46% redução dos fornecimentos fora de prazo após a criação de software avançado para monitorizar proactivamente os medicamentos

A Innowise criou uma solução de gestão de prazos de validade (EDMS) para gerir material médico de elevado custo e simplificar as aquisições baseadas em provas.

Cliente

Indústria

Indústria farmacêutica, cuidados de saúde

Região

EUA

Cliente desde

2023

O nosso cliente é um grande centro clínico com uma rede de hospitais que presta cuidados médicos, incluindo ajuda de emergência 24 horas por dia, 7 dias por semana, cardiologia, neurocirurgia, reabilitação, serviços de diagnóstico e de laboratório e muito mais.

As informações pormenorizadas sobre o cliente não podem ser divulgadas ao abrigo das disposições do NDA.

Desafio

O cliente necessitava de um software de gestão de datas de expiração para melhorar a eficiência das aquisições

No sector dos cuidados de saúde, os departamentos da cadeia de abastecimento enfrentam inúmeros desafios que afectam os cuidados aos doentes. As datas de validade dos fornecimentos médicos estão entre os pontos mais problemáticos, particularmente em departamentos especializados, onde as consequências financeiras do desperdício são particularmente graves. Por exemplo, os implantes cirúrgicos, os medicamentos de quimioterapia e outros consumíveis de elevado custo têm um elevado valor monetário e requisitos de utilização rigorosos - essenciais para o tratamento dos doentes.

Embora as soluções prontas a utilizar possam controlar as datas de validade, não dispõem de capacidades proactivas para garantir que os consumíveis são utilizados antes de expirarem. Consequentemente, o cliente pretendia desenvolver de raiz um software de gestão de datas de validade que pudesse não só catalogar, mas também gerir as datas de validade de consumíveis médicos de elevado custo, melhorando assim a eficiência das aquisições.

Solução

Software de gestão de datas de validade para monitorizar proactivamente os consumíveis médicos

O Innowise criou um software avançado que inclui a web e aplicações móveis para monitorizar rapidamente os fornecimentos médicos e prevenir proactivamente o seu vencimento.

Sistema de etiquetagem

Começámos por conceber um sistema de etiquetagem altamente intuitivo baseado em autocolantes com códigos de cores que indicam a data de validade de cada material médico. Os autocolantes têm uma marca para o pessoal do hospital assinalar quando o artigo é utilizado e um espaço para o enfermeiro rubricar, o que facilita o acompanhamento dos consumíveis que estão prestes a expirar. Integrámos o sistema de código de cores com a aplicação móvel EDMS e com o hub central, garantindo a consistência entre os sistemas de inventário físico e digital.

Aplicação móvel EDMS

Desenvolvemos uma aplicação móvel rica em funcionalidades para garantir a proactividade gestão de dados nos cuidados de saúde. O pessoal do hospital inicia sessão com diferentes direitos de acesso, garantindo que apenas os utilizadores autorizados acedem à informação sobre medicamentos e equipamento. A nossa equipa implementou uma funcionalidade de criação de esquemas, permitindo aos utilizadores criar um mapa detalhado e interativo das salas de abastecimento do hospital, especificando onde cada item é armazenado. O construtor gera um código de barras de localização único, afixado junto ao local de armazenamento do artigo. Este código de barras está diretamente ligado ao perfil do medicamento no sistema, garantindo que, quando digitalizado, os utilizadores podem aceder instantaneamente a todas as informações relevantes sobre os medicamentos, incluindo datas de validade e localizações exactas. Como resultado, esta funcionalidade simplifica o processo de recuperação, reduz o tempo de pesquisa e minimiza o risco de extravio de consumíveis.Todos os artigos médicos são categorizados por prazos de validade (90, 60 ou 30 dias) ou por um período de tempo personalizado. Os utilizadores podem tirar fotografias dos artigos médicos e anexar essas imagens aos perfis de produtos correspondentes na aplicação. Esta funcionalidade é útil para manter registos precisos, uma vez que fornece uma referência visual para cada item, ajudando na identificação e verificação rápidas. Os utilizadores podem efetuar pesquisas detalhadas utilizando parâmetros como o nome do produto, a categoria, a localização ou a data de validade. O motor de pesquisa da aplicação permite ordenar e filtrar os resultados para restringir rapidamente os artigos necessários. O pessoal do hospital também pode adicionar materiais específicos aos favoritos, adicionando-os a uma lista de prioridades para uma fácil recuperação, mantendo níveis de inventário ideais e minimizando as perdas financeiras devido a prazos de validade expirados.

Notificações do sistema

Com o software de gestão de datas de validade, os utilizadores podem configurar notificações personalizadas para vários cenários, tais como consumíveis a expirar, artigos favoritos ou pedidos de outros utilizadores. Por exemplo, o pessoal do hospital pode receber resumos diários ou semanais sobre artigos que expiram ou alertas quando os medicamentos de alta prioridade atingem uma data específica. Esta funcionalidade assegura que os gestores da cadeia de fornecimento estão sempre a par das actualizações críticas do inventário, permitindo-lhes tomar medidas atempadas para gerir os fornecimentos de forma eficaz.

Plataforma central do EDMS

Para além disso, a Innowise concebeu um aplicação web para fornecer aos gestores da área logística (LAMs) e gestores da cadeia de abastecimento (SCMs) do cliente uma visão abrangente e de alto nível do inventário. O sistema dá ao pessoal do hospital uma visão organizada de todos os materiais médicos catalogados, que podem ser ordenados com base na data de validade, localização, departamento ou categoria de produto. Além disso, as notificações garantem que os utilizadores estão sempre informados sobre as alterações no inventário, tais como novos itens adicionados ou consumíveis prestes a expirar. Esta abordagem abrangente garante que cada item é contabilizado e gerido de forma eficiente, minimizando o risco de rupturas de stock ou excesso de stock.

