janeiro de 2020 - Em curso

36%

diminuição das tarefas administrativas

16%

aumento do número médio de doentes por dia

Casos relacionados

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Marcaremos uma reunião consigo para discutir a oferta e acertar os pormenores.

Por fim, assinaremos um contrato e começaremos a trabalhar no seu projeto imediatamente.