Considerações pós-migração
Quando os dados são transferidos, parece que se cruzou a linha de chegada. Mas, na verdade, só lá chegámos cerca de 80%. O que acontece depois - otimização, validação, formação do pessoal - é fundamental. Se não o fizer, estará apenas a trocar as velhas dores de cabeça por outras novas e brilhantes.
Otimização pós-migração
Depois do go-live, começamos a trabalhar: afinar o desempenho, ajustar os índices, reforçar as integrações. O sistema que parecia ótimo no papel tem de lidar com pessoas reais e cargas de trabalho reais. Alguns ajustes inteligentes aqui significam frequentemente a diferença entre "funciona" e "isto é realmente rápido e utilizável". Também ouvimos atentamente os médicos: o que os está a atrasar e o que poderia ser mais fácil. E depois introduzimos isso nas melhorias.
Gestão da mudança
Os novos fluxos de trabalho não se mantêm se as pessoas não compreenderem porque é que estão a acontecer. É por isso que dedicamos tempo à preparação, à formação e à garantia de que os líderes não só aprovam como apoiam a mudança. E sim, o cansaço da mudança é uma coisa real, por isso uma comunicação clara e uma implementação faseada mantêm-no normalmente controlável.
Sincronização de dados
Nas migrações faseadas, quando os sistemas antigos e novos funcionam lado a lado, as coisas podem tornar-se confusas rapidamente. Se os dados não forem mantidos em sincronia, as actualizações, como os resultados laboratoriais ou as admissões de doentes, podem passar despercebidas. É nessa altura que a equipa começa a perguntar: "Que sistema é a fonte da verdade?" Nós garantimos que nunca terão de se questionar.
Validação de dados
Assim que a mudança é efectuada, testamos se tudo está correto. Isso significa executar cenários reais: obter históricos de pacientes, verificar relatórios, abrir ficheiros de imagiologia. Se funcionar na prática, então sabemos que o sistema é seguro para a utilização quotidiana.
Mapeamento de dados
Mesmo com toda a preparação do mundo, continua a ser necessária uma reconciliação após a mudança. Verificamos novamente o mapeamento, comparamos os conjuntos de dados antigos com os novos e confirmamos que todos os campos estão onde devem estar. O meu colega escreveu um artigo inteiro sobre mapeamento de dados nos cuidados de saúdee, sinceramente, vale a pena lê-lo se quiser perceber por que razão este passo é tão importante.
Segurança e conformidade dos dados
Cada migração tem de respeitar os regulamentos locais, como HIPAA, GDPR, FDA, MDR, IVDR, EHDS, BDSG e CNIL. Verificamos os controlos de acesso, os registos de auditoria e a encriptação, e certificamo-nos de que estão a funcionar como pretendido.
Qualidade dos dados
Adicionamos controlos de qualidade para detetar duplicados, inconsistências e entradas desactualizadas. Com o tempo, isto impede que o novo sistema volte a ser a mesma confusão pouco fiável em que o antigo se tornou.
Desativação de sistemas antigos
A tentação é manter os sistemas antigos "por precaução". No entanto, a manutenção de plataformas de dados de cuidados de saúde antigas acrescenta normalmente custos e riscos sem grandes benefícios. Assim que a nova configuração se mostrar estável, retiramos a antiga. É mais limpo e seguro dessa forma.
Otimização do fluxo de trabalho
Quando os hospitais se libertam dos constrangimentos de ferramentas desactualizadas, vemos frequentemente melhores formas de admitir doentes, partilhar imagens e processar a faturação. Estes ganhos no fluxo de trabalho podem desbloquear o ROI que ninguém estava à espera no início.
Formação
E finalmente: a migração não está concluída enquanto não houver formação. Clínicos, administradores, pessoal de TI - todos precisam de confiança no novo sistema. Guias rápidos, sessões práticas e suporte contínuo ajudam a transformar o "go-live" num processo tranquilo.
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