Digitalização de lotes e realidade aumentada

Além disso, implementámos a digitalização em lote, permitindo aos utilizadores digitalizar vários artigos em simultâneo, o que acelera os processos de abastecimento - especialmente quando se auditam grandes inventários ou reabastecimentos.

Além disso, acrescentámos Funcionalidade AR ao EDMS para fornecer uma sobreposição visual que destaca os artigos que estão prestes a expirar. Ao utilizar a câmara da aplicação, o pessoal do hospital pode visualizar medicamentos e equipamento médico, facilitando a identificação dos artigos que necessitam de atenção imediata.

Painéis de controlo, KPI e relatórios

O hub central do EDMS permite que os utilizadores criem dashboards personalizados que apresentam rapidamente uma visão geral das métricas de inventário críticas, tais como ano fiscal, localização, departamento, prazos e muito mais. Os gestores podem ver os principais pontos de dados num relance, ajudando-os a monitorizar os níveis de inventário, acompanhar as datas de validade e avaliar o desempenho da cadeia de abastecimento. Além disso, podem ver uma seleção de KPIs pré-gerados, que fornecem informações sobre as taxas de rotação do inventário, cumprimento da data de validade e poupança de custos devido à redução do desperdício. Os utilizadores podem selecionar a partir de dashboards guardados, KPIs e ficheiros carregados para incluir nos seus relatórios, assegurando que toda a informação relevante é capturada. Estes relatórios são adaptados a necessidades específicas, quer para análises internas, auditorias ou fins de conformidade, garantindo transparência e responsabilidade na gestão do inventário e uma melhor comunicação e colaboração dentro da organização.

Tecnologias

Front-end

Angular, TypeScript, Arquitetura modular, TSLint

Backend

Python, Django

Base de dados

PostgreSQL, Cache Redis

Cloud

AWS

Mobile

Flutter, Dart, CleanArchitecture, BLoC, Flutter Async, GetIt, Navigator 2.0, Dio, MultiPackages, Firebase, Linter

Selenium, Appium, JUnit, TestNG, Postman

CI/CD

BitBucket, Docker, Kubernetes

Processo

A nossa equipa seguiu a estrutura Scrum com sprints quinzenais, garantindo flexibilidade e melhoria contínua ao longo do projeto. Durante a fase de descoberta, os nossos analistas comerciais realizaram workshops com as principais partes interessadas para compreender os seus pontos fracos e as suas expectativas e criar um sistema de gestão da cadeia de abastecimento de expiração proactivo com um vasto conjunto de funcionalidades.

Os nossos especialistas criaram interfaces intuitivas e fáceis de utilizar, tanto para a aplicação móvel como para o núcleo central da Web, incluindo wireframes, maquetas e protótipos interactivos para visualizar a experiência do utilizador.

Criámos o construtor de esquemas, a digitalização em lote, a funcionalidade AR, as capacidades de pesquisa e as notificações do sistema durante a fase de desenvolvimento. Além disso, integrámos o SDK da Scandit para a funcionalidade de digitalização e assegurámos uma interação perfeita entre as aplicações móveis e web. Após o concurso, a nossa engenheiros de controlo de qualidade efectuou testes exaustivos do sistema para validar o EDMS em função dos requisitos definidos.

Por fim, implementámos as soluções móveis e Web no ambiente do cliente, garantindo que todos os componentes estavam corretamente configurados. Além disso, a nossa equipa de projeto proporcionou sessões de formação abrangentes com guias de utilização para o pessoal do hospital, a fim de manter um desempenho impecável e sem falhas.

A partir de agora, a Innowise fornece suporte e melhorias contínuas para garantir que o EDMS permaneça eficaz e atualizado.

Equipa

Proprietários de produtos

Responsável técnico

Analista de negócios

Designers UI/UX

Programadores back-end

Programadores front-end

Programador móvel

Engenheiro de AR/Designer 3D

Engenheiro DevOps

Engenheiros de GQ

Resultados

500,000$ economia de custos anual devido a uma melhor utilização do inventário e menos reabastecimentos de emergência

Implementação de uma expiração avançada solução de gestão de datas melhorou significativamente a gestão do inventário e a eficiência operacional do cliente. A capacidade do sistema para monitorizar em tempo real os artigos que estão prestes a expirar reduziu o desperdício de material médico de alto custo. Esta abordagem proactiva significa que os consumíveis são utilizados de forma eficiente, resultando numa poupança direta de custos de aproximadamente $500.000 por ano, devido a uma melhor utilização do inventário e a um menor reabastecimento de emergência.

Além disso, o pessoal do nosso cliente referiu ter poupado uma média de 15 horas por semana que anteriormente eram gastas em verificações manuais de inventário e pesquisas de artigos. Isto permite que o pessoal de saúde se concentre mais nos cuidados aos doentes e noutras tarefas críticas. Além disso, a interface de utilizador intuitiva e os perfis de inventário detalhados melhoram o fluxo de trabalho geral, reduzindo os erros e melhorando a responsabilidade.

A gestão melhorada do inventário significa que os consumíveis essenciais estão sempre disponíveis quando os médicos precisam deles, evitando atrasos no tratamento. Como resultado, o nosso cliente pode dedicar mais tempo e recursos aos cuidados diretos aos doentes.

Duração do projecto

março de 2023 - Em curso

46%

redução dos fornecimentos fora de prazo

$500,000

poupança de custos anual

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